Dites adieu aux formulaires de congé sur papier !

Créer une demande de congés Créer une demande de congés Flowtly vous permet de demander différents types de congés. Seuls les types de congés configurés par votre organisation seront disponibles lors de la création d'une demande. Si un type de congé spécifique n'apparaît pas dans la liste, cela signifie qu'il n'a pas été configuré ou rendu disponible par votre organisation (consultez la tuile Types de congés dans les Paramètres pour plus de détails). Tous les types de congés n'affectent pas le solde de congés de l'employé. Par défaut, seules les demandes de type « vacances » et « sur demande » seront déduites de votre solde de congés restant une fois approuvées par les managers. Le solde de congés est calculé en fonction des champs Quotité de travail et Heures par semaine définis dans les contrats des employés. Remarque : Les jours de congés restants sont affichés dans la barre en bas de la page Mes jours de congé. Cette section indique le solde total de congés disponibles et, le cas échéant, le nombre de demandes en attente qui n'ont pas encore été approuvées. Étapes pour créer une demande de congés Pour créer une demande de congés, suivez ces étapes : Accédez à l'élément Mes jours de congé depuis le menu principal. Cliquez sur le bouton « Nouvelle demande d'absence » dans le coin supérieur droit de la page. Saisissez les détails de la demande : Type : Précisez le type de congé demandé (ex. : vacances, arrêt maladie, etc.) Description : Fournissez une brève description ou le motif du congé (peut être facultatif selon la configuration des paramètres). Période de congé : Sélectionnez le jour ou la période de congé dans le calendrier en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer. Remarque : Une fois le type de congé sélectionné, le champ de description sera marqué comme obligatoire ou restera facultatif en fonction des paramètres de congés courants. Remarque : Vous avez également la possibilité de sélectionner quelques heures (de 1 à 7) dans le champ Heures si le temps de repos demandé est inférieur à une journée complète. Remarque : Sous le formulaire se trouve une section récapitulative qui inclut le solde de congés actuel, la période demandée (ex. : 1 jour) et le solde mis à jour après approbation du congé. Cela permet aux utilisateurs d'avoir une vision claire de l'impact de la demande sur leur solde restant. Cliquez sur Créer la demande pour enregistrer votre demande de congés. Une fois votre demande enregistrée, elle apparaîtra dans l'onglet Demandes de congés de la page « Mes jours de congé » avec son statut actuel. Elle apparaîtra également dans l'onglet Demandes de congés de l'élément Gestion des congés afin d'être approuvée ou refusée par les managers. Historique des congés L'onglet Historique des congés affiche la liste complète de toutes les demandes de congés entièrement approuvées. Dès qu'une demande de congé reçoit toutes les approbations nécessaires, elle apparaît automatiquement dans cette vue. Chaque ligne du tableau fournit les détails suivants : Type de congé – La catégorie de congé pris (ex. : Vacances, Mariage, Maladie). Description – La description fournie lors de la création de la demande (peut être facultative). Du / Au – Les dates de début et de fin du congé. Durée – La durée totale du congé (en heures ou en jours). Statut – Le statut final d'approbation du congé (« Accepté »). Cet onglet permet aux employés de consulter facilement leur historique de congés. Utilisez les filtres en haut de page pour affiner les résultats par type de congé ou par période. Gérer vos propres demandes de congés Vous pouvez annuler votre demande en cliquant sur le bouton Corbeille à côté de la demande et en confirmant votre choix. Cette option est disponible tant que votre demande n'a pas encore été approuvée ou refusée par un manager. Notification d'approbation ou de refus Approbation : Si votre demande est approuvée, vous recevrez une notification par e-mail et le statut de la demande passera à Accepté ; le congé accepté sera déplacé vers l'onglet Historique des congés. Si plusieurs approbations sont configurées pour votre organisation, la