Répartir une facture d'électricité entre les locataires

Une facture d'électricité pour un bâtiment dont les locataires ont des sous-compteurs doit être répartie de deux façons différentes. Chaque locataire équipé d'un sous-compteur paie l'énergie enregistrée par son propre compteur et se la voit refacturer sur sa facture de consommation. Le reste, c'est-à-dire l'énergie consommée par les parties communes plus les frais fixes de la facture, est supporté par chaque locataire en proportion de la surface qu'il loue, et il est imputé sur des budgets plutôt que facturé.

Répartir l'énergie fait les deux à partir de la facture du fournisseur elle-même, au prix que cette facture applique. Rien n'est comptabilisé tant que les chiffres ne concordent pas avec la facture.

Quand Répartir l'énergie est proposé

Votre organisation choisit, pour chaque type de fourniture, comment une facture est répartie : remplie selon les compteurs, avec Remplir par consommation et un prix que vous saisissez, ou réglée à partir de la facture. Le règlement à partir de la facture se choisit par organisation et reste désactivé tant qu'il n'a pas été activé pour la vôtre ; demandez au support Flowtly de le modifier.

Lorsque l'électricité est réglée à partir de la facture, une facture reçue qui comporte une ligne d'énergie active affiche Répartir l'énergie parmi les boutons de remplissage de sa section Catégorisation. Une facture sans une telle ligne, une facture de nettoyage par exemple, ne se le voit jamais proposer. Remplir par consommation reste disponible pour chaque type de fourniture encore rempli selon les compteurs, et ne liste plus l'électricité.

Le panneau de règlement

Répartir l'énergie ouvre le panneau Répartir la facture d'énergie. Il montre le règlement tel qu'il serait comptabilisé, section par section.

Facture

Le fournisseur, le numéro de facture, la Période de consommation, le mois dont les factures de consommation portent les montants des locataires (Figure sur les factures des locataires pour : le mois qui suit la période de consommation, ou plus tard si votre organisation facture avec plusieurs mois de décalage), la ligne d'énergie active sous la forme kWh multiplié par le prix, les frais fixes, et les totaux HT, TVA et TTC.

Le Prix unitaire (HT par kWh) et les kWh de la facture sont lus dans les lignes d'énergie de la facture. Le prix change chaque mois, il n'est donc jamais conservé sur le bâtiment. Si le PDF indique autre chose, corrigez l'une ou l'autre valeur et appuyez sur Recalculer. Lorsque le prix ne peut pas être lu sur la facture, saisissez vous-même le prix unitaire et les kWh du PDF, puis recalculez. Les nombres se saisissent avec les séparateurs décimal et de milliers de votre organisation.

Bâtiments

Choisissez les bâtiments dont les compteurs sont couverts par la facture. Flowtly retient ce choix et le propose pour la prochaine facture du même fournisseur. La liste reste visible, ce qui vous permet de changer les bâtiments et de recalculer.

Locataires avec sous-compteur : refacturation

Une ligne par locataire disposant d'un sous-compteur d'électricité dans ces bâtiments : les relevés d'ouverture et de clôture de chaque compteur, les kWh entre les deux, et le montant au prix de la facture. Le montant de chaque locataire est la somme des montants de ses compteurs.

Un relevé effectué quelques jours avant ou après la période de consommation est calculé au prorata des jours. Un relevé plus éloigné de la période, ou un compteur dont des jours de la période n'ont pas de données, appelle votre décision : Au prorata des jours, Prendre tel quel, ou attendre le relevé et revenir plus tard.

Exclure ce compteur retire un compteur du règlement, par exemple un compteur déjà compté par un autre. Inclure tous les compteurs ramène tous les compteurs exclus. Les compteurs exclus sont retenus lorsque vous rouvrez le règlement.

Lorsqu'aucun locataire des bâtiments choisis n'a de sous-compteur d'électricité, la totalité du montant HT va aux parties communes.

Reste : parties communes, réparti selon la surface

Les kWh des parties communes au prix de la facture, plus chaque frais fixe, répartis entre tous les baux des bâtiments choisis selon la surface louée et imputés sur le budget de chaque bail. Personne n'est facturé pour cela. Le reste n'est pas affiché tant que chaque compteur ne peut pas être clôturé, car le répartir plus tôt reporterait la consommation d'un locataire sur les parties communes.

Les trois contrôles

Trois contrôles doivent concorder avant que le règlement puisse être confirmé. Chacun affiche Concorde, Écart ou Pas encore clôturable.

