Système de réservation en ligne

Processus de réservation de propriété Réservation de ressource par un employé En tant qu'employé, pour réserver une salle, vous devez accéder à l'élément Réservation de propriété dans le menu principal sur le côté gauche. Vous verrez 2 onglets : le premier est Réservations , où vous verrez la liste des ressources qui vous sont assignées. Le second s'appelle Réserver , où toutes les ressources sont affichées. En tant qu'employé, vous pouvez réserver n'importe laquelle d'entre elles tant qu'elles ne sont pas réservées pour le même créneau. Vous pouvez vérifier cela en utilisant le champ « Disponible à partir de » situé dans le coin supérieur droit de l'onglet Réserver. Il vous permet de définir la date et l'heure de début à partir desquelles les ressources disponibles seront affichées dans la liste ci-dessous. Une ressource configurée pour des réservations à la journée sera occupée pour toute la journée, tandis qu'une ressource configurée en minutes sera affichée comme disponible en dehors de ses heures réservées. Réservation Développez le groupe et sélectionnez la ressource qui vous intéresse. Cliquez sur le bouton « Réserver ». Type Journalier Une fenêtre avec une vue calendrier affichant le mois complet s'ouvrira, indiquant les jours passés et le jour actuel. Pour réserver une ressource, sélectionnez une période disponible sur le calendrier et utilisez le glisser-déposer pour marquer les jours qui vous intéressent. Par exemple, pour sélectionner les jours du 5 au 9, cliquez sur le 5e jour du mois et faites glisser jusqu'au 9e en maintenant le bouton de la souris enfoncé. Après cette opération, confirmez la réservation en cliquant sur l'icône d'enregistrement ou annulez-la en cliquant sur la croix. De plus, sous le calendrier, vous trouverez les champs Réservation du/au. Ces champs sont pré-remplis en fonction de la période sélectionnée sur le calendrier. Vous pouvez les utiliser pour ajuster manuellement la réservation, par exemple pour la prolonger sur le mois suivant. Ce type d'ajustement n'est pas possible via le glisser-déposer, mais il peut être effectué par saisie manuelle dans ces champs. Type Minutes Une fenêtre avec une vue calendrier affichant les jours de la semaine en cours s'ouvrira. Pour réserver une ressource, par exemple une salle de 10h00 à 10h45, trouvez un créneau disponible et utilisez le glisser-déposer pour sélectionner la période souhaitée en cliquant et en faisant glisser. Après cette opération, confirmez en cliquant sur l'icône d'enregistrement, ou annulez la réservation en cliquant sur la croix. Si vous avez besoin d'un contrôle plus précis sur l'heure de réservation que ce que permet le glisser-déposer, cliquez sur l'icône d'horloge de la réservation. Cela ouvrira une fenêtre modale de sélection de l'heure, où vous pourrez saisir manuellement l'heure de début et de fin de votre réservation. Type Permanent Certaines ressources, comme les bureaux, peuvent être assignées de manière permanente à des utilisateurs spécifiques. Il ne s'agit pas de réservations limitées dans le temps comme les réservations horaires ou journalières. La ressource reste assignée indéfiniment à partir d'une date de début définie. Comment effectuer une réservation permanente : Trouvez une ressource marquée comme disponible de manière permanente (vous verrez un point vert et un bouton « Réserver »). Cliquez sur le bouton Réserver. Dans la fenêtre modale qui apparaît, saisissez une date de début de location permanente à l'aide du sélecteur de calendrier. Cliquez sur Réserver pour finaliser. Une fois réservée, la ressource sera affichée comme réservée « Définitivement » et ne pourra pas être sélectionnée par d'autres utilisateurs. Une réservation permanente n'a pas de date de fin : elle reste dans l'onglet « Réservations » et indique son titulaire aussi longtemps que l'attribution est en vigueur. Elle ne prend fin que lorsqu'elle est annulée ou que la ressource est réaffectée. Une ressource ne peut avoir qu'un seul titulaire à la fois, et une réservation qui chevauche une réservation existante est refusée avec le message « Cette période est réservée ». Seule une personne peut libérer une ressource — en annulant la réservation ou en la transmettant à quelqu'un d'autre — donc une réservation n'expire jamais d'elle-même. Après confirmation de la réservation, celle-ci sera créée et une notification par e-mail sera envoyée à l'employé à titre informatif. La réservation sera visible dans l'onglet « Réservations » et dans le widget du tableau de bord. Modifier une réservation enregistrée Une réservation existante peut être modifiée après avoir été enregistrée — pour corriger ses informations de facturation ou déplacer son début ou sa fin. Ouvrez la réservation depuis l'onglet « Réservations », ajustez les champs et enregistrez. La vérification