Pièces jointes de transaction

L'onglet Pièces jointes de transaction dans Flowtly est un espace centralisé conçu pour stocker et gérer les documents liés aux transactions financières. Cette fonctionnalité garantit que tous les relevés de paiement, factures et autres documents justificatifs sont correctement associés, assurant ainsi transparence et conformité des opérations financières. Elle permet également aux utilisateurs de gérer les documents et fichiers indépendamment de transactions spécifiques.

Cet onglet offre un aperçu structuré de toutes les pièces jointes téléchargées en lien avec les transactions. Ses principales fonctionnalités incluent :

La visualisation de toutes les pièces jointes de transaction en un seul endroit.
L'identification et la gestion des pièces jointes non associées (en attente).
Le téléchargement manuel de nouvelles pièces jointes.
L'édition et la suppression des pièces jointes existantes.

Toutes les pièces jointes sont triées par date. Pour chaque date, toutes les transactions reçues à cette date seront affichées. Chaque pièce jointe est affichée avec les détails suivants :

Nom du fichier – Nom du document téléchargé (ex. facture, reçu). Il s'agit du nom du fichier tel qu'il a été téléchargé ; voir Numéro de document et nom du fichier ci-dessous.
Contrepartie – La contrepartie associée à la transaction est affichée sous le nom du fichier.
Montant – Montant de la transaction (à titre de référence).
Mois de rattachement / Reçu le – Indique le mois financier au cours duquel la transaction a été traitée et reçue.
Pièce jointe – Fichier associé.
Option d'affichage – Permet de prévisualiser le document joint.
Options d'édition et de suppression – Permettent la modification ou la suppression de la pièce jointe.

Quels fichiers s'ouvrent dans l'aperçu

La consultation d'un fichier l'ouvre directement lorsque son format s'affiche comme une page fixe ou une image — un PDF ou une image dans un format photo courant tel que JPEG, PNG, GIF, WebP, HEIC/HEIF ou TIFF. Cela couvre les factures, reçus et documents photographiés qui constituent presque tout ce qui est stocké ici.

Tout autre format est téléchargé plutôt qu'affiché, et s'ouvre dans l'application de votre ordinateur qui le prend en charge. Cela inclut les types de fichiers pouvant contenir des instructions en plus du contenu — les images vectorielles et les pages web en font partie — qui ne sont jamais rendus dans Flowtly, quel qu'en soit l'auteur. Le fichier lui-même est intact et complet : seul l'endroit où il s'ouvre diffère.

Ajouter et gérer des pièces jointes

Pour télécharger une nouvelle pièce jointe :

Cliquez sur le bouton « Ajouter une pièce jointe » situé dans le coin supérieur droit.
Saisissez le nom.
Sélectionnez la Contrepartie associée dans votre répertoire de contreparties.
Saisissez le montant de la pièce jointe.
Sélectionnez la devise.
Sélectionnez le fichier sur votre ordinateur et téléchargez-le. Le même fichier de facture ne peut pas être téléversé deux fois : un second téléversement est refusé, et la fenêtre de téléversement en donne la raison.
Saisissez la date de réception de la pièce jointe.
Saisissez le mois de rattachement de la pièce jointe.
Cliquez sur « Enregistrer » pour finaliser l'ajout de la pièce jointe.

Gérer les pièces jointes en attente

Les pièces jointes en attente sont des documents qui ont été téléchargés dans Flowtly mais qui n'ont pas encore été affectés à une transaction. Elles peuvent inclure :

Des factures téléchargées avant l'enregistrement de la transaction correspondante.
Des documents ajoutés manuellement mais qui doivent être associés à la dépense correcte.
Des documents qui nécessitent une vérification avant de pouvoir être affectés.

Pour garantir l'exactitude financière, ces pièces jointes doivent être associées à leurs transactions respectives.

Créer un tag en taguant un document

Lorsque vous taguez un document de coût et que le tag dont vous avez besoin n'existe pas encore, saisissez son nom dans le sélecteur de tags. Les administrateurs se voient proposer Créer « <name> » dans <group> pour chaque groupe de tags ; le choisir crée le tag dans ce groupe et le rattache au document en une seule étape. Si votre recherche correspond à des tags dans certains groupes, seuls ces groupes sont listés, avec leurs entrées de création ; un nom introuvable peut être créé dans n'importe quel groupe. Les autres rôles choisissent parmi les tags qui existent déjà.

