Gestion des transactions

Lorsque le client ou tout autre tiers règle une facture, la transaction de paiement est enregistrée sur votre compte bancaire, y compris celles des fournisseurs. Toutes les transactions peuvent être consultées en accédant à la section Transactions pour le compte bancaire sélectionné.

La vue Transactions offre une vue d'ensemble en temps réel de tous les mouvements financiers sur les comptes bancaires liés. Cette section aide les équipes financières à suivre les paiements, à rapprocher les transactions et à détecter les éventuels écarts, ainsi qu'à surveiller les flux de trésorerie. La vue est structurée en deux parties : la partie supérieure présente une représentation graphique de l'évolution des soldes au fil du temps, tandis que la partie inférieure affiche une vue détaillée de chaque transaction.

Ce que la vue affiche :

• Solde actuel : Indique le montant total des fonds disponibles pour le compte bancaire sélectionné.
• Historique des transactions : Présente la liste de toutes les transactions (traitées et en attente).
• Options de filtrage : Offre des options de filtrage (par période, par fournisseur, par montant ou par direction — entrant ou sortant).
• Colonne Pièces jointes : Signale si des documents justificatifs (par ex. factures, reçus) sont attachés ou nécessaires.
• Liaison fournisseur : Met en évidence les informations de fournisseur manquantes nécessitant une mise à jour.
• Chaque fournisseur listé dans le tableau est associé à une icône cliquable sur la gauche, permettant d'accéder directement à sa fiche pour vérifier ou mettre à jour ses détails.

En cliquant sur une transaction spécifique, un panneau latéral s'affiche, présentant des options détaillées pour la gestion de la transaction. Cette fonctionnalité permet aux équipes financières d'examiner et de mettre à jour de manière efficace les transactions individuelles.

Fonctionnalités disponibles dans le panneau latéral :

• Ajouter une pièce jointe – Permet de téléverser des documents justificatifs tels que des factures, des reçus ou des contrats. Vous devrez également spécifier la date de réception pour des raisons de conformité.

• Joindre les fichiers en attente – Si des documents ont déjà été téléversés mais ne sont pas encore liés à cette transaction, ils peuvent être attachés ici. Il suffit de sélectionner la pièce jointe dans la liste et de cliquer sur le bouton « Joindre ». La liste contient tous les documents en attente, et le champ de recherche au-dessus, Rechercher par montant ou numéro de document, la restreint de deux façons. Saisissez un montant comme vous l'écririez, par exemple 16 124,00, 16124 ou 16.124,00, et il trouve les documents de ce montant exact, au centime près ; un avoir est trouvé par son montant avec ou sans le signe moins. Ou saisissez une partie d'un numéro de document, quelle que soit la casse : elle est comparée au numéro de facture figurant sur le document et au nom du fichier, là où beaucoup de téléversements portent leur numéro. Lorsque rien ne correspond, la liste indique Aucun résultat et propose d'effacer la recherche.

• Suggestion Lier la pièce jointe – Lorsque Flowtly suggère un document pour le paiement, la carte de suggestion compare le montant du document à celui du paiement dans une ligne Montant :

  • Concorde – les deux montants sont identiques, à un grosz près.
  • Diffère – la carte affiche les deux montants et l'écart. Un document dans une autre devise que le paiement indique toujours Diffère, avec les deux montants et sans écart.
  • Absent du document – le document n'a pas encore de montant, le montant du paiement n'est donc pas vérifié.

  Lorsque la suggestion vient d'un fournisseur qui facture le même montant chaque mois, la carte indique aussi combien de documents non liés de ce fournisseur portent ce montant, par exemple Documents non liés de ce fournisseur d'un montant de 1 230,00 zł : 3. Choisissez le document du bon mois en en tenant compte. Une suggestion sans comparaison de montants n'affiche pas de ligne Montant.

• Assigner à un budget – Permet de lier la transaction à un budget spécifique pour un suivi financier précis. Cette fonctionnalité est disponible uniquement si le module Budgétisation est activé.

• Catégorisation – Répartissez le montant de la transaction sur un ou plusieurs projets. Un indicateur de somme sous les lignes indique si les montants répartis correspondent au montant de la transaction ; un écart est signalé explicitement, et la répartition n'est enregistrée qu'une fois celui-ci résolu.

Quand le document indique déjà le projet

Un coût peut être rattaché à un projet à deux endroits : sur le document — la facture d'achat ou la pièce jointe — et sur le paiement qui le règle. Un seul des deux est nécessaire, et Flowtly considère le document comme celui qui fait foi.

Ainsi, si le document réglé par un paiement nomme déjà un projet, le paiement ne peut pas en recevoir un qui lui soit propre. La catégorisation n'est pas disponible sur ce paiement, et le panneau latéral indique que l'affectation appartient au document. Il en va de même pour une facture de vente : si la facture, ou le contrat au titre duquel elle a été émise, nomme le projet, le paiement ne le répète pas.

