Système de réservation en ligne

Processus de réservation de propriété Réservation de ressource par un employé En tant qu'employé, pour réserver une salle, vous devez accéder à l'élément Réservation de propriété dans le menu principal sur le côté gauche. Vous verrez 2 onglets : le premier est Réservations , où vous verrez la liste des ressources qui vous sont assignées. Le second s'appelle Réserver , où toutes les ressources sont affichées. En tant qu'employé, vous pouvez réserver n'importe laquelle d'entre elles tant qu'elles ne sont pas réservées pour le même créneau. Vous pouvez vérifier cela en utilisant le champ « Disponible à partir de » situé dans le coin supérieur droit de l'onglet Réserver. Il vous permet de définir la date et l'heure de début à partir desquelles les ressources disponibles seront affichées dans la liste ci-dessous. Une ressource configurée pour des réservations à la journée sera occupée pour toute la journée, tandis qu'une ressource configurée en minutes sera affichée comme disponible en dehors de ses heures réservées. Réservation Développez le groupe et sélectionnez la ressource qui vous intéresse. Cliquez sur le bouton « Réserver ». Type Journalier Une fenêtre avec une vue calendrier affichant le mois complet s'ouvrira, indiquant les jours passés et le jour actuel. Pour réserver une ressource, sélectionnez une période disponible sur le calendrier et utilisez le glisser-déposer pour marquer les jours qui vous intéressent. Par exemple, pour sélectionner les jours du 5 au 9, cliquez sur le 5e jour du mois et faites glisser jusqu'au 9e en maintenant le bouton de la souris enfoncé. Après cette opération, confirmez la réservation en cliquant sur l'icône d'enregistrement ou annulez-la en cliquant sur la croix. De plus, sous le calendrier, vous trouverez les champs Réservation du/au. Ces champs sont pré-remplis en fonction de la période sélectionnée sur le calendrier. Vous pouvez les utiliser pour ajuster manuellement la réservation, par exemple pour la prolonger sur le mois suivant. Ce type d'ajustement n'est pas possible via le glisser-déposer, mais il peut être effectué par saisie manuelle dans ces champs. Type Minutes Une fenêtre avec une vue calendrier affichant les jours de la semaine en cours s'ouvrira. Pour réserver une ressource, par exemple une salle de 10h00 à 10h45, trouvez un créneau disponible et utilisez le glisser-déposer pour sélectionner la période souhaitée en cliquant et en faisant glisser. Après cette opération, confirmez en cliquant sur l'icône d'enregistrement, ou annulez la réservation en cliquant sur la croix. Si vous avez besoin d'un contrôle plus précis sur l'heure de réservation que ce que permet le glisser-déposer, cliquez sur l'icône d'horloge de la réservation. Cela ouvrira une fenêtre modale de sélection de l'heure, où vous pourrez saisir manuellement l'heure de début et de fin de votre réservation. Type Permanent Certaines ressources, comme les bureaux, peuvent être assignées de manière permanente à des utilisateurs spécifiques. Il ne s'agit pas de réservations limitées dans le temps comme les réservations horaires ou journalières. La ressource reste assignée indéfiniment à partir d'une date de début définie. Comment effectuer une réservation permanente : Trouvez une ressource marquée comme disponible de manière permanente (vous verrez un point vert et un bouton « Réserver »). Cliquez sur le bouton Réserver. Dans la fenêtre modale qui apparaît, saisissez une date de début de location permanente à l'aide du sélecteur de calendrier. Cliquez sur Réserver pour finaliser. Une fois réservée, la ressource sera affichée comme réservée « Définitivement » et ne pourra pas être sélectionnée par d'autres utilisateurs. Une réservation permanente n'a pas besoin de date de fin : elle reste dans l'onglet « Réservations » et indique son titulaire aussi longtemps que l'attribution est en vigueur. Elle prend fin lorsqu'elle est annulée, lorsque la ressource est réaffectée ou lorsqu'une date de fin lui est donnée. Une ressource ne peut avoir qu'un seul titulaire à la fois, et une réservation qui chevauche une réservation existante est refusée avec le message « Cette période est réservée ». Seule une personne peut libérer une ressource — en annulant la réservation ou en la transmettant à quelqu'un d'autre — donc une réservation n'expire jamais d'elle-même. Une ressource dont le type de réservation est Minutes nécessite une taille de créneau, définie par sa multiplicité. En l'absence de multiplicité, la réservation est refusée avec un