Liste et création de factures

Remarque : Avant d'ajouter des factures, vous devez d'abord configurer votre compte bancaire. Plus d'informations à ce sujet dans la section Transactions. Un compte bancaire est requis pour chaque facture : si aucun n'est sélectionné (par exemple parce qu'aucun n'est encore configuré, ou qu'aucun ne correspond à la devise de la facture), l'enregistrement de la facture est refusé et l'erreur indique le champ du compte bancaire afin qu'il puisse être corrigé. Un client est également requis pour chaque facture : si aucun n'est sélectionné, l'enregistrement de la facture est refusé et l'erreur indique le champ du client afin qu'il puisse être corrigé.

Remarque : Avant de créer des factures, vous devrez configurer les données dans la tuile Paramètres de l'organisation située dans le menu contextuel utilisateur. Cela inclut : le numéro d'identification fiscale de l'entreprise, l'adresse de facturation et le numéro de téléphone de facturation.

Remarque : Pour envoyer des factures aux clients via Flowtly, vous devez d'abord configurer les informations du client dans le système (l'onglet Clients de Contreparties dans le menu principal). Assurez-vous que les données du client sont entièrement configurées, y compris des détails tels que le pays et la devise du client. Cette configuration est essentielle car elle garantit que toutes les factures sont générées avec les paramètres régionaux et financiers corrects, conformément aux exigences spécifiques du client.

Les utilisateurs ayant un rôle de Manager peuvent créer des factures. Dans Flowtly, il existe trois façons de créer une facture :

1. Création manuelle :

   • Sélectionnez Factures dans le menu principal.

   • Cliquez sur « Créer une facture ».

2. Créer une facture similaire :

   • Cliquez sur « Créer similaire » pour une facture déjà existante.

3. Générer une facture à partir des heures de projet :

   Vous pouvez également générer des factures directement depuis la vue Temps de travail.

   • Cliquez sur le bouton « Créer une facture » dans le coin supérieur droit.

   • La facture sera générée en fonction des filtres Employé et Projet actuellement appliqués dans Temps de travail.

     Le comportement dépend de la vue active :

     • Vue calendrier mensuel – seules les factures sur un mois complet peuvent être générées.
     • Vue Planificateur de travail – vous pouvez définir une plage de dates personnalisée pour la période de facturation.

   Remarque : Cette méthode n'est disponible que si le module Projets est actif.

Liste des factures

Lorsque vous choisissez Factures dans le menu principal, vous serez redirigé vers la page des Factures, où la liste de toutes les factures précédemment créées est affichée avec leurs détails :

• Titre de la facture : le nom de la facture. Il est cliquable et redirige vers la page d'aperçu de la facture. Sous le titre, vous verrez le nom du client associé, indiquant à qui la facture est adressée ;

• Statut : indique le statut actuel de la facture. Les statuts possibles sont :

  • Brouillon – la facture a été créée mais n'est pas encore finalisée
  • Modifiée – la facture a été modifiée après sa création
  • Envoyée – la facture a été générée et envoyée au client ;

• Date de vente : date à laquelle la vente a eu lieu ou le service a été fourni. Reprend la date de vente indiquée lors de la création de la facture ;

• Statut de paiement : un cercle indiquant quelle part de la facture a été réglée, en part de son montant TTC. Sa couleur indique si l'argent est en retard :

  • Vert — la facture est réglée en totalité ou payée d'avance ;
  • Orange — un solde reste dû et l'échéance n'est pas encore dépassée ;
  • Rouge — l'échéance est dépassée et un solde reste dû, que rien ou seulement une partie ait été réglé. Une facture échue aujourd'hui passe au rouge le lendemain. Une facture sans échéance reste orange.

  Le centre du cercle affiche un symbole plutôt qu'un pourcentage : une double coche pour une facture payée d'avance, une coche pour une facture réglée en totalité, une horloge une fois l'échéance dépassée, et un tiret tant que la facture est ouverte et pas encore échue. Une fois des relances de paiement envoyées pour la facture, le centre affiche à la place R1, R2, etc. : le nombre de relances envoyées.

  Lorsque vous survolez le cercle (ou le sélectionnez au clavier), il indique en toutes lettres ce qu'il signifie :

  • Rien de réglé pour l'instant — le cercle est vide ;
  • Partiellement réglée — le cercle est partiellement rempli ;
  • Payée en totalité — le cercle est vert et complet : il ne reste rien à régler sur la facture ;
  • Réglée en totalité par compensation, et non par paiement — également un cercle vert complet, mais rien n'a été versé sur votre compte ;
  • Payée d'avance, comme indiqué sur la facture, et non calculée à partir des paiements — un cercle vert complet sur une facture marquée comme payée d'avance. Les 100 % proviennent de ce marquage sur la facture, et non de paiements enregistrés, c'est pourquoi seul le total de la facture est indiqué ensuite.

