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Ressources humaines Le module Ressources humaines de Flowtly fournit un ensemble complet d'outils pour gérer l'intégralité du cycle de recrutement , de l'ouverture de nouveaux postes à l'intégration des candidats retenus. Il centralise toutes les activités liées au recrutement afin que les équipes RH, les responsables du recrutement et les chefs de service puissent collaborer efficacement tout au long du processus. Flowtly vous permet de créer et de suivre des campagnes de recrutement , de définir des demandes de ressources provenant de chaque service, et de maintenir une base de données de candidats consultable. Chaque profil de candidat stocke les documents de candidature, les notes d'entretien, les scores d'évaluation et l'historique des communications, offrant à votre équipe une vision complète à chaque étape. La planification des entretiens est simplifiée grâce à l'intégration calendrier intégrée, permettant aux recruteurs de coordonner les disponibilités de plusieurs intervieweurs et d'envoyer des invitations directement depuis la plateforme. Les mises à jour automatiques de statut tiennent toutes les parties prenantes informées à mesure que les candidats progressent dans les étapes de présélection, d'entretien et de décision finale. Le module prend également en charge des pipelines de recrutement configurables, vous permettant d'adapter les étapes et les workflows d'approbation aux pratiques de recrutement de votre organisation. Que vous pourvoiriez un seul poste ou meniez une campagne de recrutement à grande échelle, Flowtly s'adapte à vos besoins. Exemples de cas d'utilisation Ouvrir une nouvelle campagne de recrutement pour un service et définir les qualifications requises et les descriptions de poste. Soumettre une demande de ressources d'un chef d'équipe pour initier le processus de recrutement de personnel supplémentaire. Planifier et coordonner des entretiens en plusieurs tours avec des panélistes situés dans différents fuseaux horaires. Suivre la progression des candidats à travers les étapes configurables du pipeline, de la candidature à l'offre. Rechercher et filtrer la base de données de candidats pour identifier des profils correspondant aux nouvelles ouvertures. Pages associées Employés Accords Retours d'évaluation Responsabilités Réunions Tableau de bord RH Routes de l'application Ouvrir /human-resources Ouvrir /human-resources/candidates Ouvrir /human-resources/recruitments

Tableau de bord RH Le Tableau de bord RH de Flowtly offre aux responsables RH et aux chefs d'équipe une vue analytique visuelle des indicateurs liés aux effectifs. Il agrège les données de l'ensemble de la plateforme pour présenter des informations exploitables sur la disponibilité des employés, les tendances de congés et l'utilisation du temps de travail. Les statistiques de congés sont affichées de manière proéminente, montrant combien de jours de congé ont été pris, combien il en reste et comment les tendances d'utilisation se comparent entre les services ou les périodes. Cela aide les responsables à anticiper les manques d'effectifs et à planifier les charges de travail en conséquence, notamment pendant les périodes de vacances. Les graphiques de consommation des vacances détaillent l'utilisation des congés par type, service et individu, facilitant l'identification des équipes pouvant être à risque d'épuisement professionnel en raison d'une faible prise de congés ou des services où les conflits de planification sont fréquents. Des alertes peuvent signaler les employés approchant de leurs limites annuelles de congés. La vue de consommation des congés peut être restreinte par Type de contrat (par exemple contrat de travail ou B2B), selon le contrat que chaque personne a aujourd'hui. Chaque option indique combien de personnes elle couvre. Les personnes sans contrat actif n'appartiennent à aucun type ; elles n'apparaissent donc que sous Tous les contrats , et la dernière ligne de la liste indique leur nombre. Le filtre change les personnes dont les congés sont comptés, jamais les types d'absence comptés. Les statistiques de temps de travail fournissent une vue d'ensemble des heures enregistrées, des tendances d'heures supplémentaires et des schémas de présence. Les responsables peuvent explorer les données au niveau individuel ou de l'équipe pour assurer la conformité avec les réglementations du travail et les politiques internes concernant les horaires de travail. Exemples de cas d'utilisation Surveiller la consommation globale de vacances dans l'organisation pour assurer un usage équilibré des congés. Identifier les services avec des heures supplémentaires anormalement élevées pour corriger les déséquilibres de charge de travail. Examiner les statistiques de congés avant la fin du trimestre pour planifier la capacité réduite de l'équipe. Suivre les tendances du temps de travail sur plusieurs mois pour soutenir les décisions de planification des ressources. Générer des rapports d'utilisation des effectifs pour les revues de la direction. Pages associées Employés Congés Ressources humaines Retours d'évaluation Responsabilités Réunions Routes de l'application Ouvrir /people-dashboard

