Des coûts d’entreprise aussi simples que possible

Contrôle des coûts Le contrôle des coûts dans Flowtly permet aux entreprises de suivre, surveiller et gérer leurs dépenses, garantissant ainsi une utilisation efficace des ressources financières, conformément aux objectifs budgétaires. Flowtly centralise les données de transactions, offrant une vue d'ensemble claire des dépenses. Les dépenses peuvent être catégorisées, associées à des projets ou départements spécifiques, et des processus d'approbation peuvent être configurés pour empêcher les dépenses non autorisées. Cette approche aide à identifier les sources d'économies, à éviter les dépassements de budget et à améliorer la rentabilité. Flowtly fournit des outils pour analyser les tendances de dépenses, prévoir les coûts et prendre des décisions financières éclairées. Exemples de cas d'usage Suivre et catégoriser les dépenses opérationnelles, telles que les abonnements logiciels, les fournitures de bureau et les charges, afin de rester dans les limites du budget. Surveiller les coûts spécifiques à un projet, notamment les paiements aux sous-traitants et les matériaux, pour préserver la rentabilité et le respect des délais. Mettre en place des processus d'approbation pour les achats importants, afin d'éviter les dépenses non autorisées et de maintenir une discipline financière. Repérer les dépenses récurrentes et les opportunités de réduction des coûts grâce à des rapports et analyses détaillés des dépenses. Pages associées Ajouter des coûts au budget Routes de l'application Ouvrir /transactions Ouvrir /prestataires

Contreparties Le module Contreparties de Flowtly sert de registre central pour toutes les entités commerciales externes avec lesquelles votre organisation interagit, y compris les fournisseurs, les prestataires, les clients et les partenaires. Il offre un moyen structuré de maintenir les coordonnées, les identifiants fiscaux, les conditions de paiement et l'historique des relations pour chaque contrepartie. Les fonctionnalités d' enrichissement CRM complètent automatiquement les profils de contreparties avec des données commerciales publiques, telles que les détails d'immatriculation, les indicateurs financiers et les éléments de marque. Cela réduit la saisie manuelle de données et aide votre équipe à maintenir des dossiers complets et à jour sans dépendre de recherches externes. Le suivi de la santé de la marque vérifie l'exhaustivité et la cohérence des données de marque des contreparties, telles que les logos et les noms commerciaux, dans vos dossiers. La capacité de détection et de fusion des doublons identifie les enregistrements de contreparties faisant probablement référence à la même entité et fournit des outils pour les consolider, maintenant votre base de données propre et fiable. Les modèles de lignes de facture permettent à une contrepartie de conserver les formulations sur lesquelles ses lignes de facture sont rédigées — une phrase contractuelle qui se répète à chaque période de facturation est enregistrée une seule fois et sélectionnée lors de la facturation, plutôt que retapée. Voir Modèles de lignes de facture . Pays renseigné à partir de l'identifiant fiscal Lorsque vous modifiez une contrepartie dont le champ Pays est vide, Flowtly le renseigne à partir de l'identifiant fiscal : un NIP polonais sans préfixe est lu comme la Pologne, et un numéro de TVA avec un préfixe de pays, tel que DE , désigne ce pays. Un pays déjà défini, ou que vous avez choisi vous-même, n'est jamais remplacé. Exemples de cas d'utilisation Enregistrer un nouveau fournisseur et remplir son profil avec le numéro d'identification fiscale, les conditions de paiement et les coordonnées. Utiliser l'enrichissement CRM pour remplir automatiquement les données d'immatriculation commerciale manquantes dans les dossiers existants. Identifier et fusionner les entrées de contreparties en double créées par différents membres de l'équipe. Examiner les scores de santé de la marque pour s'assurer que les logos et noms des contreparties sont cohérents dans tous les documents. Enregistrer le texte contractuel requis par une contrepartie sur ses lignes de facture, prêt à être sélectionné lors de la facturation. Pages associées Contrôle des coûts Factures Modèles de lignes de facture Paiements récurrents Intégration bancaire Routes de l'application Ouvrir /counterparties

