Flux d'approbation des factures — Factures

Flowtly vous permet de soumettre les factures fournisseurs entrantes à un processus d'approbation avant leur règlement. Lorsque le flux est activé, les factures attendent dans une liste en attente jusqu'à ce qu'une personne autorisée les approuve ou les rejette. Vous pouvez également ignorer l'approbation et accéder directement à l'onglet Non payées pour sélectionner des factures et exporter un fichier de virement SEPA à destination de votre banque.

Activer le flux d'approbation

Accédez à Paramètres → Finance et business → Approbateurs de factures.
Activez le commutateur Flux d'approbation des factures.
Configurez qui peut approuver les factures. Si aucun approbateur n'est encore configuré, la page d'approbation en attente vous invitera à en ajouter. Les approbateurs sont désignés directement sur cette page via une boîte de dialogue et reçoivent le rôle de gestionnaire de factures.

Remarque : L'onglet Non payées est toujours visible, que le flux d'approbation soit activé ou non.

Qui peut approuver

Approuver ou rejeter une facture suppose une autorisation sur les factures — les consulter ou les gérer. Elle compte qu'elle ait été accordée directement ou via un groupe d'autorisations auquel la personne appartient.

Flowtly choisit les approbateurs d'une facture dans cet ordre, et s'arrête à la première étape qui désigne quelqu'un :

Le propriétaire d'un tag de la facture. Si la facture porte des tags — une catégorie de coûts, par exemple — et que l'un d'eux a un propriétaire, la facture est adressée à ce propriétaire. Voir Acheminement par catégorie de coûts ci-dessous.
Le propriétaire du coût associé. Si la facture est rattachée à un coût qui a un propriétaire et que cette personne dispose d'une autorisation sur les factures, la facture lui est adressée.
Toutes les personnes disposant d'une autorisation sur les factures. Cette étape s'applique lorsqu'aucune des étapes précédentes n'a désigné personne.

Un propriétaire de coût sans autorisation sur les factures n'est donc ni sollicité ni notifié. La facture ne reste pas bloquée pour autant : elle est adressée aux personnes qui disposent de cette autorisation. Il en va de même pour le propriétaire d'un tag : sans autorisation sur les factures, il est ignoré et l'étape suivante s'applique.

Remarque : une autorisation sur les factures est tout ce dont un approbateur a besoin. La personne que la facture attend peut l'ouvrir depuis la liste d'approbation, consulter son fichier et ses documents joints, l'approuver ou la rejeter, l'affecter à un projet et choisir son contrat, sans autorisation sur les contrats, les documents ou toute autre autorisation financière. Dans le sélecteur de contrat, elle ne voit que le nom de chaque contrat, pas ses montants ni ses conditions. Une personne sans autorisation sur les factures n'est jamais sollicitée pour approuver et ne peut pas décider d'une facture, même si elle est désignée comme approbateur.

Acheminement par catégorie de coûts

Les équipes qui imputent chaque facture fournisseur à une catégorie — travaux, conception, juridique — souhaitent généralement que la première approbation aille à la personne responsable de cette catégorie, plutôt qu'à celle à qui le fournisseur est rattaché.

Pour le mettre en place, donnez un propriétaire à chaque tag :

Créez un groupe de tags pour vos catégories, avec un tag par catégorie.
Pour chaque tag, indiquez son propriétaire dans le champ Responsable : la personne qui doit approuver les factures de cette catégorie.
Appliquez à chaque facture entrante le tag de sa catégorie, au moment de son imputation.

Dès lors, une facture portant le tag Juridique est adressée au propriétaire du tag Juridique, et une facture portant le tag Travaux, au propriétaire de Travaux.

Trois détails à connaître :

Un tag sans propriétaire ne change rien. L'approbation passe alors au propriétaire du coût, puis à toutes les personnes disposant d'une autorisation sur les factures, exactement comme auparavant. L'acheminement par catégorie ne s'applique qu'aux tags auxquels vous donnez délibérément un propriétaire : les configurations existantes ne sont donc pas affectées.
Une facture portant deux tags dotés d'un propriétaire est adressée aux deux propriétaires. L'un comme l'autre peut l'approuver. Flowtly n'en choisit pas un à votre place, car les deux ont été désignés délibérément.
Un tag dont le propriétaire ne peut pas approuver le signale. Si le propriétaire n'a pas d'autorisation sur les factures ou n'a pas encore accepté son invitation, les paramètres du tag affichent un avertissement indiquant son nom. Tant que ce n'est pas corrigé, ses factures sont adressées à toutes les personnes disposant d'une autorisation sur les factures.

