Gestion du suivi du temps

Flowtly fournit aux managers deux interfaces pour superviser et gérer le suivi du temps des employés : la Vue calendrier et la Vue tableau. Les deux vues sont disponibles pour les utilisateurs disposant des rôles ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER ou ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER, et peuvent être basculées via le commutateur dans le coin supérieur droit du module Temps de travail.

La Vue calendrier offre un aperçu mensuel des heures enregistrées, affichant les noms des projets et les allocations de temps directement sur chaque jour du calendrier. Cette vue est particulièrement utile pour examiner les schémas de charge de travail au niveau individuel ou par projet et repérer les lacunes ou incohérences sur des périodes plus longues.

La Vue tableau fournit une matrice bimensuelle du temps enregistré quotidiennement par rapport aux heures de travail prévues, affichée pour tous les employés sélectionnés. Cette disposition est conçue pour des comparaisons rapides, un suivi au niveau de l'équipe et l'identification des entrées manquantes en un coup d'oeil.

Alors que les employés utilisent principalement la Vue calendrier pour enregistrer leur propre temps, les managers bénéficient de fonctionnalités avancées dans les deux vues, notamment des filtres, des détails, des permissions de modification (le cas échéant) et des synthèses.

Comportement d'accès basé sur les rôles de la Vue calendrier

Avec le rôle ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER, votre accès pour voir les entrées de temps des autres employés est limité aux projets auxquels vous êtes personnellement affecté. Les employés ayant le rôle ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER peuvent consulter les registres précis des heures de travail de tout employé et tout projet de l'organisation. ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER confère aux utilisateurs la capacité de visualiser et modifier les entrées de temps de tout employé. Les utilisateurs peuvent localiser un employé spécifique à l'aide des filtres, naviguer jusqu'au jour concerné et cliquer sur le bouton Modifier de l'entrée de temps correspondante pour apporter des modifications.

Ce que vous voyez dans la Vue calendrier

La Vue calendrier fournit aux managers un aperçu mensuel des entrées de temps enregistrées par les employés sélectionnés - par défaut sur l'ensemble de l'organisation. Cette vue est idéale pour scanner rapidement la répartition du travail, repérer les entrées manquantes et comprendre l'engagement sur les projets au fil du temps.

Chaque jour du calendrier affiche toutes les entrées de temps de tous les employés et/ou projets sélectionnés avec le total des heures par projet et par jour.

Par exemple, si trois employés ont enregistré du temps sur différents projets le 23 avril, le calendrier affichera une liste empilée montrant chaque projet et les entrées de temps correspondantes pour ce jour, rendant immédiatement visible l'effort consacré, par qui et sur quoi. Les managers peuvent survoler ou cliquer sur n'importe quelle cellule de jour pour ouvrir un détail complet des entrées de ce jour. La fenêtre modale inclut :

• Le nom de l'employé

• Le nom du projet

• Le temps enregistré

• Toute description ou note

Une icône de crayon (si le manager a le rôle ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) pour modifier les détails.

Comportement d'accès basé sur les rôles de la Vue tableau

La visibilité et les fonctionnalités dans cette vue dépendent des rôles de l'utilisateur :

• Les utilisateurs ayant uniquement ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER peuvent basculer vers la vue tableau, mais ne verront que les entrées de temps des projets auxquels ils sont affectés. Ils ne peuvent pas développer les lignes d'utilisateurs ni modifier les entrées.

• Les utilisateurs ayant ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER peuvent visualiser le tableau pour tous les utilisateurs et projets et sont autorisés à modifier les entrées de temps, mais ne peuvent pas développer les lignes d'utilisateurs pour voir la ventilation et les taux par projet.

• Les utilisateurs qui ont ROLE_PROJECTS_MANAGER en plus du rôle viewer ou manager peuvent développer les lignes pour voir les ventilations détaillées par projet.

• Lorsque ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER + ROLE_PROJECTS_MANAGER sont combinés, l'utilisateur obtient un accès complet : visualisation et modification de toutes les entrées de temps, pour tous les utilisateurs et projets, y compris les vues détaillées et la redirection vers la configuration des taux si ceux-ci sont manquants pour un employé.