message indiquant que la ressource n'a pas de taille de créneau définie. Demandez à un administrateur ou à un gestionnaire de ressources de définir la multiplicité sur la ressource, comme décrit dans Créer ou modifier une propriété . Après confirmation de la réservation, celle-ci sera créée et une notification par e-mail sera envoyée à l'employé à titre informatif. La réservation sera visible dans l'onglet « Réservations » et dans le widget du tableau de bord. Modifier une réservation enregistrée Une réservation existante peut être modifiée après avoir été enregistrée — pour corriger ses informations de facturation, déplacer son début ou sa fin, ou la déplacer vers une autre ressource. Ouvrez la réservation depuis l'onglet « Réservations », ajustez les champs et enregistrez. La vérification des chevauchements ignore la réservation en cours de modification, donc conserver ou raccourcir sa propre période est accepté ; seul un chevauchement avec une autre réservation de la même ressource est refusé, avec le message « Cette période est réservée ». Si vous ne modifiez que le début d'une réservation qui a une date de fin, la date de fin reste inchangée. Pour supprimer la date de fin, videz vous-même le champ de fin. Déplacer une réservation vers une autre ressource Le champ Ressource de la fenêtre de modification affiche d'abord la ressource actuelle de la réservation. Pour déplacer la réservation, choisissez une autre ressource et enregistrez. La liste propose les ressources du même type, réservées de la même manière (au jour, à la minute ou de façon permanente), qui sont ouvertes à la réservation. La réservation conserve son titulaire et sa période, sauf si vous modifiez les dates dans la même modification. La disponibilité est vérifiée sur la nouvelle ressource pour toute la période. Si la nouvelle ressource est déjà réservée pour cette période ou fermée à la réservation, le déplacement est refusé et la fenêtre de modification en indique la raison, ce qui vous permet de choisir une autre ressource ou de modifier la période. Annuler une réservation L'annulation est possible à tout moment, à condition que la période de réservation ne soit pas terminée. Dans ce cas, la réservation reste dans le système à des fins statistiques. Pour annuler votre réservation, dans la vue principale de l'onglet « Réservations », sélectionnez la réservation, cliquez sur le bouton de suppression, indiquez un motif et confirmez l'annulation. L'annulation sera confirmée par une notification par e-mail. Exemples de cas d'utilisation Réserver une salle de réunion : Réserver rapidement une salle de conférence pour une heure ou quelques heures en utilisant le type de réservation « Minutes ». Réserver un espace projet : Sécuriser un espace de travail dédié ou une salle de projet pour plusieurs jours ou semaines consécutifs en utilisant le type de réservation « Journalier ». Attribuer un bureau permanent : Fournir à un nouvel employé un bureau permanent, lui garantissant sa disponibilité indéfiniment à partir d'une date de début spécifique en utilisant le type de réservation « Permanent ». Modifier ou annuler une réservation : Ajuster ou annuler facilement une réservation existante si les plans changent, libérant ainsi la ressource pour d'autres utilisateurs. Pages associées Réservation de propriété Bloquer la possibilité de réservation Créer ou modifier une propriété Chemins d'accès de l'application Ouvrir Réservation de propriété (onglet Réserver) Ouvrir Mes réservations (onglet Réservations)

Créer ou modifier une propriété Créer ou modifier une propriété Pour créer une nouvelle ressource, accédez aux paramètres situés sous l' icône d'engrenage , puis trouvez la tuile Propriétés. Dans la première vue, vous verrez une liste des ressources existantes catégorisées par type. En développant un groupe, vous afficherez la liste de toutes les ressources avec leurs paramètres de base. En haut de la page, vous trouverez le champ « Limite de jours de réservation », qui vous permet de définir le nombre maximum de jours pour les réservations en jours. En tant qu' administrateur ou gestionnaire de ressources , vous avez la possibilité de créer de nouvelles ressources et de gérer les ressources existantes. Dans la partie principale de la vue Propriétés, vous verrez les ressources précédemment créées et aurez la possibilité de les modifier ou d'en créer de nouvelles : Pour ajouter une nouvelle ressource, cliquez sur le bouton Ajouter une propriété . Pour modifier une ressource existante, cliquez sur le bouton crayon