La recherche porte sur le nom d'un tag, son libellé court et sa description, et ignore la casse et les accents : saisir Oplaty trouve donc un tag nommé Opłaty eksploatacyjne.

Ajouter une note à un document

La section Note du panneau d'un document s'enregistre d'elle-même, comme les autres champs du panneau : saisissez la note puis cliquez en dehors du champ. Il n'y a pas de bouton Enregistrer. Une coche confirme que la note a été enregistrée. Si elle ne peut pas l'être, le texte saisi reste dans le champ avec la raison à côté, et le bouton de nouvelle tentative juste à côté enregistre à nouveau le même texte. Vider le champ supprime la note.

Répartir un coût sur une période comptable

Un document peut porter une période comptable facultative, pour un coût qui couvre plus d'un mois, comme un abonnement annuel. Elle a sa propre section Période associée dans le panneau du document, juste sous Détails. Ouvrez la section et renseignez Période du et Période au : chaque date est enregistrée dès que vous la choisissez. Tant qu'une période est définie, les vues budgétaires répartissent le coût uniformément sur chacun de ses mois, et la section affiche les dates même lorsqu'elle est repliée. Une date de début postérieure à la date de fin n'est pas enregistrée, et la raison s'affiche sous les champs. Une transaction bancaire n'a pas de période comptable : son panneau n'a donc pas cette section.

Contrepartie et mois associé

La section Détails du panneau d'un document contient les champs Contreparties et Mois associé. Le panneau d'une transaction bancaire affiche la même paire. Sur un document, les deux champs sont facultatifs : un document peut donc rester dans le panneau sans eux pendant qu'il est encore en cours de vérification. Gérer la contrepartie, sous les deux champs, ouvre la contrepartie sélectionnée pour que vous puissiez modifier son nom, ses rôles et ses valeurs par défaut ; il est indisponible tant qu'aucune contrepartie n'est sélectionnée. Si vous pouvez gérer les contreparties, le nom de la contrepartie en haut du panneau ouvre le même éditeur. Pour ajouter une contrepartie qui n'existe pas encore, saisissez son nom dans le champ de la contrepartie et choisissez Ajouter une contrepartie (voir Contreparties).

Une facture entrante est un achat : sa contrepartie a donc besoin du rôle fournisseur. Lorsque la contrepartie n'a pas de fiche fournisseur, une note sous les deux champs la nomme et vous demande de lui ajouter le rôle fournisseur. Tant que vous ne l'avez pas fait, les recherches de fournisseurs ne la trouveront pas.

Ce que fera l'acceptation d'une suggestion de fournisseur

Lorsque Flowtly suggère un fournisseur pour une facture entrante, la carte de suggestion indique, avant que vous n'acceptiez, ce que l'acceptation va faire. La phrase est établie à partir de votre liste de contreparties et dit l'une des choses suivantes :

L'acceptation lie cette facture à un fournisseur qui existe déjà. La fiche du fournisseur lui-même n'est pas modifiée.
L'acceptation donne le rôle de fournisseur à une contrepartie qui est déjà un client et lui lie la facture. Aucune seconde contrepartie n'est créée pour la même partie.
L'acceptation crée un nouveau fournisseur sous le nom figurant sur le document, et lui lie la facture.
L'acceptation échouera, pour l'une de trois raisons, que la carte nomme :
- une contrepartie existante porte déjà ce nom ou ce numéro fiscal. Utilisez Modifier la suggestion pour lier plutôt cette contrepartie, ou fusionnez d'abord le doublon ;
- le client correspondant ne peut pas recevoir automatiquement le rôle de fournisseur, car ses informations de fournisseur sont rattachées à une autre fiche de contrepartie, masquée. Contactez le support Flowtly pour résoudre cela, ou utilisez Modifier la suggestion pour choisir un autre fournisseur ;
- la facture porte le numéro fiscal d'une autre entreprise, et non celui du client que nomme la carte. Utilisez Modifier la suggestion pour choisir ou créer le fournisseur portant le numéro fiscal de la facture.

Une carte dont l'acceptation échouera s'affiche comme un avertissement. Sans lui, la carte ressemblerait à une carte qui peut être acceptée, et le refus n'apparaîtrait qu'après un clic sur Accepter.

La phrase est établie à chaque ouverture du document, et non au moment où la suggestion a été faite. Un document qui a attendu dans la boîte de réception pendant que quelqu'un créait le fournisseur à la main indique donc que l'acceptation le lie à un fournisseur existant, et non qu'elle en crée un nouveau. Une fois la suggestion acceptée, la carte indique à la place ce qu'elle a réellement fait.

