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Suivi du temps Suivi du temps Dans le cadre de la fonctionnalité de gestion de Projets, il existe une fonctionnalité de suivi du temps accessible via l'onglet Temps de travail pour tous les utilisateurs. Les employés peuvent enregistrer leur temps quotidiennement sur plusieurs projets, le temps étant suivi pour un contrôle détaillé et la facturation. Les managers ont la possibilité de consulter le temps enregistré par les autres employés directement depuis la vue calendrier de la page Temps de travail. Pour en savoir plus sur les possibilités de gestion du suivi du temps, consultez l'article Gestion du suivi du temps. Si le module Gestion des congés est actif pour votre organisation, tous les congés approuvés seront intégrés de manière fluide dans la vue calendrier. De plus, les jours fériés apparaîtront automatiquement dans le calendrier. Employés Les employés sans rôle spécifique assigné auront un accès limité, leur permettant uniquement d'enregistrer leurs heures de travail sur les projets assignés et de consulter leur temps précédemment enregistré. Cela garantit une gestion précise du temps et une responsabilisation de tous les membres de l'équipe impliqués dans le projet. Lorsque vous accédez à la page Temps de travail, les employés verront une vue calendrier pour le mois en cours. Ils ont la possibilité d'ajouter une ou plusieurs entrées de temps par jour, assurant un suivi précis de leurs heures de travail pour chaque projet assigné. Pour créer une nouvelle entrée de temps : Accédez à l'élément Temps de travail depuis le menu principal. Cliquez sur le bouton Ajouter une entrée situé dans chaque cellule de jour du calendrier. Sélectionnez le projet : Choisissez un projet/une phase dans la liste des projets assignés à l'utilisateur. Remarque : Si un employé est affecté à un projet parent, tous les sous-projets associés seront également disponibles à la sélection. Saisissez le temps passé : Indiquez le temps passé sur le projet. Ajoutez une description : Rédigez une description d'au moins 32 caractères détaillant le travail effectué, ou incluez simplement des liens vers les tickets sur lesquels vous avez travaillé. Enregistrez l'entrée : Cliquez sur Enregistrer pour ajouter l'entrée au calendrier. Une fois enregistrée, l'entrée apparaîtra dans la cellule sélectionnée du calendrier. Les utilisateurs peuvent ajouter plusieurs entrées par jour (pas plus de 24 heures au total). De plus, les utilisateurs ont la flexibilité d'enregistrer le temps avec une précision à la minute. Bien que le menu déroulant permette une sélection par intervalles de 15 minutes, les utilisateurs peuvent saisir manuellement des durées spécifiques, comme 22 ou 57 minutes, selon les besoins. Si vous souhaitez consulter les détails d'une période enregistrée, survolez simplement l'entrée de temps avec votre curseur. Tous les détails de l'entrée de temps apparaîtront, ainsi que la possibilité de modifier/supprimer l'entrée. Sous le calendrier se trouve une barre affichant un récapitulatif des informations actuelles : « Heures planifiées » (temps total prévu pour le mois, hors jours fériés et week-ends), « Congés » (temps total de congés approuvés pour le mois en cours), « À remplir » (temps restant à remplir d'ici la fin du mois) et « Heures enregistrées » (temps déjà enregistré jusqu'à présent). Lorsque la somme des « Heures enregistrées » et des « Congés » dépasse la valeur des « Heures planifiées », « À remplir » se transforme en « Heures supplémentaires » et est surligné en rouge. Exemples de cas d'utilisation Les employés enregistrent avec précision les heures quotidiennes passées sur les différents projets pour assurer la responsabilisation et le suivi de l'avancement des projets. Les managers supervisent la charge de travail de l'équipe et l'état des projets en consultant les entrées de temps enregistrées par les membres de leur équipe. Génération de factures clients précises basées sur les heures de projet enregistrées, garantissant l'exactitude de la facturation. Suivi du respect des heures de projet planifiées et identification des heures supplémentaires potentielles ou de la sous-utilisation des ressources. Pages associées Ajouter (Modifier) un projet Liste des projets Vue des projets Suivi du temps dans les plannings de travail Chemins d'accès de l'application Ouvrir /projects