situé à côté de chaque ressource. Dans les deux cas, un formulaire sera affiché avec les champs de données obligatoires et facultatifs pour la ressource. Ce formulaire contient tous les champs nécessaires pour configurer n'importe quelle combinaison d'objet/lieu. Outre les champs de base comme le nom ou la description, vous pouvez préciser : Statut - En stock/Vendu/Endommagé. Par défaut, les ressources ne peuvent pas être supprimées, mais elles peuvent être « rayées » en modifiant leur statut. Type - ex. : ordinateur, écran, salle de conférence, salle de réunion, etc. Visibilité - précise si la ressource sera visible dans la liste de réservation pour les employés. Si invisible, elle ne peut être affectée que par un manager. Multiplicité - définit l'unité minimale et les multiples de temps pour lesquels la ressource peut être réservée. Cette option n'est disponible que lorsque le Type de réservation est défini sur Minutes . La valeur par défaut est de 15 minutes , mais elle peut être configurée par propriété (par exemple, 5, 10, 15 ou 30 minutes). La multiplicité ne peut pas dépasser 30 minutes . Le redimensionnement par glisser-déposer et la saisie manuelle via la fenêtre modale de l'horloge respectent l'intervalle défini. La grille de réservation est alignée sur la multiplicité définie pour assurer la cohérence. Une ressource dont le type de réservation est Minutes et pour laquelle aucune multiplicité n'est définie ne peut pas être réservée. Toute nouvelle tentative de réservation est refusée avec un message indiquant que la ressource n'a pas de taille de créneau, tandis que les réservations existantes peuvent toujours être modifiées et annulées. Définissez la multiplicité sur la ressource pour la rendre de nouveau réservable. Type de réservation - Minutes, Heures, Permanent. Ex. : 1 jour, 15 minutes, etc. Un type de réservation permanent signifie que la ressource est affectée à un employé de manière permanente, sans heure de fin spécifiée. Emplacement - précise où se trouve la ressource. Les emplacements peuvent être ajoutés ou modifiés dans les paramètres sous l'icône d'engrenage dans la tuile Emplacements. Numéro de série - un champ utile pour les équipements informatiques afin de les identifier de manière unique. Garantie jusqu'au - utile à des fins d'organisation. Après avoir rempli tous les champs obligatoires, vous devez enregistrer la ressource. Une fois cette opération terminée, vous pourrez télécharger une image de la ressource. L'image, sous forme d'icône, sera affichée dans la plupart des listes. Une image plus grande est affichée, par exemple, lors de la réservation de la ressource par un employé. Après l'enregistrement, l'onglet Composants sera activé, vous permettant de sélectionner des propriétés existantes à associer à la propriété nouvellement créée. Modifier une propriété existante La modification d'une propriété existante permet aux managers de mettre à jour ses détails et de s'assurer que toutes les informations pertinentes sont exactes et à jour. Pour modifier une propriété, suivez ces étapes : Accédez aux Paramètres de l'organisation depuis le menu contextuel utilisateur. Sélectionnez la tuile Propriétés . Localisez la propriété souhaitée dans la liste. Cliquez sur le bouton Modifier (icône crayon) en face de la propriété sélectionnée. Modifiez les options disponibles selon vos besoins. Vous pouvez également définir une image pour la propriété. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications. Vos mises à jour prendront effet immédiatement et la propriété reflétera les nouvelles informations dans tout le système. Exemples de cas d'utilisation Intégration de nouveaux équipements : Ajoutez des ordinateurs portables, écrans ou outils spécialisés nouvellement achetés au système, les rendant disponibles à la réservation par les employés. Configuration de nouveaux espaces de réunion : Créez des entrées pour de nouvelles salles de conférence, espaces de travail collaboratif ou salles de projet, en définissant leur capacité, type de réservation et visibilité. Mise à jour du statut des actifs : Marquez un projecteur en panne comme « Endommagé » ou un ancien ordinateur comme « Vendu » pour empêcher toute réservation supplémentaire et maintenir un inventaire précis. Ajustement des règles de réservation : Modifiez la multiplicité de réservation pour une ressource partagée, par exemple en passant la durée minimale de réservation d'un équipement de laboratoire de 15 minutes à 5 minutes pour accommoder des utilisations plus courtes. Pages associées Créer un nouvel emplacement Processus de réservation de propriété Réservation de propriété Bloquer la possibilité de réservation Chemins d'accès de l'application Ouvrir /operations/assets

