Factures fournisseurs approuvées, réparties et payées à temps

Cash Out : tout ce qui reste à payer

Les paiements à venir et en retard dans une seule vue, d’environ deux semaines en arrière à trois mois en avant : les factures fournisseurs déjà enregistrées et les engagements attendus pas encore facturés, affichés en atténué. Lisez-la sous forme de graphique par semaine ou par mois, de calendrier par jour ou de liste triée par date, montant ou tiers. Les montants en retard apparaissent en rouge, et une semaine sans échéance reste affichée pour que les creux restent visibles.

Répartir une facture partagée par attribut

Une facture de gardiennage ou de nettoyage qui concerne de nombreux projets n’a plus à être découpée à la main. Saisissez un nombre une seule fois sur les biens et les projets, comme la surface en m², et un clic remplit la répartition au prorata. Les montants totalisent toujours la facture, un projet retiré reste enregistré comme exclu, et une répartition incomplète sans exclusion indiquée est signalée sur le document.

Des factures fournisseurs validées par la bonne personne

Avec le workflow de validation activé, une facture entrante va au responsable de son tag de catégorie de coût, ou au responsable du coût lié, sinon à toutes les personnes ayant un droit sur les factures. Chaque approbateur dispose d’un onglet « Pour moi » avec uniquement ses propres décisions, un refus porte une note, et chaque facture garde l’historique de qui l’a validée ou refusée.

Un seul fichier bancaire pour tout le lot de paiements

L’onglet « Impayées » liste chaque facture fournisseur encore à payer, validée ou non. Cochez celles à payer et exportez un seul fichier pour l’import de virements groupés de votre banque au lieu de saisir chaque virement à la main : XML ISO 20022 pain.001 pour les virements SEPA, domestiques et en paiement fractionné polonais, ou Multicash PLI pour ING en Pologne. Les banques n’importent pas toutes les mêmes formats : vérifiez que la vôtre accepte l’un de ceux-ci. Par exemple, une facture taguée Juridique est validée mardi par le responsable du tag et payée avec les autres factures validées de la semaine dans le fichier du vendredi. Les factures dont le fournisseur n’a pas de coordonnées bancaires sont écartées et signalées.

Des contrats fournisseurs tirés du PDF signé

Déposez un lot de contrats fournisseurs signés et restez sur la liste pendant le téléversement. Chacun attend dans « En attente de tri » jusqu’à ce que vous ouvriez sa vérification : parties, dates, conditions de paiement et prix sont pré-remplis et marqués comme extraits, le fournisseur probable est suggéré par numéro fiscal ou par nom, et rien n’est enregistré avant votre confirmation. Un fichier que Flowtly possède déjà est reconnu au lieu de devenir un second contrat.

• Suivez tous les coûts par employé, client ou projet
• Anticipez dépenses prévues et charges récurrentes
• Contrôle des coûts avec approbationsCatégorisez chaque coût, liez-le à un projet ou un budget et routez les dépenses par des workflows d’approbation pour que rien ne soit dépensé de manière non autorisée.Lire le guide
• Synchronisation bancaire et rapprochementConnectez votre banque pour importer automatiquement les transactions, ou chargez vos relevés MT940, puis rapprochez automatiquement les paiements des factures.Lire le guide
• Cash Out : chaque paiement à venirLes paiements à venir et en retard dans une vue prospective, d’environ deux semaines en arrière à trois mois en avant : les factures fournisseurs déjà enregistrées et les engagements attendus pas encore facturés, affichés en atténué. Passez d’un graphique par semaine ou par mois à un calendrier par jour ou à une liste triée par date, montant ou tiers.Lire le guide
• Répartir une facture fournisseur entre projets par attributSaisissez un nombre une seule fois, comme la part d’un bâtiment dans un site ou la surface d’un locataire, et remplissez la répartition d’une facture en un clic, à plat ou en cascade bâtiment puis locataire. Les parts totalisent toujours le montant de la facture, un locataire retiré reste enregistré comme exclu, et les coûts associés de chaque projet affichent la facture complète à côté de sa part.Lire le guide
• Validation des factures fournisseurs, adressée à la bonne personneActivez le workflow de validation et chaque facture entrante va au responsable de son tag de catégorie de coût, puis au responsable du coût lié, sinon à toutes les personnes ayant un droit sur les factures. Les approbateurs travaillent depuis leur propre onglet « Pour moi », un refus porte une note, et chaque facture garde son historique de décisions.Lire le guide
• Payer un lot de factures fournisseurs avec un seul fichier bancaireL’onglet « Impayées » est votre file de paiement, avec ou sans validation. Cochez les factures à payer et exportez un seul fichier pour l’import de virements groupés de votre banque au lieu de saisir chaque virement : XML ISO 20022 pain.001 pour les virements SEPA, domestiques et en paiement fractionné polonais, ou Multicash PLI pour ING en Pologne. Les factures dont le fournisseur n’a pas de coordonnées bancaires sont écartées et signalées.Lire le guide