demande restera en statut « en attente » après une première approbation, jusqu'à ce que toutes les approbations nécessaires soient données. Refus : Si votre demande est refusée, vous recevrez également une notification par e-mail et la demande sera retirée de la liste des Demandes de congés . Exemples de cas d'utilisation Demander une semaine de vacances pour un voyage planifié. Soumettre une demande d'une journée pour un rendez-vous médical. Réserver quelques heures de congé pour une course personnelle. Faire une demande de congé parental prolongé, si cette option est configurée par votre organisation. Pages associées Gérer les demandes de congés Paramètres de congés courants Jours fériés Chemins d'accès de l'application Ouvrir /holidays

Gestion des Demandes de Congés Gestion des Demandes de Congés En tant que manager, vous pouvez examiner les demandes de congés soumises, puis les approuver ou les rejeter en un seul clic. L'option « Gestion des congés » est disponible dans le menu principal. Deux onglets sont mis à votre disposition pour faciliter la gestion des congés. Le premier est l'onglet Demandes de congés . Toutes les demandes de congés sont listées dans l'onglet Demandes de congés . Cette section présente les informations essentielles pour chaque demande, à savoir : Nom : Le nom de l'employé(e) qui demande le congé. Type de congé : Le type de congé demandé. Description : Une brève explication ou des détails supplémentaires fournis par l'employé(e) (ce champ peut être vide si configuré comme facultatif). Du/Au : Les dates de début et de fin du congé demandé. Durée : La durée totale du congé demandé, spécifiée en heures. Statut : Le statut actuel de la demande (par exemple, « En attente » si aucune approbation n'a encore été donnée, ou « Approuvé 1/2 », « Approuvé 2/3 » si plusieurs approbations sont requises). Bouton flèche : Un clic sur ce bouton ouvre un panneau latéral affichant des informations détaillées sur le congé sélectionné. Cette vue sert à la fois de panneau d'information et de centre d'action pour les approbateurs. Ce panneau contient : Nom et avatar de l'employé(e) Période de congé : Les dates de début et de fin avec le total des heures ou jours demandés sont clairement indiquées. Le solde de congés actuel et le solde après déduction du congé. Type de congé et description, si fournis. Circuit d'approbation : Affichage de la liste des approbateurs si plusieurs sont requis. Mécanisme d'approbation Si une seule approbation est requise (c'est-à-dire, un « Nombre d'approbations = 1 » est configuré), le premier approbateur à valider la demande la finalise : Le statut passe de « En attente » à « Acceptée » La demande est automatiquement déplacée vers l'onglet « Historique des congés » L'approbateur voit apparaître les boutons « Valider » et « Rejeter » Dans le cas où plusieurs approbations sont requises : Une fois que l'approbateur actuel a validé, les boutons d'action ne lui sont plus visibles. La demande de congé reste dans l'onglet « Demandes de congés » jusqu'à ce que toutes les approbations requises soient obtenues. La demande n'est déplacée vers l'« Historique des congés » qu'après obtention de toutes les approbations nécessaires. Ce mécanisme garantit une transparence totale des circuits d'approbation à plusieurs niveaux, tout en simplifiant la gestion des approbations à un seul niveau. Toutes les demandes de congés qui ont été entièrement validées sont affichées dans l'onglet « Historique des congés ». Les congés en cours sont mis en évidence par un arrière-plan bleu, ce qui facilite leur identification. Les onglets « Demandes de congés » et « Historique des congés » peuvent être filtrés par employé(e) ou par type de congé. Les managers peuvent gérer les demandes de congés déjà approuvées directement depuis l'onglet « Historique des congés ». Lors de la consultation d'un congé validé pour un(e) employé(e) spécifique : Fonctionnalité d'édition En cliquant sur l'option « Modifier le congé » dans le panneau latéral, une fenêtre modale d'édition standard s'affiche. Cette fenêtre modale permet au manager de : Modifier le type de congé. Ajuster la description. Modifier la durée du congé (plage de dates et heures). Note : Il n'est pas possible de changer l'employé(e) lors de l'édition d'un congé déjà créé. Le solde de congés affiché dans la fenêtre modale est mis à jour dynamiquement en fonction de la durée modifiée. Une fois les modifications enregistrées, les détails du congé et le solde de congés sont actualisés en conséquence. Fonctionnalité de suppression Les managers peuvent également cliquer sur le bouton « Supprimer le congé » pour retirer l'entrée de congé. Une boîte de dialogue de confirmation s'affichera, demandant : « Voulez-vous vraiment supprimer ce congé ? » Après confirmation via « Oui, continuer », le congé est retiré du système. Si le congé supprimé avait précédemment réduit le solde de congés de l'employé(e), ce solde sera automatiquement recalculé et actualisé pour refléter la suppression. Ceci garantit une flexibilité et une précision totales dans la gestion des registres de congés, tout en assurant un suivi à jour des jours de congé disponibles pour les employés. Création d'un congé au nom d'un employé En tant que manager, vous avez également la possibilité de créer des congés au nom de tout employé(e) actif(ve) en cliquant sur le bouton Ajouter des congés situé dans le coin supérieur droit. Ces demandes seront automatiquement validées, quel que soit le paramètre relatif au nombre d'approbations requises. Pour créer un congé au nom d'un(e) employé(e) , suivez ces étapes : Accédez à l'option Gestion des congés depuis le menu principal. Cliquez sur le bouton Ajouter des congés . Sélectionnez l'employé(e) dans la liste déroulante. Sélectionnez le type de congé. Fournissez une brève description ou la raison du congé (ce champ est facultatif si configuré comme tel dans les paramètres). Sélectionnez le jour ou la période du congé dans le calendrier en utilisant la fonction de glisser-déposer. Enregistrez le congé en cliquant sur le bouton « Créer un congé ». Note : Une fois le type de congé sélectionné, le champ de description sera marqué comme obligatoire ou restera facultatif, en fonction des paramètres de congés globaux. Note : Vous avez également la possibilité de sélectionner un nombre d'heures (de 1 à 7) dans le champ Heures si le temps libre demandé est inférieur à une journée complète. Note : Sous le formulaire, une section récapitulative affiche le solde de congés actuel, la période de congé (par exemple, 4 heures) et le solde actualisé après l'enregistrement du congé. Cela offre un aperçu clair de l'impact de cette création sur le solde restant. Le congé sera automatiquement affiché dans l'onglet Historique des congés et pourra être modifié ou supprimé. Planificateur de congés L'onglet « Planificateur de congés », accessible depuis la « Gestion des congés », offre une vue calendaire de toutes les absences validées au sein de l'organisation. Il aide les managers et les équipes à planifier le travail en fonction de la disponibilité des employés. Sur un écran d'ordinateur de bureau standard, le planificateur affiche une fenêtre glissante de 30 jours, commençant à la date actuelle. Cela permet aux managers de suivre en un coup d'œil les congés à venir et en cours. Le Planificateur de congés propose : Vue Calendaire Interactive – Permet de visualiser les congés planifiés pour les employés. Création Rapide de Congé – Possibilité de cliquer sur une case de jour vide ou d'utiliser le glisser-déposer pour ajouter un congé. Circuit d'Approbaion – Permet d'approuver ou de rejeter les demandes de congés en attente. Édition & Suppression – Permet de modifier ou de supprimer les congés validés si nécessaire. Visibilité des Approbations en Attente – Les demandes nécessitant des approbations supplémentaires sont marquées comme en attente avec les détails pertinents. Ajout d'un congé dans le Planificateur de congés Cliquez sur une case de jour vide dans le planificateur. Alternativement, utilisez la fonction de glisser-déposer pour définir la durée du congé. Remplissez les détails requis du congé (par exemple, type de congé, durée, description). Cliquez sur le bouton « Créer un congé » . Le congé apparaîtra dans le planificateur et toutes les autres vues pertinentes comme étant