Processus de réservation de propriété

En tant qu'employé, pour réserver une salle, vous devez accéder à l'élément Réservation de propriété dans le menu principal sur le côté gauche. Vous verrez 2 onglets : le premier est Réservations, où vous verrez la liste des ressources qui vous sont assignées. Le second s'appelle Réserver, où toutes les ressources sont affichées. En tant qu'employé, vous pouvez réserver n'importe laquelle d'entre elles tant qu'elles ne sont pas réservées pour le même créneau. Vous pouvez vérifier cela en utilisant le champ « Disponible à partir de » situé dans le coin supérieur droit de l'onglet Réserver. Il vous permet de définir la date et l'heure de début à partir desquelles les ressources disponibles seront affichées dans la liste ci-dessous. Une ressource configurée pour des réservations à la journée sera occupée pour toute la journée, tandis qu'une ressource configurée en minutes sera affichée comme disponible en dehors de ses heures réservées.

Réservation

Développez le groupe et sélectionnez la ressource qui vous intéresse. Cliquez sur le bouton « Réserver ».

Type Journalier

Une fenêtre avec une vue calendrier affichant le mois complet s'ouvrira, indiquant les jours passés et le jour actuel. Pour réserver une ressource, sélectionnez une période disponible sur le calendrier et utilisez le glisser-déposer pour marquer les jours qui vous intéressent. Par exemple, pour sélectionner les jours du 5 au 9, cliquez sur le 5e jour du mois et faites glisser jusqu'au 9e en maintenant le bouton de la souris enfoncé. Après cette opération, confirmez la réservation en cliquant sur l'icône d'enregistrement ou annulez-la en cliquant sur la croix. De plus, sous le calendrier, vous trouverez les champs Réservation du/au. Ces champs sont pré-remplis en fonction de la période sélectionnée sur le calendrier. Vous pouvez les utiliser pour ajuster manuellement la réservation, par exemple pour la prolonger sur le mois suivant. Ce type d'ajustement n'est pas possible via le glisser-déposer, mais il peut être effectué par saisie manuelle dans ces champs.

Type Minutes

Une fenêtre avec une vue calendrier affichant les jours de la semaine en cours s'ouvrira. Pour réserver une ressource, par exemple une salle de 10h00 à 10h45, trouvez un créneau disponible et utilisez le glisser-déposer pour sélectionner la période souhaitée en cliquant et en faisant glisser. Après cette opération, confirmez en cliquant sur l'icône d'enregistrement, ou annulez la réservation en cliquant sur la croix. Si vous avez besoin d'un contrôle plus précis sur l'heure de réservation que ce que permet le glisser-déposer, cliquez sur l'icône d'horloge de la réservation. Cela ouvrira une fenêtre modale de sélection de l'heure, où vous pourrez saisir manuellement l'heure de début et de fin de votre réservation.

Type Permanent

Certaines ressources, comme les bureaux, peuvent être assignées de manière permanente à des utilisateurs spécifiques. Il ne s'agit pas de réservations limitées dans le temps comme les réservations horaires ou journalières. La ressource reste assignée indéfiniment à partir d'une date de début définie. Comment effectuer une réservation permanente :

1. Trouvez une ressource marquée comme disponible de manière permanente (vous verrez un point vert et un bouton « Réserver »).
2. Cliquez sur le bouton Réserver.
3. Dans la fenêtre modale qui apparaît, saisissez une date de début de location permanente à l'aide du sélecteur de calendrier.
4. Cliquez sur Réserver pour finaliser.

Une fois réservée, la ressource sera affichée comme réservée « Définitivement » et ne pourra pas être sélectionnée par d'autres utilisateurs. Une réservation permanente n'a pas besoin de date de fin : elle reste dans l'onglet « Réservations » et indique son titulaire aussi longtemps que l'attribution est en vigueur. Elle prend fin lorsqu'elle est annulée, lorsque la ressource est réaffectée ou lorsqu'une date de fin lui est donnée.

Une ressource ne peut avoir qu'un seul titulaire à la fois, et une réservation qui chevauche une réservation existante est refusée avec le message « Cette période est réservée ». Seule une personne peut libérer une ressource — en annulant la réservation ou en la transmettant à quelqu'un d'autre — donc une réservation n'expire jamais d'elle-même.

Une ressource dont le type de réservation est Minutes nécessite une taille de créneau, définie par sa multiplicité. En l'absence de multiplicité, la réservation est refusée avec un message indiquant que la ressource n'a pas de taille de créneau définie. Demandez à un administrateur ou à un gestionnaire de ressources de définir la multiplicité sur la ressource, comme décrit dans Créer ou modifier une propriété.

Après confirmation de la réservation, celle-ci sera créée et une notification par e-mail sera envoyée à l'employé à titre informatif. La réservation sera visible dans l'onglet « Réservations » et dans le widget du tableau de bord.

Modifier une réservation enregistrée

Une réservation existante peut être modifiée après avoir été enregistrée — pour corriger ses informations de facturation, déplacer son début ou sa fin, ou la déplacer vers une autre ressource. Ouvrez la réservation depuis l'onglet « Réservations », ajustez les champs et enregistrez. La vérification des chevauchements ignore la réservation en cours de modification, donc conserver ou raccourcir sa propre période est accepté ; seul un chevauchement avec une autre réservation de la même ressource est refusé, avec le message « Cette période est réservée ».

Si vous ne modifiez que le début d'une réservation qui a une date de fin, la date de fin reste inchangée. Pour supprimer la date de fin, videz vous-même le champ de fin.

Déplacer une réservation vers une autre ressource

Le champ Ressource de la fenêtre de modification affiche d'abord la ressource actuelle de la réservation. Pour déplacer la réservation, choisissez une autre ressource et enregistrez. La liste propose les ressources du même type, réservées de la même manière (au jour, à la minute ou de façon permanente), qui sont ouvertes à la réservation. La réservation conserve son titulaire et sa période, sauf si vous modifiez les dates dans la même modification.

La disponibilité est vérifiée sur la nouvelle ressource pour toute la période. Si la nouvelle ressource est déjà réservée pour cette période ou fermée à la réservation, le déplacement est refusé et la fenêtre de modification en indique la raison, ce qui vous permet de choisir une autre ressource ou de modifier la période.

Annuler une réservation

L'annulation est possible à tout moment, à condition que la période de réservation ne soit pas terminée. Dans ce cas, la réservation reste dans le système à des fins statistiques. Pour annuler votre réservation, dans la vue principale de l'onglet « Réservations », sélectionnez la réservation, cliquez sur le bouton de suppression, indiquez un motif et confirmez l'annulation. L'annulation sera confirmée par une notification par e-mail.

Exemples de cas d'utilisation

• Réserver une salle de réunion : Réserver rapidement une salle de conférence pour une heure ou quelques heures en utilisant le type de réservation « Minutes ».
• Réserver un espace projet : Sécuriser un espace de travail dédié ou une salle de projet pour plusieurs jours ou semaines consécutifs en utilisant le type de réservation « Journalier ».
• Attribuer un bureau permanent : Fournir à un nouvel employé un bureau permanent, lui garantissant sa disponibilité indéfiniment à partir d'une date de début spécifique en utilisant le type de réservation « Permanent ».
• Modifier ou annuler une réservation : Ajuster ou annuler facilement une réservation existante si les plans changent, libérant ainsi la ressource pour d'autres utilisateurs.