Gestion du suivi du temps Gestion du suivi du temps Flowtly fournit aux managers deux interfaces pour superviser et gérer le suivi du temps des employés : la Vue calendrier et la Vue tableau. Les deux vues sont disponibles pour les utilisateurs disposant des rôles ROLEWORKINGHOURSVIEWER ou ROLEWORKINGHOURSMANAGER , et peuvent être basculées via le commutateur dans le coin supérieur droit du module Temps de travail. La Vue calendrier offre un aperçu mensuel des heures enregistrées, affichant les noms des projets et les allocations de temps directement sur chaque jour du calendrier. Cette vue est particulièrement utile pour examiner les schémas de charge de travail au niveau individuel ou par projet et repérer les lacunes ou incohérences sur des périodes plus longues. La Vue tableau fournit une matrice bimensuelle du temps enregistré quotidiennement par rapport aux heures de travail prévues, affichée pour tous les employés sélectionnés. Cette disposition est conçue pour des comparaisons rapides, un suivi au niveau de l'équipe et l'identification des entrées manquantes en un coup d'oeil. Alors que les employés utilisent principalement la Vue calendrier pour enregistrer leur propre temps, les managers bénéficient de fonctionnalités avancées dans les deux vues, notamment des filtres, des détails, des permissions de modification (le cas échéant) et des synthèses. Comportement d'accès basé sur les rôles de la Vue calendrier Avec le rôle ROLEWORKINGHOURSVIEWER , votre accès pour voir les entrées de temps des autres employés est limité aux projets auxquels vous êtes personnellement affecté. Les employés ayant le rôle ROLEWORKINGHOURSMANAGER peuvent consulter les registres précis des heures de travail de tout employé et tout projet de l'organisation. ROLEWORKINGHOURS_MANAGER confère aux utilisateurs la capacité de visualiser et modifier les entrées de temps de tout employé. Les utilisateurs peuvent localiser un employé spécifique à l'aide des filtres, naviguer jusqu'au jour concerné et cliquer sur le bouton Modifier de l'entrée de temps correspondante pour apporter des modifications. Ce que vous voyez dans la Vue calendrier La Vue calendrier fournit aux managers un aperçu mensuel des entrées de temps enregistrées par les employés sélectionnés - par défaut sur l'ensemble de l'organisation. Cette vue est idéale pour scanner rapidement la répartition du travail, repérer les entrées manquantes et comprendre l'engagement sur les projets au fil du temps. Chaque jour du calendrier affiche toutes les entrées de temps de tous les employés et/ou projets sélectionnés avec le total des heures par projet et par jour. Par exemple, si trois employés ont enregistré du temps sur différents projets le 23 avril, le calendrier affichera une liste empilée montrant chaque projet et les entrées de temps correspondantes pour ce jour, rendant immédiatement visible l'effort consacré, par qui et sur quoi. Les managers peuvent survoler ou cliquer sur n'importe quelle cellule de jour pour ouvrir un détail complet des entrées de ce jour. La fenêtre modale inclut : Le nom de l'employé Le nom du projet Le temps enregistré Toute description ou note Une icône de crayon (si le manager a le rôle ROLEWORKINGHOURS_MANAGER ) pour modifier les détails. Comportement d'accès basé sur les rôles de la Vue tableau La visibilité et les fonctionnalités dans cette vue dépendent des rôles de l'utilisateur : Les utilisateurs ayant uniquement ROLEWORKINGHOURS_VIEWER peuvent basculer vers la vue tableau, mais ne verront que les entrées de temps des projets auxquels ils sont affectés. Ils ne peuvent pas développer les lignes d'utilisateurs ni modifier les entrées. Les utilisateurs ayant ROLEWORKINGHOURS_MANAGER peuvent visualiser le tableau pour tous les utilisateurs et projets et sont autorisés à modifier les entrées de temps, mais ne peuvent pas développer les lignes d'utilisateurs pour voir la ventilation et les taux par projet. Les utilisateurs qui ont ROLEPROJECTSMANAGER en plus du rôle viewer ou manager peuvent développer les lignes pour voir les ventilations détaillées par projet. Lorsque ROLEWORKINGHOURSMANAGER + ROLEPROJECTS_MANAGER sont combinés, l'utilisateur obtient un accès complet : visualisation et modification de toutes les entrées de temps, pour tous les utilisateurs et projets, y compris les vues détaillées et la redirection vers la configuration des taux si ceux-ci sont manquants pour un employé. Ce que vous voyez dans la Vue tableau Cette vue affiche une grille calendrier de tous les employés (ou de la sélection filtrée) et de leurs entrées de temps quotidiennes. Chaque cellule de la grille affiche deux valeurs : Le temps enregistré pour la journée (ex. : 8:00) Le temps de travail prévu pour ce jour (généralement 8:00, mais réduit ou vide les week-ends, jours fériés, jours hors de la période couverte par le contrat de l'employé ou en cas de congés) Les utilisateurs peuvent faire défiler horizontalement les semaines et verticalement tous les employés. Vous verrez un fond rayé gris pour les week-ends et jours fériés. Si un utilisateur a un jour férié, le temps prévu ne sera pas affiché et la cellule sera visiblement atténuée. Cependant, les entrées de temps ne sont bloquées pour aucun jour. Développer les lignes d'employés pour la ventilation par projet Les managers disposant des permissions appropriées (voir Comportement d'accès basé sur les rôles de la Vue calendrier) peuvent développer la ligne d'un utilisateur en cliquant sur la flèche à côté de son nom. Une fois développé, le système révèle : Les projets sur lesquels l'utilisateur a enregistré du temps Le montant enregistré par projet Les taux horaires (s'ils sont définis) Les avertissements lorsque des taux sont manquants Chaque ligne de projet affichera le temps enregistré et le taux associé pour ce projet, ou un avertissement rouge : « Taux horaire manquant » si aucun taux n'est configuré. Cliquer sur l'avertissement rouge redirigera le manager directement vers la page de configuration du taux pour cette combinaison projet-employé. Cela offre un raccourci pratique pour les chefs de projet afin de résoudre les lacunes de taux lors des revues de temps. Visualiser et modifier les détails du temps enregistré Survoler et cliquer sur toute cellule de temps non vide ouvre une fenêtre modale détaillée pour cette entrée de temps, qui inclut la date, le nom du projet, la durée du temps enregistré et la description. Une icône de crayon (visible uniquement pour les utilisateurs ayant le rôle ROLEWORKINGHOURS_MANAGER ) permet de modifier le temps ou la description. Les utilisateurs sans permission de modification peuvent toujours visualiser cette fenêtre modale pour consulter ce qui a été enregistré, mais ne peuvent pas en modifier le contenu. Déplacer une saisie de temps vers un autre projet La modification d'une saisie de temps comprend le projet auquel elle est imputée : changer ce champ transfère ces heures d'un projet à l'autre au lieu de les copier. C'est la méthode habituelle pour corriger du temps saisi au mauvais endroit. Flowtly refuse le déplacement lorsque le projet que les heures quittent a été facturé. La saisie reste exactement là où elle était et rien n'est sauvegardé. Le message affiché à l'écran est le message d'erreur générique, et non une explication de la règle — ainsi, si un changement de projet ne se sauvegarde pas alors que les autres modifications de la saisie fonctionnent normalement, la facturation du projet d'origine est la première chose à vérifier. Deux détails déterminent si le déplacement sera refusé : La vérification porte sur le projet que les heures quittent, jamais sur celui vers lequel elles vont. Déplacer des heures vers un projet facturé n'est pas restreint. Toute ligne de facture émise pour ce projet est prise en compte , pas uniquement les lignes facturées en heures. Un projet facturé une fois pour un jalon à prix fixe refusera également le déplacement, car Flowtly n'enregistre pas quelles saisies individuelles ont servi de base à une ligne de facture donnée et ne le déduira pas. Seul un changement de projet est concerné. La durée, la description et la date des heures d'un projet facturé restent modifiables comme toujours — un projet facturé ne devient pas en lecture seule. Si les heures appartiennent réellement ailleurs, traitez cela comme une question de facturation plutôt que de suivi du temps : les chiffres d'une facture émise ont été dérivés de ce projet, donc consultez la personne qui gère la facturation pour ce projet avant de déplacer le temps sous-jacent. Options de filtrage En haut des deux vues, vous pouvez appliquer des filtres dynamiques pour affiner les données : Filtre employé - Filtrez les entrées de temps enregistrées en sélectionnant des employés spécifiques. Cela permet aux managers de se concentrer sur le travail de membres d'équipe individuels ou d'un groupe d'employés. Par défaut, seul vous serez affiché dans ce champ. Vous pouvez filtrer par employé(s) exact(s) ou sélectionner tous. Filtre projet - Filtrez les entrées par projets/phases spécifiques. Cela est utile pour suivre l'avancement et l'allocation du temps sur les différents projets. Par défaut, tous les projets seront sélectionnés. Combinaison de filtres : Pour une revue plus précise, les managers peuvent appliquer les deux filtres simultanément. Cela leur permet de voir le temps enregistré par les employés sélectionnés sur les projets sélectionnés, fournissant une vue détaillée de l'allocation des ressources et des calendriers de projet. Options d'export En haut à droite, vous trouverez un bouton unique Télécharger la feuille de temps . Cliquer sur ce bouton ouvre une fenêtre modale où les utilisateurs peuvent voir les paramètres d'export : Plage de dates Méthode de regroupement (Aucun, Employé, Projet) Format de fichier préféré (PDF ou CSV) Les exports reflètent les filtres et options de regroupement appliqués, les rendant utiles pour les audits internes ou les rapports de facturation client. Lorsque vous filtrez par employés ou projets, les valeurs de la barre récapitulative sous le calendrier et le tableau se mettront à jour en conséquence. Les valeurs « Heures planifiées », « Congés », « À remplir » et « Heures enregistrées » afficheront la somme totale pour les employés sélectionnés. Les heures travaillées sur un projet spécifique peuvent également être consultées via la fonctionnalité « Accéder à la vue Heures » décrite dans l'article Liste des projets. D'où proviennent les heures planifiées Les heures planifiées sont dérivées du contrat de chaque employé, et non d'une journée de travail fixe. Le temps de travail hebdomadaire défini dans le contrat est réparti sur