Questions du comptable sur les transactions Questions du comptable sur les transactions Plutôt que de clarifier les points en suspens par e-mail, Flowtly permet à votre comptable de poser des questions directement sur une transaction bancaire ou un document de coût entrant précis — et à vous d'y répondre au même endroit. Tous les échanges restent rattachés à l'enregistrement concerné, ce qui fournit une piste d'audit claire en fin de mois. Comment ça fonctionne Chaque ligne de la liste des transactions, ainsi que chaque ligne d'un document de coût entrant (facture fournisseur), possède un fil de discussion. Vous ou votre comptable pouvez ouvrir le fil et poser une question. L'autre partie reçoit une notification, répond dans le fil, et une fois la question réglée, elle est marquée comme résolue. La conversation complète reste liée à l'enregistrement pour toute consultation ultérieure. Poser une question sur une transaction ou un document de coût Accédez à la liste des Transactions (pour les transactions bancaires) ou à la liste des Documents entrants (pour les factures fournisseurs / documents de coût). Repérez la ligne que vous souhaitez commenter. Chaque ligne dispose d'une icône de bulle de discussion sur la droite ; si des questions sont en attente, l'icône affiche un compteur. Cliquez sur l'icône de bulle de discussion pour ouvrir le panneau de discussion sur le côté droit de l'écran. Saisissez votre question et appuyez sur Envoyer . L'autre partie est immédiatement notifiée. Votre comptable peut faire de même depuis sa vue Comptabilité — il repère la ligne, clique sur l'icône de bulle de discussion et publie directement dans le panneau de discussion. Répondre à une question Ouvrez la notification ou accédez vous-même à l'enregistrement. Cliquez sur l'icône de bulle de discussion sur la ligne pour ouvrir le panneau de discussion. Vous verrez tous les messages du fil. Saisissez votre réponse et appuyez sur Envoyer . Le nombre de messages dans un fil est illimité. La boîte de réception des questions Pour voir toutes les questions ouvertes sur l'ensemble des transactions et documents de coût en un seul endroit, accédez à Comptabilité → Questions ( /comptabilite/questions ). La boîte de réception liste tous les fils avec des questions non résolues, regroupés par enregistrement. Cela facilite le traitement des questions de fin de mois sans avoir à ouvrir chaque ligne individuellement. Le badge des questions non résolues L'entrée Comptabilité dans la barre de navigation latérale affiche un badge indiquant le nombre de questions non résolues. Le badge se met à jour en temps réel au fur et à mesure que des questions sont posées et résolues — vous savez toujours d'un coup d'œil si quelque chose nécessite votre attention. Marquer une question comme résolue Une fois un point éclairci, ouvrez le panneau de discussion sur la ligne concernée et cliquez sur Marquer comme résolu . Les questions résolues disparaissent de la boîte de réception des questions, mais restent visibles dans l'historique du fil rattaché à l'enregistrement — la piste d'audit n'est jamais perdue. Un fil résolu peut également être rouvert si des précisions supplémentaires sont nécessaires. Notifications Flowtly envoie des notifications via la catégorie Comptabilité dans les cas suivants : Une nouvelle question est posée sur une transaction ou un document de coût auquel vous êtes associé. Quelqu'un répond dans un fil auquel vous participez. Une question portant sur votre enregistrement est marquée comme résolue. Vous pouvez gérer les canaux (in-app, e-mail, notification push mobile) dans Paramètres → Notifications . Exemples d'utilisation Clôture mensuelle : Votre comptable demande un numéro de TVA manquant sur une transaction de coût. Vous répondez avec les coordonnées du fournisseur, le comptable marque la question comme résolue, et l'échange reste stocké sur la transaction pour l'auditeur. Question sur un document de coût : Une facture fournisseur est répartie sur deux lignes budgétaires et le comptable a besoin d'une confirmation. Le fil sur le document de coût capture la décision sans qu'il soit nécessaire de reconstituer un historique d'e-mails. Révision par lot : Utilisez la boîte de réception des questions en Comptabilité pour traiter toutes les demandes ouvertes en une seule session plutôt que d'ouvrir les enregistrements un par un. Routes de l'application Ouvrir Finance

