Déclarations de compensation

Lorsqu'une société vend à une même partie et lui achète, les deux dettes peuvent être réglées l'une contre l'autre au lieu de payer dans les deux sens. Flowtly vous permet d'enregistrer une telle déclaration de compensation : lesquelles de vos factures et lesquels de ses documents de coût elle couvre, pour quels montants, et quand la déclaration est parvenue à l'autre partie.

Ce qu'elle fait

Une déclaration de compensation enregistre deux listes qui s'équilibrent exactement :

Nos factures (ce qu'ils nous doivent) : vos factures de vente à cette partie, avec le montant compensé sur chacune.
Leurs documents de coût (ce que nous leur devons) : leurs documents enregistrés dans Flowtly, avec le montant compensé sur chacun.

Une fois la déclaration effectuée, le montant restant dû de chacune de vos factures diminue du montant compensé sur celle-ci. Flowtly ne crée ni paiement ni transaction bancaire, et ne rapproche rien de votre flux bancaire.

Par où commencer une compensation

Une compensation se lance depuis la file des rappels de paiement ; les rappels de paiement doivent donc être activés pour votre organisation.

Allez dans Finances → Rappels de paiement (/finance/payment-reminders), puis soit :

À partir d'un rappel : cliquez sur le rappel pour l'ouvrir, puis sur Déclarer une compensation en bas du panneau. Vous n'avez rien à cocher au préalable.
À partir d'une sélection : cochez le rappel (ou les rappels) d'une seule facture de la partie, puis cliquez sur Déclarer une compensation dans la barre d'actions. Le bouton y est désactivé si votre sélection couvre plus d'une facture, ou si le rappel n'est pas lié à une facture.

Dans les deux cas, la facture dont vous partez est déjà choisie à l'écran suivant, et vous pouvez y ajouter les autres factures de la partie. Un rappel qui n'est pas lié à une facture n'a pas de bouton Déclarer une compensation dans son panneau.

Remarque : Seules les factures pour lesquelles un rappel est actuellement en attente dans la file peuvent être choisies. Une facture impayée qui n'est pas encore en retard, ou une facture sans rappel dans la file, ne peut pas être compensée depuis cet écran.

Remplir la déclaration

Contrepartie. Flowtly trouve la contrepartie liée au client de la facture. Les deux listes sont limitées à cette seule partie. Si le client n'est pas lié à une contrepartie, ses documents de coût ne peuvent pas être listés ; liez d'abord le client à une contrepartie.
Nos factures. Cochez les factures à inclure. Chacune est préremplie avec son montant restant dû, que vous pouvez diminuer pour une compensation partielle.
Leurs documents de coût. Cochez les documents à inclure. Chacun est prérempli avec son total, que vous pouvez modifier. Un avertissement apparaît si vous saisissez plus que ce que vaut un document.
Équilibre. Le total des créances et le total des dettes doivent être égaux. Déclarer une compensation reste désactivé tant qu'ils ne correspondent pas et que chaque montant n'est pas supérieur à zéro.
Parvenue à l'autre partie le. La date à laquelle la déclaration est parvenue à l'autre partie. Elle vaut par défaut aujourd'hui et ne peut pas être dans le futur. Vous pouvez aussi ajouter un numéro de référence et une note.

Cliquez sur Déclarer une compensation. La déclaration est enregistrée immédiatement ; il n'y a pas d'étape de brouillon.

Ce qui change ensuite

Le montant restant dû de chaque facture est réduit du montant compensé sur celle-ci, dans la file des rappels de paiement et dans les rappels suivants.
Si une facture est désormais réglée en totalité, ses rappels en attente sont écartés et passent dans Historique, et plus aucun nouveau rappel n'est préparé pour elle.
Si une facture n'est réglée qu'en partie, elle reste dans la file, et les rappels suivants indiquent le montant réduit.
Dans la liste des factures, le cercle Statut de paiement de la facture se remplit à hauteur du montant compensé, et son infobulle indique Réglée intégralement par compensation, non par paiement lorsque plus rien n'est dû : un cercle plein n'y est donc pas le signe qu'un paiement est arrivé.

Ce que Flowtly ne fait pas

Il ne prépare pas de document de déclaration et n'envoie rien à l'autre partie. Vous remettez vous-même la déclaration ; Flowtly enregistre que vous l'avez fait et quand.
Il ne demande pas à l'autre partie de confirmer ou d'accepter la compensation.
Il ne marque pas la facture comme payée : la facture conserve son statut, et la compensation n'apparaît ni sur le PDF de la facture ni dans le KSeF. Le cercle de statut de paiement de la liste est le seul endroit où le règlement apparaît, et il y indique lequel des deux s'est produit.
Il ne modifie ni le solde ni le statut des documents de coût.
Il ne compare pas les devises. Assurez-vous que les montants des deux côtés sont dans la même devise.
Il ne décide pas si une compensation est juridiquement permise pour vos dettes. Cela reste votre décision.

Remarque : Une déclaration enregistrée ne peut aujourd'hui être ni modifiée, ni retirée, ni corrigée depuis cet écran. Si une déclaration a été enregistrée par erreur, contactez le support Flowtly.

Qui peut déclarer une compensation

Les administrateurs, les gestionnaires de factures et les gestionnaires de recouvrement.