Nouvel employé Créer un nouvel employé Pour créer un employé, accédez à la liste des employés en sélectionnant « Employés » dans le menu principal. Un bouton « Créer un nouvel employé » est disponible en haut à droite de l'écran. Pour créer un employé avec un minimum d'informations, il suffit de saisir son Nom , son Prénom et son adresse e-mail professionnelle . Sur la page de la liste des employés, les employés sont classés comme Actifs ou Inactifs . Par défaut, les employés nouvellement créés sont listés comme inactifs. Pour qu'un employé devienne actif, un accord (actif ou à venir) doit être ajouté dans l'onglet dédié de son profil. Une fois l'accord terminé (ou sur le point de l'être), l'employé est automatiquement transféré vers la liste des inactifs. Nous distinguons plusieurs statuts d'accord : Inactif : l'accord a pris fin il y a plus de 30 jours. La date de fin a été saisie et est passée. Récemment terminé : l'accord a pris fin au cours des 30 derniers jours. La date de fin a été saisie et est passée. En cours de finalisation : l'accord se termine dans les 30 prochains jours. La date de début est passée, mais la date de fin a été saisie et est future. Pas encore commencé : la date de début de l'accord est ultérieure à la date actuelle. Actif : si la date de début est passée et la date de fin est future ou non définie, et qu'aucun des statuts précédents ne s'applique. Selon son statut, le système affichera une icône spécifique dans la liste des employés, permettant de visualiser rapidement les accords qui nécessitent une action de votre part (par exemple, la création d'un avenant). Pour qu'un employé puisse se connecter à l'organisation, dans la liste des employés, cliquez sur le bouton « Ajouter un utilisateur » situé à côté du bouton « Modifier » pour l'employé concerné. Note : Les listes d'employés actifs/inactifs et la fonctionnalité de gestion des accords ne sont disponibles que si le module Accords a été souscrit. Dans le cas contraire, une seule liste d'employés sera affichée, sans possibilité d'ajouter des accords. Exemples de cas d'utilisation Intégrer un nouvel employé à temps plein et configurer son accord de travail initial. Ajouter un collaborateur contractuel temporaire au système pour la gestion de la paie et la tenue des registres. Attribuer un accès à l'espace de travail Flowtly à un nouveau membre de l'équipe. Pages associées Accords Employés Documents Congés Annuels Avantages Routes de l'application Liste des employés

Objectifs et Résultats Clés (OKR/KPI) Objectifs et Résultats Clés (OKR/KPI) Le module Objectifs de Flowtly intègre la méthodologie OKR (Objectives & Key Results) et le suivi des KPI dans votre processus de gestion de la performance. Il vous permet de définir des objectifs clairs à chaque niveau de l'organisation et de mesurer la progression grâce à des Résultats Clés pondérés — afin que chacun, du PDG au collaborateur individuel, puisse voir ce qu'est le succès et à quel point il en est proche. Où le trouver Accédez à Performance → Objectifs dans la barre latérale principale. La page propose trois vues : Organisation — tous les objectifs définis au niveau de l'entreprise. Équipe — objectifs rattachés à un département (filtrés par appartenance à l'équipe). Mes objectifs — objectifs qui vous sont personnellement assignés. Objectifs et Résultats Clés Un Objectif est une ambition qualitative qui décrit ce que vous souhaitez accomplir (p. ex. « Améliorer l'expérience d'intégration des clients »). Chaque Objectif est décomposé en un ou plusieurs Résultats Clés (KR) — des résultats mesurables qui définissent ce que signifie « accompli ». Chaque Résultat Clé possède : Un poids — la contribution de ce KR à la réalisation globale de l'Objectif (exprimé en pourcentage ; la somme des poids de tous les KR d'un même Objectif doit être égale à 100 %). Un statut / résultat — le résultat évalué du KR : atteint ou dépassé (crédit total), partiel (demi-crédit) ou non atteint / pas encore évalué (aucun crédit). Calcul de la réalisation pondérée La réalisation globale d'un Objectif est la moyenne pondérée des résultats des KR . Chaque KR contribue un score en fonction de son résultat évalué : Atteint ou dépassé → 100 % de crédit Partiel → 50 % de crédit Non atteint / non évalué → 0 % de crédit Réalisation de l'Objectif = Σ (score de résultat KR × poids KR) / Σ poids KR Par exemple, si un Objectif comporte deux KR — l'un avec 60 % de poids évalué comme atteint (100 % de crédit) et l'autre avec 40 % de poids évalué comme partiel (50 % de crédit) — la réalisation de l'Objectif est (0,60 × 100 %) + (0,40 × 50 %) = 80 % . Niveaux des objectifs Les objectifs peuvent être créés à trois niveaux, ce