Paiements récurrents Le module autonome des paiements récurrents a été retiré et remplacé par Cash Out , qui indique désormais ce qui reste à payer. Cash Out donne à votre équipe financière une vue prospective des paiements à venir et en retard — à la fois des factures déjà comptabilisées et des obligations attendues — sur une fenêtre glissante d'environ deux semaines dans le passé à trois mois dans le futur. Vous pouvez basculer entre trois vues : un graphique empilant les montants par semaine ou par mois et détaillant la répartition par contrepartie au survol, un calendrier affichant des tuiles de paiement par jour, et une liste de paiements individuels triable par date, montant ou contrepartie. Chaque ligne affiche la contrepartie, la date d'échéance, l'état (par exemple échu, en retard ou attendu) et le montant dans sa propre devise ; les éléments attendus, pas encore facturés, sont affichés atténués pour les distinguer des éléments confirmés. Un lien vers la planification budgétaire se trouve à côté du sélecteur de vues. Trois choses méritent d'être connues à la lecture du graphique. Son axe vertical est libellé dans la devise de reporting vers laquelle les montants sont convertis, de sorte que l'échelle indique ce qu'elle compte — c'est le chiffre à lire lorsque les paiements de la fenêtre sont libellés dans plusieurs devises. Une légende au-dessus du graphique nomme les états de paiement présents et la couleur qui correspond à chacun, ce qui permet de lire directement la composition d'une colonne ; les montants en retard sont ceux affichés en rouge. Et chaque période de la fenêtre est tracée, y compris les périodes creuses : une semaine ou un mois sans échéance apparaît comme une colonne vide plutôt que d'être omis, de sorte qu'un creux dans votre échéancier reste visible et que les périodes de part et d'autre ne se lisent pas comme consécutives. Les liens vers l'ancienne adresse redirigent automatiquement vers la nouvelle. Pages associées Contrôle des coûts Contreparties Routes de l'application Ouvrir /finance/cash-out

Flux d'approbation des factures Flux d'approbation des factures Flowtly vous permet de soumettre les factures fournisseurs entrantes à un processus d'approbation avant leur règlement. Lorsque le flux est activé, les factures attendent dans une liste en attente jusqu'à ce qu'une personne autorisée les approuve ou les rejette. Vous pouvez également ignorer l'approbation et accéder directement à l'onglet Non payées pour sélectionner des factures et exporter un fichier de virement SEPA à destination de votre banque. Activer le flux d'approbation Ouvrez le menu contextuel utilisateur (votre avatar en haut à droite) et accédez aux Paramètres de l'organisation . Trouvez la section Factures ou Finance et activez le commutateur Flux d'approbation des factures . Configurez qui peut approuver les factures. Si aucun approbateur n'est encore configuré, la page d'approbation en attente vous invitera à en ajouter. Les approbateurs sont désignés directement sur cette page via une boîte de dialogue et reçoivent le rôle de gestionnaire de factures. Remarque : L'onglet Non payées est toujours visible, que le flux d'approbation soit activé ou non. Qui peut approuver Approuver ou rejeter une facture suppose une autorisation sur les factures — les consulter ou les gérer. Elle compte qu'elle ait été accordée directement ou via un groupe d'autorisations auquel la personne appartient. Flowtly choisit les approbateurs d'une facture dans cet ordre : Le propriétaire du coût associé. Si la facture est rattachée à un coût qui a un propriétaire et que cette personne dispose d'une autorisation sur les factures, la facture lui est adressée. Toutes les personnes disposant d'une autorisation sur les factures. Cette étape s'applique lorsque la facture n'a pas de propriétaire de coût associé, ou lorsque celui-ci ne dispose pas d'une autorisation sur les factures. Un propriétaire de coût sans autorisation sur les factures n'est donc ni sollicité ni notifié. La facture ne reste pas bloquée pour autant : elle est adressée aux personnes qui disposent de cette autorisation. Remarque : c'est l'autorisation qui permet la décision, et non le simple fait de figurer sur la liste. Une personne inscrite comme approbateur sans autorisation sur les factures peut ouvrir la facture, mais ne peut ni l'approuver ni la rejeter. Les onglets du flux d'approbation Une fois le flux activé, l'écran des factures fournisseurs affiche cinq onglets : Onglet Contenu En attente Toutes les factures en attente d'une décision, qui qu'elles attendent. Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter depuis cet onglet. En attente de moi La partie de En attente qui attend votre décision personnelle. Approuvées Factures approuvées, prêtes à être réglées. Rejetées Factures rejetées. Vous pouvez consulter le motif et les soumettre à nouveau si nécessaire. Non payées Toutes les factures qui n'ont pas encore été payées, quel que soit leur statut d'approbation. Visible même lorsque le flux est désactivé. En attente de moi En attente affiche tout ce que l'organisation a en cours d'examen — ce qui, pour toute équipe sauf la plus petite, correspond surtout au travail des autres. En attente de moi restreint cela aux factures pour lesquelles vous êtes la personne invitée à décider. C'est la même liste avec les mêmes actions, filtrée sur vous — rien n'est approuvé ou rejeté différemment là. Une facture n'apparaît sur cet onglet que tant qu'elle est encore en attente d'une décision. Une fois que vous l'approuvez ou la rejetez, elle disparaît et passe à Approuvées ou Rejetées comme n'importe quelle autre. Quand il n'y a rien pour vous à décider, l'onglet le signale — Rien n'attend votre décision pour le moment . C'est une affirmation plus restrictive que celle d' En attente lorsqu'elle est vide : l'organisation peut avoir une file complète alors qu'aucune facture n'est la vôtre. Chez qui se trouve une facture Lorsque vous soumettez une facture pour approbation, la confirmation nomme les personnes à qui elle a été envoyée. Tant que la facture est en cours de validation, sa section d’approbation affiche En attente de : et les personnes qui doivent encore décider. Quand une seule signature suffit et que quelqu’un signe, les autres ne sont plus sollicités : ils disparaissent de la colonne Approbateurs et la facture apparaît seulement comme approuvée, jamais comme approuvée et encore en attente. Approuver ou rejeter une facture Accédez à Factures dans le menu principal et ouvrez l'onglet En attente de moi — ou En attente , si vous souhaitez voir toute la file d'attente de l'organisation. Cliquez sur une facture pour ouvrir sa vue détaillée, ou utilisez les boutons d'action directement dans la liste. Choisissez Approuver ou Rejeter . Si vous rejetez une facture, vous pouvez ajouter une note expliquant le motif. La facture est immédiatement déplacée vers l'onglet Approuvées ou Rejetées . Remarque : une décision suppose les deux conditions : la personne doit être désignée comme approbateur sur la page d'approbation en attente et disposer d'une autorisation sur les factures. L'onglet Non payées L'onglet Non payées regroupe toutes les factures qui doivent encore être réglées — qu'elles soient approuvées ou qu'elles aient contourné le flux de travail. Utilisez-le comme votre file d'attente de paiements. Fonctionnalités clés : Sélection multiple — cochez les cases à côté des factures que vous souhaitez payer. Export groupé — une fois une ou plusieurs factures sélectionnées, le bouton Exporter le fichier SEPA devient actif. Exporter un fichier de virement bancaire SEPA Au lieu de saisir chaque virement manuellement dans le portail de votre banque, Flowtly peut générer un fichier XML standard pain.001 (pain.001.001.03) que vous téléversez directement auprès de votre banque. Ouvrez l'onglet Non payées . Sélectionnez les factures à régler à l'aide des cases à cocher. Cliquez sur Exporter le fichier SEPA (ou une étiquette similaire dans la barre d'outils). Flowtly génère un fichier pain.001 et le télécharge sur votre ordinateur. Connectez-vous au portail en ligne de votre banque et téléversez le fichier via la fonction d'import de paiements groupés ou de virements SEPA. Remarque : Assurez-vous que chaque facture fournisseur comporte un IBAN et un BIC valides configurés sur le compte bancaire du fournisseur dans Flowtly. Les factures sans coordonnées bancaires ne peuvent pas être incluses dans l'export pain.001 . Exemples d'utilisation Un responsable financier examine chaque matin les nouvelles factures fournisseurs dans l'onglet En attente , approuve les factures valides et rejette les doublons avec une note. Un chef de projet qui n'approuve que les factures liées à ses propres coûts ouvre En attente de moi à la place et traite une liste plus courte plutôt que de parcourir toute la file de l'organisation. En fin de semaine, une comptable ouvre l'onglet Non payées , sélectionne toutes les factures approuvées, exporte un fichier pain.001 et le téléverse sur le portail bancaire de l'entreprise — réglant ainsi des dizaines de fournisseurs en une seule opération. Une petite équipe sans flux d'approbation activé utilise l'onglet Non payées uniquement comme file d'attente de paiements, en exportant des fichiers SEPA sans aucune étape d'approbation. Routes de l'application Ouvrir Factures — En attente d'approbation