Rappels de paiement
Flowtly vous aide à suivre les factures de vente en retard en préparant des brouillons de rappels pour votre examen. Un utilisateur finance doit toujours approuver avant qu'un message soit envoyé au client — rien n'est envoyé automatiquement.
Ce que fait cette fonctionnalité
Un processus quotidien en arrière-plan analyse les factures de vente en retard et impayées, puis place des brouillons de rappels dans une file d'attente de révision. Une facture que vous modifiez après son envoi continue d'être suivie. Rien n'est envoyé automatiquement — un utilisateur finance doit ouvrir la file, examiner chaque brouillon (et éventuellement modifier le message ou ajouter des destinataires en copie), puis approuver manuellement l'envoi. Les rappels rejetés, envoyés ou en échec de livraison sont déplacés vers un onglet Historique.
Comment activer les rappels de paiement
Les rappels de paiement sont désactivés par défaut et doivent être activés par organisation, par un administrateur :
- Ouvrez Paramètres → Finance et business → Rappels de paiement.
- Activez Envoyer des rappels de paiement pour les factures impayées.
Une fois activé, le processus quotidien commencera à créer des brouillons de rappels pour les factures déjà en retard, ainsi que pour celles qui le deviendront à l'avenir. L'interrupteur ne fait que lancer la préparation : chaque brouillon attend toujours dans la file qu'une personne l'approuve.
Les commandes de cet écran
Paramètres → Finance et business → Rappels de paiement comporte deux cartes. Un administrateur ou un Gestionnaire de factures peut l'ouvrir ; seul un administrateur peut enregistrer une modification. Chaque commande s'enregistre dès que vous l'utilisez, avec un message Succès.
Rappels de paiement
Envoyer des rappels de paiement pour les factures impayées : l'interrupteur décrit ci-dessus. Il est désactivé par défaut.
Calendrier des rappels (jours après l’échéance) : affiché tant que l'interrupteur est activé. Chaque intervalle est une pastille, comme 3 jours ; le calendrier par défaut est de 3, 7 et 14 jours. Saisissez un nombre dans le champ jours et cliquez sur Ajouter (ou appuyez sur Entrée) pour ajouter un intervalle, et utilisez la croix d'une pastille pour le retirer. La liste reste triée, les doublons sont ignorés et le dernier intervalle ne peut pas être retiré. Chaque rappel part ce nombre de jours après l'échéance de la facture, et chaque intervalle est un niveau d'escalade : le premier est amical, le dernier est une mise en demeure finale. Flowtly utilise au plus les six premiers intervalles.
Texte de relance
Texte de relance contient votre propre texte pour les e-mails de relance, par langue du client. Il est affiché que l'interrupteur ci-dessus soit activé ou non, car le même texte préremplit un rappel que vous rédigez à la main. Un client reçoit le texte rédigé pour sa langue de documents ; une langue que vous laissez vide conserve la relance standard de Flowtly.
Ajouter une langue : une liste des langues dans lesquelles un client peut être configuré. Choisissez-en une et cliquez sur Ajouter pour ouvrir un éditeur pour cette langue.
Texte de relance (affiché avec la langue, par exemple Texte de relance (anglais)) : un éditeur de texte enrichi pour cette langue. Les boutons d'espace réservé au-dessus du texte insèrent les données de la facture : {{ invoiceNumber }}, {{ amountDue }}, {{ currency }}, {{ dueDate }}, {{ daysOverdue }} et {{ clientName }}. Insérez-les avec les boutons plutôt que de les saisir : un espace réservé mal orthographié est envoyé exactement tel qu'il est écrit. Les conditions telles que {% if %} ne sont pas prises en charge et sont envoyées sous forme de texte brut. Le montant est le montant encore dû.
Vider : vide l'éditeur pour cette langue. Cliquez ensuite sur Enregistrer pour revenir à la relance standard de Flowtly pour cette langue ; la langue disparaît alors de la liste.
Enregistrer : enregistre le texte pour cette langue uniquement.
Ce qui génère un brouillon de rappel
Un brouillon de rappel est créé lorsque la date d'échéance d'une facture de vente est dépassée et que la facture n'est pas entièrement réglée. Le processus en arrière-plan les détecte automatiquement — aucune action manuelle n'est nécessaire pour alimenter la file d'attente après l'activation de la fonctionnalité.
Un paiement partiel n'arrête pas le suivi. Si un client a réglé une partie d'une facture, un brouillon est tout de même créé pour le reste, et le rappel indique le solde restant dû plutôt que le total d'origine. Seule une facture entièrement réglée sort de la file d'attente — de même que les brouillons qui l'attendaient déjà, supprimés automatiquement dès l'enregistrement du paiement.
