Démarrer un contrat et vérifier un import
Un contrat arrive dans Flowtly de deux façons : vous le saisissez, ou vous importez le document signé et laissez Flowtly le lire. Les deux commencent par Nouveau contrat dans la liste Contrats commerciaux.
Le saisir
Nouveau contrat → Saisie manuelle ouvre le formulaire du contrat. Trois éléments sont requis avant que Enregistrer ne devienne disponible : un Nom, le sens (Achat ou Vente) et la Devise, qui prend au départ la devise de votre organisation. Tout le reste peut attendre, y compris la contrepartie : un contrat dont l'autre partie n'est pas encore choisie est un état normal, pas un état inachevé.
Importer le document signé
Nouveau contrat → Via import ouvre une zone de dépôt dans la liste. Déposez les fichiers ou cliquez sur choisissez un fichier :
- PDF, PNG ou JPEG, jusqu'à 20 Mo chacun.
- Plusieurs fichiers à la fois sont possibles, et un fichier que Flowtly détient déjà est repéré avant de devenir un second contrat. Les deux cas sont décrits dans Contrats.
Lorsqu'au moins un fichier est en ligne, Aller à la vérification ouvre l'écran de vérification. Plus tard, l'onglet En attente de tri de la liste des contrats mène au même endroit et indique combien d'imports sont encore en attente.
L'écran de vérification
Vérifier les contrats extraits comporte trois volets côte à côte, empilés sur un écran étroit.
La file, à gauche. Chaque import en attente de vérification, avec un champ de recherche sur les noms et les noms de fichiers. Chaque ligne indique où il en est : Analyse du contrat…, Prêt à vérifier, Enregistré, ou un problème. Une ligne en échec, ou en lecture depuis plus de dix minutes, propose Ré-extraire ou Importer à nouveau, selon ce qui peut aider.
Le document, au milieu. Le fichier signé lui-même, à lire pendant que vous vérifiez les valeurs. Il est en consultation seule.
Les détails, à droite. Ce que Flowtly a lu dans le document, prêt à être vérifié :
- Contrepartie (issue de l'analyse) : les clients ou fournisseurs existants que le contrat peut concerner, plus Créer un nouveau depuis les données extraites avec le nom et le numéro d'identification fiscale trouvés, et Choisir un existant… pour en rechercher un autre. La façon dont les suggestions sont choisies est décrite dans Contrats.
- Prix dans ce contrat et Échéances détectées : les montants et l'échéancier de paiement trouvés dans le document.
- Le formulaire du contrat lui-même : sens, nom, projet, valeur, durée, conditions de paiement et notes. Une modification d'un champ est enregistrée au fur et à mesure.
À côté de chaque valeur lue dans le document figure une référence indiquant où Flowtly l'a trouvée ; cliquez dessus pour ouvrir le document à cette page. Ce que signifient les références est décrit dans Contrats.
Tant qu'un document est en cours de lecture, le volet l'indique et se met à jour tout seul à la fin de la lecture, généralement en moins d'une minute.
Terminer la vérification
- Enregistrer et valider accepte le contrat. Il lie ou crée la contrepartie que vous avez choisie, marque l'import comme vérifié et ouvre le contrat dans la liste des contrats.
- Rejeter supprime le contrat créé à partir de cet import, après confirmation, et passe à l'import suivant de la file.
- Ré-extraire relit le document et écrase les champs, il demande donc confirmation. Lorsqu'une lecture échoue, Contrats explique quels échecs une seconde lecture peut corriger.
L'enregistrement vérifie deux choses au sujet d'une nouvelle contrepartie. Le contrat a d'abord besoin d'un sens, car c'est le sens qui détermine si le nouvel enregistrement est un client ou un fournisseur. Et un nouveau client sur un contrat de Vente a besoin d'un pays et d'une devise. Pour une entreprise polonaise avec un numéro d'identification fiscale, Flowtly renseigne l'adresse à partir du registre national lorsqu'il le peut.
Une contrepartie qui existe déjà
Si le nom ou le numéro d'identification fiscale lu par Flowtly appartient à une contrepartie que vous avez déjà, l'écran le signale avant que vous n'en créiez une seconde, par exemple « Acme » existe déjà en tant que fournisseur. Lorsqu'il ne manque à l'enregistrement existant que le rôle dont ce contrat a besoin, un clic ajoute ce rôle, par exemple Ajouter le rôle client à « Acme », et la sélectionne.
Si vous créez malgré tout la nouvelle contrepartie, Doublon possible demande une dernière fois : ajouter le rôle manquant à l'enregistrement existant, l'ouvrir, ou créer un enregistrement distinct portant le même nom.
Exemples d'utilisation
- Importer d'un coup un dossier de contrats fournisseurs signés, puis les traiter un par un dans la file.
- Enregistrer un appel d'offres avant son attribution avec Saisie manuelle, en laissant la contrepartie vide.
- Comparer l'échéancier de paiement lu par Flowtly avec le texte signé en accédant à la page citée.
- Éviter de créer un fournisseur en double lorsque la même entreprise est déjà l'un de vos clients.