des chevauchements ignore la réservation en cours de modification, donc conserver ou raccourcir sa propre période est accepté ; seul un chevauchement avec une autre réservation de la même ressource est refusé, avec le message « Cette période est réservée ». Annuler une réservation L'annulation est possible à tout moment, à condition que la période de réservation ne soit pas terminée. Dans ce cas, la réservation reste dans le système à des fins statistiques. Pour annuler votre réservation, dans la vue principale de l'onglet « Réservations », sélectionnez la réservation, cliquez sur le bouton de suppression, indiquez un motif et confirmez l'annulation. L'annulation sera confirmée par une notification par e-mail. Exemples de cas d'utilisation Réserver une salle de réunion : Réserver rapidement une salle de conférence pour une heure ou quelques heures en utilisant le type de réservation « Minutes ». Réserver un espace projet : Sécuriser un espace de travail dédié ou une salle de projet pour plusieurs jours ou semaines consécutifs en utilisant le type de réservation « Journalier ». Attribuer un bureau permanent : Fournir à un nouvel employé un bureau permanent, lui garantissant sa disponibilité indéfiniment à partir d'une date de début spécifique en utilisant le type de réservation « Permanent ». Modifier ou annuler une réservation : Ajuster ou annuler facilement une réservation existante si les plans changent, libérant ainsi la ressource pour d'autres utilisateurs. Pages associées Réservation de propriété Bloquer la possibilité de réservation Créer ou modifier une propriété Chemins d'accès de l'application Ouvrir Réservation de propriété (onglet Réserver) Ouvrir Mes réservations (onglet Réservations)

Créer ou modifier une propriété Créer ou modifier une propriété Pour créer une nouvelle ressource, accédez aux paramètres situés sous l' icône d'engrenage , puis trouvez la tuile Propriétés. Dans la première vue, vous verrez une liste des ressources existantes catégorisées par type. En développant un groupe, vous afficherez la liste de toutes les ressources avec leurs paramètres de base. En haut de la page, vous trouverez le champ « Limite de jours de réservation », qui vous permet de définir le nombre maximum de jours pour les réservations en jours. En tant qu' administrateur ou gestionnaire de ressources , vous avez la possibilité de créer de nouvelles ressources et de gérer les ressources existantes. Dans la partie principale de la vue Propriétés, vous verrez les ressources précédemment créées et aurez la possibilité de les modifier ou d'en créer de nouvelles : Pour ajouter une nouvelle ressource, cliquez sur le bouton Ajouter une propriété . Pour modifier une ressource existante, cliquez sur le bouton crayon situé à côté de chaque ressource. Dans les deux cas, un formulaire sera affiché avec les champs de données obligatoires et facultatifs pour la ressource. Ce formulaire contient tous les champs nécessaires pour configurer n'importe quelle combinaison d'objet/lieu. Outre les champs de base comme le nom ou la description, vous pouvez préciser : Statut - En stock/Vendu/Endommagé. Par défaut, les ressources ne peuvent pas être supprimées, mais elles peuvent être « rayées » en modifiant leur statut. Type - ex. : ordinateur, écran, salle de conférence, salle de réunion, etc. Visibilité - précise si la ressource sera visible dans la liste de réservation pour les employés. Si invisible, elle ne peut être affectée que par un manager. Multiplicité - définit l'unité minimale et les multiples de temps pour lesquels la ressource peut être réservée. Cette option n'est disponible que lorsque le Type de réservation est défini sur Minutes . La valeur par défaut est de 15 minutes , mais elle peut être configurée par propriété (par exemple, 5, 10, 15 ou 30 minutes). La multiplicité ne peut pas dépasser 30 minutes . Le redimensionnement par glisser-déposer et la saisie manuelle via la fenêtre modale de l'horloge respectent l'intervalle défini. La grille de réservation est alignée sur la multiplicité définie pour assurer la cohérence. Type de réservation - Minutes, Heures, Permanent. Ex. : 1 jour, 15 minutes, etc. Un type de réservation permanent signifie que la ressource est affectée à un employé de manière permanente, sans heure de fin spécifiée. Emplacement - précise où se trouve la ressource. Les emplacements peuvent être ajoutés ou modifiés dans les paramètres sous l'icône d'engrenage dans la tuile Emplacements. Numéro de série - un champ utile pour les équipements informatiques afin de les identifier de manière unique. Garantie jusqu'au - utile à des fins d'organisation. Après avoir rempli tous les champs obligatoires, vous devez enregistrer la ressource. Une fois cette opération terminée, vous pourrez télécharger une image de la ressource. L'image, sous forme d'icône, sera