Contrats

Les contrats dans Flowtly définissent les conditions financières de vos engagements — en reliant un budget à un ensemble structuré de lignes de calendrier de paiement. Chaque contrat précise les échéances, les montants et le sens (facture fournisseur ou facturation client), vous offrant une visibilité complète sur les flux de trésorerie engagés.

Concepts clés

Lignes de calendrier de paiement — éléments individuels définissant le montant, la date d'échéance et le sens du paiement (fournisseur ou client)
Lien avec le budget — un contrat est toujours rattaché à un budget, qui constitue l'enveloppe financière de l'engagement
Sens — les contrats fournisseurs suivent les coûts à régler ; les contrats clients suivent les revenus attendus
Génération automatique des échéances récurrentes — les contrats peuvent générer automatiquement des lignes de paiement récurrentes selon un intervalle défini
Pièces jointes — associez directement au contrat des fichiers signés, des avenants ou des documents justificatifs
Conditions de paiement — le délai accordé à la contrepartie pour payer, la date à partir de laquelle ce délai court, et si le paiement est dû d'avance ou à terme échu
Lecture automatique — importez un contrat signé et Flowtly en extrait les parties, les dates, les conditions de paiement et les prix. Si une nouvelle tentative peut aider, vous pouvez relancer la lecture depuis les documents du contrat — par exemple après avoir corrigé un scan
Complétude — un contrat est vérifié pour les données dont la planification a besoin, et un contrat qui n'en aura jamais une peut le déclarer ; voir Contrôles de complétude des contrats
Tarifs et valeur totale — certains contrats n'indiquent aucune valeur totale. Un bail au m² indique un tarif, une surface et une durée : la somme n'est écrite nulle part. Flowtly enregistre le tarif exactement tel que le contrat l'imprime et laisse le total vide plutôt que d'inventer un montant ; saisissez la durée et il proposera un total calculé que vous pouvez accepter
Importer plusieurs contrats à la fois — déposez tout un lot de contrats signés : l’import affiche la progression de chaque fichier (« 3 sur 20 importés »), puis son état, et vous restez sur la liste des contrats pendant ce temps. Chaque import attend dans En attente de tri avec son état — en cours de lecture, prêt à vérifier ou illisible, avec la raison et une issue : Ré-extraire quand une seconde lecture peut aider, Importer à nouveau quand le fichier lui-même est endommagé ou illisible. La vérification d’un fichier s’ouvre quand vous cliquez dessus
Tarifs et valeur totale — certains contrats n’indiquent aucune valeur totale. Un bail au m² indique un tarif, une surface et une durée : la somme n’est écrite nulle part. Flowtly enregistre le tarif exactement tel que le contrat l’imprime et laisse le total vide plutôt que d’inventer un montant ; saisissez la durée et il proposera un total calculé que vous pouvez accepter
Règles de lecture propres à l'organisation — pour certaines organisations, l'équipe Flowtly configure des règles qui changent la façon dont un type de contrat donné est lu : dans quel sens il est enregistré, une instruction en texte libre pour un arrangement inhabituel (par exemple, un bail conclu avec un gestionnaire de projet immobilier, où seule la contribution aux travaux d'aménagement est un coût pour l'organisation, et non le loyer), et les paramètres de contrat à renseigner en complément. Quand une règle s'applique, l'écran d'examen indique laquelle a été utilisée et les paramètres qu'elle a lus. Un bail dont le montant requis est introuvable est enregistré comme un coût sans montant ni échéancier, avec la mention à vérifier, plutôt qu'avec un chiffre deviné

Conditions de paiement

Un contrat précise trois éléments concernant la date d'échéance de ses factures, et Flowtly les conserve séparément plutôt que de les regrouper en une seule valeur :

Délai de paiement (jours) — le nombre de jours accordés.
Compté à partir de — la date à partir de laquelle le délai court : La remise de la facture, L'émission de la facture, Le début de la période ou Un événement. La remise et l'émission sont délibérément distinguées, car ce sont des dates réellement différentes et de nombreux contrats lient le délai à la première.
Paiement — D'avance signifie que le montant est payé avant la période concernée, comme le loyer d'un mois exigible en début de mois. À terme échu signifie qu'il est payé après la période, pour ce qui a déjà été fourni.

Compté à partir de et Paiement ont chacun une icône d'information à côté du champ dans le formulaire, qui donne la même explication là où vous choisissez.

Un délai vide signifie que le contrat ne dit rien à ce sujet. C'est une déclaration différente d'un délai de zéro jour, et différente encore d'un paiement à terme échu — les champs sont donc laissés vides plutôt que remplis par défaut, et l'ouverture d'un contrat n'inscrit jamais une condition que le document ne contient pas réellement.

