Créer une demande de congés
Flowtly vous permet de demander différents types de congés. Seuls les types de congés configurés par votre organisation seront disponibles lors de la création d'une demande. Si un type de congé spécifique n'apparaît pas dans la liste, cela signifie qu'il n'a pas été configuré ou rendu disponible par votre organisation (consultez la tuile Types de congés dans les Paramètres pour plus de détails).
Tous les types de congés n'affectent pas le solde de congés de l'employé. Par défaut, seules les demandes de type « vacances » et « sur demande » seront déduites de votre solde de congés restant une fois approuvées par les managers. Le solde de congés est calculé en fonction des champs Quotité de travail et Heures par semaine définis dans les contrats des employés.
Remarque : Les jours de congés restants sont affichés dans la barre en bas de la page Mes absences. Cette section indique le solde total de congés disponibles et, le cas échéant, le nombre de demandes en attente qui n'ont pas encore été approuvées.
Étapes pour créer une demande de congés
Pour créer une demande de congés, suivez ces étapes :
- Accédez à l'élément Mes absences depuis le menu principal.
- Cliquez sur le bouton « Nouvelle demande d'absence » dans le coin supérieur droit de la page.
- Saisissez les détails de la demande :
- Type : Précisez le type de congé demandé (ex. : vacances, arrêt maladie, etc.)
- Description : Fournissez une brève description ou le motif du congé (peut être facultatif selon la configuration des paramètres).
- Période de congé : Sélectionnez le jour ou la période de congé dans le calendrier en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer.
Remarque : Une fois le type de congé sélectionné, le champ de description sera marqué comme obligatoire ou restera facultatif en fonction des paramètres de congés courants.
Remarque : Vous avez également la possibilité de sélectionner quelques heures (de 1 à 7) dans le champ Heures si le temps de repos demandé est inférieur à une journée complète.
Remarque : Une fois le type et les dates choisis, le panneau à côté du formulaire montre ce que la demande changerait, avant que vous ne l'envoyiez. Il indique le nombre de jours ouvrés que la demande coûte réellement (les week-ends, les jours fériés et votre propre rythme de travail sont déjà déduits), votre solde actuel et ce qu'il deviendrait, ainsi que ce qu'il resterait à prendre d'ici la fin de l'année. Une barre situe la demande sur le droit annuel complet, la part qui dépasse ce que vous avez acquis étant signalée à part.
Remarque : Le panneau vous donne aussi l'une de trois réponses. Elle tient : la demande reste dans les congés déjà acquis. Vous la prenez par anticipation : les congés ne sont pas encore acquis, votre organisation l'autorise, et le panneau indique la date à laquelle cela s'équilibre. Elle dépasse votre droit annuel : la demande ne peut pas être envoyée, et le panneau explique pourquoi.
Remarque : Si les dates chevauchent une absence déjà enregistrée, le panneau le signale avant l'envoi, plutôt que de laisser la demande échouer ensuite. Il nomme également la personne qui approuvera la demande et précise quand un justificatif est requis pour le type et le motif choisis. Dans la liste des types, chaque type affiche ce qu'il vous en reste, et le calendrier marque les week-ends et les jours fériés, met un point sur les jours déjà réservés et met en évidence la date du jour.
- Cliquez sur Créer la demande pour enregistrer votre demande de congés.
Une fois votre demande enregistrée, elle apparaîtra dans l'onglet Demandes de congés de la page « Mes absences » avec son statut actuel. Elle apparaîtra également dans l'onglet Demandes de congés de l'élément Gestion des congés afin d'être approuvée ou refusée par les managers.
Historique des congés
L'onglet Historique des congés affiche la liste complète de toutes les demandes de congés entièrement approuvées. Dès qu'une demande de congé reçoit toutes les approbations nécessaires, elle apparaît automatiquement dans cette vue.
Chaque ligne du tableau fournit les détails suivants :
- Type de congé – La catégorie de congé pris (ex. : Vacances, Mariage, Maladie).
- Description – La description fournie lors de la création de la demande (peut être facultative).
- Du / Au – Les dates de début et de fin du congé.
- Durée – La durée totale du congé (en heures ou en jours).
- Statut – Le statut final d'approbation du congé (« Accepté »).
Cet onglet permet aux employés de consulter facilement leur historique de congés. Utilisez les filtres en haut de page pour affiner les résultats par type de congé ou par période.
Gérer vos propres demandes de congés
Vous pouvez annuler votre demande en cliquant sur le bouton Corbeille à côté de la demande et en confirmant votre choix. Cette option est disponible tant que votre demande n'a pas encore été approuvée ou refusée par un manager.
Joindre un justificatif
Certains types de congés demandent un justificatif, comme un arrêt maladie. Tant que votre demande est en attente d'approbation, ouvrez-la depuis l'onglet Demandes de congés. La section Justificatifs indique s'il manque encore un document, et Joindre un justificatif vous permet de choisir le fichier. Une fois joint, les personnes qui peuvent voir votre demande — vous, les RH et vos approbateurs — peuvent l'ouvrir depuis la même section.
Remarque : Joignez le document avant que la demande soit approuvée : un type qui en exige un ne peut pas être approuvé sans lui. Une demande d'un type Accepté automatiquement est acceptée dès son envoi ; une fois qu'elle apparaît dans l'onglet Historique des congés, vous (ou les RH) pouvez y joindre un document depuis cette entrée plutôt que depuis la demande.
Notification d'approbation ou de refus
- Approbation : Si votre demande est approuvée, vous recevrez une notification par e-mail et le statut de la demande passera à Accepté ; le congé accepté sera déplacé vers l'onglet Historique des congés. Si plusieurs approbations sont configurées pour votre organisation, la demande restera en statut « en attente » après une première approbation, jusqu'à ce que toutes les approbations nécessaires soient données.
- Refus : Si votre demande est refusée, vous recevrez également une notification par e-mail et la demande sera retirée de la liste des Demandes de congés.
Exemples de cas d'utilisation
- Demander une semaine de vacances pour un voyage planifié.
- Soumettre une demande d'une journée pour un rendez-vous médical.
- Réserver quelques heures de congé pour une course personnelle.
- Faire une demande de congé parental prolongé, si cette option est configurée par votre organisation.