Ce que vous voyez dans la Vue tableau

Cette vue affiche une grille calendrier de tous les employés (ou de la sélection filtrée) et de leurs entrées de temps quotidiennes. Chaque cellule de la grille affiche deux valeurs :

• Le temps enregistré pour la journée (ex. : 8:00)

• Le temps de travail prévu pour ce jour (généralement 8:00, mais réduit ou vide les week-ends, jours fériés, jours hors de la période couverte par le contrat de l'employé ou en cas de congés)

Les utilisateurs peuvent faire défiler horizontalement les semaines et verticalement tous les employés. Vous verrez un fond rayé gris pour les week-ends et jours fériés. Si un utilisateur a un jour férié, le temps prévu ne sera pas affiché et la cellule sera visiblement atténuée. Cependant, les entrées de temps ne sont bloquées pour aucun jour.

Développer les lignes d'employés pour la ventilation par projet

Les managers disposant des permissions appropriées (voir Comportement d'accès basé sur les rôles de la Vue calendrier) peuvent développer la ligne d'un utilisateur en cliquant sur la flèche à côté de son nom. Une fois développé, le système révèle :

• Les projets sur lesquels l'utilisateur a enregistré du temps

• Le montant enregistré par projet

• Les taux horaires (s'ils sont définis)

• Les avertissements lorsque des taux sont manquants

Chaque ligne de projet affichera le temps enregistré et le taux associé pour ce projet, ou un avertissement rouge : « Taux horaire manquant » si aucun taux n'est configuré. Cliquer sur l'avertissement rouge redirigera le manager directement vers la page de configuration du taux pour cette combinaison projet-employé. Cela offre un raccourci pratique pour les chefs de projet afin de résoudre les lacunes de taux lors des revues de temps.

Visualiser et modifier les détails du temps enregistré

Survoler et cliquer sur toute cellule de temps non vide ouvre une fenêtre modale détaillée pour cette entrée de temps, qui inclut la date, le nom du projet, la durée du temps enregistré et la description. Une icône de crayon (visible uniquement pour les utilisateurs ayant le rôle ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) permet de modifier le temps ou la description. Les utilisateurs sans permission de modification peuvent toujours visualiser cette fenêtre modale pour consulter ce qui a été enregistré, mais ne peuvent pas en modifier le contenu.

Déplacer une saisie de temps vers un autre projet

La modification d'une saisie de temps comprend le projet auquel elle est imputée : changer ce champ transfère ces heures d'un projet à l'autre au lieu de les copier. C'est la méthode habituelle pour corriger du temps saisi au mauvais endroit.

Flowtly refuse le déplacement lorsque le projet que les heures quittent a été facturé. La saisie reste exactement là où elle était et rien n'est sauvegardé. Le message affiché à l'écran est le message d'erreur générique, et non une explication de la règle — ainsi, si un changement de projet ne se sauvegarde pas alors que les autres modifications de la saisie fonctionnent normalement, la facturation du projet d'origine est la première chose à vérifier.

Deux détails déterminent si le déplacement sera refusé :

• La vérification porte sur le projet que les heures quittent, jamais sur celui vers lequel elles vont. Déplacer des heures vers un projet facturé n'est pas restreint.
• Toute ligne de facture émise pour ce projet est prise en compte, pas uniquement les lignes facturées en heures. Un projet facturé une fois pour un jalon à prix fixe refusera également le déplacement, car Flowtly n'enregistre pas quelles saisies individuelles ont servi de base à une ligne de facture donnée et ne le déduira pas.

Seul un changement de projet est concerné. La durée, la description et la date des heures d'un projet facturé restent modifiables comme toujours — un projet facturé ne devient pas en lecture seule.

Si les heures appartiennent réellement ailleurs, traitez cela comme une question de facturation plutôt que de suivi du temps : les chiffres d'une facture émise ont été dérivés de ce projet, donc consultez la personne qui gère la facturation pour ce projet avant de déplacer le temps sous-jacent.

Options de filtrage

En haut des deux vues, vous pouvez appliquer des filtres dynamiques pour affiner les données :

• Filtre employé - Filtrez les entrées de temps enregistrées en sélectionnant des employés spécifiques. Si vous pouvez consulter le temps d'autres personnes, la page s'ouvre sur toutes les personnes que vous êtes autorisé à voir ; Moi uniquement, à côté du filtre, bascule sur votre propre temps en un clic, et un nouveau clic affiche de nouveau tout le monde. Les utilisateurs qui ne saisissent que leur propre temps ne voient toujours qu'eux-mêmes.