les jours ouvrés pour déterminer le temps prévu dans chaque cellule journalière, et les dates de début et de fin du contrat décident des jours pris en compte. Cela est particulièrement visible pour les personnes employées seulement pour une partie de la période affichée : Un employé qui rejoint l'entreprise en milieu de période est planifié à partir de sa date de début ; les jours précédents ne portent aucun temps prévu. Un employé dont le contrat a pris fin n'est planifié que jusqu'à cette date de fin. Une période tombant entièrement après son départ n'affiche aucune heure planifiée pour lui. Un employé présent sur toute la période est planifié sur l'intégralité de celle-ci, selon ses heures hebdomadaires contractuelles. Les types de contrats qui ne pilotent pas les calculs du système — comme une lettre d'intention ou un document de stage — ne définissent pas de temps prévu. Lorsqu'un employé n'a aucun contrat — un prestataire facturé à l'heure, par exemple — une journée de travail standard complète est utilisée à la place, de sorte que ses jours restent visibles pour examen plutôt qu'affichant zéro. Exemples de cas d'utilisation Surveiller la charge de travail de l'équipe : Un chef de projet doit rapidement identifier quels membres de l'équipe n'ont pas enregistré toutes leurs heures prévues pour la semaine en cours afin de faire un suivi et garantir des charges de travail équilibrées. Rapport de facturation client : Un administrateur doit générer une feuille de temps détaillée pour la facturation client d'un projet spécifique du mois précédent, regroupée par employé et exportée en PDF. Revue budgétaire du projet : Un utilisateur financier souhaite vérifier si tous les taux horaires sont configurés pour les employés travaillant sur un projet particulier et accéder facilement à la configuration des taux manquants avant la facturation. Analyse de l'allocation des ressources : Un chef d'équipe souhaite examiner comment le temps est réparti entre les différents projets pour ses collaborateurs directs sur un trimestre, en utilisant la Vue calendrier pour repérer les tendances et prendre des décisions éclairées en matière de personnel. Pages associées Liste des projets Suivi du temps dans les plannings de travail Contrats de Travail Types d'Accords Ajouter (Modifier) un projet Vue des projets Chemins d'accès de l'application Ouvrir /projects

Suivi du temps : cas d'utilisation Suivi du temps : cas d'utilisation Exemples de cas d'utilisation Gestion de projet Scénario : Un chef de projet doit s'assurer que son équipe est sur la bonne voie et travaille efficacement. Cas d'utilisation : Le chef de projet peut utiliser la fonctionnalité de suivi du temps pour surveiller les heures enregistrées par chaque membre de l'équipe sur un projet ou une phase de projet. Cela aide à identifier les goulets d'étranglement ou les domaines où des ressources supplémentaires pourraient être nécessaires. En analysant les heures enregistrées, le chef de projet peut également établir des calendriers et des prévisions de projet plus précis. Facturation des prestations Scénario : Un prestataire indépendant doit facturer ses clients avec précision en fonction du temps passé sur différents projets. Cas d'utilisation : Le prestataire peut enregistrer les heures passées sur chaque projet client à l'aide de la fonctionnalité de suivi du temps. Cela fournit un relevé détaillé du travail effectué, qui peut être facilement converti en factures. Le système de suivi du temps garantit que toutes les heures facturables sont prises en compte et réduit le risque de sous-facturation ou de litiges avec les clients. Suivi du travail à distance Scénario : Avec l'essor du travail à distance, une entreprise souhaite surveiller et gérer le temps que ses employés en télétravail consacrent aux tâches professionnelles. Cas d'utilisation : Les employés en télétravail enregistrent leurs heures dans le système de suivi du temps, permettant aux managers de surveiller leur activité et de s'assurer qu'ils restent productifs. Le système peut fournir des informations sur le temps consacré aux différents projets, aidant les managers à accompagner les employés à distance et à résoudre les éventuels problèmes de productivité. Évaluation de la performance des employés Scénario : Un responsable RH doit évaluer la performance et la productivité des employés. Cas d'utilisation : Le responsable RH peut examiner les registres de temps des employés pour évaluer leur efficacité et leur productivité. En comparant le temps consacré aux tâches avec les résultats produits, le responsable RH peut identifier les collaborateurs les plus performants et ceux qui pourraient avoir besoin d'un accompagnement ou d'une formation supplémentaire. Ces données peuvent également être utilisées lors des entretiens d'évaluation et des bilans de performance. Pages associées Ajouter (Modifier) un projet Liste des projets Vue des projets Suivi du temps dans les plannings de travail Chemins d'accès de l'application Ouvrir /projects