Les avoirs réduisent le montant dû. Lorsqu'une facture a été corrigée par des avoirs, le rappel indique le total de la facture diminué de tous les avoirs émis après la dernière correction qui reprend l'intégralité de la facture, et non du seul avoir le plus récent. Une facture de 1 000 avec des avoirs de 200 et 300 donne lieu à un rappel de 500. Une correction qui reprend l'intégralité de la facture remplace ce montant dès son émission, et les avoirs émis avant elle ne sont pas déduits une seconde fois. Les corrections supprimées ne comptent pas.
Remarque : Un paiement enregistré sans montant est considéré comme réglant intégralement la facture ; aucun rappel n'est donc préparé pour elle. Si vous attendez un suivi pour une telle facture et n'en voyez pas, vérifiez que le paiement enregistré comporte un montant.
Où consulter et envoyer les rappels
Accédez à Finance et business → Rappels de paiement dans le menu principal. La file d'attente affiche tous les brouillons en attente d'approbation. Sélectionnez un rappel pour modifier le message ou ajouter une copie, puis approuvez-le pour l'envoyer. Les rappels traités apparaissent dans l'onglet Historique.
Remarque : La file d'attente sera vide si aucune facture n'est en retard, ou si le bouton des rappels de paiement n'a pas encore été activé.
Factures en retard mais non relancées
Une facture en retard n'atteint la file des rappels que si Flowtly peut constater qu'elle est partie. Quelques-unes ne le sont jamais, et auparavant elles étaient simplement absentes de cet écran — personne ne les relançait et rien ne l'indiquait. L'onglet Non relancées les liste. Rien sur cet onglet n'envoie quoi que ce soit à votre client.
Deux situations différentes placent une facture ici, et elles appellent des réponses opposées :
- Acceptée par KSeF, jamais envoyée par e-mail. La facture a été déposée avec succès et personne ne l'a envoyée au client, qui ne l'a donc jamais vue. La ligne propose Envoyer la facture, qui ouvre l'écran d'envoi habituel.
- Envoyée, mais son statut n'a jamais été enregistré. Le client l'a bien reçue ; ce qui manque, c'est l'enregistrement de l'envoi par Flowtly lui-même, raison pour laquelle elle est sortie de la file. Ne l'envoyez pas une seconde fois — cela livrerait un deuxième exemplaire. La ligne ne propose volontairement aucune action d'envoi, et c'est le statut de la facture qu'il faut corriger.
L'action Envoyer n'apparaît que si vous êtes autorisé à envoyer des factures. Si vous traitez la file des rappels en tant que gestionnaire de recouvrement, vous verrez tout de même la facture et la raison pour laquelle elle n'est pas relancée, sans lien.
Qui est informé de l'envoi d'un rappel
Une fois un rappel approuvé et parti, Flowtly envoie un e-mail à toutes les personnes de votre organisation qui peuvent traiter la file des rappels — administrateurs, gestionnaires de factures et gestionnaires de recouvrement. Le message indique la facture, le client, le montant encore dû, le niveau du rappel et l'adresse à laquelle le rappel a réellement été envoyé, afin que vous voyiez ce que votre client a reçu sans ouvrir la file.
Cela est distinct de la notification dans l'application (cloche) et sur téléphone, qui vous indiquent qu'un rappel est en attente d'approbation. L'e-mail vous indique qu'un rappel est déjà parti.
Remarque : Si vous ne souhaitez pas les recevoir, désactivez les notifications Factures dans vos propres préférences de notification. Le réglage est propre à chaque personne ; le désactiver n'empêche donc pas vos collègues d'être informés.
Régler par compensation
Si le client est aussi votre fournisseur, vous pouvez régler une facture en retard avec ses documents de coût plutôt que d'attendre un paiement. Ouvrez le rappel de cette facture et cliquez sur Déclarer une compensation en bas de son panneau, ou cochez le rappel et utilisez Déclarer une compensation dans la barre d'actions.
Exemples de cas d'utilisation
- Relancer les factures en retard : Activez la fonctionnalité pour que Flowtly prépare un brouillon pour chaque facture de vente en retard, puis relisez et approuvez les brouillons en une seule fois.
- Factures partiellement payées : Lorsqu'un client n'a payé qu'une partie d'une facture, approuvez le rappel préparé qui indique le reste dû.
- Régler avec une facture fournisseur : Lorsqu'un client est aussi votre fournisseur, déclarez une compensation depuis le rappel plutôt que d'attendre un paiement.
- Factures que personne ne relance : Ouvrez l'onglet Non relancées pour retrouver les factures que le KSeF a acceptées mais qui n'ont jamais été envoyées par e-mail, et envoyez-les.