Traiter les factures entrantes dans Flowtly

Avant de commencer

Ce dont vous avez besoin

• Les factures fournisseurs à traiter, reçues automatiquement ou enregistrées sous forme de fichiers que vous pouvez importer.
• Le mois auquel chaque coût se rattache, quand le document ne l'indique pas clairement.

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   Ouvrir les factures entrantes et ajouter un document

   Accédez à Finance et business → Factures fournisseurs. Si la facturation électronique (KSeF) est activée pour votre organisation, les factures fournisseurs sont automatiquement récupérées depuis le système national de facturation électronique — cliquez sur Vérifier la facturation électronique en haut à droite pour déclencher une synchronisation immédiate. Si la facturation électronique n'est pas configurée, glissez-déposez un PDF ou une image dans la zone d'import ou cliquez sur Cliquez pour téléverser (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, 3 Mo max).

   Conseils

   • Contactez votre administrateur Flowtly si vous ne voyez pas le bouton Vérifier la facturation électronique — la facturation électronique doit d'abord être activée pour votre organisation.
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   Cliquer sur une facture pour ouvrir le panneau de révision

   La liste affiche le nom, le statut de complétion (le cercle de progression), le montant, la transaction liée, la période comptable et la date de réception de chaque facture. Un cercle sous 100 % signifie que des données manquent encore ou que des suggestions attendent d'être examinées ; sa couleur indique ce qui a été détecté — rouge pour une incohérence ou une analyse échouée, orange pour des données manquantes. Cliquez sur n'importe quelle ligne pour ouvrir le panneau de détail. Plus bas dans le panneau, vous trouverez la section Note — saisissez un message que votre comptable verra à côté de la facture, ou donnez un contexte que l'IA de Flowtly utilisera pour les futures suggestions ; elle s'enregistre automatiquement. Avant d'examiner les suggestions IA, cliquez sur Aperçu (l'icône œil) en haut du panneau pour afficher le document original et vérifier ses détails.

   Conseils

   • Traitez les factures triées par Date de réception (tri par défaut) afin que les documents anciens ne manquent pas l'échéance mensuelle.
   • Rédigez la note comptable de façon concise mais précise — par exemple « Frais de déplacement remboursables, visite client T1 ». L'IA de Flowtly lit également cette note pour améliorer les futures suggestions sur des factures similaires.
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   Accepter ou corriger le mois associé

   Sous Définir le mois rattaché, Flowtly affiche le mois extrait de la facture par OCR et la raison. Cliquez sur Accepter si le mois est correct. Cliquez sur Modifier la suggestion pour choisir un mois différent dans le sélecteur de date, puis sur Appliquer. Cliquez sur Rejeter pour effacer la suggestion et définir le mois manuellement plus tard.

   Conseils

   • Le mois associé est le champ le plus critique — votre comptable n'acceptera pas la facture lors de la clôture mensuelle sans lui.
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   Accepter ou corriger le montant

   Sous Définir le montant, Flowtly affiche la valeur TTC, le montant HT et la devise extraits par OCR. Cliquez sur Accepter si les chiffres sont corrects, ou sur Modifier la suggestion pour saisir les bonnes valeurs manuellement, puis sur Appliquer. Vous pouvez également saisir directement dans les champs Net et Brut en haut du panneau ; chacun s'enregistre dès que vous le quittez.

   Conseils

   • Si les chiffres extraits semblent erronés, ouvrez l'Aperçu et examinez attentivement le document original avant d'accepter.
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   Assigner le fournisseur

   Sous Créer un fournisseur (ou Associer le fournisseur si une correspondance a été trouvée), Flowtly affiche ce qu'il a lu depuis la facture. Si un fournisseur correspondant existe dans vos enregistrements, acceptez la suggestion. Sinon, cliquez sur Modifier la suggestion : vous pouvez soit choisir un fournisseur existant dans la liste déroulante Choisir un fournisseur existant, soit en créer un nouveau — le formulaire est prérempli avec le nom, le pays, le numéro d'identification fiscale et l'adresse extraits par OCR. Cliquez sur Appliquer pour confirmer.

   Conseils

   • La création d'un nouveau fournisseur ici l'enregistre définitivement, de sorte que les futures factures de la même société sont automatiquement associées.
   • Une suggestion de groupe de coûts peut également apparaître dans le panneau. Acceptez-la ou assignez-la de la même manière — cela garantit que la facture est correctement catégorisée pour le reporting.
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   Tout accepter et confirmer la complétion à 100 %

   Une fois les suggestions individuelles examinées, cliquez sur Tout accepter en bas de la section Suggestions (le bouton apparaît tant que plusieurs suggestions sont en attente) pour confirmer en un clic tous les éléments en attente restants. Le cercle de statut devient vert uni à 100 % et la ligne de liste affiche désormais le montant, la période comptable et le numéro de transaction lié. La facture est prête pour votre comptable.

   Conseils

   • Si une suggestion est incorrecte, traitez-la individuellement avec Modifier la suggestion ou Rejeter avant de cliquer sur Tout accepter — Tout accepter confirme toutes les suggestions encore en attente telles quelles.