Émettez vos factures en quelques secondes — directement depuis le travail approuvé

Factures Flowtly propose des outils pour gérer les factures émises, permettant aux utilisateurs de créer, vérifier et envoyer des factures de vente à leurs clients. Ces fonctionnalités garantissent une documentation financière précise pour les services et produits livrés. Créer et gérer les factures émises Flowtly vous permet de créer et de gérer l'ensemble des factures émises à vos clients. Créer une facture : Créez une facture de vente en renseignant les informations du client, la date de facturation, la date d'échéance, ainsi que les lignes correspondant aux services ou produits concernés. Vérifier les détails de la facture : Examinez les lignes de facturation, les calculs et les informations client afin de garantir leur exactitude avant validation. Joindre des documents justificatifs : Ajoutez des documents pertinents directement à vos factures émises, tels que des rapports de projet ou des contrats de service, à titre de référence pour le client. Prévisualiser la facture : Générez un aperçu de la facture afin d'en vérifier la mise en page et le contenu avant l'envoi. Envoyer la facture : Transmettez la facture finalisée à votre client directement depuis le système. Suivre le statut de la facture : Suivez le statut de la facture (en attente, envoyée, payée ou en retard) dans la liste des factures. Rechercher et filtrer les factures La liste des factures propose des outils pour vous aider à retrouver des factures spécifiques parmi l'ensemble de vos factures émises. Rechercher par client ou détails de facture : Utilisez le champ de recherche pour retrouver des factures par nom de client ou toute autre information de facturation. Filtrer par statut : Appliquez un filtre de statut pour n'afficher que les factures dans un état particulier, tel que brouillon, en attente, envoyée ou en retard. Combiner recherche et filtres : Combinez la recherche et les filtres de statut pour affiner les résultats dans la liste des factures. Réinitialiser les filtres : Supprimez les filtres appliqués pour revenir à la liste complète des factures émises. Lignes de coûts périodiques sur les factures Lorsqu'un projet comprend des coûts récurrents s'appliquant à plusieurs actifs, comme plusieurs places de parking ou unités facturées dans la même catégorie, la facture émise regroupe ces charges en une seule ligne plutôt que de lister chaque actif séparément. Ce regroupement se base sur la concordance de la catégorie, du prix unitaire, du mois de facturation, du taux de taxe, de la devise, de l'unité et du projet, garantissant ainsi que le brouillon et la facture finalisée présentent toujours les mêmes lignes regroupées au client. Vérifier les lignes regroupées : Contrôlez la quantité indiquée sur une ligne combinée pour confirmer qu'elle reflète le nombre total d'actifs couverts par cette charge. Se fier à des aperçus cohérents : L'aperçu de la facture correspond toujours à la facture finale émise, car le regroupement est appliqué avant la génération du brouillon. Distinguer les autres types de lignes : Notez que les coûts liés aux relations commerciales, les coûts partagés, les frais refacturés, la consommation des compteurs et les ajustements de facturation manuels restent listés séparément et ne sont pas regroupés. Présentation des lignes de facturation Les lignes des brouillons de facture affichent les noms de catégorie et les unités de manière cohérente, qu'une charge apparaisse en tant que total regroupé ou en tant que ligne individuelle. Cela vous aide à interpréter le libellé de catégorie et l'unité indiqués sur chaque ligne avant d'envoyer une facture à un client. Vérifier la cohérence des catégories : Assurez-vous que les lignes regroupées et individuelles affichent le même nom de catégorie et la même casse pour un même type de charge. Vérifier les unités de mesure : Pour les éléments mesurés, comme les charges basées sur la surface, vérifiez que la ligne affiche l'unité correcte, par exemple des mètres carrés, plutôt qu'une unité générique par défaut. Confirmer la quantité pour les éléments discrets : Pour les charges basées sur un élément discret et dénombrable, comme une place de parking, sans mesure enregistrée, la facture doit indiquer une quantité égale à