Ces champs apparaissent à la fois sur le contrat lui-même et sur l'écran où un contrat téléversé est examiné, de sorte que les conditions lues dans le document peuvent être vérifiées et corrigées au même endroit où elles ont été trouvées.

Supprimer un contrat

Un contrat vers lequel d'autres enregistrements pointent encore ne peut pas être supprimé. Flowtly refuse la suppression plutôt que de rompre ces liens en silence. Les enregistrements qui la bloquent sont les factures, les documents de paiement, les opportunités, les demandes de signature et les postes de budget initiaux liés au contrat, ainsi que les budgets qui l'utilisent. Détachez-les d'abord, puis supprimez le contrat.

Une facture supprimée ne bloque pas la suppression. Seules les factures qui existent encore comptent. Une facture supprimée auparavant est conservée dans son état supprimé et perd simplement son lien avec le contrat.

Une opportunité ne peut pas être détachée de son contrat. Une opportunité gagnée conserve son lien avec le contrat aussi longtemps qu'elle existe ; le message de refus l'indique au lieu de vous demander de le retirer. Pour supprimer un contrat vers lequel pointe une opportunité, supprimez d'abord l'opportunité.

Les éléments propres au contrat ne bloquent pas la suppression. Ses lignes de calendrier de paiement, documents, événements, avenants, clauses et lignes de travaux sont supprimés avec lui.

Limites des champs du contrat

Un contrat est rejeté à l'enregistrement, avec un message, lorsque :

son nom dépasse 255 caractères ;
le montant par période est supérieur à 99 999 999 999,9999 ;
le minimum de chiffre d'affaires est supérieur à 99 999 999 999,9999 ;
sa date de fin est antérieure à sa date de début ;
l'événement qui déclenche son calendrier de paiement appartient à un autre contrat.

Documents contractuels

Les fichiers de contrat et d'avenant sont joints au dossier du contrat et y sont répertoriés. Un document peut être prévisualisé sur place — le fichier s'ouvre dans un visualiseur sans quitter le contrat — ce qui suffit généralement à confirmer ce qui a été signé. Tout ce que le visualiseur ne peut pas afficher est proposé en téléchargement à la place.

Une action Télécharger séparée reste disponible à côté de la prévisualisation, car extraire le fichier signé de Flowtly et le lire sont deux tâches différentes.

Quand la lecture automatique échoue

Une lecture qui ne réussit pas indique quel type d'échec s'est produit, plutôt que de signaler un simple échec, et Relire n'est proposé que lorsqu'une nouvelle tentative peut réellement aider :

Le document n'a pas pu être lu — généralement une photo ou un scan de mauvaise qualité. Relire le même fichier ne produira pas un résultat différent : rejetez-le et téléversez un PDF plus lisible.
Le fichier n'a pas de contenu — le téléversement a peut-être été interrompu. Téléversez à nouveau le document.
La lecture n'a pas pu être terminée — le problème était du côté de Flowtly et non de votre fichier, donc relire fonctionne généralement.

Dans chaque cas, les champs restent modifiables pendant que le fichier est en cours d'analyse, de sorte qu'un contrat peut être complété manuellement et enregistré comme d'habitude plutôt que d'attendre une lecture réussie.

La relecture analyse le document à nouveau et écrase les champs avec ce qu'elle trouve, y compris les corrections apportées entre-temps, et demande donc une confirmation au préalable.

Paramètres de contrat

Certaines organisations disposent d'un ensemble de paramètres de contrat configuré pour leurs contrats — les mêmes champs typés déjà utilisés pour les budgets, les projets et les biens immobiliers. Lorsqu'un document correspond à une règle d'organisation qui désigne un ensemble de paramètres, la lecture automatique renseigne ce qu'elle parvient à trouver (par exemple les conditions de loyer indiquées sur un bail dont le coût pour votre organisation est tout autre chose) comme information de référence à côté du contrat. Un paramètre déjà renseigné à la main n'est jamais écrasé par une lecture ultérieure.

Exemples d'utilisation

Facturation de projet au forfait : Créez un contrat client avec des jalons de paiement mensuels liés à un budget de projet, afin de savoir en permanence ce qui a été facturé et ce qui reste à facturer.
Retainer fournisseur : Paramétrez un contrat fournisseur avec des lignes mensuelles récurrentes pour une licence logicielle ou un honoraire de conseil — Flowtly génère les lignes et signale les paiements en retard.
Paiements de sous-traitants : Reliez un contrat fournisseur à un budget de projet pour suivre les coûts du sous-traitant par rapport aux dépenses planifiées.
Vérifier une condition avant de relancer un paiement : Lisez le délai et la date à partir de laquelle il est compté directement sur le contrat, plutôt que de rouvrir le document signé pour retrouver la clause.
Confirmer ce qui a été signé : Prévisualisez le fichier contrat joint sur place pour vérifier un détail, sans d'abord le télécharger.