Congés annuels

Flowtly permet de définir des quotas de congés annuels aussi bien au niveau de l'organisation qu'au niveau de chaque employé. Cette flexibilité permet de couvrir divers scénarios, notamment les changements d'ancienneté ou des accords contractuels spécifiques. Par défaut, les quotas de congés annuels applicables à l'ensemble des employés sont définis dans les paramètres de l'organisation. Pour les cas particuliers, comme les ajustements liés à l'ancienneté, utilisez les paramètres de quota de congés individuels disponibles dans le profil de l'employé.

Configuration des quotas individuels de congés annuels

Chaque quota de congés annuels peut être configuré avec un type d'accord spécifique et pour une période définie. Pour définir ou modifier le quota de congés annuels d'un employé, ajoutez une entrée précisant le quota (par exemple, 26 jours) et sa date d'effet. Le formulaire requiert les informations suivantes :

• Jours - Le nombre de jours correspondant au quota de congés annuels.
• Date de début - La date à partir de laquelle le quota s'applique.
• Variante - La variante d'accord à laquelle le quota s'applique (par exemple, contrat de travail ou B2B).
• Type de congé - Le type de congé auquel le quota s'applique.

Une fois les informations de congés annuels configurées, le quota apparaît dans la liste des employés sous la colonne Jours libres/An et se reflète dans la colonne Jours libres restants.

Pour ajuster le quota de congés d'un employé, supprimez une entrée existante si le quota ne doit plus s'appliquer, ou ajoutez une entrée pour définir un quota différent. Une nouvelle entrée remplace les paramètres précédents pour le même contrat et le même type de congé, à partir de sa date de début. Par exemple, si le quota d'un employé est temporairement augmenté pour une période donnée, ajoutez une entrée pour le quota augmenté, puis une autre entrée pour revenir au quota standard une fois la période terminée. Les quotas de congés s'appliquent indéfiniment à partir de leur date de début, jusqu'à ce qu'une nouvelle configuration modifie le quota pour le même contrat et le même type de congé.

Comment le droit est calculé

L'onglet de congés annuels d'un employé s'ouvre sur le solde : la carte Solde de congés avec les jours de l'année dernière en dessous, et Comment nous le calculons à côté des deux. Sur un écran étroit, elles s'empilent.

Solde de congés reprend la lecture que l'employé voit sur sa propre page : Disponible maintenant, D'ici la fin de l'année, le droit annuel sous forme de puce, et une barre montrant ce qui est acquis et ce qui est déjà pris. C'est le seul endroit où le solde apparaît sur cet onglet. Sur les autres onglets de la personne, l'en-tête porte la même valeur, avec le chiffre de fin d'année en dessous, de sorte que les deux ne peuvent pas diverger ; sur l'onglet des congés annuels, cette carte est omise plutôt que de répéter ce chiffre.

Comment nous le calculons est le calcul derrière ce chiffre, et il se termine exactement sur le nombre affiché par la carte :

• Limite annuelle : les jours configurés pour ce contrat, avec une puce indiquant leur origine : Individuel pour une entrée de cet onglet, ou la valeur par défaut de l'organisation. Dans les deux cas, c'est le droit pour un contrat à temps plein.
• × EPE du contrat : l'équivalent temps plein du contrat actif, le même pourcentage qu'à côté de la quotité de travail et des heures hebdomadaires.
• Acquis à ce jour : la part de l'année déjà acquise, rapportée au chiffre annuel.
• Les lignes de report de l'année précédente, de jours expirés et de jours pris n'apparaissent que lorsqu'elles ne sont pas nulles.
• Disponible maintenant : le total, et le même nombre que la carte ci-dessus.

Sur un écran étroit ce panneau est replié ; sélectionnez Comment nous le calculons pour l'ouvrir.

Le nombre de la colonne Jours est le droit d'un contrat à temps plein. L'EPE lui est appliqué ensuite, par Flowtly. Saisir une limite individuelle déjà réduite à la main pour un temps partiel la proratise une seconde fois et laisse la personne avec trop peu de jours. Pour un mi-temps dont l'organisation accorde 20 jours, la limite individuelle correcte reste 20; ou aucune, puisque la valeur par défaut dit déjà 20.

Un solde est toujours lu à une date donnée et compte les congés jusqu'à cette date incluse. Les congés posés pour un jour ultérieur, y compris le jour ouvré qui suit immédiatement, ne réduisent pas le solde affiché pour cette date.

Jours reportés de l'année précédente

Sous la carte Solde de congés, Congés de <année> indique ce que la personne a apporté dans l'année en cours, et si quelqu'un l'a saisi. Un chiffre saisi par une personne est marqué saisi manuellement ; un chiffre que Flowtly a déduit de l'année précédente est marqué calculé. Utilisez le bouton d'ajout, ou les actions de modification et de suppression sur un chiffre déjà présent.