Montant : le montant HT de la facture est égal aux refacturations aux locataires plus la répartition des parties communes, au centime près.
Énergie : les kWh de la facture sont égaux aux sous-compteurs plus les parties communes. Les parties communes ne sont jamais négatives ; des sous-compteurs dont le total dépasse la facture signalent donc un relevé erroné, et le panneau nomme le compteur à vérifier en premier.
Période : chaque relevé d'ouverture et de clôture encadre la période de consommation.

Confirmer

Confirmer la répartition impute le coût de la facture et la part des parties communes sur les budgets, et enregistre le montant de chaque locataire refacturé comme décompte de consommation d'électricité définitif de ce locataire pour le mois de consommation, en une seule étape. La répartition par projets de la facture affiche ensuite le résultat.

Confirmer ne crée ni ne modifie jamais de facture. Le montant du locataire est facturé sur sa facture de consommation dans Facturation en masse des baux pour le mois indiqué sous Figure sur les factures des locataires pour, où il est préparé en brouillon et émis avec le loyer et les charges de service. Voir Décomptes de consommation des locataires.

Confirmer reste désactivé :

tant que les trois contrôles ne concordent pas et qu'un problème est listé sous La confirmation est désactivée tant que ces points ne sont pas résolus ;
après une modification du prix ou des kWh, jusqu'à ce que vous appuyiez sur Recalculer ;
après l'échec d'un recalcul, jusqu'à ce qu'un recalcul réussisse. Utilisez Réessayer pour recalculer avec les bâtiments et les compteurs actuellement choisis ;
lorsqu'aucun bâtiment n'est choisi.

Confirmer décide de ce qui est facturé aux locataires, et demande donc le rôle de gestionnaire de factures. Sans lui, vous pouvez ouvrir et examiner le règlement, et le panneau vous invite à le faire confirmer par un administrateur.

Ce qui bloque un règlement

Chaque problème est listé en une phrase qui nomme le locataire, le mois, le compteur ou la facture concerné. Les plus courants :

Un relevé manque, chevauche un autre ou diminue. Ajoutez ou corrigez le relevé dans l'historique du compteur, puis recalculez. Voir Importer les relevés de compteurs.
Un bail commence ou se termine dans la période de consommation, n'a pas de projet sur lequel imputer, ou n'a pas de surface louée. Un compteur rattaché à plus d'un bail actif est aussi refusé, car il serait facturé deux fois.
La facture a déjà une répartition par projet saisie à la main, sur la facture entière ou sur l'une de ses lignes. Le règlement ne l'écrase jamais : supprimez d'abord cette répartition dans la catégorisation.
Un locataire a déjà un décompte de consommation d'électricité pour le mois que ce règlement n'a pas enregistré : un décompte calculé à partir d'un tarif, ou enregistré en réglant une autre facture de fournisseur pour le même bail et le même mois. Le règlement ne le remplace jamais.
La ligne d'énergie d'un locataire issue d'une confirmation précédente est encore sur une facture. Retirez cette ligne de la facture, puis confirmez à nouveau. Une ligne d'une facture émise ne peut pas être retirée ainsi.
Les factures de consommation du mois ont déjà été émises dans la facturation en masse des baux, et confirmer modifierait ou supprimerait le montant d'un locataire. Le refus nomme les factures concernées.
Votre organisation n'a pas de devise par défaut définie.
La facture n'indique pas de période de consommation ou n'a pas de montant HT.

Régler à nouveau la même facture

Ouvrir Répartir l'énergie sur une facture déjà réglée propose les bâtiments et les compteurs exclus utilisés par ce règlement. Le prix unitaire et les kWh sont relus sur la facture : si vous avez corrigé l'un des deux auparavant, corrigez-le de nouveau et recalculez.

Confirmer à nouveau remplace les décomptes de consommation que ce règlement a enregistrés, et retire le décompte d'un locataire qu'il ne refacture plus, de sorte que chaque locataire est facturé une seule fois pour le mois. Le décompte précédent est conservé, comme remplacé, pour mémoire. Une fois les factures de consommation du mois émises, le règlement refuse de confirmer s'il devait modifier ou supprimer le montant d'un locataire.

Exemples d'utilisation

Électricité mensuelle d'un bâtiment avec sous-compteurs : Refacturez à chaque locataire ses propres kWh au prix du fournisseur sur sa prochaine facture de consommation, et répartissez l'énergie des parties communes et les frais fixes entre les baux selon la surface.
Corriger un prix mal lu : Saisissez le prix unitaire du PDF, recalculez, et vérifiez que les trois contrôles concordent avant de confirmer.
Trouver un relevé erroné : Lorsque les sous-compteurs totalisent plus que la facture, commencez par le compteur que nomme le contrôle d'énergie.
Exclure un compteur compté deux fois : Excluez un compteur dont l'énergie est déjà incluse dans le compteur d'un autre locataire.