Économie de la commande

Une commande d'achat est un contrat avec un projet derrière lui, et elle se tient dans deux sections de ce contrat : Lignes de la commande, où vous écrivez ce qui a été convenu, et Économie de la commande, où Flowtly relit ces mêmes lignes face à ce qui s'est réellement passé.

Économie de la commande rend compte et ne modifie rien. Chaque chiffre y est calculé à l'ouverture, à partir des lignes de la commande, du temps saisi sur le projet du contrat, des factures émises au titre du contrat et des coûts imputés au projet.

Lignes de la commande : ce qui a été convenu

Chaque ligne est de l'un de deux types, et les deux ne sont pas interchangeables.

• Une ligne Rôle désigne un rôle parmi vos Postes, un Taux horaire et les Heures estimées que vous prévoyez.
• Une ligne Livrable nomme un résultat et son prix. Elle n'a ni rôle ni heures estimées, et ces champs ne sont pas proposés — rien dans le temps saisi ne dit de quel livrable il relevait, il n'y aurait donc aucun réel à comparer à une estimation.

Ajouter une ligne de commande se trouve sous les lignes existantes. Un taux accepte quatre décimales au maximum et les heures deux ; tout le reste est refusé avec sa raison, plutôt qu'arrondi vers un chiffre que vous n'avez pas saisi. Rien n'est multiplié et aucun total n'est enregistré — le taux est le taux et l'estimation l'estimation.

Une commande sans lignes indique Aucune ligne de commande pour l'instant, et Économie de la commande indique Rien à comparer pour l'instant : le tableau est la relecture des lignes, il n'a donc rien à montrer tant qu'elles n'existent pas.

Les deux sections n'ont pas les mêmes autorisations

Saisir une estimation ne dit rien de ce que touche qui que ce soit, aussi Lignes de la commande est ouvert à ceux qui gèrent les contrats ou les budgets. Économie de la commande comprend le coût des heures et demande donc en plus l'autorisation de voir la rentabilité des projets — et qui ne l'a pas n'obtient pas un tableau vide, il n'obtient pas la section du tout. Celui qui écrit la commande et celui qui lit sa marge sont régulièrement deux personnes différentes : c'est pour cela que les deux sections sont séparées.

Voir Autorisations et Groupes d'autorisations.

La période que couvrent les chiffres

Au-dessus du tableau, Période nomme l'intervalle auquel obéit chaque chiffre. C'est la durée propre du contrat — ses dates Du et Au — et une fin jamais renseignée se lit ouverte, c'est-à-dire sans aucune limite, et non « jusqu'à aujourd'hui ».

Un contrat dont aucune des deux dates n'est renseignée n'affiche aucune ligne de période, et ses chiffres couvrent alors tout ce qui existe.

La période est énoncée, pas réglée ici : pour la changer, changez les dates du contrat. Un chiffre hors de la durée n'est pas dans le tableau ; une ligne qui paraît vide sur un contrat aux dates étroitement fixées parle donc de la période et non du travail.

Ce que signifie chaque colonne

Colonne	Ce qu'elle signifie
Ligne	La description de la ligne, ou le nom du rôle qu'elle valorise.
Taux	Le taux convenu — par heure sur une ligne de rôle, le prix entier sur un livrable.
Estimées	Les heures inscrites sur la ligne.
Réelles	Les heures saisies dans ce rôle, sur le projet du contrat.
Écart	Réelles moins estimées, signé : +6 h est au-dessus de l'estimation, -6 h en dessous.
Coût des ressources	Ce que ces heures ont coûté, au taux de coût propre de chaque personne au jour de la saisie.

Deux choses que cette liste de colonnes ne dit pas d'elle-même :

• Les heures et les coûts appartiennent au projet, pas à la commande. Rien de ce qui est saisi ni dépensé ne nomme une commande d'achat, les chiffres sont donc lus sur le projet du contrat et ses sous-projets. Deux commandes sur un projet lisent les mêmes heures — voir Quand un autre contrat partage le projet plus bas.
• Les heures d'une personne sans contrat en vigueur ce jour-là comptent comme des heures, sans coût. Elles ne sont pas écartées : les heures sont donc justes et le coût des ressources à côté sous-évalué. Un taux de coût manquant est à corriger plutôt qu'à contourner.