  Chaque autre libellé est suivi des montants, par exemple Payée en totalité : 24 600,00 zl sur 24 600,00 zl. Le libellé d'une facture en retard indique aussi En retard, et une fois des relances envoyées, il en donne le nombre, par exemple 2 relances de paiement envoyées.

  Sur ordinateur, cliquer sur le cercle ouvre le panneau latéral de la facture, où ses paiements sont listés, sans ouvrir la ligne elle-même. Dans la vue mobile, le cercle fait partie de la carte de la facture, et le toucher ouvre ce que la carte ouvre.

  Une facture dont le montant TTC est nul ou négatif, comme une correction qui annule une facture, n'attend aucun paiement et n'affiche aucun cercle. Dans la vue mobile, sa ligne Statut de paiement est également omise, sauf si une compensation y est affichée. Lorsque vous triez la liste par statut de paiement, ces factures viennent après toutes les factures qui ont un cercle, quel que soit le sens du tri.

  Remarque : le cercle mesure ce qui est réglé, et pas seulement ce qui a été payé. Un avoir ou une compensation réduit le solde restant dû et remplit le cercle sans qu'aucun argent n'arrive ; un cercle vert complet signifie donc « plus rien à encaisser » et non « un paiement a été reçu ». L'exception est une facture payée d'avance : son cercle est complet parce que la facture l'indique, quels que soient les paiements enregistrés. Vérifiez le libellé dans l'infobulle avant de chercher un virement sur votre relevé bancaire.

  Un cercle complet ne modifie pas le Statut de la facture — il n'existe pas de statut Payée. Envoyée reste Envoyée une fois la facture réglée.

• Détails : vous y trouverez les valeurs nettes (HT) et brutes (TTC) clairement affichées. Chaque facture comprend une option de téléchargement accessible via un bouton dédié. Vous verrez également un bouton « Plus d'options » permettant de :

• Envoyer par e-mail

• Créer similaire

• Modifier

• Ouvrir l'aperçu

Les factures sont regroupées par mois, et le nombre de factures est affiché pour chaque mois.

Rechercher une facture

La zone de recherche au-dessus de la liste correspond au numéro de facture et au nom du client, de sorte qu'une facture peut être trouvée en saisissant le numéro d'une copie papier ou d'une référence de paiement — il n'existe pas de champ séparé pour rechercher le numéro.

Créer une facture

Passons en revue le processus de création d'une facture de A à Z. Pour commencer la création d'une facture, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez l'élément « Factures » dans le menu principal.

2. Ajouter une facture :

   • Cliquez sur le bouton « Créer une facture » situé dans le coin supérieur droit de la page.

   • Dans le formulaire, la première étape consiste à sélectionner un client dans la liste des clients précédemment créés (cela remplira automatiquement les informations du compte bancaire avec sa devise et le taux de conversion). Cette option est essentielle pour garantir que les informations financières pertinentes sont appliquées de manière précise et efficace à la facture sans nécessiter de saisie manuelle, réduisant ainsi le risque d'erreurs. Renseignez :

   Remarque : Le taux de conversion s'applique uniquement lorsque la facture est émise dans une devise autre que celle de l'organisation. Une facture dans la devise propre de l'organisation ne nécessite aucun taux — laissez le champ vide et la facture est enregistrée, car une devise convertie en elle-même vaut toujours 1. Pour toute autre devise, le taux reste obligatoire. La modification d'une facture qui contient déjà un taux ne le remplace jamais.

   • Date d'émission - La date à laquelle la facture est officiellement créée et émise au client,

   • Date de vente - La date à laquelle les biens ou services ont été fournis ou vendus au client,

   • Date d'échéance - La date à laquelle le client est censé payer la facture. Elle est renseignée à partir du délai de paiement du client (le nombre de jours défini dans l'onglet Aperçu du client) ; lorsque le client n'a pas de délai de paiement, ou qu'aucun client n'est encore sélectionné, un délai par défaut de 20 jours est utilisé. Une courte ligne sous le champ indique laquelle des deux sources a fourni la date, par exemple « Selon le délai de paiement du client : 30 jours ». Si vous saisissez vous-même une autre date d'échéance, ou si vous modifiez les dates de sorte que la date d'échéance ne corresponde plus à ce délai, la ligne disparaît, car elle ne décrit plus la date affichée. Ajoutez des produits à la facture en précisant :

   • Nom du produit - Le nom ou la description du produit ou service facturé. Si le client est lié à une contrepartie qui conserve des formulations enregistrées, Utiliser un modèle sur la ligne remplit ce champ depuis cette bibliothèque — voir Modèles de lignes de facture. Cela écrit uniquement la description et laisse la quantité, le prix et la TVA inchangés.