• Filtre projet - Filtrez les entrées par projets/phases spécifiques. Cela est utile pour suivre l'avancement et l'allocation du temps sur les différents projets. Par défaut, tous les projets seront sélectionnés.

• Combinaison de filtres : Pour une revue plus précise, les managers peuvent appliquer les deux filtres simultanément. Cela leur permet de voir le temps enregistré par les employés sélectionnés sur les projets sélectionnés, fournissant une vue détaillée de l'allocation des ressources et des calendriers de projet.

Les filtres s'appliquent dès que vous cochez une personne ou un projet — il n'y a pas de bouton Appliquer. Les personnes, les projets et le mois sélectionnés font partie de l'adresse de la page : le rechargement de la page les conserve et vous pouvez partager un lien vers la vue exacte.

Options d'export

En haut à droite, vous trouverez un bouton unique Télécharger la feuille de temps.

Cliquer sur ce bouton ouvre une fenêtre modale où les utilisateurs peuvent voir les paramètres d'export :

• Plage de dates
• Inclure les sous-projets (affiché uniquement lorsque le filtre de projet est utilisé)
• Grouper par et, en option, Puis par : Membre de l'équipe, Projet ou Tâche. Seul ce selon quoi votre sélection peut être divisée est proposé : Membre de l'équipe lorsque l'export couvre plus d'une personne, Projet lorsqu'il couvre plus d'un projet ou inclut les sous-projets, et Tâche toujours. Lorsque Tâche est le seul choix, la fenêtre l'indique. Puis par apparaît une fois Grouper par défini et ne propose jamais deux fois le même choix.
• Type de rapport : Type 1 (détaillé) liste chaque entrée ; Type 2 — Client : récapitulatif des services est le récapitulatif valorisé destiné au client. Ils s'appelaient auparavant Interne (détaillé) et Client — récapitulatif des services.
• Format de fichier (PDF, CSV ou XLSX), pour le Type 1. Un XLSX contient les mêmes colonnes que le CSV, avec les nombres enregistrés comme des nombres pour pouvoir les additionner directement, et la même limite d'entrées que le CSV. Le Type 2 est toujours un PDF, avec le taux et le montant net sur chaque ligne.
• Mémoriser ces réglages : réutilise ce type de rapport, ce regroupement et ce format à la prochaine ouverture de la fenêtre.

Les exports reflètent les filtres et options de regroupement appliqués, les rendant utiles pour les audits internes ou les rapports de facturation client.

L'aperçu de la structure

À côté des options d'export, la boîte de dialogue affiche un Aperçu du rapport, marqué Structure uniquement : il montre la forme du rapport, pas ses pages finales. Vous voyez chaque groupe avec son nombre de saisies et d'heures, les premières saisies du premier groupe suivies d'une ligne comme … 12 autres saisies, et le total général. Pour le Type 2 — Client : récapitulatif des services, l'aperçu affiche aussi le taux et le montant net de chaque ligne, ainsi que le total net.

La ligne du haut résume l'export. Pour le Type 1, elle indique par exemple ≈ 4 pages · 3 membres · 5 groupes : le nombre de pages est une estimation, et les membres sont les personnes dont le temps figure dans l'export. Pour le Type 2, elle affiche à la place le montant net, par exemple ≈ 2 pages · net 71 550,00 PLN.

Si un groupe devait commencer sur les dernières lignes d'une page, un saut de page est inséré avant lui pour que son titre reste avec ses lignes. L'aperçu le représente par une ligne pointillée Saut de page avant ce groupe · il aurait été coupé, et une note à côté des options indique le groupe et la page.

L'aperçu suit chaque modification des dates, de la sélection, du type de rapport et du regroupement. Si aucun temps n'a été saisi sur la période pour les personnes et projets sélectionnés, il le signale et Télécharger reste désactivé jusqu'à ce que vous élargissiez la période ou modifiiez la sélection. Si l'aperçu ne peut pas être chargé, vous pouvez tout de même télécharger le rapport, ou choisir Recharger l’aperçu. Pour un export très volumineux, l'aperçu ne compte que les premières saisies et le signale ; le fichier téléchargé les inclut toutes.