Gestion des actifs La gestion des actifs dans Flowtly fournit des outils pour suivre et maintenir les actifs physiques et opérationnels de votre organisation. Le module prend en charge les compteurs d'actifs , les relevés de compteurs et la relation entre les actifs et les propriétés commerciales, vous offrant une vue complète de l'utilisation et de l'état des actifs à travers vos opérations. Les compteurs d'actifs vous permettent de définir des paramètres mesurables pour chaque actif, tels que les heures de fonctionnement, le kilométrage ou la consommation d'énergie. Des relevés réguliers de compteurs peuvent être enregistrés pour suivre l'utilisation dans le temps, soutenant les calendriers de maintenance prédictive et l'analyse des coûts du cycle de vie. Cette approche basée sur les données aide à prévenir les pannes imprévues et à prolonger la durée de vie utile de vos actifs. Le module gère également la relation entre les actifs et les propriétés commerciales, garantissant que les équipements et infrastructures liés aux propriétés sont correctement documentés et liés. Les paramètres des actifs peuvent être configurés pour correspondre aux exigences de suivi spécifiques de votre organisation, incluant les types de compteurs personnalisés, les fréquences de relevé et les seuils d'alerte. Exemples de cas d'utilisation Suivi des relevés de compteurs : Enregistrer des relevés périodiques pour les services des bâtiments, les heures de fonctionnement des équipements ou le kilométrage des véhicules, construisant un profil d'utilisation historique pour chaque actif. Planification de la maintenance : Utiliser les données des compteurs pour déclencher des activités de maintenance basées sur l'utilisation réelle plutôt que sur des calendriers fixes, optimisant les coûts de maintenance et réduisant les temps d'arrêt. Cartographie des actifs par propriété : Lier les actifs tels que les systèmes CVC, les ascenseurs et les installations électriques à leurs propriétés commerciales respectives pour une responsabilité et une gestion claires. Rapports d'utilisation : Générer des rapports sur l'utilisation des actifs à travers les propriétés et les services, soutenant des décisions éclairées concernant le remplacement, la mise à niveau ou la réallocation des actifs. Configuration des paramètres d'actifs : Personnaliser les types de compteurs, les intervalles de relevé et les seuils de notification pour aligner le système de suivi avec les normes opérationnelles de votre organisation. Pages associées Réservation de propriétés Routes de l'application Accéder à la section Paramètres des actifs

Qui détient une ressource Qui détient une ressource Deux listes répondent à la question de qui a quoi. L'onglet Actifs contient l'inventaire de toutes les ressources de votre organisation et indique qui détient chacune d'elles. L'onglet Réservations liste les réservations qui vous appartiennent, avec la période couverte par chacune. Lecture de la colonne du détenteur Chaque ligne de l'onglet Actifs indique la personne ou le projet qui détient actuellement la ressource, à côté d'une initiale colorée qui garde la même couleur pour le même détenteur sur toutes les lignes. Le nom apparaît quelle que soit l'origine de l'attribution — qu'il s'agisse d'une réservation effectuée par la personne elle-même ou d'une attribution faite par un responsable en son nom. Une ressource que personne ne détient s'affiche comme Libre . Ressources qui ne peuvent pas être réservées Une ressource peut être fermée aux réservations, ce qui la maintient hors des vues de réservation afin que les employés ne puissent pas la réserver. Ces ressources sont étiquetées Non réservable , et la position de cette étiquette dépend de si quelqu'un détient la ressource : Une ressource libre affiche Non réservable seule. Une ressource détenue affiche d'abord le nom du détenteur, avec Non réservable en dessous en texte secondaire. Être fermée aux réservations n'est pas la même chose que de ne pas être attribuée. Le matériel émis à long terme — un ordinateur portable remis à un employé, un véhicule affecté à un site — est souvent délibérément maintenu hors des écrans de réservation tout en appartenant encore à quelqu'un. L'onglet Actifs indique cette personne dans tous les cas, de sorte que l'inventaire reste lisible comme registre de qui a quoi. Si