Des coûts d’entreprise aussi simples que possible

Contrôle des coûts Le contrôle des coûts dans Flowtly permet aux entreprises de suivre, surveiller et gérer leurs dépenses, garantissant ainsi une utilisation efficace des ressources financières, conformément aux objectifs budgétaires. Flowtly centralise les données de transactions, offrant une vue d'ensemble claire des dépenses. Les dépenses peuvent être catégorisées, associées à des projets ou départements spécifiques, et des processus d'approbation peuvent être configurés pour empêcher les dépenses non autorisées. Cette approche aide à identifier les sources d'économies, à éviter les dépassements de budget et à améliorer la rentabilité. Flowtly fournit des outils pour analyser les tendances de dépenses, prévoir les coûts et prendre des décisions financières éclairées. Exemples de cas d'usage Suivre et catégoriser les dépenses opérationnelles, telles que les abonnements logiciels, les fournitures de bureau et les charges, afin de rester dans les limites du budget. Surveiller les coûts spécifiques à un projet, notamment les paiements aux sous-traitants et les matériaux, pour préserver la rentabilité et le respect des délais. Mettre en place des processus d'approbation pour les achats importants, afin d'éviter les dépenses non autorisées et de maintenir une discipline financière. Repérer les dépenses récurrentes et les opportunités de réduction des coûts grâce à des rapports et analyses détaillés des dépenses. Pages associées Ajouter des coûts au budget Routes de l'application Ouvrir /transactions Ouvrir /prestataires

Contreparties Le module Contreparties de Flowtly sert de registre central pour toutes les entités commerciales externes avec lesquelles votre organisation interagit, y compris les fournisseurs, les prestataires, les clients et les partenaires. Il offre un moyen structuré de maintenir les coordonnées, les identifiants fiscaux, les conditions de paiement et l'historique des relations pour chaque contrepartie. Les groupes de contreparties vous permettent de catégoriser vos partenaires commerciaux par type, région, secteur d'activité ou toute autre classification répondant à vos besoins de reporting et opérationnels. Les groupes facilitent l'application d'actions en masse, le filtrage des vues et la génération de rapports segmentés par catégorie de contrepartie. Les fonctionnalités d' enrichissement CRM complètent automatiquement les profils de contreparties avec des données commerciales publiques, telles que les détails d'immatriculation, les indicateurs financiers et les éléments de marque. Cela réduit la saisie manuelle de données et aide votre équipe à maintenir des dossiers complets et à jour sans dépendre de recherches externes. Le suivi de la santé de la marque vérifie l'exhaustivité et la cohérence des données de marque des contreparties, telles que les logos et les noms commerciaux, dans vos dossiers. La capacité de détection et de fusion des doublons identifie les enregistrements de contreparties faisant probablement référence à la même entité et fournit des outils pour les consolider, maintenant votre base de données propre et fiable. Les modèles de lignes de facture permettent à une contrepartie de conserver les formulations sur lesquelles ses lignes de facture sont rédigées — une phrase contractuelle qui se répète à chaque période de facturation est enregistrée une seule fois et sélectionnée lors de la facturation, plutôt que retapée. Voir Modèles de lignes de facture . Exemples de cas d'utilisation Enregistrer un nouveau fournisseur et remplir son profil avec le numéro d'identification fiscale, les conditions de paiement et les coordonnées. Organiser les contreparties en groupes par région ou type de service pour un reporting ciblé. Utiliser l'enrichissement CRM pour remplir automatiquement les données d'immatriculation commerciale manquantes dans les dossiers existants. Identifier et fusionner les entrées de contreparties en double créées par différents membres de l'équipe. Examiner les scores de santé de la marque pour s'assurer que les logos et noms des contreparties sont cohérents dans tous les documents. Enregistrer le texte contractuel requis par une contrepartie sur ses lignes de facture, prêt à être sélectionné lors de la facturation. Pages associées Contrôle des coûts Factures Modèles de lignes de facture Paiements récurrents Intégration bancaire Routes de l'application Ouvrir /counterparties