affichée dans la plupart des listes. Une image plus grande est affichée, par exemple, lors de la réservation de la ressource par un employé. Après l'enregistrement, l'onglet Composants sera activé, vous permettant de sélectionner des propriétés existantes à associer à la propriété nouvellement créée. Modifier une propriété existante La modification d'une propriété existante permet aux managers de mettre à jour ses détails et de s'assurer que toutes les informations pertinentes sont exactes et à jour. Pour modifier une propriété, suivez ces étapes : Accédez aux Paramètres de l'organisation depuis le menu contextuel utilisateur. Sélectionnez la tuile Propriétés . Localisez la propriété souhaitée dans la liste. Cliquez sur le bouton Modifier (icône crayon) en face de la propriété sélectionnée. Modifiez les options disponibles selon vos besoins. Vous pouvez également définir une image pour la propriété. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications. Vos mises à jour prendront effet immédiatement et la propriété reflétera les nouvelles informations dans tout le système. Exemples de cas d'utilisation Intégration de nouveaux équipements : Ajoutez des ordinateurs portables, écrans ou outils spécialisés nouvellement achetés au système, les rendant disponibles à la réservation par les employés. Configuration de nouveaux espaces de réunion : Créez des entrées pour de nouvelles salles de conférence, espaces de travail collaboratif ou salles de projet, en définissant leur capacité, type de réservation et visibilité. Mise à jour du statut des actifs : Marquez un projecteur en panne comme « Endommagé » ou un ancien ordinateur comme « Vendu » pour empêcher toute réservation supplémentaire et maintenir un inventaire précis. Ajustement des règles de réservation : Modifiez la multiplicité de réservation pour une ressource partagée, par exemple en passant la durée minimale de réservation d'un équipement de laboratoire de 15 minutes à 5 minutes pour accommoder des utilisations plus courtes. Pages associées Créer un nouvel emplacement Processus de réservation de propriété Réservation de propriété Bloquer la possibilité de réservation Chemins d'accès de l'application Ouvrir /operations/assets

Gestion des actifs La gestion des actifs dans Flowtly fournit des outils pour suivre et maintenir les actifs physiques et opérationnels de votre organisation. Le module prend en charge les compteurs d'actifs , les relevés de compteurs et la relation entre les actifs et les propriétés commerciales, vous offrant une vue complète de l'utilisation et de l'état des actifs à travers vos opérations. Les compteurs d'actifs vous permettent de définir des paramètres mesurables pour chaque actif, tels que les heures de fonctionnement, le kilométrage ou la consommation d'énergie. Des relevés réguliers de compteurs peuvent être enregistrés pour suivre l'utilisation dans le temps, soutenant les calendriers de maintenance prédictive et l'analyse des coûts du cycle de vie. Cette approche basée sur les données aide à prévenir les pannes imprévues et à prolonger la durée de vie utile de vos actifs. Le module gère également la relation entre les actifs et les propriétés commerciales, garantissant que les équipements et infrastructures liés aux propriétés sont correctement documentés et liés. Les paramètres des actifs peuvent être configurés pour correspondre aux exigences de suivi spécifiques de votre organisation, incluant les types de compteurs personnalisés, les fréquences de relevé et les seuils d'alerte. Exemples de cas d'utilisation Suivi des relevés de compteurs : Enregistrer des relevés périodiques pour les services des bâtiments, les heures de fonctionnement des équipements ou le kilométrage des véhicules, construisant un profil d'utilisation historique pour chaque actif. Planification de la maintenance : Utiliser les données des compteurs pour déclencher des activités de maintenance basées sur l'utilisation réelle plutôt que sur des calendriers fixes, optimisant les coûts de maintenance et réduisant les temps d'arrêt. Cartographie des actifs par propriété : Lier les actifs tels que les systèmes CVC, les ascenseurs et les installations électriques à leurs propriétés commerciales respectives pour une responsabilité et une gestion claires. Rapports d'utilisation : Générer des rapports sur l'utilisation des actifs à travers les propriétés et les services, soutenant des décisions éclairées concernant le remplacement, la mise à niveau ou la réallocation des actifs. Configuration des paramètres d'actifs : Personnaliser les types de compteurs, les intervalles de relevé et les seuils de notification pour aligner le système de suivi avec les normes opérationnelles de votre organisation. Pages associées Réservation de propriétés Routes de l'application Accéder à la section Paramètres des actifs