une grande partie de vos ressources détenues sont marquées Non réservable , il vaut la peine de confirmer que c'est délibéré plutôt qu'un reliquat de la façon dont elles ont été importées. Numéros de série Lorsqu'une organisation possède plusieurs unités du même modèle, le nom de la ressource seul ne dit pas quelle unité physique couvre une réservation. Le numéro de série le fait, et il est affiché comme légende sous le nom de la ressource, étiqueté Numéro de série . Il apparaît dans les lignes de bureau et les cartes mobiles de la liste des Réservations , et dans les détails de la réservation. Les numéros de série sont une option à l'échelle de l'organisation et sont masqués par défaut. Un utilisateur avec le rôle gestionnaire de biens les active sous Paramètres → Avancé → Paramètres des actifs ; voir Paramètres des actifs . L'option régit toutes les vues de réservation à la fois, donc les numéros de série sont soit affichés partout soit nulle part. Réservations sans date de fin Certaines ressources sont attribuées sans date de fin — un bureau permanent ou un ordinateur portable émis aussi longtemps que quelqu'un en a besoin. La colonne Réservation jusqu'au affiche le symbole de l'infini pour celles-ci à la place d'une date, car il n'y a pas de date de fin à afficher. Une réservation ouverte ne expire pas. Elle reste dans la liste des Réservations , et la ressource continue d'indiquer son détenteur dans l'onglet Actifs , aussi longtemps que l'attribution tient, peu importe depuis combien de temps elle a commencé. La ressource est libérée lorsque la réservation est annulée, lorsque la ressource est réattribuée, ou lorsque la réservation reçoit une date de fin. Une attribution permanente peut tout de même recevoir une date de fin — par exemple lorsqu'un projet est clôturé et que ses réservations sont libérées. Dès lors, elle n'est plus ouverte : Réservation jusqu'au affiche cette date au lieu du symbole de l'infini, et une fois la date passée, la réservation quitte le filtre Actives , apparaît sous Expirées et ne peut plus être annulée. Exemples de cas d'utilisation Tracer un appareil : Vérifier dans l'onglet Actifs qui détient un ordinateur portable particulier avant d'en acheter un de remplacement. Auditer le matériel à long terme : Passer en revue les ressources détenues mais fermées aux réservations, et confirmer que chacune est enregistrée sous la bonne personne. Distinguer des unités identiques : Lire le numéro de série sous le nom de la ressource pour confirmer laquelle parmi plusieurs stations d'accueil identiques est réservée pour vous. Confirmer une attribution permanente : Voir le symbole de l'infini dans la colonne Réservation jusqu'au et savoir que le bureau ne disparaîtra pas de la liste. Pages associées Processus de Réservation de Propriété Bloquer la Possibilité de Réservation Créer ou Modifier une Propriété Paramètres des actifs Réservation de Propriété Routes de l'application Ouvrir l'onglet Actifs Ouvrir l'onglet Réservations Ouvrir Paramètres des actifs

Rondes de service (contrôles de surveillance et de nettoyage) Rondes de service (contrôles de surveillance et de nettoyage) Les rondes de service vous permettent de suivre les contrôles récurrents effectués sur un actif — comme les rondes de sécurité et les rondes de nettoyage — et de vérifier qu'ils ont bien eu lieu à temps grâce au scan d'un QR code au point de contrôle. Flowtly compare les scans effectués par votre personnel au planning prévu et vous indique précisément quelles rondes ont été effectuées à l'heure, lesquelles ont été effectuées en retard, lesquelles n'ont été que partiellement scannées et lesquelles ont été manquées. Où le trouver : Ouvrez Opérations → Rondes de service dans la barre latérale (route /operations/checks ). Il s'agit d'une page autonome, et non d'un onglet sur la page de détail d'un actif. Types de contrôle Chaque actif peut comporter plusieurs types de contrôle, affichés sous forme d'onglets distincts. Les deux types intégrés sont : Patrouille — rondes de sécurité effectuées sur un itinéraire défini, destinées à vérifier qu'un espace est sécurisé à intervalles réguliers. Nettoyage — rondes de nettoyage confirmant qu'un espace ou un objet a été entretenu conformément au planning. Chaque type de contrôle est indépendant : il possède son propre planning prévu, sa propre fenêtre de tolérance et son propre historique de scans. Configurer un planning Pour chaque type de contrôle, vous définissez : Les heures prévues — les heures de la journée auxquelles une ronde doit