Les onglets du flux d'approbation

Une fois le flux activé, l'écran des factures fournisseurs affiche cinq onglets :

Onglet	Contenu
En attente	Toutes les factures en attente d'une décision, qui qu'elles attendent. Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter depuis cet onglet.
En attente de moi	La partie de En attente qui attend votre décision personnelle.
Approuvées	Factures approuvées, prêtes à être réglées.
Rejetées	Factures rejetées. Vous pouvez consulter le motif et les soumettre à nouveau si nécessaire.
Non payées	Toutes les factures qui n'ont pas encore été payées, quel que soit leur statut d'approbation. Visible même lorsque le flux est désactivé.

En attente de moi

En attente affiche tout ce que l'organisation a en cours d'examen — ce qui, pour toute équipe sauf la plus petite, correspond surtout au travail des autres. En attente de moi restreint cela aux factures pour lesquelles vous êtes la personne invitée à décider. C'est la même liste avec les mêmes actions, filtrée sur vous — rien n'est approuvé ou rejeté différemment là.

Une facture n'apparaît sur cet onglet que tant qu'elle est encore en attente d'une décision. Une fois que vous l'approuvez ou la rejetez, elle disparaît et passe à Approuvées ou Rejetées comme n'importe quelle autre.

Quand il n'y a rien pour vous à décider, l'onglet le signale — Rien n'attend votre décision pour le moment. C'est une affirmation plus restrictive que celle d'En attente lorsqu'elle est vide : l'organisation peut avoir une file complète alors qu'aucune facture n'est la vôtre.

Chez qui se trouve une facture

Avant de soumettre une facture portant un tag avec un propriétaire, sa section d'approbation indique à qui elle ira, au-dessus de Soumettre pour approbation :

Elle ira à : liste les propriétaires de tags de la facture qui peuvent l'approuver.
Un avertissement nomme chaque propriétaire qui ne le peut pas : celui qui n'a pas encore accepté son invitation, ou celui qui n'a pas le rôle d'approbateur de factures.
Lorsqu'aucun des propriétaires ne peut approuver, une phrase indique que la facture ira au propriétaire des coûts du fournisseur s'il peut approuver, et sinon à toutes les personnes ayant le rôle d'approbateur de factures.
Si votre propre rôle ne vous permet pas de consulter les personnes, la section indique que les destinataires ne peuvent pas être affichés, au lieu de ne rien afficher.

Lorsque vous soumettez une facture pour approbation, la confirmation nomme les personnes à qui elle a été envoyée. Si elle est partie chez tous les détenteurs d’une autorisation sur les factures, plutôt que chez le propriétaire d’une étiquette ou d’un coût, vous le voyez tout de suite.

Tant que la facture est en cours de validation, sa section d’approbation affiche En attente de : et les personnes qui doivent encore décider. Quand une seule signature suffit et que quelqu’un signe, les autres ne sont plus sollicités : ils disparaissent de la colonne Approbateurs et la facture apparaît seulement comme approuvée, jamais comme approuvée et encore en attente.

Approuver ou rejeter une facture

Accédez à Factures dans le menu principal et ouvrez l'onglet En attente de moi — ou En attente, si vous souhaitez voir toute la file d'attente de l'organisation.
Cliquez sur une facture pour ouvrir sa vue détaillée, ou utilisez les boutons d'action directement dans la liste.
Choisissez Approuver ou Rejeter.
- Si vous rejetez une facture, vous pouvez ajouter une note expliquant le motif.
La facture est immédiatement déplacée vers l'onglet Approuvées ou Rejetées.

Remarque : une décision suppose les deux conditions : la personne doit être désignée comme approbateur sur la page d'approbation en attente et disposer d'une autorisation sur les factures.

L'onglet Non payées

L'onglet Non payées regroupe toutes les factures qui doivent encore être réglées — qu'elles soient approuvées ou qu'elles aient contourné le flux de travail. Utilisez-le comme votre file d'attente de paiements.