Au-dessus de l'estimation est un avertissement, pas une limite

Une ligne dont les heures réelles ont dépassé son estimation reçoit un signe d'avertissement, et le survoler indique : Au-dessus de l'estimation. Un avertissement seulement — rien n'empêche de saisir davantage de temps.

C'est là tout son comportement. Rien ne refuse une saisie de temps parce qu'une estimation est épuisée, rien ne clôt la ligne et personne n'est appelé à approuver le dépassement. Le signe existe pour que le dépassement se remarque pendant que le travail dure encore.

Un tiret n'est pas un zéro

Un tiret dans une cellule signifie que le chiffre ne peut pas être énoncé. Un 0 signifie qu'il l'a été, et qu'il est nul. Les deux sont tenus à part volontairement, et lire l'un pour l'autre est l'erreur la plus facile sur ce tableau.

Trois cas produisent un tiret, et chacun demande une réponse différente.

1. Une ligne de livrable n'a jamais d'heures. Ni estimation, ni réel, ni écart. Le temps saisi nomme un projet, jamais un livrable : il n'y a rien à lui rattacher. Son taux est son prix, et le travail derrière elle apparaît dans les heures des rôles qui l'ont fait.
2. Deux lignes valorisant le même rôle. Leurs heures ne peuvent pas être distinguées — rien dans une saisie de temps ne dit sous laquelle des deux lignes le travail a été fait — donc aucune ligne ne les revendique et les deux portent la mention heures non attribuables. Les heures ne sont pas perdues : elles sont reportées sous le tableau au lieu d'être réparties entre les lignes par supposition.
3. Une heure qu'aucun rôle précis ne revendique est reportée sous le tableau pour elle-même, jamais étalée sur les lignes. La ligne en dessous compte les heures et leur coût, et en donne la raison : tant de saisies sans personne planifiée, tant avec deux rôles ce jour-là.

Une quatrième ligne sous le tableau couvre les heures qui ont bien trouvé un rôle, mais qu'aucune ligne unique ne valorise : …ont été travaillées dans des rôles qu'aucune ligne unique ne valorise. Cela veut dire le plus souvent qu'il manque une ligne à la commande, ou qu'il y en a deux là où une seule est nécessaire.

Ce qui en découle mérite d'être dit franchement : la colonne Coût des ressources ne s'additionne pas pour donner le total Coût des ressources. Le total couvre chaque heure saisie sur le projet dans la période, y compris les heures qu'aucune ligne n'a pu revendiquer. L'écart entre les deux est exactement ce que rapportent les lignes sous le tableau.

D'où vient le rôle d'une heure

Rien dans une saisie de temps ne dit quel rôle la personne tenait. Flowtly le déduit du plan de staffing : les réservations confirmées de cette personne, sur ce projet, couvrant ce jour-là.

• Un rôle, ou plusieurs réservations nommant toutes le même rôle — les heures sont celles de ce rôle.
• Aucune réservation, ou deux réservations nommant des rôles différents — les heures vont à la ligne des non attribuées décrite plus haut. Elles ne sont jamais réparties entre les candidats et le rôle le plus chargé n'est jamais supposé, car un chiffre par rôle qui est en réalité une supposition vaut moins qu'un chiffre qui dit ne pas savoir.
• Une réservation délibérément enregistrée sans rôle n'apporte aucun rôle : un jour couvert par elle seule se lit donc comme personne de planifié.

Le remède à un gros chiffre de non attribuées est donc le plus souvent dans le plan et non dans la commande : confirmer la réservation, ou placer la personne sur un seul rôle pour la période. Voir Suivi du temps.

Coûts imputés au projet

Sous le tableau, Coûts imputés au projet liste les factures fournisseurs, les coûts et les paiements portés par le projet du contrat dans la période — chacun avec sa date et la part affectée à ce projet, non le document entier. Un coût sans nom propre est listé comme Coût sans nom.

Une ligne à zéro est conservée plutôt que masquée. Une affectation délibérément ramenée à rien est une décision que quelqu'un a prise, et la retirer de la liste donnerait l'impression qu'elle n'a jamais été saisie.