être effectuée (par exemple 06:00, 14:00, 22:00 pour une patrouille en trois équipes). Vous pouvez ajouter autant d'heures prévues que le planning l'exige. La fenêtre de tolérance — le nombre de minutes après l'heure prévue pendant lesquelles un scan est encore comptabilisé comme ponctuel et non en retard. Un scan dans la fenêtre de tolérance est marqué comme effectué ; un scan après la fenêtre est marqué comme en retard ; l'absence de scan est marquée comme manquée. Comment un scan valide une ronde Un QR code du bon type (patrouille ou nettoyage) est placé au point de contrôle — sur l'actif lui-même, sur un mur à proximité ou en tout endroit attestant la présence physique du personnel. Lorsqu'un employé scanne le code avec son téléphone, Flowtly enregistre immédiatement une visite horodatée, sans aucune étape supplémentaire. Flowtly associe chaque scan à l'heure prévue la plus proche pour ce type de contrôle et attribue l'un des quatre statuts suivants : Effectuée — tous les points de contrôle ont été scannés avant ou dans la fenêtre de tolérance. Effectuée en retard — tous les points ont été scannés, mais au moins un scan est arrivé après la fermeture de la fenêtre de tolérance. Partielle — la ronde a été scannée, mais seuls certains des points de contrôle requis ont été enregistrés avant l'expiration de la fenêtre. Manquée — aucun scan n'a été enregistré pour une heure prévue et la fenêtre est expirée. Chaque visite enregistre également quel utilisateur a effectué le scan, constituant ainsi une piste d'audit nominative. Lire la vue de réalisation Ouvrez Opérations → Rondes de service pour consulter la vue de réalisation pour chaque type de contrôle. La vue affiche : Effectuées — rondes terminées dans la fenêtre prévue, avec l'heure du scan et le nom de l'employé. Effectuées en retard — rondes pour lesquelles tous les points ont été scannés mais au moins un scan est arrivé après la fenêtre de tolérance ; l'heure réelle du scan et l'heure prévue sont toutes deux affichées afin de visualiser le retard. Partielles — rondes pour lesquelles seuls certains points de contrôle ont été scannés dans la fenêtre ; la vue indique quels points ont été enregistrés et lesquels ne l'ont pas été. Manquées — rondes prévues pour lesquelles aucun scan n'a jamais été enregistré. Vous pouvez filtrer par plage de dates pour examiner un jour, une semaine ou une période plus longue. La plage est respectée dans les deux sens : une fenêtre fermée il y a plusieurs mois ne renvoie que les rondes attendues à l'intérieur de celle-ci, de sorte que le nombre affiché correspond à cette fenêtre et non à tout ce qui s'est passé depuis. Le récapitulatif en haut indique le taux de réalisation global pour la plage sélectionnée. La vue indique également la prochaine ronde — le prochain passage prévu selon le planning pour ce type de contrôle. Une fois le dernier passage de la journée écoulé, il bascule sur le premier passage du jour suivant, indiquant ainsi toujours une heure lorsque le planning en prévoit une. Placer les QR codes aux points de contrôle Les QR codes sont générés par actif et par type de contrôle depuis l'onglet QR codes de l'actif. Imprimez le code sous forme d'affiche ou d'étiquette compacte et apposez-le au point de contrôle physique. Étant donné que le code est lié à la fois à l'actif et au type de contrôle, son scan enregistre toujours le bon type de ronde — un code de nettoyage ne peut pas être confondu avec un enregistrement de patrouille. Conseil : Si un actif doit être patrouillé en plusieurs points physiques, placez le même QR code de patrouille (ou des impressions en double) à chaque endroit. Flowtly enregistre chaque scan indépendamment avec son propre horodatage, ce qui vous permet de consulter l'historique complet de l'itinéraire. Chemins dans l'application Opérations → Rondes de service

Consommation de compteur sur une facture client Consommation de compteur sur une facture client Lorsqu'un projet occupe des actifs équipés de compteurs, la consommation de fluides enregistrée par ces compteurs peut être facturée au client sur la propre facture du projet. Vous choisissez le mois de facturation, décidez si les compteurs doivent être inclus et déterminez comment leur consommation est mesurée — soit comme la part proratisée du mois, soit comme la différence exacte entre deux relevés que vous sélectionnez vous-même. Navigation : Ouvrez un projet et cliquez sur Créer une facture . Le bouton est visible pour les utilisateurs dont le rôle autorise la création de factures. Le volet