Définir la demande d'un rôle

La demande d'un rôle correspond à ce dont le travail a besoin, exprimé indépendamment de qui le réalise. C'est le chiffre que la grille Resourcing mesure pour chaque réservation, et la raison pour laquelle un poste non pourvu apparaît comme un écart plutôt que rien du tout.

La demande est définie par rôle, par projet, et ne change pas lorsque vous pourvoyez le rôle. Une réservation répond au qui ; la demande répond au combien, et la différence entre les deux est le manque que la grille dessine pour vous.

Déclarer ce dont un rôle a besoin

Dans la grille de capacité, chaque ligne de rôle porte une icône personnes à son bord droit. Sélectionnez-la pour ouvrir la demande du rôle.

La boîte de dialogue pose trois questions :

• Personnes nécessaires — combien de personnes à temps plein le rôle requiert. Les nombres entiers sont le cas courant ; 0,5 signifie la moitié de la semaine d'une personne, donc 2,5 représente deux personnes à temps plein et demie.
• Nécessaire du et Nécessaire jusqu'au — la période couverte par la demande. Si le rôle a déjà une demande, ces valeurs démarrent sur la période qu'il couvre déjà ; sinon elles démarrent sur la période affichée à l'écran.

Sous les champs, la boîte de dialogue indique ce que devient votre chiffre : Créneaux ouverts : 3 · 250% au total. Cette ligne est importante, car la demande est stockée sous forme d'un créneau par personne à temps plein — 2,5 personnes représentent trois créneaux — et ce sont ces créneaux que la grille comptabilise. Rien n'apparaît dans la grille que la boîte de dialogue n'a pas nommé en premier.

Sélectionnez Enregistrer la demande, et les cellules du rôle se mettent à jour : la ligne cible se déplace, et toute semaine où les personnes réservées sont inférieures à celle-ci apparaît comme un écart.

Ajuster la demande ultérieurement

Ouvrez la même boîte de dialogue sur un rôle qui a déjà une demande et les champs arrivent remplis avec ce qu'il dit actuellement. Modifiez le nombre, la période ou les deux.

L'enregistrement conserve les créneaux que le rôle possède déjà dans la mesure du possible et les ajuste, plutôt que de démanteler la demande du rôle et de la reconstruire. Augmenter la demande de deux à trois personnes ajoute un créneau ; la diminuer de trois à deux en supprime un. C'est pourquoi les identifiants derrière la demande d'un rôle restent stables à travers une modification, et pourquoi un ajustement est un petit changement plutôt qu'un grand.

Si les créneaux existants du rôle couvrent des périodes différentes — ce qui se produit lorsque la demande provient d'un plan importé plutôt que de cette boîte de dialogue — la boîte de dialogue l'indique avant d'enregistrer, car l'enregistrement applique la période unique ci-dessus à tous.

Retirer la demande

Définissez Personnes nécessaires sur 0 et enregistrez. Le rôle cesse de déclarer quoi que ce soit, et ses cellules cessent de signaler un écart.

La boîte de dialogue vous avertit avant que cela se produise, et l'avertissement mentionne la seule chose à savoir : toute personne déjà réservée sur le rôle reste réservée. Retirer la demande retire l'exigence, pas les personnes. Si vous souhaitiez également supprimer les réservations, supprimez-les séparément — voir Le banc et les réservations provisoires.