   • Projet (facultatif) - Ce champ facultatif permet d'associer le produit à un projet particulier, pour une meilleure gestion de projet et un meilleur suivi des coûts.

   • GTU (facultatif) - Groupe de marchandises et services, un identifiant lié à des réglementations fiscales spécifiques, qui aide à catégoriser le produit à des fins fiscales.

   • Quantité - Le nombre d'unités du produit facturé (important pour calculer le montant total dû).

   • Unités - Le sélecteur déroulant utilisé pour préciser l'unité de mesure du produit, comme les pièces, les heures, les jours, les kilowattheures (kWh) ou les mètres cubes (m³). Lorsqu'une ligne est renseignée automatiquement — par exemple à partir d'une consommation de fluides relevée par compteur — et comporte déjà une unité qui ne fait pas partie des options standard, cette unité est conservée et affichée comme sélectionnée, de sorte qu'elle n'est jamais perdue lorsque vous modifiez d'autres champs de la même ligne.

   • Prix net - Le prix d'une seule unité du produit avant application des taxes.

   • TVA - Ce champ précise le taux de TVA, utilisé pour calculer le montant de taxe à ajouter au prix net. De plus, il est possible d'ajouter des Notes et des Commentaires internes à la facture. Les Notes seront envoyées à tous les destinataires dans le fichier de la facture, les Commentaires internes seront uniquement enregistrés dans Flowtly et ne seront pas envoyés avec la facture.

Lors de l'ajout de produits à une facture, les champs Total TVA et Montant brut sont calculés automatiquement en fonction des détails fournis.

Vous pouvez également modifier le titre de facture généré automatiquement en cliquant sur le bouton « Modifier » situé à côté du titre de la facture.

Remarque : Un préfixe peut être défini pour toutes les futures factures dans la tuile Paramètres de l'organisation du menu contextuel utilisateur. Il aidera à catégoriser et organiser les factures.

3. Enregistrer et envoyer la facture :

   • Après l'enregistrement de la facture, le bouton « Générer le PDF et envoyer au client » apparaîtra dans le coin supérieur droit de la page. De plus, après l'enregistrement, cette facture sera ajoutée à la liste des factures.

La facture enregistrée sera également liée au Client sélectionné lors de la création (visible dans l'onglet Paiements de la page Clients).

Factures émises à partir d'un contrat

Une facture émise à partir d'une ligne d'échéancier de paiement d'un contrat s'ouvre dans le formulaire de modification. Lorsque ce contrat a des clauses de facturation enregistrées, un encadré intitulé Ce que le contrat dit de la facturation apparaît dans le formulaire et les liste : le type de chaque clause, son emplacement dans le document et la clause elle-même, citée exactement comme le contrat l'écrit.

• Le texte de la clause n'est jamais traduit. Le titre suit la langue de votre interface, mais la clause reste dans la langue du contrat, mot pour mot, afin de pouvoir être vérifiée par rapport au document signé. Elle est aussi balisée pour que la traduction du navigateur n'y touche pas.
• Rien n'est appliqué à votre place. L'encadré est fait pour être lu. Flowtly ne convertit ni ne recalcule rien à cause d'une clause : appliquez la règle vous-même, et les montants et le taux de change de la facture restent exactement tels que vous les avez fixés.
• Pas d'encadré, c'est qu'il n'y a rien à montrer. Il n'apparaît pas sur une facture ajoutée par Créer une facture, qui n'est liée à aucun contrat, ni lorsque le contrat n'a aucune clause enregistrée.
• L'encadré est montré aux personnes qui peuvent consulter les contrats. Une personne dont l'accès couvre les factures mais pas les contrats ne le voit pas, même si le contrat a des clauses.

Les clauses sont enregistrées et tenues à jour sur le contrat lui-même ; voir Contrats.

Exemples de cas d'utilisation

• Créer manuellement une facture pour un service ponctuel rendu à un client.
• Générer automatiquement des factures pour les clients en fonction des heures de projet enregistrées, garantissant une facturation précise.
• Dupliquer une facture existante pour en créer rapidement une similaire pour des services récurrents.
• Suivre le statut de paiement de toutes les factures en cours et envoyer des rappels aux clients.