qui facilite la déclinaison des ambitions dans toute l'organisation : Niveau Qui le voit Usage typique Entreprise Tous les membres de l'organisation Priorités stratégiques, objectifs annuels Département Membres du département concerné Jalons départementaux, OKR de département Individuel Le collaborateur concerné (et son responsable) Objectifs de développement personnel, KPI liés au poste Chaque membre voit les Objectifs pertinents pour son niveau dans les vues Mes objectifs et Équipe , ce qui réduit le bruit tout en gardant les objectifs d'entreprise plus larges visibles dans Organisation . Résultats Clés autonomes Toute métrique n'a pas forcément besoin d'appartenir à un Objectif formel. Flowtly prend en charge les Résultats Clés autonomes — des KR ajoutés au sein d'un Objectif sans cycle assigné. Cela s'avère utile pour suivre des KPI continus (p. ex. taux de désabonnement mensuel, SLA de temps de réponse) qui sont importants mais ne s'inscrivent pas dans un objectif limité dans le temps. Les KR autonomes apparaissent aux côtés des KR classiques dans la vue concernée et peuvent être mis à jour à tout moment. Créer un Objectif avec des Résultats Clés Accédez à Performance → Objectifs . Cliquez sur Ajouter un objectif (ou le bouton + dans l'onglet de vue correspondant). Définissez le titre , le niveau (entreprise / département / individuel) et le responsable . Ajoutez un ou plusieurs Résultats Clés au sein de la carte de l'Objectif. Pour chaque KR, renseignez un titre, un poids et un statut initial. Enregistrez l'Objectif. La réalisation pondérée sera mise à jour automatiquement à mesure que les résultats des KR seront évalués. Pour ajouter un Résultat Clé autonome , ouvrez la carte de l'Objectif concerné et ajoutez-y un KR — l'Objectif lui-même peut être sans cycle (aucun cycle d'évaluation formel associé). Exemples d'utilisation Aligner toute l'entreprise sur une stratégie trimestrielle : Créez des Objectifs au niveau de l'entreprise et laissez les départements créer des Objectifs de département complémentaires visant la même direction. Suivre les objectifs de développement individuels : Un responsable définit des Objectifs individuels pour un collaborateur direct ; l'employé met à jour les résultats des KR lors des entretiens individuels. Surveiller des KPI continus sans cycle formel : Ajoutez des Résultats Clés au sein d'un Objectif sans cycle pour des métriques suivies mois après mois, comme le score NPS ou le temps de résolution des tickets de support. Routes de l'application Ouvrir /performance/objectives

Retours d'évaluation Les retours d'évaluation sont un composant essentiel de la gestion efficace des collaborateurs dans Flowtly. Le module de feedback permet aux responsables, aux chefs d'équipe et aux pairs de fournir des évaluations structurées et des analyses de performance à travers votre organisation. Que ce soit pour recueillir des avis lors d'un processus de recrutement, mener des revues de performance périodiques ou collecter des retours à 360 degrés , le système centralise toutes les données de feedback en un seul endroit pour une consultation et une analyse facilitées. Les demandes de feedback peuvent être initiées par les responsables ou le personnel RH et dirigées vers des individus ou des groupes spécifiques. Chaque demande capture des réponses structurées qui peuvent être consultées parallèlement aux profils des employés , facilitant l'identification des points forts, des axes d'amélioration et des opportunités de développement. Le module prend en charge les cycles de revue formels et la collecte de feedback ponctuelle. Les employés peuvent également consulter les retours qui leur sont adressés via leur vue de feedback personnelle, favorisant la transparence et encourageant le développement professionnel continu. L'historique des retours fournit une chronologie précieuse du développement d'un employé au sein de l'organisation. Exemples de cas d'utilisation Revues de performance : Créer des demandes de feedback périodiques pour recueillir les évaluations des responsables et des pairs, construisant une image complète de la performance des employés dans le temps. Feedback d'entretien : Collecter des évaluations structurées auprès des intervieweurs durant le processus de recrutement, garantissant des évaluations de candidats cohérentes et objectives. Feedback à 360 degrés : Demander des retours à de multiples parties prenantes, y compris les superviseurs, les pairs et les subordonnés directs, pour obtenir une perspective complète sur les contributions d'un employé. Points d'étape d'intégration : Recueillir les retours des nouvelles recrues et de leurs responsables pendant la période d'intégration pour identifier et traiter les préoccupations éventuelles. Rétrospectives de projet : Collecter les retours de l'équipe après l'achèvement d'un projet pour capitaliser sur les enseignements et reconnaître les contributions individuelles. Pages associées Employés Ressources humaines Responsabilités Réunions Tableau de bord RH Routes de l'application Accéder à la section Feedback Voir mes retours