Mémoriser vos réglages

Cochez Mémoriser ces réglages avant de télécharger, et le type de rapport, le regroupement et le format de fichier seront réutilisés à la prochaine ouverture de la fenêtre. Ils sont conservés par personne et par organisation, et vous suivent donc sur un autre navigateur ou un autre ordinateur. Lorsque des réglages sont mémorisés, la case est déjà cochée.

La plage de dates ainsi que les personnes et projets sélectionnés ne sont jamais mémorisés, car ils décrivent un export et non votre façon de travailler. Pour effacer ce qui a été mémorisé, décochez la case et téléchargez.

Si un regroupement mémorisé ne convient pas à la sélection en cours (vous avez mémorisé Membre de l'équipe, par exemple, et l'export ne couvre qu'une personne), la fenêtre le signale et nomme le regroupement qu'elle n'a pas pu appliquer, au lieu de vous remettre discrètement un rapport sans regroupement. Le regroupement s'applique de nouveau dès que la sélection le permet.

Les exports précédents et la comparaison avec les heures du jour

Chaque feuille de temps que vous téléchargez est conservée : la boîte de dialogue Export Report affiche donc aussi une liste Exports précédents sous les options d'export. Chaque ligne indique le jour de l'export, qui l'a effectué et un bref résumé de ce qu'il couvrait — combien de personnes et selon quel regroupement.

Deux actions sont possibles depuis une ligne :

• Télécharger à nouveau le fichier. Vous obtenez le fichier d'origine, exactement tel qu'il a été envoyé, et non un nouvel export des heures du jour.
• Comparer avec les heures actuelles. C'est l'action utile lorsque quelqu'un conteste une facture.

Les exports sont conservés à partir du moment où cette fonctionnalité est arrivée : la liste commence donc vide et se remplit au fil de vos exports. Les fichiers téléchargés avant cela n'y figurent pas.

Ce que montre la comparaison

Comparer avec les heures actuelles place côte à côte trois versions de la même feuille de temps, une saisie par ligne :

• Actuel — les heures telles qu'elles sont saisies aujourd'hui.
• Ajusté — les heures telles que le rapport les présentait, si cet export a été produit à partir d'un brouillon relu. Vide pour un export sans ajustements.
• Exporté — ce que le fichier envoyé indiquait réellement.

Une ligne qui a changé depuis l'export est signalée, avec une note qui détaille l'écart : exporté 2:30, maintenant 3:00. C'est la réponse à « le fichier dit une chose et le système en dit une autre » : elle nomme la saisie qui a bougé, et de combien.

Deux lignes se lisent différemment, et la distinction compte :

• Plus disponible — la saisie n'est pas lisible actuellement. Elle a pu être supprimée, ou elle se situe simplement en dehors de ce que vous avez le droit de voir. La comparaison ne dit pas laquelle des deux, et ses heures restent en dehors du total « Actuel » plutôt que d'être comptées comme zéro. Dès qu'une ligne est dans cet état, la comparaison indique combien, afin qu'un total qui semble ne pas tomber juste soit expliqué plutôt qu'énigmatique.
• Ajouté après l'export — la saisie est enregistrée aujourd'hui, dans la période et les filtres que l'export couvrait, mais elle n'était pas dans le fichier.

Le fichier exporté, lui, ne change jamais. La comparaison vous dit uniquement ce qui s'est passé depuis.

Comment le regroupement apparaît dans chaque rapport

• CSV - lorsqu'une méthode de regroupement est choisie, chaque ligne indique le projet ou la personne auquel elle appartient, orthographié comme dans un export sans regroupement.
• Type 2 (PDF) - choisir Membre de l'équipe ou Projet comme méthode de regroupement regroupe les lignes valorisées en conséquence. Chaque groupe liste ses lignes avec le tarif et le montant net, se termine par un sous-total, et le rapport se termine par le total général. Le groupe d'une personne ne fusionne jamais des lignes de projets différents.
• En-tête client - lorsque toutes les lignes du rapport client appartiennent à un seul client, le rapport s'ouvre sur ce client et sur la personne qui a commandé le travail, qu'il soit regroupé ou non. Un rapport couvrant plusieurs clients n'a pas d'en-tête client unique.
• Noms de projet sur les lignes - lorsque le rapport n'est pas regroupé par projet, chaque ligne commence par son projet : Projet · description.
• Temps sans personne - les entrées sans personne sont rassemblées dans un groupe Aucune personne.