Questions du comptable sur les transactions Questions du comptable sur les transactions Plutôt que de clarifier les points en suspens par e-mail, Flowtly permet à votre comptable de poser des questions directement sur une transaction bancaire ou un document de coût entrant précis — et à vous d'y répondre au même endroit. Tous les échanges restent rattachés à l'enregistrement concerné, ce qui fournit une piste d'audit claire en fin de mois. Comment ça fonctionne Chaque ligne de la liste des transactions, ainsi que chaque ligne d'un document de coût entrant (facture fournisseur), possède un fil de discussion. Vous ou votre comptable pouvez ouvrir le fil et poser une question. L'autre partie reçoit une notification, répond dans le fil, et une fois la question réglée, elle est marquée comme résolue. La conversation complète reste liée à l'enregistrement pour toute consultation ultérieure. Poser une question sur une transaction ou un document de coût Accédez à la liste des Transactions (pour les transactions bancaires) ou à la liste des Documents entrants (pour les factures fournisseurs / documents de coût). Repérez la ligne que vous souhaitez commenter. Chaque ligne dispose d'une icône de bulle de discussion sur la droite ; si des questions sont en attente, l'icône affiche un compteur. Cliquez sur l'icône de bulle de discussion pour ouvrir le panneau de discussion sur le côté droit de l'écran. Saisissez votre question et appuyez sur Envoyer . L'autre partie est immédiatement notifiée. Votre comptable peut faire de même depuis sa vue Comptabilité — il repère la ligne, clique sur l'icône de bulle de discussion et publie directement dans le panneau de discussion. Répondre à une question Ouvrez la notification ou accédez vous-même à l'enregistrement. Cliquez sur l'icône de bulle de discussion sur la ligne pour ouvrir le panneau de discussion. Vous verrez tous les messages du fil. Saisissez votre réponse et appuyez sur Envoyer . Le nombre de messages dans un fil est illimité. La boîte de réception des questions Pour voir toutes les questions ouvertes sur l'ensemble des transactions et documents de coût en un seul endroit, accédez à Comptabilité → Questions ( /comptabilite/questions ). La boîte de réception liste tous les fils avec des questions non résolues, regroupés par enregistrement. Cela facilite le traitement des questions de fin de mois sans avoir à ouvrir chaque ligne individuellement. Le badge des questions non résolues L'entrée Comptabilité dans la barre de navigation latérale affiche un badge indiquant le nombre de questions non résolues. Le badge se met à jour en temps réel au fur et à mesure que des questions sont posées et résolues — vous savez toujours d'un coup d'œil si quelque chose nécessite votre attention. Marquer une question comme résolue Une fois un point éclairci, ouvrez le panneau de discussion sur la ligne concernée et cliquez sur Marquer comme résolu . Les questions résolues disparaissent de la boîte de réception des questions, mais restent visibles dans l'historique du fil rattaché à l'enregistrement — la piste d'audit n'est jamais perdue. Un fil résolu peut également être rouvert si des précisions supplémentaires sont nécessaires. Notifications Flowtly envoie des notifications via la catégorie Comptabilité dans les cas suivants : Une nouvelle question est posée sur une transaction ou un document de coût auquel vous êtes associé. Quelqu'un répond dans un fil auquel vous participez. Une question portant sur votre enregistrement est marquée comme résolue. Vous pouvez gérer les canaux (in-app, e-mail, notification push mobile) dans Paramètres → Notifications . Exemples d'utilisation Clôture mensuelle : Votre comptable demande un numéro de TVA manquant sur une transaction de coût. Vous répondez avec les coordonnées du fournisseur, le comptable marque la question comme résolue, et l'échange reste stocké sur la transaction pour l'auditeur. Question sur un document de coût : Une facture fournisseur est répartie sur deux lignes budgétaires et le comptable a besoin d'une confirmation. Le fil sur le document de coût capture la décision sans qu'il soit nécessaire de reconstituer un historique d'e-mails. Révision par lot : Utilisez la boîte de réception des questions en Comptabilité pour traiter toutes les demandes ouvertes en une seule session plutôt que d'ouvrir les enregistrements un par un. Routes de l'application Ouvrir Finance