un. Vérifier avant l'envoi : Contrôlez les lignes du brouillon de facture pour confirmer que les noms de catégorie et les unités correspondent au type de charge sous-jacent avant l'envoi. Exemples de cas d'utilisation Générer une facture pour des services réalisés : Un chef de projet émet une facture à un client après la livraison d'une phase de projet. Envoyer une facture mensuelle récurrente : Un administrateur prépare et envoie une facture mensuelle pour des services de rétention en cours. Vérifier une facture avant l'envoi : Un utilisateur financier vérifie toutes les lignes et les calculs de taxes sur un brouillon de facture avant l'envoi. Confirmer les charges regroupées : Un coordinateur de facturation vérifie qu'une ligne combinée pour plusieurs places de parking reflète la quantité totale correcte avant l'envoi de la facture. Pages associées Factures groupées Envoyer des factures Liste des factures et création Consommation de compteur sur une facture client Aperçu de facture/Rattachement au budget E-mails de facturation Parcours dans l'application Ouvrir les factures

Facturation électronique Le module Facturation électronique de Flowtly permet aux organisations d'envoyer et de recevoir des factures électroniques en conformité avec les exigences réglementaires. Il s'intègre au Système national polonais de facturation électronique (KSeF) pour automatiser l'échange de données de facturation structurées entre votre organisation et ses contreparties . Les factures sortantes créées dans Flowtly peuvent être automatiquement converties au format XML requis et soumises au KSeF. Le module suit le statut de soumission , stocke les numéros de confirmation et signale toute erreur de validation afin que les problèmes puissent être résolus avant qu'ils n'affectent les délais de conformité. La synchronisation des factures entrantes récupère les factures émises à votre organisation depuis le KSeF directement dans Flowtly. Les factures reçues sont rapprochées des enregistrements fournisseurs existants et peuvent être acheminées via des workflows d'approbation , réduisant la saisie manuelle de données et le risque d'erreurs de traitement. Les corrections de factures sont entièrement prises en charge, incluant les factures correctives et les notes de correction. Le module maintient une piste d'audit claire reliant les factures originales à leurs corrections, garantissant que vos registres restent précis et auditables en permanence. Factures aux consommateurs. Une facture adressée à un acheteur polonais sans NIP, par exemple un particulier, est transmise à KSeF avec l'acheteur indiqué comme n'ayant pas d'identifiant fiscal, de sorte que l'administration l'accepte comme une facture à un consommateur. Un acheteur dont le type d'identifiant est NIP mais dont le NIP est vide ou ne contient aucun chiffre n'est pas traité comme un consommateur : la facture est refusée au lieu d'être soumise, de sorte qu'une facture professionnelle n'atteint jamais le KSeF sans le NIP de l'acheteur. Saisissez le NIP de l'acheteur sur le client, ou supprimez l'identifiant si l'acheteur est un particulier, puis soumettez à nouveau. Conditions de paiement. Lorsqu'une facture indique un mode de paiement mais pas de date d'échéance, le document transmis contient le mode de paiement et omet la section du délai de paiement, au lieu d'envoyer une date d'échéance vide que KSeF rejetterait. Ajoutez une date d'échéance à la facture si vous souhaitez qu'un délai de paiement figure dans le document transmis. Lors de la vérification d'une facture reçue, les champs de montant net et brut acceptent les valeurs négatives, de sorte qu'une facture corrective réduisant ou annulant le montant initial peut être saisie exactement telle qu'elle a été émise. Un montant net négatif associé à un montant brut négatif correspondant est accepté comme valide et n'est pas signalé comme une erreur. Import d'une correction déjà transmise au KSeF. Les documents que votre organisation a transmis au KSeF peuvent être importés dans Flowtly, ce qui permet de rattraper les registres lorsque des factures ont été transmises en dehors de Flowtly. Une correction est importée en tant que correction et reliée à la facture qu'elle corrige, de sorte que les totaux de l'original sont mis à jour au lieu de rester inchangés. Ce