Banques
Paramètres → Finance et business → Banques est la liste des banques auprès desquelles votre organisation détient des comptes, avec les comptes de chaque banque. Une banque a un nom et un numéro SWIFT ; un compte a un nom, une devise, un type et, pour la plupart des types, un numéro. Les transactions, les factures et les paiements renvoient à ces comptes.
Qui peut le modifier
Un administrateur ou toute personne disposant de l'autorisation Gestionnaire de banques peut ouvrir cet écran, ajouter et modifier des banques et des comptes, et les masquer. Seul un administrateur voit la commande de suppression d'un compte. L'ajout d'une banque ou d'un compte est indisponible tant que votre abonnement bloque les modifications.
Les commandes de cet écran
L'en-tête de la page
Ajouter une banque manuellement : ouvre le formulaire de banque (ci-dessous) pour que vous saisissiez vous-même une banque.
Se connecter à Kontomatik : lance la connexion bancaire automatique, qui récupère les transactions de votre banque. Elle n'apparaît que lorsque le module Transactions est actif. Voir Intégration bancaire.
L'avis sur la connexion bancaire
Au-dessus de la liste, un avis indique l'état de la connexion Kontomatik. Il est affiché aux administrateurs et aux personnes disposant de l'autorisation Gestionnaire de transactions, et seulement une fois qu'une connexion a été configurée ; une organisation qui n'a jamais connecté de banque ne voit rien.
- La connexion bancaire fonctionne : Flowtly récupère les transactions de votre banque.
- Enregistrée, pas encore vérifiée : la connexion est enregistrée, mais Flowtly ne l'a pas confirmée récemment auprès de la banque, ou la dernière tentative n'a pas abouti. Cela se résout généralement tout seul, et il est inutile de vous reconnecter.
- La connexion bancaire doit être rétablie : la banque a mis fin à l'autorisation que Flowtly utilise, ou Flowtly ne parvient plus à la joindre. Le bouton Reconnecter la banque ouvre l'écran de connexion.
Lorsqu'elle est connue, l'avis ajoute l'heure à laquelle la connexion a été confirmée comme fonctionnelle pour la dernière fois et, si Flowtly a reporté sa prochaine vérification, jusqu'à quand.
La liste des banques
La liste affiche une ligne par banque, triée par défaut sur Nom. Cliquez sur l'en-tête Nom ou SWIFT pour trier selon cette colonne ; cliquez à nouveau pour inverser l'ordre.
| Colonne | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Nom | Le nom de la banque, une pastille numérique indiquant combien de comptes visibles elle détient, et un œil barré avec l'infobulle Masquée lorsque la banque est masquée. |
| SWIFT | Le numéro SWIFT de la banque. |
| Type | Vide sur une ligne de banque ; sur une ligne de compte, le type du compte. |
| Numéro de compte bancaire | Vide sur une ligne de banque ; sur une ligne de compte, le numéro du compte (voir ci-dessous). |
Visibilité : un filtre qui n'apparaît que lorsqu'au moins une banque est masquée. Banques visibles (valeur par défaut) laisse de côté les banques masquées ; Toutes les banques (N masquées) les liste aussi.
Sans aucune banque, la liste affiche Aucune banque n'a encore été ajoutée et propose Ajouter une banque manuellement et, avec le module Transactions, Se connecter à Kontomatik. Un filtre qui ne laisse rien affiche Aucun résultat avec un lien Effacer les filtres.
Sur une ligne de banque
- Afficher les comptes de (nom de la banque) : la flèche devant le nom déploie la banque pour afficher ses comptes. Elle est désactivée tant que la banque n'en a aucun.
- Ajouter un compte : ouvre le formulaire de compte pour cette banque.
- Modifier : ouvre le formulaire de banque avec les valeurs actuelles.
- Masquer / Réafficher : l'icône en forme d'œil. Masquer demande d'abord une confirmation (Masquer « (nom de la banque) » ?, puis Oui, continuer) et retire la banque de cette liste et des sélecteurs de banque ; rien n'est supprimé, et ses comptes et leur historique restent tels quels. Réafficher rétablit la banque aussitôt, sans confirmation. Les banques ne sont jamais supprimées.
Le formulaire de banque
Ouvert par Ajouter une banque manuellement ou Modifier. Son titre est Ajouter une banque ou Modifier la banque.
Nom de la banque : obligatoire.
