Maintenir des transactions propres et bien catégorisées

Avant de commencer

Ce dont vous avez besoin

• Un compte bancaire relié à Flowtly, pour que ses transactions arrivent dans la liste.
• Des factures fournisseurs déjà présentes dans Flowtly, pour pouvoir les rapprocher des paiements.
• Les budgets et les projets auxquels vous voulez affecter les coûts.

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   Ouvrir le module Transactions

   Accédez à Finance et business → Comptes bancaires, puis ouvrez le compte bancaire sur lequel vous voulez travailler. Sa liste regroupe l'activité bancaire par mois, avec le numéro de transaction et le nom de la contrepartie à gauche. La colonne Statut affiche un cercle de progression coloré pour chaque entrée : vert uni (100 %) signifie que toutes les données requises sont en place ; les cercles partiels en orange ou gris indiquent des champs manquants.

   Conseils

   • Les transactions sont regroupées par compte bancaire. Utilisez le fil d'Ariane en haut pour passer d'un compte à l'autre si votre organisation en possède plusieurs.
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   Ouvrir une transaction et renseigner les champs obligatoires

   Cliquez sur n'importe quelle ligne pour ouvrir le panneau de détail à droite. Le commutateur Fournisseur/Client en haut sélectionne le sens de la transaction — Fournisseur pour les paiements sortants, Client pour les encaissements. Deux champs sont obligatoires pour la clôture mensuelle : Contrepartie (à qui le paiement est destiné ou de qui il provient) et Mois associé (la période comptable à laquelle il appartient). Remplissez les deux et ils sont enregistrés immédiatement.

   Conseils

   • Le mois associé n'est pas nécessairement le même que la date de la transaction — définissez-le sur la période que votre comptable doit inclure pour cette dépense.
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   Examiner les suggestions IA de fournisseurs

   Lorsque Flowtly détecte un bénéficiaire sans contrepartie existante, la section Suggestions du panneau de détail affiche une carte « Créer un fournisseur ». La carte affiche le nom extrait et la raison. Cliquez sur Accepter pour créer le fournisseur et le lier à la transaction en une seule étape. Cliquez sur Modifier la suggestion pour ajuster le nom avant la création, puis sur Appliquer. Cliquez sur Rejeter pour ignorer et définir la contrepartie manuellement.

   Conseils

   • Les fournisseurs créés à partir des suggestions sont enregistrés définitivement — les futures transactions du même bénéficiaire seront automatiquement associées sans aucune saisie manuelle.
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   Enrichir la contrepartie

   Pour modifier les paramètres d'une contrepartie, cliquez sur Gérer le tiers sous le champ Contrepartie pour ouvrir le panneau de la contrepartie. Vous pouvez y activer Pièce jointe obligatoire pour imposer qu'un document soit toujours lié pour ce bénéficiaire, et définir un Projet par défaut pour qu'il soit suggéré pour chaque nouvelle transaction provenant de lui. Cliquez sur « Enrichir via IA » pour que Flowtly récupère automatiquement les données publiques de la société telles que le numéro de TVA, l'adresse légale et les comptes bancaires.

   Conseils

   • Définir un projet par défaut est particulièrement utile pour les fournisseurs récurrents comme le loyer ou les abonnements SaaS — cela supprime une étape manuelle chaque mois.
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   Joindre une facture à la transaction

   Utilisez le bouton « Joindre les fichiers en attente » pour lier une facture déjà présente dans la liste des Factures entrantes de Flowtly — le panneau affiche toutes les factures non liées avec leur montant, leur date de réception et leur fournisseur pour que vous puissiez associer la bonne et cliquer sur Joindre. Si le document n'est pas encore dans Flowtly, utilisez plutôt « Ajouter une pièce jointe » pour importer un fichier PDF, PNG, JPG, JPEG ou GIF (3 Mo max) directement depuis votre ordinateur.

   Conseils

   • Joindre les fichiers en attente est le chemin le plus rapide — il réutilise un document déjà traité dans les Factures entrantes pour éviter les imports en double.
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   Affecter la transaction à un budget

   Cliquez sur « Lier à un budget » dans la section Budgets du panneau de détail. Sélectionnez la ligne budgétaire dans la liste déroulante, confirmez le montant (prérempli avec la valeur de la transaction) et utilisez le curseur de pourcentage si vous souhaitez n'allouer qu'une partie. Cliquez sur Assigner. Vous pouvez affecter la même transaction à plusieurs lignes budgétaires en répétant l'opération avec « Lier à un autre budget ».

   Conseils

   • Affecter à un budget maintient vos rapports de dépenses précis et vous permet de voir d'un coup d'œil combien de chaque ligne budgétaire a été consommé.
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   Rattacher à un projet

   Utilisez la section Catégorisation pour lier la transaction à un projet pour le suivi des coûts. Ajoutez un projet avec la puce « + projet », puis définissez son montant ou son pourcentage ; ajoutez d'autres projets pour répartir le coût. Une puce « Remplir selon … » répartit le coût automatiquement entre les projets en fonction des attributs partagés. Chaque modification est enregistrée automatiquement. Si la contrepartie exige un document ou si un document est déjà joint, catégorisez plutôt le coût sur cette facture.

   Conseils

   • Répartissez explicitement les allocations partielles — par exemple 50 % sur un projet client facturable, 50 % sur un projet interne — afin que votre équipe financière ait le contexte lors de la révision du P&L du projet.
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   Enregistrer la réception d'un paiement sur les transactions clients

   Lorsqu'un virement d'un client arrive, ouvrez la transaction et basculez le commutateur sur Client. La section Pièces jointes du panneau de détail affiche un champ « Factures impayées ou partiellement payées » listant toutes vos factures sortantes qui n'ont pas encore été entièrement réglées. Sélectionnez la facture correspondante dans la liste déroulante. Flowtly enregistre le paiement sur cette facture et met automatiquement à jour son statut sur Payée une fois que le montant total de la facture est atteint.

   Conseils

   • Si un client règle plusieurs factures en un seul virement, vous pouvez lier la transaction à plusieurs factures en les sélectionnant une par une — Flowtly suit le solde restant sur chacune.