Les jours avec lesquels une personne a commencé l'année sont un constat, pas ce qu'elle peut encore prendre, donc la ligne les affiche en quatre chiffres distincts :

• Solde d'ouverture · 1 janv. <année> — les jours reportés dans l'année.
• Utilisé sur ce solde — combien d'entre eux ont été pris.
• Expiré — combien ont expiré sans être utilisés à la date d'expiration.
• Encore disponible — ce qui reste du report aujourd'hui. C'est le chiffre à lire pour planifier des congés.

Lorsque Flowtly ne peut pas déterminer combien du report a été utilisé ou a expiré, seul le solde d'ouverture est affiché, plutôt que des zéros que personne n'a mesurés. Lorsque la personne a entamé l'année avec un déficit — plus de congés pris que de droits acquis —, la ligne affiche le solde d'ouverture sous zéro et Déduit de <année>, le montant retiré du droit de cette année, et rien d'autre : il n'y a pas de solde à utiliser et rien à expirer.

Tant que des jours reportés restent disponibles et ont une date d'expiration, la carte Solde de congés et la carte des congés de la page d'accueil en avertissent : de <année> expirent le . Utilisez-les en premier. Le montant est ce qui reste du report, pas le solde d'ouverture. Une fois le report épuisé ou expiré, l'avertissement cède la place à une ligne définitive telle que De <année> : utilisés.

Un chiffre saisi manuellement dispose d'une section Source, note et options de la saisie manuelle. Ouvrez-la pour lire la note laissée avec le chiffre et, si vous êtes autorisé à le modifier, ce que font la modification et la suppression. Flowtly n'indique pas qui a saisi le chiffre, quand, ni quelle valeur calculée il a remplacée, et la section le dit plutôt que de laisser un vide : Saisi par : indisponible · Date de saisie : indisponible. et Valeur calculée remplacée : indisponible.

La suppression d'un chiffre saisi manuellement demande d'abord une confirmation : Supprimer cette saisie ? Le report calculé selon les paramètres de l'organisation s'applique de nouveau et le solde de cette personne est recalculé.

C'est surtout utile à une organisation arrivée sur Flowtly en cours d'année : les jours que les personnes ont apportés avec elles sont précisément ceux que Flowtly ne peut pas déduire.

D'où vient chaque limite

Le tableau des limites se trouve sous le titre Droits annuels, avec le seul bouton Ajouter un congé annuel de cet onglet à côté. Le bouton n'est visible que pour les personnes autorisées à gérer les accords.

La suppression d'une limite individuelle demande d'abord une confirmation : Supprimer ce droit individuel ? Le calcul de l'organisation s'applique de nouveau à cette personne et son solde est recalculé selon la règle applicable.

Chaque ligne du tableau porte une puce indiquant son origine : Individuel pour une limite posée sur cet onglet, la valeur par défaut de l'organisation avec sa variante, et = par défaut en avertissement lorsqu'une ligne personnelle ne fait que répéter la valeur par défaut; une telle ligne paraît inoffensive puis survit silencieusement au prochain changement de la valeur par défaut. Un pied de tableau compte ces lignes.

Lorsque Flowtly ne peut pas déterminer d'où viennent les lignes, la puce de chaque ligne indique Source indisponible, et une ligne sous le tableau précise : La règle d'origine et l'historique de saisie de ces lignes sont indisponibles. — plutôt que de n'afficher aucune puce, ce qui laisserait croire que les lignes suivent simplement la valeur par défaut de l'organisation.

La valeur par défaut en vigueur est également listée, en grisé, avec un bouton vers les paramètres de l'organisation. Une valeur par défaut qu'une ligne personnelle remplace est signalée comme telle.

Si ni limite personnelle ni valeur par défaut ne couvre la variante de contrat de cette personne, l'onglet le dit en rouge plutôt que d'afficher un zéro qui ressemble à un solde épuisé.

Sur un écran étroit, chaque ligne du tableau devient une carte.

Exemples de cas d'utilisation

• Ajustement des congés selon l'ancienneté : Augmentez le quota de congés annuels d'un employé de 20 à 26 jours lorsqu'il atteint une certaine ancienneté, à compter d'une date précise.
• Mise en place d'accords particuliers : Accordez une augmentation temporaire du nombre de jours de congé à un employé dans le cadre d'un contrat ou d'un projet spécifique, puis revenez au quota standard une fois la période terminée.
• Différenciation des congés selon le type de contrat : Configurez des quotas de congés annuels distincts pour les employés sous contrat de travail et ceux sous contrat B2B.
• Correction ou mise à jour des droits aux congés : Modifiez l'attribution de congés annuels d'un employé en cas de changement de politique interne ou d'erreur dans les paramètres précédents.