lien est obligatoire : si la facture corrigée n'est pas encore dans Flowtly, la correction est signalée comme ignorée, avec le motif, au lieu d'arriver comme un document autonome qui ne corrigerait rien — importez d'abord l'original, puis relancez l'import. Une correction indiquant une quantité de zéro sur une ligne, ce qui correspond à une correction de prix ou de valeur uniquement, est importée normalement. Comment arrive une facture importée. Une facture importée depuis le KSeF arrive émise et en attente de remise, et non comme brouillon : elle est déjà transmise à l'administration, son contenu ne peut donc plus être modifié. Flowtly ne peut pas savoir si elle a aussi été envoyée au client ; elle n'est donc pas relancée pour paiement tant que vous ne l'avez pas enregistrée comme envoyée. Il en va de même lorsque l'import trouve, déjà transmise au KSeF, une facture que vous aviez créée en brouillon dans Flowtly. Exemples de cas d'utilisation Soumettre automatiquement les factures de vente sortantes au KSeF lors de leur approbation dans Flowtly. Synchroniser les factures d'achat entrantes depuis le KSeF et les acheminer pour approbation interne. Générer et soumettre des factures correctives lorsque des erreurs de facturation sont identifiées. Surveiller le statut de toutes les factures soumises et résoudre rapidement les erreurs de validation XML. Maintenir une piste d'audit complète de tous les échanges de factures électroniques pour la conformité réglementaire. Pages associées Factures Groupes de taxes Contreparties Routes de l'application Ouvrir /e-invoicing

Factures en masse Les factures en masse dans Flowtly rationalisent le processus de génération de plusieurs factures en une seule fois, faisant gagner un temps considérable aux organisations qui gèrent un volume important de projets facturables ou de missions clients. Au lieu de créer chaque facture individuellement, le module de facturation en masse vous permet de sélectionner plusieurs projets ou saisies de feuilles de temps et de générer les factures correspondantes en une seule opération groupée . Le module est particulièrement précieux pour les entreprises de services qui facturent leurs clients selon un cycle régulier. En extrayant les données directement des projets et des feuilles de temps enregistrées, la génération de factures en masse réduit la saisie manuelle de données, minimise les erreurs et garantit que tout le travail facturable est capturé avec précision. Chaque facture générée peut être examinée et ajustée avant finalisation. La facturation en masse s'intègre aux fonctionnalités plus larges de facturation et de gestion financière de Flowtly, ce qui signifie que les factures générées suivent les mêmes conventions de numérotation, règles fiscales et workflows d'approbation que celles créées individuellement. Cette cohérence garantit que vos registres financiers restent propres et auditables, quelle que soit la méthode de création des factures. Exemples de cas d'utilisation Facturation mensuelle des clients : Générer les factures de tous les projets clients actifs à la fin de chaque cycle de facturation, assurant une facturation ponctuelle et complète. Facturation basée sur les feuilles de temps : Convertir les saisies de feuilles de temps approuvées en factures en masse, facturant précisément les clients pour les heures travaillées sur plusieurs projets. Rapprochement de fin de trimestre : Créer par lot les factures pour tout travail non facturé à la clôture d'un trimestre afin de garantir une reconnaissance correcte des revenus. Clients multi-projets : Générer des factures séparées pour chaque projet d'un même client en une seule opération, maintenant des registres de facturation clairs au niveau du projet. Pages associées Factures Projets Groupes de taxes Routes de l'application Accéder à la section Factures en masse

