Documents

Équipe éditoriale Flowtly2 min

Pour une gestion efficace des documents des employés, il est primordial de définir au préalable le type de document approprié.

L'onglet Documents est visible si le module Documents est actif et si le rôle approprié est configuré.

Création d'un type de document

Il existe deux façons de créer un type de document :

  • Via les Paramètres de l'organisation (dans la tuile Types de documents) :

Étapes :

  1. Accédez aux Paramètres de l'organisation
  2. Accédez à la section des Types de documents
  3. Créez un nouveau type et affectez-le au module pertinent (par exemple, Employés).
  • Directement depuis la fenêtre modale Ajouter un document

Si l'utilisateur dispose du rôle de Gestionnaire de documents, il peut créer un nouveau type de document directement depuis la fenêtre modale « Ajouter un document » en cliquant sur le bouton « Nouveau type de document + » à côté du menu déroulant Type de document. Une fois créé de cette manière, le type de document sera automatiquement disponible dans le module où il a été créé — par exemple, dans le module Employés.

Téléchargement d'un fichier

Lorsque vous accédez à l'onglet Documents dans un profil d'employé, vous verrez la liste des documents déjà ajoutés ainsi que leurs fichiers associés. Pour ajouter un nouveau document, cliquez sur le bouton « Ajouter un document » dans le coin supérieur droit. Une fenêtre modale apparaîtra dans laquelle vous devrez renseigner les informations suivantes :

  • Type de document – sélectionnez dans la liste ou créez-en un nouveau (si vous disposez du rôle de Gestionnaire de documents) [requis]
  • Fichier joint – téléchargez un fichier au format PDF, PNG, JPG ou GIF (max. 3 Mo) [requis]
  • Description – une brève description du contenu du fichier [facultatif]

Après l'enregistrement, le document apparaîtra dans la liste de l'onglet Documents de l'employé.

Exemples de cas d'utilisation

  • Stocker en toute sécurité les contrats, accords et lettres d'offre d'emploi des employés.
  • Télécharger les certificats de formations professionnelles ou de cours de développement.
  • Gérer les formulaires RH essentiels, tels que les documents d'intégration, les déclarations fiscales ou les informations de contact d'urgence.
  • Joindre des documents justificatifs, notamment les certificats médicaux pour les arrêts maladie ou les formulaires d'approbation pour les demandes spécifiques.

Carte des relations

Renvoie àPartie de
Décrit iciDécrit ailleurs
audit-log enregistre person. person travaille sous agreement. work-schedule affecté à person. benefit-assignment détenu par person. employee-profile décrit person. employee-document classé sous person. responsibility affecté à person. performance-target défini pour person. meeting tenu avec person. holiday-request soumis par person. leave-entitlement détenu par person. project staffé par person. project-rate valorise person. booking réserve person.enregistretravaille sousaffecté àdétenu pardécritclassé sousaffecté àdéfini pourtenu avecsoumis pardétenu parstaffé parvaloriseréserveJJournal d’audit — The record of who did what and when. It is how a user action is investigated after the fact, and what compliance is demonstrated from.Journal d’auditPPersonne — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonneAAccord — The document formalizing the terms between the organisation and one employee or contractor. It is the foundation of the employees module: whether someone has an active agreement decides whether they appear in the other modules at all.AccordPPlanning de travail — The working days, hours and breaks assigned to an employee, from the week the assignment starts. It is what the Work Time calendar draws.Planning de travailAAvantage salarié — One benefit granted to one person for a date range. A person can hold several at once.Avantage salariéFFiche salarié — The detailed record for one person: contact details, job role, department, employment history.Fiche salariéDDocument salarié — A file attached to a person — a contract, a review, anything filed against them.Document salariéRResponsabilité — An area of ownership assigned to a person.ResponsabilitéOObjectif de performance — An objective set for a person and measured against.Objectif de performan…RRéunion — A recorded one-to-one or review between people.RéunionDDemande de congé — An employee's request for time off, submitted for approval. Approving it is what turns it into leave the rest of the system counts.Demande de congéDDroits à congés — How much leave a person has for the leave year. A request draws it down; the balance is what remains.Droits à congésPProjet — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjetTTaux du membre — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Taux du membreRRéservation de ressource — One person committed to one role for a stretch of weeks, at a percentage of their time. A booking is a plan, not a record of work done.Réservation de ressou…