Ce à quoi s'attendre

• Un rôle sans demande déclarée est traité comme une personne à temps plein. C'est la valeur par défaut raisonnable, pas une déclaration que vous avez faite. Si le travail nécessite vraiment une demi-semaine, indiquez-le ici et la grille cessera de signaler un manque qui n'a jamais été réel.
• La demande peut dépasser la capacité de n'importe qui, intentionnellement. Un rôle peut nécessiter quatre personnes ; c'est une déclaration sur le travail, pas sur une personne, donc rien ne le refuse. La limite de capacité s'applique aux individus — voir capacité par projet.
• Un rôle peut avoir au maximum 20 personnes par enregistrement. Au-delà, le travail est mieux décrit comme plusieurs rôles, et le plan est aussi plus facile à lire ainsi.
• La date de fin ne peut pas être antérieure à la date de début, et la boîte de dialogue n'enregistre pas tant que cela n'est pas corrigé.
• La demande n'est pas une réservation. Elle n'apparaît jamais dans la capacité propre de quelqu'un et ne rend jamais quelqu'un occupé. Seules les vraies réservations font cela.
• Un enregistrement couvrant plusieurs rôles est un seul changement, pas un par rôle. Soit tous les rôles que vous avez déclarés sont enregistrés, soit aucun. Il n'existe pas de résultat où certains rôles ont été pris et d'autres non — un enregistrement qui signale un problème a laissé le plan exactement tel qu'il était.
• Un enregistrement est refusé entièrement si quelqu'un d'autre a modifié les mêmes rôles pendant que vous aviez l'éditeur ouvert. Rien n'est écrit, donc leur modification n'est pas écrasée et la vôtre n'est pas appliquée à moitié. Rouvrez la demande du rôle pour voir où elle en est maintenant, et effectuez votre modification sur la base de la leur.

Qui peut le faire

Définir la demande nécessite le rôle Approbateur Resourcing — une autorisation plus restreinte que le rôle de Gestionnaire Resourcing qui couvre la majeure partie de la grille.

Cela surprend les gens, car déclarer une demande ne ressemble pas à une approbation. La raison est qu'une demande est une déclaration plutôt qu'une proposition : dire ce projet a besoin de deux développeurs engage le plan sur une exigence immédiatement, sans étape de brouillon intermédiaire et sans que personne ne le confirme plus tard. Elle est donc soumise à la même autorisation que la confirmation d'une réservation. Proposer et confirmer explique la distinction.

Cela a changé récemment. Déclarer la demande était auparavant associé au rôle de Gestionnaire Resourcing. Si vous avez défini des demandes et constatez que vous ne pouvez plus les enregistrer, c'est la raison — demandez à l'administrateur de votre compte Flowtly le rôle d'Approbateur Resourcing. Les administrateurs l'ont déjà.

Retirer la demande nécessite également le rôle d'Approbateur, tout comme augmenter ou réduire le nombre de personnes, pour la même raison : retirer une exigence ou modifier sa taille représente autant un engagement que d'en déclarer une.

Déplacer la période d'une demande ne le nécessite pas. Modifier uniquement Nécessaire du et Nécessaire jusqu'au, en laissant Personnes nécessaires tel quel, ajuste une exigence déjà déclarée plutôt que d'en déclarer ou d'en retirer une — un Gestionnaire Resourcing peut donc encore le faire. Cela vaut la peine d'être su, car la re-périodisation est la modification courante lorsqu'un projet prend du retard.

La boîte de dialogue le détermine à partir de ce que vous avez réellement saisi, pas du rôle seul. Elle s'ouvre pour quiconque peut accéder à la grille, et Enregistrer la demande reste disponible tant que votre modification est l'une de celles que vous êtes autorisé à effectuer ; elle s'estompe, avec une explication, seulement lorsque les valeurs devant vous correspondent à une modification nécessitant une approbation. Vous le découvrez donc avant de vous engager dans la modification, pas après.

Si un enregistrement est refusé, rien n'est à moitié écrit. La vérification s'exécute avant qu'une partie du changement ne soit envoyée, de sorte que la demande d'un rôle n'est jamais partiellement réécrite — vous recevez le message et la demande reste exactement telle qu'elle était.

Lire la grille ne nécessite rien de plus que le rôle de Gestionnaire Resourcing qui vous donne accès à la page.

Exemples de cas d'utilisation

• Déclarez qu'un projet a besoin de deux développeurs back-end à partir de septembre, des mois avant qu'ils ne soient recrutés.
• Transformez un rôle qui était discrètement perçu comme sous-couvert en un rôle précis à mi-temps, et supprimez un écart fictif du plan.
• Augmentez un rôle d'une à deux personnes après un changement de périmètre, et voyez immédiatement quelles semaines sont maintenant insuffisantes.
• Retirez la demande sur un rôle qu'un client a annulé, sans déranger les personnes qui finissent encore leur travail dessus.
• Déclarez la demande pour tout un trimestre, puis filtrez sur Rôles ouverts uniquement pour remettre le résultat au recrutement comme brief.

Pages connexes

• Resourcing
• Capacité par projet
• Le banc et les réservations provisoires
• Postes
• Projets