Comptes bancaires

La section Transactions du menu principal a été conçue pour faciliter la création, la gestion et la consultation de vos banques et comptes bancaires, ainsi que l'examen des transactions associées.

Pour visualiser et gérer vos comptes bancaires :

• Accédez à la section « Transactions » depuis le menu principal.
• Une liste de tous les comptes bancaires, avec leurs détails, s'affichera. Actions disponibles :
• Modifier les comptes : Cliquez sur le bouton « Modifier » à côté d'un compte pour mettre à jour ses détails. La modification est réservée aux administrateurs.
• Afficher les transactions : Cliquez sur le bouton « Transaction » à côté d'un compte pour afficher la liste des transactions liées à ce compte spécifique. Filtrer les comptes masqués :
• En haut de la page, un filtre est intitulé « Masqué ».
• Si cette option est cochée, la liste affichera les comptes bancaires marqués comme masqués.

Pour gérer les banques et leurs comptes associés :

• Cliquez sur le bouton « Gérer les banques » en haut de la page Transactions.
• Cela vous redirigera vers la page de gestion des banques, affichant toutes les banques existantes.
• Si une banque possède plusieurs comptes, ceux-ci sont affichés en dessous, rattachés à la banque correspondante. Actions disponibles :
• Ajouter de nouvelles banques : Utilisez le bouton « Ajouter une banque » pour créer une nouvelle banque.
• Modifier les banques existantes : Cliquez sur le bouton « Modifier » à côté d'une banque ou de ses comptes pour modifier les détails.
• Ajouter un nouveau compte : Utilisez le bouton « Ajouter un compte » pour créer un nouveau compte pour une banque spécifique.

Ajouter une nouvelle banque

Pour ajouter une nouvelle banque, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez la section « Transactions » dans le menu principal.
2. Cliquez sur « Gérer les banques » en haut de la page.
3. Cliquez sur « Ajouter une banque » dans le coin supérieur droit.
4. Dans le formulaire qui apparaît, saisissez le nom de la banque et le numéro Swift.
5. Cliquez sur « Enregistrer ».

La banque ainsi créée est ajoutée à la liste.

Ajouter un compte à la banque

Pour ajouter un compte à une banque existante, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur le bouton dédié situé sur le côté droit de la ligne de la banque.

2. Dans le formulaire qui apparaît, saisissez les informations suivantes :

   • Nom du compte
   • Préfixe
   • Numéro de compte
   • Devise
   • Type (peut être standard ou TVA)

Vous pouvez définir le compte comme par défaut, le cas échéant. De plus, vous pouvez masquer le compte ; ainsi, il ne sera pas affiché dans la section Transactions à moins que le filtre « Masqué » ne soit activé. Le masquage retire également les transactions du compte du reste de l'application — voir Masquer un compte ci-dessous.

Remarque : Pour rendre les devises disponibles dans le sélecteur, configurez-les sous « Devises » dans le menu Paramètres généraux.

Remarque : Le Numéro de compte est l'élément sur lequel un relevé bancaire importé est mis en correspondance. Un compte sans numéro de compte ne sera jamais automatiquement associé à un fichier de relevé téléversé — ces relevés doivent être affectés manuellement. Renseignez le numéro de compte pour chaque compte à partir duquel vous souhaitez importer des relevés.

Après la création, le compte sera listé comme un sous-élément de la banque sur la page Gérer les banques et dans la liste des Comptes bancaires.

Cette liste contient tous les comptes, qu'ils appartiennent ou non à une banque. Un compte sans banque affiche un tiret dans la colonne Banque et s'édite depuis ici — la page Gérer les banques répertorie les comptes sous leur banque, de sorte qu'un compte n'appartenant à aucune ne figure pas.

Modification d'un compte existant

La devise et le type sont verrouillés dès qu'un compte en possède. Ils déterminent comment les montants déjà enregistrés sur le compte sont lus — les modifier ultérieurement réinterpréterait l'historique du compte ; les deux champs sont affichés mais ne peuvent pas être modifiés.

Un compte enregistré sans devise ni type est l'exception : le champ vide reste modifiable, vous pouvez donc le renseigner et enregistrer. Tout le reste du compte — nom, préfixe et numéro de compte — reste modifiable dans tous les cas.

Deux façons de désactiver un compte

Un compte avec lequel vous ne travaillez plus peut être traité de deux façons différentes. La ligne les propose comme deux contrôles distincts, car ce ne sont pas des variantes d'une même opération :

• Masquer retire le compte et ses transactions de la vue tout en conservant tous les enregistrements. Cette action peut être annulée à tout moment.
• Supprimer supprime définitivement le compte, ses transactions et les fichiers de relevés qui y sont stockés. Cette action ne peut pas être annulée.

Utilisez Masquer, sauf si vous avez spécifiquement besoin que les enregistrements disparaissent. C'est la réponse à presque toutes les raisons pour lesquelles un compte cesse d'être utilisé — la relation bancaire a pris fin, le compte a été clôturé, les relevés ont été importés au mauvais endroit — et cela laisse l'historique intact pour les audits et les périodes budgétaires clôturées.

Masquer un compte

Le masquage est le moyen de retirer un compte que vous n'utilisez plus tout en conservant ce qu'il a enregistré. Cela va plus loin que de simplement nettoyer la liste des comptes : les transactions d'un compte masqué ne sont plus servies nulle part dans l'application.