Paiements et contrat liés à un document

Dans la section Transactions liées, chaque paiement lié au document est listé avec sa description, sa date et son montant, suivis de Ouvrir et Dissocier. Dissocier un paiement prend effet immédiatement, sans confirmation.

La section Catégorisation affiche le contrat du document au-dessus du sélecteur de contrat, avec Ouvrir et Dissocier. Dissocier retire le contrat du document. Choisir un autre contrat dans le sélecteur le remplace. Lorsqu'un document a un contrat, une section Contrat distincte l'affiche aussi, avec Ouvrir uniquement. Tant que cette section est repliée, sa ligne indique le contrat.

Répartir une ligne de facture entre des projets

Une répartition par projet peut être définie pour toute la facture, ou pour une seule de ses lignes. La répartition propre à une ligne sert lorsqu'une ligne couvre des travaux pour plus d'un projet, par exemple une ligne d'aménagement partagée entre deux locataires.

Sur la ligne, utilisez + projet pour ajouter un projet. Le premier projet prend toute la ligne. Chaque projet ajouté ensuite commence avec ce qui reste du montant net de la ligne, et le montant de chaque projet peut être modifié. Les montants doivent totaliser le montant net de la ligne, et la ligne le signale lorsque ce n'est pas le cas. Avec deux projets qui totalisent la ligne, modifier un montant reporte la différence sur l'autre, de sorte que la ligne reste équilibrée. Supprimer la ligne d'un projet le retire de la répartition de la ligne.

Le montant net d'une ligne est le montant porté sur la ligne, ou sa quantité multipliée par son prix unitaire lorsque la ligne n'a pas de montant. L'exception est un document dont les lignes totalisent son brut plutôt que son net, ce qui arrive lorsque les lignes ont été saisies en montants bruts. Dans ce cas, le montant net du document est réparti entre les lignes au prorata de leurs montants, de sorte que les montants nets des lignes totalisent exactement le net du document.

La répartition d'une ligne s'affiche de la même façon partout sur la facture. La répartition de toute la facture liste les projets de la ligne en lecture seule, avec la mention Défini sur la ligne #n, à modifier là-bas, et les compte toujours dans son total. Une ligne sans projet propre montre comment la répartition de toute la facture la répartirait.

Une ligne ayant un projet propre conserve tout son montant net au niveau de la ligne. Cela vaut pour une ligne attribuée à un seul projet, et pour une ligne répartie entre plusieurs projets, même lorsque l'une de ses lignes est barrée ou que ses montants n'atteignent pas le montant net de la ligne. La répartition de toute la facture ne répartit jamais une seconde fois l'argent de cette ligne entre d'autres projets : elle ne couvre que ce que les lignes laissent.

Les commandes de toute la facture ne remplacent que les lignes de toute la facture, et laissent intacte la répartition propre à une ligne :

les boutons qui remplissent par attribut ou par cascade, et Répartir sur les autres, ne répartissent que le montant net que les lignes ne portent pas déjà. Lorsque les lignes en portent la totalité, un remplissage indique que les lignes portent déjà tout le net, donc qu'il ne reste rien à répartir sur la facture. Répartir sur les autres n'est proposé que s'il modifiait un montant ;
Remplir selon la consommation des compteurs calcule ses montants à partir des relevés, comme sur n'importe quelle facture ;
Tout effacer ne supprime que les lignes de projet de toute la facture, et vous demande de confirmer que les lignes de facture conservent les leurs.

Le total de la répartition de toute la facture compte une ligne attribuée à un seul projet pour son plein montant net, de sorte qu'une répartition qui tombe juste ne présente pas cette ligne comme manquante. Un écart à l'intérieur de la répartition propre d'une ligne, dû à une ligne barrée ou à des montants inférieurs à la ligne, reste visible dans le total : cet argent n'est volontairement imputé à personne.

L'en-tête de la section Catégorisation compte les lignes qui ont un projet, le leur ou un issu de la répartition de toute la facture, ou un tag de ligne, par exemple 2/5 lignes avec un projet ou un tag de ligne. Les tags définis sur toute la facture n'entrent pas dans ce compte.

Pour remplir la répartition de toute la facture à partir d'attributs ou de relevés de compteurs, voir Répartir un coût entre des projets selon un attribut.

