Prestataires

La vue « Prestataires » dans Flowtly centralise la liste de tous les fournisseurs externes, sous-traitants et prestataires de services avec lesquels votre entreprise collabore. Cette vue permet de suivre les informations relatives aux prestataires, de catégoriser les dépenses et de gérer efficacement les relations financières. Téléchargez les transactions et joignez les documents pertinents pour des opérations fluides et une clarté financière.

Chaque prestataire appartient à un groupe, qui classe le type de coûts qu'il représente. Le groupe est affiché dans la liste des prestataires et sert à ventiler les dépenses dans le graphique de coûts. Lorsque vous ajoutez un prestataire, Flowtly le place automatiquement dans le groupe par défaut de votre organisation ; il n'y a donc aucun groupe à choisir dans le formulaire.

Vue des prestataires

Les prestataires sont les fournisseurs de votre organisation. Ouvrez Contreparties dans le menu principal, dans le groupe Contreparties & contrats, et choisissez l'onglet Fournisseurs pour voir la liste de tous les fournisseurs, comme décrit dans Contreparties. Ouvrez la fiche d'un fournisseur et suivez le lien de sa section Fournisseur pour atteindre la page du prestataire décrite ci-dessous. Cette vue permet de suivre les informations des prestataires, de catégoriser les dépenses et de gérer efficacement les relations financières.

Chaque fiche prestataire comprend :

Nom – Le nom enregistré du prestataire.
Groupe – La catégorie à laquelle le prestataire est rattaché.
Description – Détails supplémentaires sur le prestataire (si ajoutés).
Bouton Modifier – Permet aux utilisateurs de mettre à jour les détails du prestataire.

Ajout d'un nouveau prestataire

Pour ajouter un nouveau prestataire :

Cliquez sur Ajouter une contrepartie sur la page Contreparties et choisissez fournisseur comme rôle. Sur l'onglet Fournisseurs, le rôle est déjà sélectionné.
Saisissez les détails du prestataire, tels que :
- Nom (Requis) – Le nom officiel du prestataire ou du fournisseur.
- NIF (Numéro d'Identification Fiscale) – Utilisé à des fins fiscales et de conformité.
- Match Regex – Un modèle utilisé pour associer automatiquement les transactions à ce prestataire. Les virements à paiement scindé (MPP) sont également associés grâce au numéro d'identification fiscale présent dans le libellé du virement, même sans modèle ici. Le modèle est une expression régulière et la correspondance ne tient pas compte de la casse, y compris pour les lettres accentuées telles que Ł et ł. Les espaces avant et après le modèle sont ignorés, et un modèle composé uniquement d'espaces équivaut à l'absence de modèle. Une simple / dans le modèle, comme dans FV/TEST, correspond à une barre oblique littérale. Un modèle qui n'est pas une expression régulière valide est refusé avec un message de validation lors de l'enregistrement du prestataire ; corrigez-le avant d'enregistrer.
- Statut (Requis) – Indique si le prestataire est actif ou obsolète.
- Récurrent – Pour un fournisseur qui vous facture à intervalles réguliers, comme un loyer ou un forfait téléphonique. Si aucun paiement en sa faveur n'apparaît pendant trois mois, le Centre d'action le liste pour que vous le vérifiiez.
- Montant Fixe – Indique que ce prestataire est sujet à des paiements récurrents fixes plutôt qu'à des montants variables.
- Pièce jointe requise – Chaque paiement bancaire avec ce prestataire est signalé tant qu'une facture ou un reçu n'y est pas joint. Désactivez l'option pour les prestataires qui n'en envoient jamais, comme une banque ou l'administration fiscale.
- Ne pas inclure dans le graphique – Exclut les transactions de ce prestataire des représentations graphiques de coûts pour les rapports.
- Employé responsable – Associe un prestataire à un employé interne spécifique, responsable de la gestion de la relation.
- Montant de la taxe – Définit le taux de taxe applicable pour les paiements de ce prestataire.
- Date limite de paiement – Le délai de paiement standard appliqué à ce prestataire.
- Budget – Affecte les dépenses du prestataire à un budget spécifique, créé au préalable pour le suivi (présent uniquement si le module Budget est actif).
- Description – Détails supplémentaires sur le prestataire (ex. : conditions contractuelles, conditions spéciales).
Enregistrez le prestataire pour le rendre disponible pour les transactions futures.

Après la création, le prestataire apparaîtra dans la liste Actifs ou Inactifs, selon le statut sélectionné lors de la création.

Éviter les doublons de prestataires

Lorsque vous ajoutez un nouveau prestataire, Flowtly compare son nom aux entreprises et aux personnes déjà présentes dans votre organisation — y compris celles que vous facturez déjà comme clients. S'il trouve une correspondance probable, il vous avertit avant de créer un second enregistrement déconnecté, afin que l'historique d'une même entreprise ne soit pas réparti sur deux fiches.

S'il s'agit réellement d'une autre entreprise qui porte simplement le même nom, créez-la comme fiche distincte.
S'il s'agit de la même entreprise que celle avec laquelle vous travaillez déjà comme client, conservez-les dans un seul enregistrement afin que tout reste réuni. Choisissez Ajouter le rôle de fournisseur à, le bouton qui indique le client existant : le client existant devient aussi fournisseur, aucun second enregistrement n'est créé, et il apparaît aussitôt dans la liste des prestataires. Le formulaire propose ce choix pendant que vous le remplissez, dès que le nom ou le NIF saisi correspond à un client, et l'utiliser à ce moment ferme le formulaire. Le même choix réapparaît si la correspondance n'est trouvée qu'à l'enregistrement.

