Pièces jointes de transaction

L'onglet Pièces jointes de transaction dans Flowtly est un espace centralisé conçu pour stocker et gérer les documents liés aux transactions financières. Cette fonctionnalité garantit que tous les relevés de paiement, factures et autres documents justificatifs sont correctement associés, assurant ainsi transparence et conformité des opérations financières. Elle permet également aux utilisateurs de gérer les documents et fichiers indépendamment de transactions spécifiques.

Cet onglet offre un aperçu structuré de toutes les pièces jointes téléchargées en lien avec les transactions. Ses principales fonctionnalités incluent :

• La visualisation de toutes les pièces jointes de transaction en un seul endroit.
• L'identification et la gestion des pièces jointes non associées (en attente).
• Le téléchargement manuel de nouvelles pièces jointes.
• L'édition et la suppression des pièces jointes existantes.

Toutes les pièces jointes sont triées par date. Pour chaque date, toutes les transactions reçues à cette date seront affichées. Chaque pièce jointe est affichée avec les détails suivants :

• Nom du fichier – Nom du document téléchargé (ex. facture, reçu). Il s'agit du nom du fichier tel qu'il a été téléchargé ; voir Numéro de document et nom du fichier ci-dessous.
• Nom du fournisseur/client – Le fournisseur ou le client associé à la transaction est affiché sous le nom du fichier.
• Montant – Montant de la transaction (à titre de référence).
• Mois de rattachement / Reçu le – Indique le mois financier au cours duquel la transaction a été traitée et reçue.
• Pièce jointe – Fichier associé.
• Option d'affichage – Permet de prévisualiser le document joint.
• Options d'édition et de suppression – Permettent la modification ou la suppression de la pièce jointe.

Ajouter et gérer des pièces jointes

Pour télécharger une nouvelle pièce jointe :

• Cliquez sur le bouton « Ajouter une pièce jointe » situé dans le coin supérieur droit.
• Saisissez le nom.
• Sélectionnez le fournisseur/client (Coût) associé parmi la liste des fournisseurs/clients précédemment créés.
• Saisissez le montant de la pièce jointe.
• Sélectionnez la devise.
• Sélectionnez le fichier sur votre ordinateur et téléchargez-le.
• Saisissez la date de réception de la pièce jointe.
• Saisissez le mois de rattachement de la pièce jointe.
• Cliquez sur « Enregistrer » pour finaliser l'ajout de la pièce jointe.

Gérer les pièces jointes en attente

Les pièces jointes en attente sont des documents qui ont été téléchargés dans Flowtly mais qui n'ont pas encore été affectés à une transaction. Elles peuvent inclure :

• Des factures téléchargées avant l'enregistrement de la transaction correspondante.
• Des documents ajoutés manuellement mais qui doivent être associés à la dépense correcte.
• Des documents qui nécessitent une vérification avant de pouvoir être affectés.

Pour garantir l'exactitude financière, ces pièces jointes doivent être associées à leurs transactions respectives.

Numéro de document et nom du fichier

Un document de coût téléchargé possède deux identifiants distincts — il est utile de savoir lequel vous consultez à un moment donné.

• Le nom du fichier est le nom du fichier que vous avez téléchargé, ou le nom saisi lors de l'ajout manuel de la pièce jointe. C'est le nom affiché dans la liste des pièces jointes — un fichier enregistré sous Figma_Invoice.pdf y apparaît sous ce nom.
• Le numéro de document est le numéro de facture ou de reçu imprimé sur le document lui-même. Il est lu automatiquement dans le document lorsque cela est possible, et conservé séparément du nom du fichier.

Parce que les deux sont distincts, un nom de fichier qui a du sens pour vous — le fournisseur, le service, la période — est conservé après le téléchargement, tandis que le numéro de document reste disponible là où le numéro est nécessaire plutôt que le libellé.

Lorsque c'est le numéro qui compte, c'est le numéro qui est utilisé. Les exports comptables et les champs des documents d'achat qu'ils produisent utilisent le numéro de document, et les lignes de coût dans les rapports de budget et de P&L y sont également libellées. En l'absence de numéro de document, ces endroits reviennent au nom du fichier, de sorte qu'aucune ligne n'est jamais laissée sans libellé.

La recherche couvre les deux. Saisir une partie d'un numéro de facture trouve le document même si son nom de fichier n'a rien à voir avec ce numéro, et saisir une partie du nom de fichier le trouve également.

Les tags appliqués automatiquement à un document de coût sont comparés aux deux identifiants, de sorte qu'un nom de fichier descriptif peut apporter un tag que le numéro de document seul n'aurait pas déclenché.

Les pièces jointes ajoutées avant que le numéro de document dispose de son propre champ sont répertoriées sous ce numéro plutôt que sous un nom de fichier, et elles ne sont pas réétiquetées rétrospectivement. Une liste longue peut donc afficher un mélange des deux. La modification d'une pièce jointe permet de définir le nom souhaité pour chaque ligne individuellement.

Exemples d'utilisation

• Associer un PDF de facture fournisseur directement à une transaction de paiement spécifique pour l'audit et la tenue des registres.
• Télécharger la photo d'un reçu physique pour une dépense d'employé, qui sera ensuite associée à la transaction bancaire correspondante.
• Centraliser tous les accords contractuels et les échéanciers de paiement pour garantir un accès facile et la conformité.
• Gérer les documents non associés (par exemple, les factures reçues en avance) jusqu'à ce que la transaction financière correspondante soit enregistrée dans le système.