Comment le paiement lié est catégorisé

Lorsque le paiement lié à un document porte sa propre répartition par projet ou ses propres tags, la section Affectation de la transaction les affiche. Chaque projet a une ligne, avec sa part et son montant dans la devise du paiement, puis viennent les tags du paiement. La section est en lecture seule. Ouvrir la transaction mène au paiement et n'apparaît que pour les utilisateurs autorisés à ouvrir les transactions bancaires. Tant que la section est repliée, sa ligne indique le nombre de projets de la répartition du paiement, par exemple 2 projets, une fois le paiement chargé.

Numéro de document et nom du fichier

Un document de coût téléchargé possède deux identifiants distincts — il est utile de savoir lequel vous consultez à un moment donné.

Le nom du fichier est le nom du fichier que vous avez téléchargé, ou le nom saisi lors de l'ajout manuel de la pièce jointe. C'est le nom affiché dans la liste des pièces jointes — un fichier enregistré sous Figma_Invoice.pdf y apparaît sous ce nom.
Le numéro de document est le numéro de facture ou de reçu imprimé sur le document lui-même. Il est lu automatiquement dans le document lorsque cela est possible, et conservé séparément du nom du fichier.

Parce que les deux sont distincts, un nom de fichier qui a du sens pour vous — le fournisseur, le service, la période — est conservé après le téléchargement, tandis que le numéro de document reste disponible là où le numéro est nécessaire plutôt que le libellé.

Lorsque c'est le numéro qui compte, c'est le numéro qui est utilisé. Les exports comptables et les champs des documents d'achat qu'ils produisent utilisent le numéro de document, et les lignes de coût dans les rapports de budget et de P&L y sont également libellées. En l'absence de numéro de document, ces endroits reviennent au nom du fichier, de sorte qu'aucune ligne n'est jamais laissée sans libellé.

La recherche couvre les deux. Saisir une partie d'un numéro de facture trouve le document même si son nom de fichier n'a rien à voir avec ce numéro, et saisir une partie du nom de fichier le trouve également.

Les tags appliqués automatiquement à un document de coût sont comparés aux deux identifiants, de sorte qu'un nom de fichier descriptif peut apporter un tag que le numéro de document seul n'aurait pas déclenché.

Les pièces jointes ajoutées avant que le numéro de document dispose de son propre champ sont répertoriées sous ce numéro plutôt que sous un nom de fichier, et elles ne sont pas réétiquetées rétrospectivement. Une liste longue peut donc afficher un mélange des deux. La modification d'une pièce jointe permet de définir le nom souhaité pour chaque ligne individuellement.

Un document avec seulement un montant TTC

Certains documents arrivent avec un montant TTC et sans montant HT, par exemple un ticket qui n'imprime que le total. La section Détails affiche alors, sous les montants HT, de TVA et TTC, un champ Taux de TVA avec l'indication Incomplet. Choisissez un taux de TVA pour calculer le net et la VAT. Les taux proposés sont ceux du pays de votre organisation, y compris exonéré (zw.). Le choix d'un taux est enregistré aussitôt : Flowtly calcule le HT et la TVA à partir du TTC, renseigne le HT, et le champ disparaît. Le document n'est alors plus considéré comme dépourvu de son montant HT.

Vous pouvez aussi saisir vous-même le HT, si le document l'indique ; le champ Taux de TVA disparaît dès qu'un HT est saisi. Si les lignes du document s'additionnent au TTC plutôt qu'au HT, Flowtly vous demande alors de convertir les lignes en montants HT. Si le taux ne peut pas être enregistré, le champ redevient vide et le signale.

Quand les paiements diffèrent de la facture

Une facture n'est pas toujours payée exactement pour le montant indiqué. Une facture fournisseur en euros payée depuis un compte en złoty, par exemple, est convertie au taux de la banque, et le taux de la banque ainsi que les frais peuvent faire que les paiements liés soient de quelques pourcents au-dessus ou en dessous de la facture. Flowtly affiche cet écart plutôt que de le masquer, et vous laisse décider quand il est acceptable.

Sur une facture entrante, la section Transactions associées du panneau affiche trois montants chaque fois que les paiements liés ne correspondent pas à la facture :

Montant TTC de la facture — le montant brut de la facture.
Paiements liés — le total des paiements qui lui sont liés, dans la devise de la facture.
Écart — l'écart signé entre les deux, avec son pourcentage par rapport à la facture.