Responsabilités Les responsabilités dans Flowtly définissent les tâches et attentes spécifiques associées aux rôles et postes au sein de votre organisation. En associant clairement les responsabilités aux postes, vous établissez un cadre transparent qui aide les employés à comprendre leur périmètre d'action et garantit la redevabilité au sein des équipes et des services. Le module de responsabilités vous permet de créer des responsabilités individuelles et de les organiser en groupes de responsabilités . Ces groupes peuvent ensuite être liés à des postes spécifiques, facilitant la définition de profils de rôles standardisés. Lorsque de nouveaux postes sont créés ou que des postes existants évoluent, vous pouvez rapidement ajuster les responsabilités associées pour refléter les besoins organisationnels actuels. La cartographie postes-responsabilités soutient également la planification des effectifs et la conception organisationnelle. En examinant la répartition des responsabilités au sein de vos équipes, vous pouvez identifier les lacunes, les chevauchements ou les déséquilibres et prendre des décisions éclairées concernant le recrutement, la restructuration ou la redéfinition des rôles. Exemples de cas d'utilisation Définition des profils de rôles : Créer un ensemble complet de responsabilités pour chaque poste de votre organisation, garantissant la clarté sur ce qui est attendu de chaque rôle. Restructuration organisationnelle : Réassigner et redistribuer les responsabilités entre les postes lors de la restructuration d'équipes ou de services. Clarté à l'intégration : Fournir aux nouvelles recrues une liste claire de leurs responsabilités dès le premier jour, réduisant l'ambiguïté et accélérant leur montée en compétences. Alignement de la performance : Utiliser les responsabilités définies comme base de référence pour les évaluations de performance, garantissant que les appréciations reposent sur des attentes convenues. Pages associées Employés Ressources humaines Retours d'évaluation Réunions Tableau de bord RH Routes de l'application Accéder à la section Responsabilités

La page Signatures La page Signatures est l'espace centralisé de Flowtly depuis lequel vous pouvez envoyer n'importe quel document pour signature électronique et suivre l'ensemble des demandes en cours depuis une liste unique. Contrairement à l'option de signature électronique disponible directement dans la section des contrats, la page Signatures fonctionne avec tout type de fichier — contrats de travail, accords de confidentialité, propositions commerciales ou tout autre document nécessitant une signature formelle. Où trouver cette page Ouvrez Signatures depuis la barre latérale principale (l'entrée se situe entre Contrats et Comptes bancaires/Transactions). La page est accessible à tout utilisateur disposant des droits de gestion documentaire au sein de votre organisation. Comment envoyer un document pour signature Cliquez sur Envoyer pour signature pour ouvrir la boîte de dialogue d'envoi. Chargez le document à faire signer ou sélectionnez un fichier déjà enregistré dans Flowtly. Ajoutez les signataires — saisissez le nom et l'adresse e-mail de chaque personne. Placez les champs de signature sur le document. Faites glisser un bloc de signature sur la page souhaitée pour indiquer précisément où chaque partie doit signer. Vous pouvez ajouter plusieurs champs pour plusieurs signataires. Vérifiez la demande et cliquez sur Envoyer . Chaque signataire reçoit un e-mail sécurisé contenant un lien unique. Comment lire la liste des statuts La page Signatures affiche toutes les demandes envoyées par votre organisation. Chaque ligne indique : Colonne Ce qu'elle indique Document Nom du fichier envoyé pour signature Signataires Personnes devant signer, avec un indicateur par personne Statut État actuel de la demande — Envoyé , Partiellement signé , Complété , Refusé ou Expiré Contrat Lien vers le contrat d'origine lorsque la demande a été créée depuis une fiche contrat Envoyé le Date d'envoi de la demande Cliquez sur une ligne pour ouvrir le détail de la demande, où vous pouvez consulter le statut de signature individuel de chaque partie et télécharger les documents finalisés une fois que toutes les parties ont signé. Relation avec les signatures électroniques sur les contrats Flowtly permet également d'envoyer des contrats pour signature électronique directement depuis la section Contrats — un raccourci pratique lorsque le document est déjà enregistré comme fiche contrat. Les deux parcours utilisent la même infrastructure de signature sécurisée ; la page Signatures offre simplement une vue plus large sur tous les types de documents et une liste de statuts unifiée, quel que soit l'endroit d'où provient le document. Routes dans l'application Ouvrir la page Signatures