Répartir un coût entre des projets selon un attribut

Une même facture fournisseur doit souvent être répartie entre de nombreux projets — un contrat de sécurité couvrant tous les bâtiments d'un site, une facture de nettoyage couvrant tous les locataires d'un bâtiment. Saisir ces parts à la main est long et se désynchronise dès qu'un locataire arrive ou part.

Flowtly peut calculer les parts à votre place à partir d'attributs : des propriétés numériques que vous renseignez une fois sur vos actifs et vos projets. La facture est alors répartie proportionnellement à ces nombres, et les montants totalisent toujours le total de la facture.

Les deux moteurs

Une répartition est pilotée par des valeurs d'attributs, et non par quoi que ce soit de stocké sur la facture. Deux niveaux sont disponibles.

Un attribut sur les actifs — renseigné sur des bâtiments, des terrains ou d'autres biens. Il décide de la part du coût que supporte chaque actif.
Un attribut sur les projets — renseigné sur les projets que vous facturez (en général un projet par locataire). Il décide de la manière dont la part de l'actif est répartie entre les projets qui s'y trouvent.

Un attribut appartient à l'un ou à l'autre. Le même nom d'attribut peut exister deux fois, une fois pour les actifs et une fois pour les projets ; vérifiez donc lequel vous modifiez avant de saisir une valeur. Voir Deux attributs portant le même nom ci-dessous.

Où se trouvent les réglages

Les définitions d'attributs se trouvent sous Attributs. Chaque définition a un nom, un type (utilisez nombre) et une unité affichée à côté de la valeur — m2 pour les surfaces, % pour les pourcentages.

La valeur sur un actif se trouve sur l'actif lui-même, dans l'onglet Attributs d'un bâtiment ou d'un terrain dans Actifs.

La valeur sur un projet se trouve sur le projet, dans son propre onglet Attributs dans Projets.

Renseigner une valeur constitue toute la configuration — il n'y a pas d'écran de correspondance séparé. Un actif ou un projet sans valeur pour l'attribut ne participe simplement pas à cette répartition.

Appliquer une répartition à une facture

Ouvrez la facture fournisseur et développez Catégorisation. Au-dessus de la liste des positions, vous trouverez les boutons qui remplissent la répartition pour vous :

Remplir par <attribut> — une répartition à plat entre les projets, proportionnelle à un attribut de projet.
Remplir par cascade de <attribut d'actif> × <attribut de projet> — la répartition en deux étapes décrite ci-dessous.
Remplir selon la consommation des compteurs — une répartition fondée sur les relevés de compteurs plutôt que sur des attributs.
Tout effacer — vide la répartition pour que vous puissiez recommencer.

Ces boutons agissent sur la répartition de toute la facture. Une ligne qui a sa propre répartition par projet la conserve : les remplissages par attribut et par cascade ne répartissent que le montant net que les lignes laissent, et Tout effacer laisse en place les répartitions propres aux lignes. Voir Répartir une ligne de facture entre des projets dans Pièces jointes de transaction.

Appuyer sur un bouton propose un ensemble de positions avec des montants. Rien n'est enregistré avant que vous enregistriez la facture ; vous pouvez donc appuyer sur un autre bouton, ou effacer et réessayer, sans conséquence.

Comment fonctionne la cascade en deux étapes

La cascade répond à la question « quel bâtiment, puis quel locataire de ce bâtiment ».

La part de l'actif est sa valeur d'attribut divisée par la somme de cet attribut sur tous les actifs qui le portent.
La part du locataire au sein de cet actif est la valeur d'attribut du projet divisée par la somme du même attribut sur les projets réservés sur cet actif.
Le poids final est la part de l'actif multipliée par la part du locataire, et le montant net de la facture est réparti selon ces poids.

Deux détails à connaître, car ils expliquent des résultats qui sembleraient sinon erronés :

Les locataires qui participent sont déterminés par la date de réception de la facture. Seuls les projets ayant une réservation d'actif active à cette date sont inclus. Un locataire parti avant l'arrivée de la facture n'est pas dans la répartition, et un locataire arrivé après non plus.
Les montants sont arrondis pour que la répartition soit exacte. Les derniers grosze sont attribués aux plus grandes fractions, de sorte que les positions totalisent toujours le montant net de la facture au lieu de tomber un grosz en dessous.

Un exemple détaillé

Un site renseigne Ochrona sur ses bâtiments sous forme de pourcentage :

Bâtiment	Ochrona
Budynek A	23,98 %
Budynek B	23,42 %
Budynek C	34,60 %
Taneczna 18A	5 %
Taneczna 18C	13 %

Ces cinq valeurs totalisent 100, donc la part de chaque bâtiment est simplement son propre pourcentage. Une facture de sécurité passée dans la cascade attribue à Budynek C 34,60 % du coût, qui est ensuite réparti entre les locataires de Budynek C proportionnellement à leur Powierzchnia en m².

Les valeurs n'ont pas besoin de totaliser 100. Si elles totalisaient 200, chaque bâtiment prendrait toujours sa propre valeur divisée par 200 — le total n'affecte que la lisibilité, pas l'exactitude.

Vérifier qu'une répartition est correcte

Après avoir appuyé sur un bouton de cascade ou de remplissage, vérifiez trois choses avant d'enregistrer.