Rappels de paiement Rappels de paiement Flowtly vous aide à suivre les factures de vente en retard en préparant des brouillons de rappels pour votre examen. Un utilisateur finance doit toujours approuver avant qu'un message soit envoyé au client — rien n'est envoyé automatiquement. Ce que fait cette fonctionnalité Un processus quotidien en arrière-plan analyse les factures de vente en retard et impayées, puis place des brouillons de rappels dans une file d'attente de révision. Une facture que vous modifiez après son envoi continue d'être suivie. Rien n'est envoyé automatiquement — un utilisateur finance doit ouvrir la file, examiner chaque brouillon (et éventuellement modifier le message ou ajouter des destinataires en copie), puis approuver manuellement l'envoi. Les rappels rejetés, envoyés ou en échec de livraison sont déplacés vers un onglet Historique . Comment activer les rappels de paiement Les rappels de paiement sont désactivés par défaut et doivent être activés par organisation : Ouvrez le menu contextuel utilisateur (votre avatar en haut à droite). Accédez aux Paramètres de l'organisation . Trouvez le bouton Rappels de paiement et activez-le. Une fois activé, le processus quotidien commencera à créer des brouillons de rappels pour les factures déjà en retard, ainsi que pour celles qui le deviendront à l'avenir. Ce qui génère un brouillon de rappel Un brouillon de rappel est créé lorsque la date d'échéance d'une facture de vente est dépassée et que la facture n'est pas entièrement réglée. Le processus en arrière-plan les détecte automatiquement — aucune action manuelle n'est nécessaire pour alimenter la file d'attente après l'activation de la fonctionnalité. Les avoirs réduisent le montant dû. Lorsqu'une facture a été corrigée par des avoirs, le rappel indique le total de la facture diminué de tous les avoirs émis après la dernière correction qui reprend l'intégralité de la facture, et non du seul avoir le plus récent. Une facture de 1 000 avec des avoirs de 200 et 300 donne lieu à un rappel de 500. Une correction qui reprend l'intégralité de la facture remplace ce montant dès son émission, et les avoirs émis avant elle ne sont pas déduits une seconde fois. Les corrections supprimées ne comptent pas. Où consulter et envoyer les rappels Accédez à Finance → Rappels de paiement ( /finance/rappels-de-paiement ) dans le menu principal. La file d'attente affiche tous les brouillons en attente d'approbation. Sélectionnez un rappel pour modifier le message ou ajouter une copie, puis approuvez-le pour l'envoyer. Les rappels traités apparaissent dans l'onglet Historique . Remarque : La file d'attente sera vide si aucune facture n'est en retard, ou si le bouton des rappels de paiement n'a pas encore été activé. Routes de l'application Ouvrir les rappels de paiement

Modèles de lignes de facture Modèles de lignes de facture Certaines contreparties exigent que les lignes de facture soient rédigées d'une façon particulière — une phrase contractuelle, une adresse d'infrastructure, un numéro de référence précisé dans le contrat. Une contrepartie peut conserver une bibliothèque de ces formulations, de sorte que vous rédigez la phrase une fois et la sélectionnez lors de la saisie d'une ligne de facture, sans avoir à la retaper à chaque période de facturation. Un modèle fournit uniquement la formulation . Il ne touche jamais à un montant et ne crée jamais de ligne. Enregistrer une formulation sur une contrepartie Ouvrez la contrepartie et accédez à Modèles de lignes de facture . Chaque modèle comporte deux champs : Nom — ce par quoi vous le sélectionnez dans l'éditeur de facture. Il n'est pas imprimé sur la facture ; nommez-le de façon utile pour la personne qui doit choisir : Accès au site — mensuel , Contrat-cadre — premier locataire . Texte — la phrase qui sera insérée dans la ligne de facture. Donnez à chaque modèle un nom distinct. Le nom est la seule chose que vous voyez lors de la sélection ; deux modèles portant le même libellé ne permettent pas de faire un choix éclairé. Une contrepartie ne peut pas avoir deux modèles portant le même nom, et les noms sont comparés de manière souple plutôt que caractère par caractère : la casse est ignorée, et la plupart des lettres accentuées comptent comme la même lettre que leur forme simple — ainsi Site access et Sité Access sont ici le même nom. Quelques lettres qui ressemblent à des formes accentuées sont traitées comme des lettres à part entière — ł à côté de l en fait partie — et celles-ci peuvent coexister. Si le nom est déjà pris, le champ Nom l'indique et le modèle n'est pas enregistré ; changez le nom et enregistrez à nouveau. Toute personne habilitée à modifier la contrepartie peut gérer ses modèles. Ils se trouvent aux