Créer une facture Le volet regroupe tous les éléments à partir desquels le brouillon est constitué : Période — le mois facturé. Périmètre — les types de charges à inclure : coûts associés (éventuellement filtrés par étiquette), propriétés, temps de travail et sous-projets. Compteurs — si la consommation des compteurs doit être facturée, et comment. Cochez Compteurs dans la section Compteurs pour inclure les compteurs des actifs réservés à ce projet. Seuls les compteurs des actifs réservés sont pris en compte ; réservez l'actif équipé de compteurs au projet et ses compteurs seront automatiquement inclus. Choix du mode de mesure de la consommation Lorsque l'option Compteurs est cochée, deux modes de facturation sont proposés. Mois entier (au prorata) Le mode par défaut. La consommation est répartie uniformément sur les jours séparant chaque paire de relevés consécutifs, et le mois est facturé pour la part de ces jours qui y tombent. Les relevés n'ont donc pas besoin d'être effectués le premier ou le dernier jour du mois, et un mois sans relevé propre est quand même facturé pour sa portion de la période encadrante. Chaque ligne de l'aperçu peut être développée pour afficher le détail du calcul : la période, les relevés de part et d'autre, la consommation entre eux, le nombre de jours et le montant facturé. Entre deux relevés Facture exactement ce que couvrent deux relevés, sans répartition sur les jours. Pour chaque compteur trouvé dans le mois, des sélecteurs De et À propres à ce compteur apparaissent, listant ses relevés par date et valeur. Les relevés enregistrés comme estimations sont signalés, afin que vous puissiez distinguer un relevé réel d'une estimation avant de le sélectionner. Les sélecteurs se positionnent sur la paire qui encadre le mois sélectionné — le dernier relevé à la date de début ou avant, et le premier à la date de fin ou après — et vous pouvez modifier l'un ou l'autre. Changer le mois de facturation réinitialise les sélecteurs et les prépositionne à nouveau pour le nouveau mois, de sorte qu'une paire choisie pour un mois ne soit jamais reportée sur un autre. Un compteur ne disposant que d'un seul relevé ne peut pas être facturé de cette façon et l'indique ; ajoutez un second relevé pour le facturer exactement, ou utilisez le mode proratisé à la place. Le résultat d'une paire dépend de la façon dont le compteur enregistre ses relevés. Un compteur dont les relevés sont des index de compteur facture la différence entre les deux relevés sélectionnés. Un compteur dont chaque relevé représente déjà la consommation d'une période facture la somme des relevés couverts par le cadre choisi, plutôt que la différence entre ses deux points extrêmes. Vérification de ce qui sera facturé Sous le sélecteur de mode, un aperçu liste ce que les compteurs factureront pour la période, afin de pouvoir vérifier les chiffres avant la création du brouillon. Chaque compteur apparaît sur sa propre ligne, y compris plusieurs compteurs du même fluide dans une même propriété — ils ne sont pas regroupés en un total unique, et chacun conserve son propre nom sur la facture. Un compteur sans consommation à facturer pour la période ne génère aucune ligne. Vérifiez l'aperçu par rapport au mois que vous souhaitez facturer. En mode Entre deux relevés , confirmez en particulier que les deux sélecteurs indiquent bien les relevés que vous souhaitez facturer avant de créer la facture, car la paire choisie est facturée telle quelle. Cliquez sur Créer une facture pour générer le brouillon, qui se comporte ensuite comme toute autre facture : il peut être modifié, prévisualisé et envoyé. Exemples de cas d'utilisation Refacturer la consommation d'électricité d'un locataire pour le mois sur la même facture que son loyer et ses charges. Facturer un mois complet d'eau bien que les compteurs aient été relevés à mi-parcours du mois précédent. Facturer précisément la consommation entre deux relevés pris au début et à la fin d'une période de location, plutôt que la part d'un mois calendaire. Facturer une propriété dont l'électricité, le chauffage et les sous-compteurs sont chacun enregistrés séparément, et les présenter au client comme des lignes distinctes. Vérifier la contribution de chaque compteur à un mois avant de générer le brouillon de facture. Pages associées Importer les relevés de compteurs (Compteurs) Liste des factures et création Aperçu de facture/Rattachement au budget Paramètres des actifs Factures Parcours dans l'application Ouvrir les projets Ouvrir les compteurs Ouvrir les factures