Sélectionnez Masquer sur la ligne du compte. La confirmation indique ce qui va se passer : le compte et ses transactions cessent d'être affichés partout, totaux budgétaires inclus, rien n'est supprimé et cela peut être annulé à tout moment.

Lorsqu'un compte est masqué :

• Ses transactions n'apparaissent pas dans la liste des transactions ni dans le graphique de solde, et elles ne sont pas retournées par les filtres ou les recherches de transactions.
• Elles ne sont pas comptabilisées dans les chiffres budgétaires. Une transaction sur un compte masqué est exclue des récapitulatifs de budget, des tableaux de coûts et des totaux budgétaires, y compris une transaction qui avait été liée manuellement à un budget avant le masquage du compte.
• Une ligne budgétaire adossée à une transaction d'un compte masqué est exclue plutôt qu'affichée comme une ligne vide.

Rien n'est supprimé. Les transactions restent dans vos données exactement telles qu'elles étaient ; elles sont simplement soustraites de l'affichage et des calculs. Désactivez la marque Masqué du compte et toutes ces transactions sont à nouveau servies, les chiffres budgétaires revenant à ce qu'ils étaient.

Deux conséquences méritent d'être connues avant de masquer un compte :

• Les totaux budgétaires qui incluaient le compte vont changer, y compris pour des mois déjà clôturés. Si un chiffre budgétaire a bougé et que vous ne pouvez pas l'expliquer, vérifiez si un compte alimentant ce budget a été masqué.
• Le masquage concerne le compte entier, pas une seule transaction. Pour exclure un seul mouvement d'un budget, délier cette transaction du budget à la place.

Pour trouver les comptes actuellement masqués, sélectionnez le filtre Masqué en haut de la page Transactions.

Supprimer un compte

Supprimer est la mise hors service irréversible. Elle supprime définitivement le compte, toutes ses transactions et les fichiers de relevés qui y sont stockés. Il n'existe pas d'archive ni de corbeille, et les enregistrements ne peuvent pas être récupérés par la suite.

Pour cette raison, la suppression est délibérément plus difficile que le masquage :

• La suppression est réservée aux administrateurs. Une personne qui gère des banques et des comptes peut masquer un compte, mais le contrôle de suppression ne lui est pas du tout proposé.
• La confirmation indique ce qui sera détruit — les transactions et les fichiers de relevés stockés — et précise que cette action ne peut pas être annulée. Elle signale également que le masquage est disponible si vous voulez seulement mettre le compte de côté.
• Vous devez saisir le nom du compte dans la confirmation avant que la suppression puisse être acceptée. Il est impossible de cliquer sans lire, de sorte qu'un clic manqué sur la mauvaise ligne ne peut pas détruire un compte.

Lorsqu'une suppression est refusée

Flowtly refuse de supprimer un compte dont les enregistrements sont encore nécessaires ailleurs, plutôt que de les supprimer et de laisser s'effondrer les chiffres qui en dépendaient. Dans ce cas, la confirmation reste ouverte et indique ce qui bloque le compte et combien — par exemple que ses transactions portent un certain nombre de liens budgétaires.

Ce message est la partie utile du refus : il vous indique exactement ce qu'il faut résoudre si vous avez vraiment l'intention de supprimer le compte. Résolvez ce qu'il nomme et réessayez, ou masquez le compte à la place.

La suppression est également proposée pour un compte déjà masqué — masquer d'abord puis supprimer est une séquence raisonnable, et un compte masqué n'affiche naturellement que le contrôle de suppression, puisqu'il est déjà masqué.

Privilégiez le masquage en cas de doute. Un compte masqué peut toujours être rétabli ; un compte supprimé ne le peut pas. Si un compte a été retiré et que ses transactions apparaissent encore quelque part, c'est qu'il a été masqué et non supprimé — et l'inverse est plus important : une fois la suppression effectuée, aucune trace de ces transactions ne subsiste pour être retrouvée ultérieurement.

Exemples de cas d'utilisation

• Un contrôleur financier doit examiner toutes les transactions entrantes et sortantes sur les différents comptes bancaires de l'entreprise pour la réconciliation des grands livres.
• Un comptable souhaite ajouter un nouveau compte bancaire de l'entreprise récemment ouvert afin de suivre ses transactions au sein de Flowtly.
• Un gestionnaire financier souhaite identifier rapidement un compte bancaire spécifique pour vérifier son statut actuel ou les transactions associées.
• Un utilisateur retire un compte bancaire fermé en le masquant, de sorte que ses transactions cessent d'apparaître dans les listes de transactions et d'être comptabilisées dans les budgets, tandis que les enregistrements eux-mêmes sont conservés.
• Un responsable financier constate qu'un total budgétaire est inférieur aux attentes et vérifie le filtre Masqué pour voir si un compte alimentant ce budget a été masqué.
• Un administrateur supprime définitivement un compte créé par erreur ainsi que le relevé importé à tort dans celui-ci, de sorte qu'aucune de ses transactions ne reste consultable.
• Un administrateur tente une suppression, lit le refus indiquant combien de liens budgétaires les transactions du compte portent, et masque le compte à la place.