Les montants restent visibles quelle que soit la façon dont l'écart est résolu. Une tolérance ou une acceptation lève l'avertissement ; elle ne modifie jamais un montant.

Définir une tolérance

Par défaut, un écart allant jusqu'à 3 % de la facture, en plus ou en moins, est considéré comme correspondant. Un administrateur peut définir une marge différente sous Paramètres → Avancé, dans la section Factures fournisseurs — complétude : Tolérance d'écart de paiement accepte un pourcentage de 0 à 20 et est enregistré lorsque vous quittez le champ. Laissez-le vide pour conserver le contrôle de 3 %.

Un écart compris dans la tolérance s'affiche comme Dans votre tolérance de N % et n'est pas signalé. Une tolérance ne fait que retirer un avertissement ; elle n'en ajoute jamais.

Accepter un écart

Un écart supérieur à la tolérance, que les paiements soient insuffisants ou dépassent la facture, est affiché comme un avertissement, avec Accepter l'écart à côté. Le choisir vous demande de confirmer l'écart exact que vous acceptez et d'indiquer un Motif, par exemple les frais de change de la banque. Le motif est obligatoire : Accepter reste indisponible tant que vous n'en saisissez pas un, de 255 caractères au plus. Une fois accepté :

le panneau enregistre qui a accepté l'écart et quand ;
l'étiquette Paiement incomplet ou Paiement excédentaire est retirée du document dans la liste ;
rien d'autre n'est écrit — le montant de la facture, les montants des paiements, le taux de change et la date de paiement restent tels qu'ils étaient.

Retirer l'acceptation l'annule, et l'avertissement revient.

Une acceptation s'applique aux montants pour lesquels elle a été donnée, pas au document dans son ensemble. Si le montant de la facture est modifié par la suite, ou si un paiement est lié ou dissocié, l'écart est à nouveau ouvert : le panneau indique que l'acceptation précédente ne s'applique plus, l'étiquette revient si les paiements sont insuffisants, et le nouvel écart peut être accepté à nouveau. Si la tolérance couvre ensuite l'écart, le panneau l'affiche comme étant dans la tolérance.

Accepter et retirer sont disponibles pour toute personne pouvant modifier le document. Accepter l'écart n'est proposé que lorsqu'un écart est hors tolérance et pas encore accepté.

Tant qu'un tel écart n'est pas résolu, la section Transactions associées est marquée en rouge. Dans le panneau, le rouge signale une section présentant un problème détecté par Flowtly, comme des montants qui ne correspondent pas, et l'orange une section simplement incomplète, comme une facture à laquelle aucun paiement n'est encore lié.

Le paiement porte le même avertissement. Lorsqu'une facture réglée par un paiement présente des montants qui ne correspondent pas, y compris pour des paiements qui dépassent la facture, le cercle de statut du paiement est lui aussi rouge, dans la liste des transactions, sur sa carte mobile et dans son panneau latéral, et le panneau latéral ajoute la ligne Facture liée : le montant diffère. Survoler le cercle dans le panneau latéral énumère les écarts de montant relevés sur la facture liée. Une facture seulement incomplète laisse inchangée la couleur du paiement.

Le volet de détail du paiement affiche aussi l'écart lui-même. Dans sa section Pièces jointes, chaque facture réglée par le paiement et présentant un écart reçoit le même panneau que sur la facture, avec les mêmes trois valeurs et, le cas échéant, Accepter l'écart. Un écart hors tolérance marque la section en rouge. Lorsqu'un paiement règle deux factures ou plus, chaque panneau porte en légende le nom de sa facture, afin que vous sachiez à laquelle l'écart appartient. L'accepter depuis le paiement revient exactement à l'accepter sur la facture.

Exemples d'utilisation

Associer un PDF de facture fournisseur directement à une transaction de paiement spécifique pour l'audit et la tenue des registres.
Télécharger la photo d'un reçu physique pour une dépense d'employé, qui sera ensuite associée à la transaction bancaire correspondante.
Centraliser tous les accords contractuels et les échéanciers de paiement pour garantir un accès facile et la conformité.
Gérer les documents non associés (par exemple, les factures reçues en avance) jusqu'à ce que la transaction financière correspondante soit enregistrée dans le système.
Accepter l'écart sur une facture en devise étrangère payée au taux de change de la banque, afin qu'elle ne soit plus signalée comme sous-payée alors que ses montants restent exactement ceux facturés et payés — ou définir une tolérance afin que les petits écarts de change ne soient jamais signalés.