Taille maximale d'un export

Un export contient toujours toutes les entrées correspondant à votre sélection ; il n'est jamais tronqué. Une sélection trop volumineuse est en revanche refusée, et la boîte de dialogue en indique la raison afin que vous puissiez l'ajuster :

• Nombre d'entrées. Un PDF peut contenir jusqu'à 10 000 saisies de temps et un CSV jusqu'à 50 000. Au-delà, choisissez une période plus courte ou moins de personnes ou de projets. Un CSV pouvant en contenir davantage, une sélection de Type 1 trop volumineuse pour un PDF peut tout de même être exportée en CSV.
• Durée de la période. La période peut couvrir au maximum un an. Pour une durée plus longue, exportez-la en plusieurs parties.

Exporter un projet complet, phases incluses

Le filtre de projet correspond uniquement aux projets sélectionnés, sans ce qui se trouve en dessous. Sélectionner un projet parent seul ne renvoie donc que les heures enregistrées directement sur ce projet. Pour un projet divisé en phases, c'est généralement presque rien — les heures se trouvent sur les phases.

Cochez Inclure les sous-projets pour inclure toutes les phases en dessous des projets sélectionnés, à n'importe quel niveau. Combiné avec Grouper par → Projet et le format CSV, cela répond à la question « combien d'heures sont allées dans ce projet, et où ? » en un seul fichier : une ligne par phase, couvrant tous les employés ayant enregistré du temps.

Deux points à noter :

• L'option descend uniquement. Sélectionner une phase ajoute ses propres sous-phases, jamais son projet parent ni ses phases sœurs.
• Elle est désactivée par défaut, de sorte qu'un export déjà utilisé continue à renvoyer exactement ce qu'il renvoyait avant.

Lorsque vous filtrez par employés ou projets, les valeurs de la barre récapitulative sous le calendrier et le tableau se mettront à jour en conséquence. Les valeurs « Heures planifiées », « Congés », « À remplir » et « Heures enregistrées » afficheront la somme totale pour les employés sélectionnés.

Les heures travaillées sur un projet spécifique peuvent également être consultées via la fonctionnalité « Accéder à la vue Heures » décrite dans l'article Liste des projets.

D'où proviennent les heures planifiées

Les heures planifiées sont dérivées du contrat de chaque employé, et non d'une journée de travail fixe. Le temps de travail hebdomadaire défini dans le contrat est réparti sur les jours ouvrés pour déterminer le temps prévu dans chaque cellule journalière, et les dates de début et de fin du contrat décident des jours pris en compte.

Cela est particulièrement visible pour les personnes employées seulement pour une partie de la période affichée :

• Un employé qui rejoint l'entreprise en milieu de période est planifié à partir de sa date de début ; les jours précédents ne portent aucun temps prévu.
• Un employé dont le contrat a pris fin n'est planifié que jusqu'à cette date de fin. Une période tombant entièrement après son départ n'affiche aucune heure planifiée pour lui.
• Un employé présent sur toute la période est planifié sur l'intégralité de celle-ci, selon ses heures hebdomadaires contractuelles.

Les types de contrats qui ne pilotent pas les calculs du système — comme une lettre d'intention ou un document de stage — ne définissent pas de temps prévu. Lorsqu'un employé n'a aucun contrat — un prestataire facturé à l'heure, par exemple — une journée de travail standard complète est utilisée à la place, de sorte que ses jours restent visibles pour examen plutôt qu'affichant zéro.

Exemples de cas d'utilisation

• Surveiller la charge de travail de l'équipe : Un chef de projet doit rapidement identifier quels membres de l'équipe n'ont pas enregistré toutes leurs heures prévues pour la semaine en cours afin de faire un suivi et garantir des charges de travail équilibrées.
• Rapport de facturation client : Un administrateur doit générer une feuille de temps détaillée pour la facturation client d'un projet spécifique du mois précédent, regroupée par employé et exportée en PDF.
• Revue budgétaire du projet : Un utilisateur financier souhaite vérifier si tous les taux horaires sont configurés pour les employés travaillant sur un projet particulier et accéder facilement à la configuration des taux manquants avant la facturation.
• Analyse de l'allocation des ressources : Un chef d'équipe souhaite examiner comment le temps est réparti entre les différents projets pour ses collaborateurs directs sur un trimestre, en utilisant la Vue calendrier pour repérer les tendances et prendre des décisions éclairées en matière de personnel.