Les projets listés sont ceux que vous attendez. Un locataire manquant signifie presque toujours soit l'absence de valeur d'attribut sur ce projet, soit l'absence de réservation active à la date de réception de la facture.
Les pourcentages ressemblent aux parts que vous connaissez. Chaque position affiche son poids en pourcentage à côté du montant.
Le total correspond à la facture. Le panneau de catégorisation affiche la somme de l'affectation aux projets ; elle doit indiquer 100 % et le montant net de la facture.

Un locataire peut aussi être réservé sur un bâtiment et ne porter pourtant rien, parce que les unités sur lesquelles il est réservé n'ont pas de surface renseignée. Le panneau de travail du bâtiment pour un attribut de cascade, Comment <attribut> est réparti entre les locataires, le montre. Sous le nom du locataire, il liste Unités réservées sans surface avec les noms de ces unités, y compris lorsque seules certaines unités du locataire n'ont pas de surface. Un locataire resté sans aucune surface affiche un tiret au lieu d'un pourcentage effectif ; survolez-le pour en lire la raison. Renseignez la surface de ces unités pour donner au locataire sa part.

Une fois enregistrées, les mêmes valeurs apparaissent sur chaque projet sous Finances du projet › Coûts associés, où chaque ligne affiche à la fois le montant total de la facture et la part affectée à ce projet — le moyen le plus rapide de confirmer qu'un projet a été facturé comme vous l'aviez prévu.

Exclure un client d'une répartition

Tous les projets qu'un remplissage propose ne doivent pas supporter une part du coût. Un locataire dont le service est facturé sous un contrat distinct, une unité que le fournisseur n'a jamais desservie, un projet inclus uniquement parce qu'il détient par hasard une valeur pour l'attribut — chacun de ces cas peut nécessiter d'être retiré de la répartition à la main.

Utilisez la commande de suppression sur la ligne de ce projet. La ligne est barrée de la répartition plutôt qu'effacée : le projet reste listé avec un montant de zéro et est marqué comme exclu. Cette trace est le point essentiel. Elle indique à la répartition que le projet a été écarté délibérément, et appuyer de nouveau sur un bouton de remplissage ou de cascade laisse de côté chaque projet barré au lieu de le proposer à nouveau.

Deux conséquences découlent du fait de barrer plutôt que d'effacer.

Les autres lignes conservent les montants qu'elles ont déjà. Barrer un client n'augmente jamais discrètement ce que paie quelqu'un d'autre. Si la part barrée doit être supportée par les projets restants, appuyez de nouveau sur le bouton de remplissage — qui répartit le coût entre les projets qui participent encore — ou saisissez vous-même les montants souhaités sur les lignes.
Tout effacer est une autre action. Elle vide complètement la répartition de toute la facture, y compris la trace des projets barrés, de sorte que le remplissage suivant propose de nouveau chaque projet éligible. Lorsque vous voulez qu'un projet reste exclu, utilisez la commande sur sa ligne, pas Tout effacer.

Quand une répartition ne couvre pas tout le montant

Une répartition enregistrée dont les positions ne totalisent pas le montant net du document est signalée sur le document dans la liste des pièces jointes, sous le libellé Répartition incomplète — aucune exclusion indiquée.

Le signalement concerne un écart inexpliqué. Un projet que vous avez barré de la répartition est une explication ; une répartition que vous avez ainsi volontairement laissée courte n'est donc pas signalée. Le libellé apparaît lorsque les montants restent simplement inférieurs au montant net et que rien dans la répartition n'explique la différence — le cas où une partie d'une facture fournisseur s'est discrètement retrouvée à la charge de personne.

Il y a deux façons de régler cela, et la bonne dépend de la destination qu'aurait dû avoir l'argent.

Le montant manquant revient à quelqu'un. Ajoutez-le aux projets qui doivent le supporter, ou appuyez sur un bouton de remplissage pour répartir de nouveau tout le montant net.
Le montant manquant ne revient à personne que vous facturez. Barrez les projets qui ne doivent en supporter aucune part, comme décrit ci-dessus, afin que l'écart soit consigné comme voulu au lieu de rester inexpliqué.

La vérification s'applique à chaque répartition enregistrée ; un document classé depuis un certain temps peut donc porter le libellé aussi bien qu'un document saisi aujourd'hui. C'est une invitation à examiner la répartition, non le signe que quoi que ce soit a changé sur le document.

Problèmes fréquents

Deux attributs portant le même nom. Rien n'empêche deux définitions de partager un nom — l'une liée aux actifs, l'autre aux projets. Une seule des deux est celle que votre répartition utilise. Si une répartition ignore des valeurs que vous êtes sûr d'avoir saisies, ouvrez Attributs et vérifiez que vous avez modifié la définition du bon niveau.

Un locataire louant plusieurs unités dans un même bâtiment. Un projet réservé sur plus d'un actif est compté une seule fois, sous un seul actif, et non une fois par unité. Sa part n'est pas multipliée par le nombre d'unités louées.

Des locataires sans valeur pour l'attribut. Si aucun des projets réservés sur un actif n'a de valeur, la part de cet actif est répartie à parts égales entre eux au lieu d'être abandonnée. Une répartition égale là où vous attendiez une répartition proportionnelle indique que les valeurs manquent, non que le coût a été perdu.

Surface vacante. Seuls les actifs et les projets qui portent une valeur participent ; les unités non louées sont donc hors du calcul et les unités occupées absorbent tout le coût entre elles. Si vous voulez que la vacance supporte sa propre part, elle doit exister comme un projet avec une valeur d'attribut, comme n'importe quel autre.