Flux d'approbation des factures

Équipe éditoriale Flowtly6 min

Flowtly vous permet de soumettre les factures fournisseurs entrantes à un processus d'approbation avant leur règlement. Lorsque le flux est activé, les factures attendent dans une liste en attente jusqu'à ce qu'une personne autorisée les approuve ou les rejette. Vous pouvez également ignorer l'approbation et accéder directement à l'onglet Non payées pour sélectionner des factures et exporter un fichier de virement SEPA à destination de votre banque.

Activer le flux d'approbation

  1. Ouvrez le menu contextuel utilisateur (votre avatar en haut à droite) et accédez aux Paramètres de l'organisation.
  2. Trouvez la section Factures ou Finance et activez le commutateur Flux d'approbation des factures.
  3. Configurez qui peut approuver les factures. Si aucun approbateur n'est encore configuré, la page d'approbation en attente vous invitera à en ajouter. Les approbateurs sont désignés directement sur cette page via une boîte de dialogue et reçoivent le rôle de gestionnaire de factures.

Remarque : L'onglet Non payées est toujours visible, que le flux d'approbation soit activé ou non.

Qui peut approuver

Approuver ou rejeter une facture suppose une autorisation sur les factures — les consulter ou les gérer. Elle compte qu'elle ait été accordée directement ou via un groupe d'autorisations auquel la personne appartient.

Flowtly choisit les approbateurs d'une facture dans cet ordre :

  1. Le propriétaire du coût associé. Si la facture est rattachée à un coût qui a un propriétaire et que cette personne dispose d'une autorisation sur les factures, la facture lui est adressée.
  2. Toutes les personnes disposant d'une autorisation sur les factures. Cette étape s'applique lorsque la facture n'a pas de propriétaire de coût associé, ou lorsque celui-ci ne dispose pas d'une autorisation sur les factures.

Un propriétaire de coût sans autorisation sur les factures n'est donc ni sollicité ni notifié. La facture ne reste pas bloquée pour autant : elle est adressée aux personnes qui disposent de cette autorisation.

Remarque : c'est l'autorisation qui permet la décision, et non le simple fait de figurer sur la liste. Une personne inscrite comme approbateur sans autorisation sur les factures peut ouvrir la facture, mais ne peut ni l'approuver ni la rejeter.

Les onglets du flux d'approbation

Une fois le flux activé, l'écran des factures fournisseurs affiche cinq onglets :

Onglet Contenu
En attente Toutes les factures en attente d'une décision, qui qu'elles attendent. Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter depuis cet onglet.
En attente de moi La partie de En attente qui attend votre décision personnelle.
Approuvées Factures approuvées, prêtes à être réglées.
Rejetées Factures rejetées. Vous pouvez consulter le motif et les soumettre à nouveau si nécessaire.
Non payées Toutes les factures qui n'ont pas encore été payées, quel que soit leur statut d'approbation. Visible même lorsque le flux est désactivé.

En attente de moi

En attente affiche tout ce que l'organisation a en cours d'examen — ce qui, pour toute équipe sauf la plus petite, correspond surtout au travail des autres. En attente de moi restreint cela aux factures pour lesquelles vous êtes la personne invitée à décider. C'est la même liste avec les mêmes actions, filtrée sur vous — rien n'est approuvé ou rejeté différemment là.

Une facture n'apparaît sur cet onglet que tant qu'elle est encore en attente d'une décision. Une fois que vous l'approuvez ou la rejetez, elle disparaît et passe à Approuvées ou Rejetées comme n'importe quelle autre.

Quand il n'y a rien pour vous à décider, l'onglet le signale — Rien n'attend votre décision pour le moment. C'est une affirmation plus restrictive que celle d'En attente lorsqu'elle est vide : l'organisation peut avoir une file complète alors qu'aucune facture n'est la vôtre.

Approuver ou rejeter une facture

  1. Accédez à Factures dans le menu principal et ouvrez l'onglet En attente de moi — ou En attente, si vous souhaitez voir toute la file d'attente de l'organisation.
  2. Cliquez sur une facture pour ouvrir sa vue détaillée, ou utilisez les boutons d'action directement dans la liste.
  3. Choisissez Approuver ou Rejeter.
    • Si vous rejetez une facture, vous pouvez ajouter une note expliquant le motif.
  4. La facture est immédiatement déplacée vers l'onglet Approuvées ou Rejetées.

Remarque : une décision suppose les deux conditions : la personne doit être désignée comme approbateur sur la page d'approbation en attente et disposer d'une autorisation sur les factures.

L'onglet Non payées

L'onglet Non payées regroupe toutes les factures qui doivent encore être réglées — qu'elles soient approuvées ou qu'elles aient contourné le flux de travail. Utilisez-le comme votre file d'attente de paiements.

Fonctionnalités clés :

  • Sélection multiple — cochez les cases à côté des factures que vous souhaitez payer.
  • Export groupé — une fois une ou plusieurs factures sélectionnées, le bouton Exporter le fichier SEPA devient actif.

Exporter un fichier de virement bancaire SEPA

Au lieu de saisir chaque virement manuellement dans le portail de votre banque, Flowtly peut générer un fichier XML standard pain.001 (pain.001.001.03) que vous téléversez directement auprès de votre banque.

  1. Ouvrez l'onglet Non payées.
  2. Sélectionnez les factures à régler à l'aide des cases à cocher.
  3. Cliquez sur Exporter le fichier SEPA (ou une étiquette similaire dans la barre d'outils).
  4. Flowtly génère un fichier pain.001 et le télécharge sur votre ordinateur.
  5. Connectez-vous au portail en ligne de votre banque et téléversez le fichier via la fonction d'import de paiements groupés ou de virements SEPA.

Remarque : Assurez-vous que chaque facture fournisseur comporte un IBAN et un BIC valides configurés sur le compte bancaire du fournisseur dans Flowtly. Les factures sans coordonnées bancaires ne peuvent pas être incluses dans l'export pain.001.

Exemples d'utilisation

  • Un responsable financier examine chaque matin les nouvelles factures fournisseurs dans l'onglet En attente, approuve les factures valides et rejette les doublons avec une note.
  • Un chef de projet qui n'approuve que les factures liées à ses propres coûts ouvre En attente de moi à la place et traite une liste plus courte plutôt que de parcourir toute la file de l'organisation.
  • En fin de semaine, une comptable ouvre l'onglet Non payées, sélectionne toutes les factures approuvées, exporte un fichier pain.001 et le téléverse sur le portail bancaire de l'entreprise — réglant ainsi des dizaines de fournisseurs en une seule opération.
  • Une petite équipe sans flux d'approbation activé utilise l'onglet Non payées uniquement comme file d'attente de paiements, en exportant des fichiers SEPA sans aucune étape d'approbation.

Carte des relations

Renvoie àConsommeDérivé dePartie de
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invoice facturé à counterparty. invoice taxé par tax-group. cost impute sur budget. cost dû à counterparty. bank-transaction rapproché de invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract planifie payment-schedule-line. contract conclu avec counterparty. contract rattaché à budget. budget couvre project. invoice facturé depuis project. project lié à budget. lead devient counterparty. deal vendu à counterparty.facturé àtaxé parimpute surdû àrapproché deimportsplanifieconclu avecrattaché àcouvrefacturé depuislié àdevientvendu àFFacture — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FactureTTiers — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.TiersGGroupe de taxes — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Groupe de taxesCCoût — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.CoûtBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetTTransaction bancaire — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Transaction bancaireBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionCContrat — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContratÉÉchéance de paiement — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Échéance de paiementPProjet — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjetPProspect — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.ProspectAAffaire — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Affaire