Lorsque le document porte le projet dans sa propre répartition ou sur l'une de ses lignes, le panneau latéral indique les deux : Affecté via le numéro du document → le projet. Si vous pouvez ouvrir les factures d'achat, ce même message mène directement au document. Un paiement dont la pièce justificative (un document qui n'est pas une facture) n'indique aucun projet affiche le message général, et sa catégorisation reste elle aussi en lecture seule.

Un paiement qui règle une facture prend son projet de cette facture, que vous ayez émis ou reçu la facture, et même tant que la facture n'indique encore aucun projet. Le panneau latéral affiche Attribué via la facture et, si vous pouvez ouvrir cette facture, propose Ouvrir la facture. Sur un tel paiement, toute la section Catégorisation est en lecture seule : sa répartition par projet, ses étiquettes et sa Répartition du coût par employé. Ce qui y a été enregistré auparavant reste visible, et la section indique pourquoi on ne peut pas le modifier. Le résumé de la facture, dans le panneau latéral du paiement, affiche les étiquettes propres à la facture, aussi bien celles de la facture entière que celles de ses lignes ; une étiquette partagée par plusieurs lignes n'apparaît qu'une fois. Il en va de même pour un paiement lié à une facture comme l'un de plusieurs documents. Une pièce justificative qui n'est pas une facture ne rend pas, à elle seule, les étiquettes et la répartition du coût en lecture seule.

La raison mérite une phrase, car elle explique une règle qui ressemblerait sinon à une fonction manquante. Deux enregistrements indépendants d'un même coût peuvent diverger — quelqu'un modifie la répartition sur la facture des mois plus tard et le paiement pointe toujours ailleurs — et rien dans les chiffres ne paraîtrait faux pendant ce temps. Garder le coût à un seul endroit supprime la question.

Où le modifier à la place. Ouvrez le document et modifiez-y sa répartition par projet — le fonctionnement de la répartition, y compris le retrait d'un projet, est décrit dans l'article « Répartir un coût entre projets selon un attribut ». Pour une facture de vente, modifiez le projet sur la ligne de facture, ou sur le contrat.

Quand le paiement reste le bon endroit. Un paiement sans document conserve sa propre catégorisation exactement comme avant. C'est le cas normal d'une dépense en espèces, de frais bancaires ou d'un coût dont la facture n'est pas encore arrivée — rien n'y a changé.

Les paiements déjà enregistrés aux deux endroits continuent de fonctionner et conservent leurs montants ; le budget a toujours compté un tel coût une fois, pas deux. Une répartition enregistrée sur un paiement avant qu'il soit lié à sa facture reste sur le paiement, visible et en lecture seule. Elle ne peut pas être vidée depuis le panneau latéral du paiement ; contactez le support Flowtly si elle doit être déplacée vers le document.

Donner un projet au document quand le paiement en a déjà un. La règle fonctionne aussi dans l'autre sens. Quelle que soit la façon dont vous définissez le projet du document (en modifiant sa répartition manuellement, en utilisant l'un des boutons de remplissage, ou en acceptant un projet suggéré), Flowtly vérifie d'abord les paiements qui le règlent :

• Si un paiement indique le même projet pour le même montant, le document reprend le projet et la propre copie du paiement est supprimée, de sorte que le coût est enregistré une seule fois, sur le document, pour le même montant total.
• Si un paiement indique un projet différent, ou un montant différent, rien n'est modifié et Flowtly en indique la raison. Lorsque vous acceptez toutes les suggestions en une fois, celle-ci est indiquée comme ignorée, et les autres restent appliquées.

Accepter une contrepartie suggérée accepte aussi la note suggérée de la facture. Lorsque la contrepartie que Flowtly a suggérée pour un paiement est acceptée — par vous, via « tout accepter » ou automatiquement si votre organisation l'a activé — et qu'une seule facture est liée à ce paiement, la note suggérée pour cette facture est acceptée en même temps et inscrite sur la facture. Aucune autre note n'est modifiée. La note reste une suggestion, à trancher dans le panneau de la facture, lorsque plusieurs factures sont liées au paiement, lorsque la facture a plusieurs notes suggérées ou lorsqu'elle porte déjà une note différente : une note écrite par quelqu'un n'est jamais remplacée.