Fonctionnalités clés :

Sélection multiple — cochez les cases à côté des factures que vous souhaitez payer.
Export groupé — une fois une ou plusieurs factures sélectionnées, le bouton Exporter le fichier SEPA devient actif.

Exporter un fichier de virement bancaire SEPA

Au lieu de saisir chaque virement manuellement dans le portail de votre banque, Flowtly peut générer un fichier XML standard pain.001 (pain.001.001.03) que vous téléversez directement auprès de votre banque.

Ouvrez l'onglet Non payées.
Sélectionnez les factures à régler à l'aide des cases à cocher.
Cliquez sur Exporter le fichier SEPA (ou une étiquette similaire dans la barre d'outils).
Flowtly génère un fichier pain.001 et le télécharge sur votre ordinateur.
Connectez-vous au portail en ligne de votre banque et téléversez le fichier via la fonction d'import de paiements groupés ou de virements SEPA.

Remarque : Assurez-vous que chaque facture fournisseur comporte un IBAN et un BIC valides configurés sur le compte bancaire du fournisseur dans Flowtly. Les factures sans coordonnées bancaires ne peuvent pas être incluses dans l'export pain.001.

Choisir le format de fichier pour votre banque

Toutes les banques n'importent pas le même fichier. Flowtly reconnaît la banque grâce au BIC (code SWIFT) du compte sélectionné dans Payer depuis et propose les formats que cette banque importe. Sous chaque bouton Exporter PLN ou Exporter EUR, une légende indique le modèle d'import à choisir dans le portail de votre banque ; l'icône d'information à côté des boutons, Quel format d'import bancaire ?, liste les mêmes modèles. Lorsque la banque importe plusieurs formats, choisissez-le sous Format de fichier, dans le menu qui s'ouvre avec la flèche à côté du bouton d'export.

Banque depuis laquelle vous payez	Format de fichier	Modèle d'import dans le portail de la banque
BNP Paribas	SEPA / pain.001 XML	SEPA CT pour l'EUR, Przelew krajowy XML V2 pour le PLN
ING Bank Śląski	SEPA / pain.001 XML	SEPA CT pour l'EUR, Przelew krajowy XML pour le PLN
ING Bank Śląski	Multicash PLI (ING)	Multicash PLI (Elixir 0)
Bank Spółdzielczy w Kościanie (SGB24)	XML przelewy zwykłe (SGB24)	Przelewy zwykłe, format XML
Toute autre banque	SEPA / pain.001 XML	Aucun modèle n'est indiqué

SGB24 n'accepte que le PLN dans ce format. Un przelew zwykły (virement national) ne porte pas de devise : le fichier SGB24 n'est donc proposé que pour les paiements en PLN. Un paiement en EUR depuis ce compte est exporté en pain.001, que l'import SEPA de SGB24 n'accepte pas ; réglez donc les factures en EUR de ce compte directement dans SGB24.
Toute autre banque. Pour l'EUR, importez le fichier pain.001 avec le modèle de virement SEPA de votre banque. Pour le PLN, ne l'utilisez que si l'import national de votre banque lit le pain.001 : certaines banques ont leur propre format et le refusent. Une autre banque coopérative sur SGB24 est traitée comme toute autre banque.
Aucune légende sous le bouton signifie que Flowtly ne connaît pas le modèle d'import de la banque, généralement parce que le compte choisi dans Payer depuis n'a pas de BIC. Ajoutez le BIC au compte bancaire pour obtenir les formats propres à la banque.

Exemples d'utilisation

Un responsable financier examine chaque matin les nouvelles factures fournisseurs dans l'onglet En attente, approuve les factures valides et rejette les doublons avec une note.
Un chef de projet qui n'approuve que les factures liées à ses propres coûts ouvre En attente de moi à la place et traite une liste plus courte plutôt que de parcourir toute la file de l'organisation.
En fin de semaine, une comptable ouvre l'onglet Non payées, sélectionne toutes les factures approuvées, exporte un fichier pain.001 et le téléverse sur le portail bancaire de l'entreprise — réglant ainsi des dizaines de fournisseurs en une seule opération.
Une petite équipe sans flux d'approbation activé utilise l'onglet Non payées uniquement comme file d'attente de paiements, en exportant des fichiers SEPA sans aucune étape d'approbation.