Historique des e-mails
Paramètres → Administration → Historique des e-mails est le journal des e-mails professionnels que l'espace de travail Flowtly de votre organisation a tenté d'envoyer, et de ceux qu'il a retenus volontairement. Il répond à « cette personne a-t-elle reçu un e-mail, et sinon, pourquoi ? ». Il ne liste que des enregistrements, une ligne chacun : une ligne n'ouvre rien.
Le journal couvre quatre sortes d'e-mails, indiquées dans la Catégorie : Absences, Contrats de travail, Factures de l’organisation et Projets et tâches. Les messages de connexion, de compte et de plateforme n'y figurent pas.
Qui peut le modifier
Seul un administrateur peut ouvrir cet écran. Rien n'y est modifiable ; il est en lecture seule.
Les commandes de cet écran
Actualiser : recharge la liste avec les filtres tels quels.
Résultat : filtre selon ce qui est arrivé au message. Choisissez Tous les résultats pour retirer le filtre.
Du (UTC) et Au (UTC) : limitent la liste à une plage de jours, comptés en UTC. Les deux jours sont inclus. Effacer la date vide l'un ou l'autre champ. La date de début ne peut pas être postérieure à la date de fin.
Catégorie : filtre selon les quatre sortes ci-dessus, ou Tous les résultats pour retirer le filtre.
Déclenché par : n'affiche que les e-mails provoqués par une seule personne. Il exige une adresse e-mail complète et la fait correspondre exactement, sans tenir compte des majuscules et des minuscules ; une adresse à moitié saisie affiche Saisissez une adresse e-mail complète et n'est pas appliquée. Un e-mail émis sans utilisateur connecté, comme un rappel planifié, n'a personne d'enregistré et ne correspond jamais.
Précédente et Suivante : parcourent les pages de 50 lignes. Le numéro de la page actuelle se trouve entre les deux.
L'en-tête Date et heure trie la liste, du plus récent au plus ancien par défaut ; cliquez dessus pour inverser l'ordre.
Chaque filtre que vous définissez est conservé dans l'adresse de la page, de sorte qu'un rechargement ou un lien partagé restaure la même vue.
Les colonnes
| Colonne | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Date et heure | Le moment où l'événement a été enregistré. |
| Catégorie | La sorte d'e-mail, plus la demande d'absence concernée lorsqu'il y en a une, comme « Demande d’absence n° 412 ». Une étiquette Exemple de démonstration signale les lignes d'exemple d'une organisation de démonstration. |
| Déclenché par | La personne connectée dont l'action l'a provoqué, ou « Aucun utilisateur connecté ». |
| Destinataires | Les adresses auxquelles le message est allé. Lorsque personne n'a été prévenu, une ligne « Serait parti à » nomme qui l'aurait été : des adresses, des membres de l'équipe avec un compte, et des personnes sans compte Flowtly, qui n'auraient pas été prévenues non plus. Lorsqu'aucune adresse n'a été enregistrée, la cellule indique « Destinataires non enregistrés ». |
| Résultat | Ce qui s'est passé, avec la raison en dessous. |
Les résultats
| Résultat | Signification |
|---|---|
| Envoyé | Le message a été remis au fournisseur de messagerie. Cela enregistre un envoi réussi, pas une réception confirmée. La ligne ajoute « L’envoi est enregistré ici, pas la remise. Une confirmation, si elle arrive, constitue une entrée distincte. » |
| Remis | Le fournisseur a confirmé que le serveur destinataire l'a accepté. Le seul résultat qui prouve l'arrivée. |
| Échec de l’envoi | Le message n'a pas pu être envoyé. |
| Bloqué par les règles | Une condition au niveau de l'organisation l'a retenu. La raison est affichée : l'organisation n'est pas encore vérifiée, c'est une organisation de démonstration, l'abonnement est bloqué, ou les notifications sont désactivées pour toute l'organisation. |
| Rejeté après envoi | Il est parti, puis a été refusé. |
| Désactivé dans les réglages | Les préférences de notification de la personne avaient cette catégorie désactivée. La ligne nomme la catégorie. |
| Suspendu temporairement | Les notifications étaient suspendues pour la personne. La ligne affiche « En pause jusqu’au » et l'heure. |
| Type de notification désactivé | Un paramètre de notification était désactivé à ce moment-là. La ligne nomme le paramètre et indique s'il était activé ou désactivé. |
Lire une liste vide
Aucun enregistrement pour ces filtres ne prouve pas que rien n'a été envoyé. Les résultats n'étaient pas enregistrés avant une certaine date, et un avis au-dessus des filtres l'indique : « Les résultats de ce type sont enregistrés depuis le » une date, ou, pour une période qui commence plus tôt, qu'un résultat vide pour la période antérieure ne prouve pas que rien n'a été envoyé ni retenu. Un lien depuis la piste d'audit restreint la liste à un seul enregistrement et le signale, avec Afficher tout l’historique des e-mails pour en sortir.
Exemples de cas d'utilisation
- Un administrateur vérifie si un collègue a reçu un e-mail à propos d'une demande d'absence approuvée, et trouve Désactivé dans les réglages avec la catégorie désactivée nommée.
- Un administrateur filtre par Déclenché par pour voir tous les messages provoqués par les actions d'un responsable.
- Après une plainte selon laquelle les rappels de facture ne sont jamais arrivés, un administrateur règle Catégorie sur Factures de l’organisation et Résultat sur Rejeté après envoi.
- Une nouvelle organisation voit Bloqué par les règles avec « Votre organisation n’est pas encore vérifiée » et comprend pourquoi rien n'est parti.