Section Détails de la transaction Sélection du fournisseur – Permet d'attribuer ou de mettre à jour le fournisseur lié à la transaction. Gérer la contrepartie, sous les deux champs, ouvre la contrepartie sélectionnée pour que vous puissiez modifier son nom, ses rôles et ses valeurs par défaut ; il est indisponible tant qu'aucune contrepartie n'est sélectionnée. Pour ajouter une contrepartie qui n'existe pas encore, saisissez son nom dans le champ de la contrepartie et choisissez Ajouter une contrepartie (voir Contreparties). Si la contrepartie n'a pas le rôle de fournisseur ou de client dont cette transaction a besoin, une note sous les champs la nomme et vous demande d'ajouter ce rôle, car les recherches pour ce rôle ne trouveront pas la contrepartie tant que vous ne l'aurez pas fait. Mois concerné – Permet de définir la période financière pertinente à des fins de reporting. Sur une transaction, ce champ et la contrepartie sont tous deux obligatoires. Montant de la transaction et Solde après transaction – Indique l'impact financier de la transaction et le solde du compte mis à jour.

Le panneau d'un document entrant utilise la même section Détails, avec les deux mêmes champs. Voir Pièces jointes de transaction.

Section Pièces jointes Ici, vous avez la possibilité de consulter les pièces jointes si elles sont présentes, de les télécharger ou de les supprimer définitivement si elles ont été associées par erreur.

Une option de téléversement direct du fichier MT940 est disponible dans le coin supérieur droit de la section Transactions du menu principal. Après le téléversement, le fichier sera automatiquement associé au compte bancaire désigné.

Un fichier de relevé téléversé est associé à un compte bancaire en comparant le numéro de compte contenu dans le fichier avec les numéros de compte configurés sur vos comptes bancaires. Un compte bancaire enregistré sans numéro de compte ne peut pas participer à cette comparaison et ne reçoit jamais automatiquement un relevé — consultez Comptes bancaires pour savoir où le renseigner.

Chaque fichier refusé est conservé. Sous la liste des relevés de la page Transactions, le tableau Téléversements refusés présente chacun d'eux avec l'heure du refus, la personne qui l'a téléversé et le motif. Utilisez l'icône de téléchargement de sa ligne pour obtenir le fichier exact qui a été envoyé, par exemple pour le corriger ou le transmettre au support. Certains anciens fichiers refusés n'ont pas d'icône de téléchargement, car leur copie n'était pas liée à l'entrée.

Ce que dit le message d'importation

Une fois le fichier lu, un message indique combien de transactions ont été ajoutées — ce qui n'est pas toujours le nombre que contenait le fichier. Les relevés se chevauchent : un mouvement que Flowtly détient déjà est reconnu comme le même mouvement et n'est pas saisi une seconde fois ; téléverser à nouveau un fichier, ou en téléverser un qui couvre des jours déjà importés, n'ajoute donc que ce qui est réellement nouveau.

Le message est formulé selon ce qui s'est passé.

• Tout le contenu du fichier était déjà présent. Le message le dit — Les 13 transactions de ce fichier étaient déjà dans le système. — et s'affiche comme une information plutôt que comme la confirmation qu'un ajout a eu lieu, puisqu'il n'y en a eu aucun.
• Certains mouvements étaient nouveaux et d'autres déjà présents. Les deux nombres sont indiqués : 5 transactions importées. Déjà dans le système : 8.
• Tous les mouvements étaient nouveaux. Le message indique le nombre de transactions importées.

Un mouvement est reconnu comme déjà détenu lorsque ses dates, son montant, sa référence et sa description correspondent tous. Deux paiements distincts qui ont par hasard le même jour et le même montant ne sont jamais fusionnés en un seul : chacun garde sa propre ligne et chacun est reconnu séparément lors d'un téléversement ultérieur. Il en va de même pour un fichier téléversé à nouveau après que votre banque a modifié la formulation d'un mouvement : si la description d'une ligne diffère de celle enregistrée, cette ligne est traitée comme un nouveau mouvement et est ajoutée.

Un nombre inférieur à celui des mouvements visibles dans le relevé est donc le résultat attendu lors d'un téléversement qui se chevauche : cela signifie que rien n'a été dupliqué, et non que des lignes ont été perdues. Si un mouvement attendu est réellement absent, cherchez-le d'abord dans la liste des transactions — il a pu arriver avec un relevé antérieur.

Transactions des Fournisseurs

Comment ça marche ?

Effectuez le paiement au fournisseur via votre banque (en dehors de Flowtly). Conservez la confirmation de paiement ou les détails de la transaction bancaire en vue du rapprochement. Pour refléter le paiement dans Flowtly, importez votre relevé bancaire (fichier MT940) dans le système. Flowtly rapprochera automatiquement les paiements avec le fournisseur en se basant sur le montant, la référence de paiement et les détails du fournisseur. Si Flowtly ne rapproche pas automatiquement une transaction, vous pouvez l'affecter manuellement au fournisseur concerné en la sélectionnant parmi les pièces jointes en attente.