déjà validé. Modification ou suppression d'un congé approuvé Cliquez sur un congé déjà validé. Modifiez les détails en cliquant sur le bouton correspondant dans le panneau latéral qui s'affiche. Utilisez l'option Supprimer le congé pour retirer le congé si nécessaire. Approbation ou rejet d'une demande de congé Si une demande est en attente d'approbation, elle se distinguera visuellement des congés validés dans le calendrier. En tant que manager, vous pouvez : Cliquer sur la demande pour voir les détails. Valider ou rejeter la demande en cliquant sur le bouton correspondant. Si d'autres approbations sont nécessaires, la demande restera en attente jusqu'à ce que toutes les approbations requises soient terminées. Utilisez les filtres pour afficher des employés spécifiques. Le Planificateur de congés simplifie la gestion des congés en offrant un système de suivi intuitif et transparent. Grâce aux filtres permettant d'afficher des employés spécifiques, les managers peuvent assurer une planification harmonieuse des congés tout en maintenant l'équilibre des effectifs. Cas d'utilisation Valider les demandes en attente : Examinez et validez ou rejetez rapidement les demandes de congés soumises par les membres de votre équipe. Créer un congé pour un employé : Ajoutez un jour de maladie ou un congé spécial au nom d'un employé qui ne peut pas le soumettre lui-même. Modifier un congé validé : Modifiez les dates ou la durée d'un congé déjà validé si les plans changent, garantissant ainsi l'exactitude des registres de congés. Visualiser la disponibilité de l'équipe : Utilisez le Planificateur de congés pour obtenir un aperçu complet des absences à tout moment, ce qui facilite la planification des effectifs. Articles connexes Bank Holidays Common Holiday Settings Creating a Holiday Request Accès à l'application Open Holidays Management

Types de congés Les types de congés dans Flowtly vous permettent de configurer et de gérer les différentes catégories d'absences disponibles pour vos employés . Chaque type de congé représente une forme distincte d'absence, comme les congés annuels , les congés maladie, le congé parental ou les congés sans solde. En définissant ces types, vous établissez une politique de congés structurée appliquée de manière cohérente dans toute votre organisation. Chaque type de congé peut être personnalisé avec des règles spécifiques, notamment s'il nécessite une approbation , s'il est déduit du solde de congés de l'employé, et comment il apparaît dans les vues de planification et de reporting. Cette flexibilité vous permet de modéliser fidèlement les politiques de congés de votre organisation, quelle que soit leur complexité ou les exigences régionales. Des types de congés correctement configurés sont essentiels pour un suivi précis des congés, les calculs de paie et les rapports de conformité. Lorsque les employés demandent un congé, ils sélectionnent parmi les types de congés disponibles, et le système applique automatiquement les règles et déductions appropriées. Cela élimine le suivi manuel et réduit le risque de mauvaise application des politiques. Exemples de cas d'utilisation Configuration des congés annuels : Mettre en place un type de congé annuel standard avec un droit défini par employé, un suivi automatique du solde et des exigences d'approbation par le responsable. Suivi des congés maladie : Créer un type de congé maladie qui enregistre les absences sans déduire du solde de congés annuels, permettant un reporting précis des absences liées à la santé. Congé parental : Définir des types de congé parental conformes à la législation locale du travail, incluant une durée prolongée et des workflows d'approbation spécifiques. Congé sans solde : Configurer un type de congé sans solde pour les situations où les employés ont besoin de temps libre au-delà de leur droit payé, garantissant que les ajustements de paie sont correctement gérés. Jours fériés : Mettre en place un type de jour férié pour marquer les jours de repos à l'échelle de l'organisation qui n'affectent pas les soldes de congés individuels. Pages associées Congés Employés Routes de l'application Accéder à la section Types de congés