Contrats

Les contrats dans Flowtly définissent les conditions financières de vos engagements — en reliant un budget à un ensemble structuré de lignes de calendrier de paiement. Chaque contrat précise les échéances, les montants et le sens (facture fournisseur ou facturation client), vous offrant une visibilité complète sur les flux de trésorerie engagés.

Concepts clés

• Lignes de calendrier de paiement — éléments individuels définissant le montant, la date d'échéance et le sens du paiement (fournisseur ou client)
• Lien avec le budget — un contrat est toujours rattaché à un budget, qui constitue l'enveloppe financière de l'engagement
• Sens — les contrats fournisseurs suivent les coûts à régler ; les contrats clients suivent les revenus attendus
• Génération automatique des échéances récurrentes — les contrats peuvent générer automatiquement des lignes de paiement récurrentes selon un intervalle défini
• Pièces jointes — associez directement au contrat des fichiers signés, des avenants ou des documents justificatifs
• Conditions de paiement — le délai accordé à la contrepartie pour payer, la date à partir de laquelle ce délai court, et si le paiement est dû d'avance ou à terme échu
• Lecture automatique — importez un contrat signé et Flowtly en extrait les parties, les dates, les conditions de paiement et les prix. Vous pouvez relancer la lecture à tout moment depuis les documents du contrat, par exemple après avoir corrigé un scan
• Tarifs et valeur totale — certains contrats n’indiquent aucune valeur totale. Un bail au m² indique un tarif, une surface et une durée : la somme n’est écrite nulle part. Flowtly enregistre le tarif exactement tel que le contrat l’imprime et laisse le total vide plutôt que d’inventer un montant ; saisissez la durée et il proposera un total calculé que vous pouvez accepter

Conditions de paiement

Un contrat précise trois éléments concernant la date d'échéance de ses factures, et Flowtly les conserve séparément plutôt que de les regrouper en une seule valeur :

• Délai de paiement (jours) — le nombre de jours accordés.
• Compté à partir de — la date à partir de laquelle le délai court : Remise de la facture, Émission de la facture, Début de période ou Un événement. La remise et l'émission sont délibérément distinguées, car ce sont des dates réellement différentes et de nombreux contrats lient le délai à la première.
• Paiement — si le montant est dû d'avance ou à terme échu.

Un délai vide signifie que le contrat ne dit rien à ce sujet. C'est une déclaration différente d'un délai de zéro jour, et différente encore d'un paiement à terme échu — les champs sont donc laissés vides plutôt que remplis par défaut, et l'ouverture d'un contrat n'inscrit jamais une condition que le document ne contient pas réellement.

Ces champs apparaissent à la fois sur le contrat lui-même et sur l'écran où un contrat téléversé est examiné, de sorte que les conditions lues dans le document peuvent être vérifiées et corrigées au même endroit où elles ont été trouvées.

Documents contractuels

Les fichiers de contrat et d'avenant sont joints au dossier du contrat et y sont répertoriés. Un document peut être prévisualisé sur place — le fichier s'ouvre dans un visualiseur sans quitter le contrat — ce qui suffit généralement à confirmer ce qui a été signé. Tout ce que le visualiseur ne peut pas afficher est proposé en téléchargement à la place.

Une action Télécharger séparée reste disponible à côté de la prévisualisation, car extraire le fichier signé de Flowtly et le lire sont deux tâches différentes.

Exemples d'utilisation

• Facturation de projet au forfait : Créez un contrat client avec des jalons de paiement mensuels liés à un budget de projet, afin de savoir en permanence ce qui a été facturé et ce qui reste à facturer.
• Retainer fournisseur : Paramétrez un contrat fournisseur avec des lignes mensuelles récurrentes pour une licence logicielle ou un honoraire de conseil — Flowtly génère les lignes et signale les paiements en retard.
• Paiements de sous-traitants : Reliez un contrat fournisseur à un budget de projet pour suivre les coûts du sous-traitant par rapport aux dépenses planifiées.
• Vérifier une condition avant de relancer un paiement : Lisez le délai et la date à partir de laquelle il est compté directement sur le contrat, plutôt que de rouvrir le document signé pour retrouver la clause.
• Confirmer ce qui a été signé : Prévisualisez le fichier contrat joint sur place pour vérifier un détail, sans d'abord le télécharger.