Le rapprochement automatique suit quelques règles, afin qu'un paiement ne soit enregistré que sur un document qu'il peut réellement solder :

• Sens. L'argent qui sort de votre compte n'est rapproché que d'un document de coûts. L'argent qui entre n'est rapproché que d'un document de montant négatif, tel qu'un avoir remboursé par un fournisseur. Un paiement entrant n'est jamais enregistré sur une facture de coûts du simple fait que les montants sont identiques.
• Paiements refusés. Lorsque vous refusez un paiement suggéré pour un document, Flowtly ne lie plus automatiquement ce paiement au document par la suite, ni à l'enregistrement du document ni à l'import d'un relevé bancaire.
• Montants récurrents. Lorsqu'un fournisseur facture chaque mois le même montant, plusieurs paiements de ce montant peuvent se trouver à proximité d'une facture. Chaque facture est alors rapprochée du paiement le plus proche de sa date, dans un délai de 20 jours, afin que le paiement d'un mois ne soit pas enregistré sur la facture d'un autre mois. Si aucun paiement ne convient, la facture reste non rapprochée pour que vous la liiez manuellement.

Les fournisseurs appartenant à un groupe de coûts interne sont exclus de ces suggestions automatiques, de sorte qu’un virement interne n’est pas proposé comme paiement fournisseur, même si le nom du fournisseur apparaît dans la description de la transaction. Vous pouvez toujours assigner manuellement un tel fournisseur à la transaction.

Ouvrez Contreparties dans le menu principal, choisissez l'onglet Fournisseurs, ouvrez la fiche du fournisseur concerné et suivez le lien de sa section Fournisseur vers la page du prestataire. Sous l'onglet Transactions, toutes les transactions liées à ce fournisseur seront listées. Cet onglet offre un aperçu structuré de toutes les transactions financières relatives à un fournisseur spécifique, facilitant le suivi des paiements historiques, l'identification des pièces jointes manquantes et l'analyse des tendances financières.

Principales fonctionnalités de l'onglet Transactions Fournisseurs :

• Aperçu graphique – Propose une répartition visuelle des transactions dans le temps.
• Liste détaillée des transactions – Présente l'ensemble des transactions liées au fournisseur, incluant les dates de paiement, les montants et les statuts.
• Statut des pièces jointes – Précise si une transaction est associée à un document (par ex. facture, preuve de paiement).
• Analyse des tendances financières – Permet de suivre l'évolution des dépenses des fournisseurs sur plusieurs mois et années.

En cliquant sur une transaction, un panneau latéral s'affiche, présentant des options détaillées pour la gestion de la transaction. Cette fonctionnalité permet aux équipes financières d'examiner et de mettre à jour de manière efficace les transactions individuelles. Les détails sont décrits dans la section Fonctionnalités disponibles dans le panneau latéral.

Vous pouvez également gérer les pièces jointes associées aux transactions ici, de la même manière que pour les transactions de compte bancaire.

Transactions des Clients

Comment ça marche ?

Afin d'enregistrer les paiements clients dans Flowtly, importez votre relevé bancaire (format MT940) via la section Transactions du menu principal. Flowtly détectera automatiquement les paiements entrants et tentera de les rapprocher des factures clients existantes. Si le système trouve une correspondance, il attribuera la transaction à la facture appropriée dans le profil client concerné. L'onglet Paiements du profil d'un client offre une vue structurée de toutes les factures émises et de leurs paiements respectifs. Si un paiement n'est pas automatiquement rapproché, vous pouvez l'affecter manuellement en sélectionnant la facture sous l'onglet Paiements et en cliquant sur « Assigner la transaction ». Cela ouvrira une fenêtre modale affichant les transactions importées qui n'ont pas été rapprochées ou dont le montant n'a pas été entièrement imputé. Vous pouvez également spécifier le montant de la transaction à cet endroit.

Après cela, la transaction sera liée à la facture, et le statut ainsi que le montant payé seront mis à jour. Vous pouvez supprimer une transaction déjà attribuée. Cela entraînera également un nouveau calcul.

Exemples de cas d'utilisation

• Rapprochement des relevés bancaires : Rapprochez facilement les transactions bancaires importées avec les enregistrements internes pour garantir que tous les mouvements financiers sont comptabilisés et que les écarts sont rapidement résolus.
• Suivi des paiements fournisseurs : Suivez tous les paiements sortants effectués aux fournisseurs, liez-les à des contrats ou projets spécifiques, et assurez-vous que tous les documents justificatifs (tels que factures ou confirmations de paiement) sont joints.
• Gestion des encaissements clients : Affectez automatiquement ou manuellement les paiements clients entrants aux factures en attente, en mettant à jour leur statut de paiement et en conservant un aperçu précis des créances.
• Préparation à l'audit : Assurez-vous que toutes les transactions sont associées aux pièces jointes nécessaires (factures, reçus), ce qui facilite les audits et les contrôles de conformité grâce à un enregistrement centralisé et organisé.