Cela fonctionne aussi dans l'autre sens : une entreprise que vous avez déjà comme prestataire peut être rendue facturable comme client dans la même étape (voir Éviter les doublons de clients).

Graphique des coûts

De plus, vous pouvez consulter les graphiques de coûts en cliquant sur le bouton dédié, situé près de l'en-tête en haut de la page. La vue des graphiques de coûts dans Flowtly offre une ventilation visuelle des dépenses par groupe de prestataires au fil du temps. Cette fonctionnalité aide les équipes financières à analyser les schémas de dépenses, à suivre les tendances des coûts et à prendre des décisions financières basées sur des données. La section supérieure de la vue contient un graphique en aires empilées qui représente le total des dépenses des prestataires au fil du temps.

Informations clés :

Tendances générales des dépenses – La hauteur du graphique indique les dépenses totales par période. Répartition des dépenses par catégorie – Différentes couleurs représentent différents groupes de prestataires, ce qui facilite l'identification des postes où la majeure partie des coûts est allouée. Variations mensuelles des coûts – Les pics et les creux mettent en évidence les fluctuations des dépenses, aidant ainsi à suivre les tendances saisonnières ou les hausses de coûts inattendues.

Le survol du graphique permet aux utilisateurs de visualiser les valeurs exactes pour chaque catégorie de prestataire pour un mois spécifique.

Sous le graphique, un tableau détaillé ventile les coûts par groupe de prestataires sur plusieurs mois. Chaque ligne représente une catégorie de prestataire spécifique, et les colonnes affichent les dépenses mensuelles.

Colonne Groupe de prestataires – Répertorie les différents groupes de prestataires (ex. : B2B, Externe, Équipement IT, Éducation). Colonnes Coût mensuel – Affiche les dépenses enregistrées par mois pour chaque groupe de prestataires. Valeurs négatives ou nulles – Indique les remboursements, les corrections ou l'absence de transactions enregistrées pour cette catégorie.

Modifier un prestataire

Les gestionnaires peuvent également modifier les prestataires existants. La vue de modification offre non seulement un mode d'édition, mais également la possibilité de visualiser et de joindre des documents, ainsi que d'afficher toutes les transactions liées à ce prestataire. Pour accéder au mode Édition, ouvrez la fiche du fournisseur dans Contreparties et suivez le lien de sa section Fournisseur.

Onglet Aperçu

Dans l'onglet Aperçu, vous pouvez consulter et mettre à jour toutes les informations fournies lors de la création du prestataire.

Onglet Documents

L'onglet Documents dans le profil du prestataire permet aux utilisateurs de :

Télécharger et stocker les contrats fournisseurs, accords, NDA et autres fichiers pertinents.
Suivre les dates d'expiration pour les renouvellements de contrats.
Visualiser, télécharger et supprimer des documents selon les besoins.
Maintenir une documentation organisée et sécurisée à des fins de conformité et d'audit.

Chaque document enregistré comprend les colonnes suivantes :

Type – Spécifie la catégorie du document (ex. : Contrat fournisseur, NDA). Notes – Remarques supplémentaires relatives au document. Date d'expiration – Un champ dédié pour suivre la validité du contrat (la date d'expiration ne peut être définie que si elle est activée pour un type de document spécifique dans les paramètres de l'organisation). Fichier joint – Permet aux utilisateurs de télécharger ou de prévisualiser le document téléchargé. Options Modifier et Supprimer – Permet la modification ou la suppression des documents.

Pour ajouter un nouveau document de prestataire :

Cliquez sur le bouton « Ajouter un document » dans le coin supérieur droit.
Remplissez les champs requis :
Type de document – Sélectionnez parmi les types de documents créés au préalable ou ajoutez-en un nouveau (En cliquant sur le bouton « + » situé à côté du champ Type de document, vous serez redirigé vers la page des Paramètres de l'Organisation. Vous pourrez y ajouter un nouveau type de document et l'associer à l'entité « Prestataires » pour le rendre visible dans la liste des documents des prestataires. Ce bouton est présent uniquement pour le rôle de Gestionnaire de Documents).
Fichier joint – Téléchargez le contrat ou le document pertinent.
Notes – Fournissez des détails supplémentaires sur le document (facultatif).
Cliquez sur « Ajouter » pour enregistrer le document dans le profil du prestataire.

Gestion et suivi des documents des prestataires :

Afficher et télécharger – Cliquez sur l'icône en forme d'œil pour prévisualiser le document ou sur l'icône de téléchargement pour enregistrer une copie locale.
Modifier les détails du document – Cliquez sur l'icône de modification pour mettre à jour les notes du document ou la date d'expiration.
Supprimer des documents – Cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer les fichiers obsolètes ou incorrects.

Onglet Transactions

Dans l'onglet Transactions, vous pouvez consulter les graphiques et toutes les transactions liées au prestataire spécifique. Pour plus d'informations, consultez l'article Gestion des transactions.

Exemples de cas d'utilisation

Gestion efficace des fournisseurs : Centralisez toutes les informations relatives aux fournisseurs externes, sous-traitants et prestataires de services en un seul endroit pour en faciliter l'accès et la gestion.
Analyse des coûts : Analysez les schémas de dépenses au fil du temps par groupe de prestataires à l'aide des graphiques de coûts.
Opérations financières optimisées : Gérez les échéances de paiement, suivez les paiements récurrents et assurez une documentation appropriée en exigeant des pièces jointes pour les transactions spécifiques aux prestataires.
Conformité et préparation à l'audit : Stockez et gérez tous les documents liés aux prestataires, tels que les contrats et les NDA, directement dans Flowtly pour maintenir une piste d'audit organisée et sécurisée.