Numéro SWIFT : obligatoire. Il doit comporter 8 ou 11 caractères : quatre lettres pour la banque, deux pour le pays, deux lettres ou chiffres pour la localité et, facultativement, trois de plus pour l'agence. Toute autre saisie est refusée avec Code SWIFT invalide. Il doit comporter 8 ou 11 caractères et respecter le format standard.
Ajouter une banque (à l'ajout) ou Enregistrer (à la modification) : enregistre la banque. Un message Succès le confirme. Les deux champs sont vides au départ, et le bouton reste désactivé tant que les deux ne sont pas correctement remplis.
À l'ajout, le formulaire propose aussi Se connecter automatiquement à Kontomatik avec un bouton Connecter (module Transactions uniquement), comme raccourci vers le même écran de connexion.
Sur une ligne de compte
Les comptes apparaissent sous leur banque une fois celle-ci déployée. Les comptes masqués n'y figurent pas ; ils se gèrent depuis la liste des comptes sous Transactions.
- Modifier : ouvre le formulaire de compte.
- Masquer : demande Masquer « (nom du compte) » ? et, sur Masquer, met le compte de côté. Le compte et ses transactions cessent d'être affichés, rien n'est supprimé, et il peut être réaffiché plus tard depuis la liste des comptes sous Transactions.
- Supprimer (administrateurs uniquement) : ouvre Supprimer définitivement « (nom du compte) » ?. La suppression retire le compte, toutes ses transactions et ses fichiers de relevé enregistrés, et ne peut pas être annulée. Saisissez le nom du compte dans Saisissez « (nom du compte) » pour confirmer pour activer Supprimer définitivement le compte ; Annuler ferme la boîte de dialogue. La boîte de dialogue suggère de masquer le compte à la place. Flowtly refuse de supprimer un compte vers lequel des factures ou d'autres enregistrements pointent encore, et la boîte de dialogue nomme alors ce qui le bloque.
La colonne Numéro de compte bancaire affiche le code de la devise en capitales, puis des groupes masqués et les quatre derniers chiffres du numéro. Un compte en espèces affiche un badge Opérations en espèces et un compte Stripe affiche Stripe ; un compte sans numéro affiche un tiret.
Le formulaire de compte
Ouvert par Ajouter un compte ou par Modifier sur un compte. Son titre est Créer un nouveau compte pour (nom de la banque) à l'ajout et Modifier le compte à la modification.
Nom du compte : obligatoire, au moins deux caractères.
Devise : obligatoire. Les choix sont les codes de l'écran Devises et taux de change. Elle ne peut plus être modifiée une fois le compte créé.
Type : obligatoire, avec les choix Standard, Compte TVA, Espèces et Manuel. Un compte Stripe créé par la synchronisation Stripe affiche Stripe ici. Il ne peut plus être modifié une fois le compte créé. Les comptes Espèces et Manuel contiennent des transactions que vous saisissez à la main et n'ont besoin ni de numéro ni de préfixe ; tous les autres types ont besoin des deux.
Préfixe : deux caractères, normalement le code pays du numéro, comme PL. Saisir deux lettres qui correspondent à un code de devise, par exemple PL pour le zloty polonais, sélectionne cette devise à votre place.
Numéro de compte : obligatoire pour tous les types sauf Espèces et Manuel. Les espaces et les tirets sont supprimés à l'enregistrement, et un code pays saisi au début qui répète le préfixe est écarté, de sorte que vous pouvez coller un IBAN complet. Un numéro de compte ne peut être détenu que par un seul compte de l'organisation, comptes masqués compris.
Définir comme compte par défaut : marque le compte comme celui que Flowtly utilise lorsqu'aucun n'est choisi. Désactivé par défaut. Un compte masqué ne peut pas être le compte par défaut.
Masquer dans les transactions : masque le compte. Désactivé par défaut.
Créer (à l'ajout) ou Enregistrer (à la modification) : enregistre le compte.
Exemples de cas d'utilisation
- Un comptable ajoute une banque par son nom et son numéro SWIFT, puis ajoute un compte par devise en dessous.
- Un administrateur colle un IBAN complet dans Numéro de compte avec le préfixe
PL, et le numéro est enregistré sans le code pays. - Un responsable financier masque un compte clos, en conservant son historique, plutôt que de le supprimer.
- Un gestionnaire de banques voit La connexion bancaire doit être rétablie et utilise Reconnecter la banque pour rétablir le flux.