côtés des autres valeurs par défaut de la contrepartie, comme le projet et les étiquettes par défaut. Renseigner la période de facturation Les formulations qui se répètent chaque période doivent généralement nommer la période couverte. Deux espaces réservés sont renseignés automatiquement lors de l'application du modèle : Espace réservé Devient {period} Le mois de facturation — par exemple 07/2026 . {quarter} Le trimestre — par exemple Q3 2026 . Un modèle rédigé comme Frais d'accès à l'infrastructure, 18 rue du Moulin, pour la période {period} aboutit sur la ligne de facture sous la forme Frais d'accès à l'infrastructure, 18 rue du Moulin, pour la période 07/2026 . Utilisez {quarter} pour les contreparties facturées trimestriellement et {period} pour les autres. Rien n'est déduit de la contrepartie — c'est le modèle que vous choisissez qui indique ce que vous voulez dire. Tout ce qui est entre accolades sans être un espace réservé reconnu est imprimé exactement tel que vous l'avez saisi. L'éditeur le signale lorsqu'il en détecte un, au cas où ce serait une faute de frappe, mais vous laisse tout de même enregistrer : un texte visible est plus facile à repérer et à corriger qu'un vide dans la ligne. Le format du mois — 07/2026 , 07.2026 ou 2026-07 — est défini une fois pour toute l'organisation dans les Paramètres de l'organisation . Il est délibérément distinct du format de date, car une période de facturation couvre un mois et n'a pas de jour. Les trimestres s'affichent sous la forme Q3 2026 quel que soit ce choix. Appliquer un modèle à une ligne de facture Lors de l'édition d'une ligne de facture, choisissez Utiliser un modèle . La liste affiche chacun des modèles de la contrepartie rendu pour la période de facturation de la facture — vous lisez la phrase telle qu'elle sera imprimée (mois inclus), et non le texte brut avec l'espace réservé. La sélection d'un modèle écrit son texte dans le champ de description de la ligne. C'est tout l'effet : Aucun montant ne change. La quantité, le prix unitaire HT, la TVA, la remise et le total de la facture restent exactement tels que vous les avez laissés. Aucune ligne n'est créée. Si une contrepartie est facturée sur trois lignes, vous ajoutez trois lignes et choisissez un modèle pour chacune. Rien ne les génère à votre place. Le texte devient le contenu propre de la ligne. Il est copié, non lié, ce qui vous permet de le modifier ensuite comme n'importe quelle autre description. Utiliser un modèle n'apparaît que lorsque le client de la facture est lié à une contrepartie qui dispose de modèles enregistrés. Si l'option est absente, soit le client n'a pas de fiche contrepartie, soit la bibliothèque de cette contrepartie est vide. La sélection d'un modèle remplace la description existante de la ligne — choisissez d'abord le modèle, puis ajustez, et non l'inverse. Modifier un modèle ultérieurement Comme la formulation est copiée sur la ligne au moment de la sélection, la modification ultérieure d'un modèle ne concerne que les lignes rédigées à partir de ce moment. Les factures déjà à l'état de brouillon, validées ou envoyées conservent le texte avec lequel elles ont été émises ; rien ne les réécrit. Si une ligne est incorrecte, corrigez cette ligne — choisissez un modèle différent ou modifiez sa description directement. Exemples d'utilisation Enregistrez la phrase contractuelle exacte qu'un propriétaire exige sur chaque facture mensuelle d'infrastructure, et appliquez-la en un clic chaque mois. Conservez un modèle par client final sous un même contrat-cadre, et sélectionnez-en un différent pour chaque ligne de la même facture. Rédigez les lignes d'une contrepartie facturée trimestriellement avec {quarter} pour que la période s'affiche sous la forme Q3 2026 sans avoir à la saisir. Modifiez le format de période de l'organisation en 2026-07 pour que chaque ligne construite à partir d'un modèle corresponde à la notation attendue par le système comptable. Corrigez une référence contractuelle dans le modèle d'une contrepartie, en sachant que les factures déjà envoyées à cette contrepartie resteront intactes. Pages associées Liste et création de factures Contreparties Clients Paramètres de l'organisation Routes de l'application Ouvrir les contreparties Ouvrir la liste des factures Paramètres de l'organisation