Facturation en masse des baux

La facturation en masse des baux, sous Facturation des baux dans la section Factures en masse, émet en une seule fois les factures d'un mois pour tous les baux d'un parc. Vous choisissez un parc et un mois, vérifiez l'aperçu, puis créez les factures. Rien n'est créé avant que vous cliquiez sur Créer les factures, et chaque facture qui ne peut pas être émise en indique la raison.

L'écran fait partie des fonctionnalités de gestion immobilière ; il n'apparaît donc que dans les organisations qui les ont activées. Il est ouvert aux administrateurs et aux utilisateurs qui gèrent à la fois les contrats et les factures.

L'aperçu

L'aperçu comporte une ligne par bail, nommée d'après le locataire, le lot et le bail, et une cellule par type de facture :

Loyer + provision sur charges : le loyer et la provision pour charges figurent sur une même facture.
Fluides (des décomptes) : une facture distincte, construite à partir du décompte de consommation du mois une fois celui-ci définitif.

Les coûts refacturés et les heures ne sont pas émis depuis cet écran.

Chaque cellule qui peut être émise montre la facture qu'elle créerait : son montant net, le taux de TVA et la TVA, et le montant brut. Une ligne tarifée à la surface montre sa taille multipliée par le tarif mensuel, et une ligne convenue en EUR montre le montant en EUR à partir duquel elle a été convertie. Un bail qui commence ou se termine dans le mois est facturé pour les jours où il court, et la cellule indique lesquels. Une cellule déjà facturée pour ce mois affiche Déjà émise avec le numéro de facture ; elle ne peut pas être sélectionnée et n'est jamais créée deux fois.

Sous la liste, les totaux sont donnés par devise, avec le net, la TVA et le brut sur des lignes séparées, de sorte qu'un parc avec des factures en EUR et en RON ne les additionne jamais en un seul chiffre. Lorsque des montants ont été convertis, le pied de page indique le taux de change BNR utilisé et sa date. La création des factures n'envoie aucun e-mail aux locataires et ne transmet rien pour la facturation électronique.

Sélection et création

Chaque facture prête à être émise est sélectionnée au départ. Afficher restreint la liste à Tous, Prêts à émettre ou Problèmes, mais c'est une vue, pas une sélection : les factures que vous avez sélectionnées restent sélectionnées pendant que le filtre les masque, et Créer les factures les crée toujours. La ligne de sélection indique donc combien des factures sélectionnées le filtre masque.

Créer les factures envoie l'exécution une seule fois, quel que soit le nombre de clics sur le bouton. Les Résultats du traitement listent ensuite ce qui a été Créées, ce qui a été Refusées, à corriger et ce qui a été Ignorées, déjà émises, tels qu'ils étaient à la fin de l'exécution ; ils ne changent pas lorsque l'aperçu au-dessus d'eux change.

Tant qu'une organisation est en mode pilote, les factures sont créées dans une série de numérotation PILOT distincte et restent en dehors du chiffre d'affaires et des créances. Votre facturation habituelle se poursuit en parallèle, et chaque cellule compare la proposition avec la facture émise là.

Lorsqu'une facture est refusée

Une cellule qui ne peut pas être émise affiche un refus en termes simples, indiquant ce qu'il faut corriger, avec un lien vers le bail (Ouvrir le bail) ou vers le paramètre concerné. Les refus les plus courants :

Une ligne ne peut pas être tarifée. La ligne de loyer, de provision pour charges, d'autre frais ou de frais de marketing n'a ni surface ni quantité, n'est pas facturée mensuellement, ou est exprimée en brut alors qu'une facture ajoute la TVA à un montant net. Corrigez la ligne sur le bail.
Le locataire n'a ni rôle de client ni rôle de fournisseur. Ouvrez le locataire dans Contreparties et choisissez Ajouter comme client.
Le taux de TVA par défaut du client ne fait pas partie de ceux que propose le pays de votre organisation. Ouvrez le locataire dans Contreparties et, dans sa section Client, réglez Taux de TVA par défaut sur un taux proposé par le pays. L'aperçu refuse une telle facture avant que vous la créiez, comme le ferait sa création.
Aucun taux de change BNR n'est encore publié pour la date d'émission. Les lignes en EUR sont refusées plutôt que converties à un autre taux.
Le décompte de consommation du mois n'est pas encore définitif, ou n'a jamais été calculé.
Aucun tag de catégorie de facture n'est défini pour un type de frais. Le refus renvoie vers Définir les tags de catégorie, la carte Tags de facturation des baux dans les Paramètres de facturation.

Choisir le tag d'un type de frais

Chaque ligne de facture créée par l'exécution porte le tag de catégorie de facture défini pour son type de frais : loyer, provision pour charges ou consommations. Lorsque les paramètres de facturation listent plus d'un tag pour un type de frais, un administrateur voit un choix de tag pour ce type au-dessus de la liste. Le tag choisi est utilisé pour l'aperçu et pour chaque facture créée par l'exécution. Les autres utilisateurs qui lancent la facturation voient qu'un administrateur doit choisir le tag, et les frais concernés restent refusés tant qu'il ne l'a pas fait.

Exemples de cas d'utilisation

Émettre en une seule exécution le loyer et les provisions pour charges du mois de tout un parc, après avoir vérifié chaque facture dans l'aperçu.
Filtrer l'aperçu sur Problèmes pour corriger les baux qui ne peuvent pas encore être facturés, sans perdre la sélection de ceux qui le peuvent.
Corriger le taux de TVA par défaut d'un locataire sur sa fiche de contrepartie après que l'exécution a refusé sa facture, puis relancer l'aperçu.
Faire tourner un parc en mode pilote à côté de votre facturation habituelle et comparer chaque proposition avec la facture réellement émise.