Les quatre totaux, et les deux qu'il ne faut pas additionner

Total	Ce qu'il est
Facturé	Ce qui a été facturé au titre de ce contrat.
Coût des ressources	Ce que les heures saisies ont coûté.
Coûts liés	La somme des coûts imputés au projet.
Marge	Facturé, moins coût des ressources, moins coûts liés.

Facturé est ce qui a été émis, pas ce qui a été payé. Chaque ligne de facture de vente émise au titre du contrat compte, dès l'existence de la facture, que le client l'ait réglée ou non ; les brouillons et les factures supprimées restent dehors. Une facture compte dans la période où tombe sa date de vente, les montants sont nets de remise et convertis au taux propre de la facture. Une ligne qui ne nomme aucun projet compte aussi — les factures émises au titre d'un contrat-cadre n'en nomment souvent aucun —, tandis qu'une ligne nommant un projet extérieur à celui de ce contrat appartient à ce projet-là et est laissée de côté.

Le coût des ressources et les coûts liés restent séparés à dessein, et le produit dit à côté pourquoi :

Le coût des ressources et les coûts liés restent séparés à dessein : un prestataire B2B qui saisit du temps ET facture est compté dans les deux, la marge apparaît donc trop basse tant que ce n'est pas réglé. N'additionnez pas les deux.

Aussi, sur une commande tenue par des prestataires qui facturent leurs propres heures, traitez la marge comme un plancher et non comme un chiffre : la marge réelle est ce nombre plus ce que ces personnes ont facturé pour des heures qu'elles ont aussi saisies. Coûts imputés au projet liste les factures derrière le coût lié, et Suivi du temps les heures derrière le coût des ressources : c'est là que le recouvrement se voit. Une commande tenue uniquement par des salariés, ou uniquement par des prestataires qui ne saisissent pas de temps, n'est pas concernée.

Sur la surface budgétaire, le même cas est compté une fois — un prestataire qui saisit aussi du temps y est compté une seule fois, comme le décrit Compte de résultat et prévisions du budget. Les deux surfaces diffèrent réellement, donc une marge ici et un chiffre budgétaire portant sur les mêmes personnes ne sont pas censés concorder.

Quand un autre contrat partage le projet

Lorsqu'un second contrat nomme le même projet, un avis se place au-dessus du tableau : Un autre contrat partage ce projet : les heures, le coût des ressources et les coûts liés ci-dessous sont ceux du projet — pas de cette commande seule.

Lisez-le comme une affirmation sur chaque chiffre en dessous, pas comme une note de bas de page. Facturé reste propre à ce contrat, car une facture est émise au titre d'un contrat ; tout ce qui est déduit du projet est commun, donc deux commandes sur un projet se rapportent mutuellement les mêmes heures et les mêmes coûts. Là où cela gêne, donnez à chaque commande son propre projet — un sous-projet du projet client suffit, et les deux commandes restent lisibles.

Un contrat qui ne nomme aucun projet le dit au lieu de montrer un tableau : Ce contrat ne désigne aucun projet ; rien de saisi ni de dépensé ne peut donc être lu en face.

Une facture fournisseur sur deux projets

Une facture partagée entre projets apporte ici sa propre part et le reste à l'autre projet. La répartition elle-même ne se saisit pas sur cet écran : elle appartient à la facture d'achat, sous Catégorisation, où chaque projet reçoit sa ligne et son montant. Coûts imputés au projet en est la relecture.

Deux conséquences. Les montants ici ne dépassent jamais la facture, parce que chaque projet ne porte que sa tranche ; et une facture dont la répartition n'atteint pas son montant net laisse une part du coût à la charge de personne, c'est pourquoi elle est signalée sur le document plutôt qu'absente en silence de la marge d'une commande. Voir Gestion des transactions pour la répartition et Pièces jointes de transaction pour le signalement.

Exemples de cas d'utilisation

• Un responsable de livraison qui chiffre l'étape suivante d'une mission lit l'Écart par rôle sur l'étape en cours, et chiffre la commande suivante d'après ce que le travail a réellement demandé plutôt que d'après la dernière estimation.
• Un contrôleur voit sous le tableau un gros volume d'heures non attribuables, trouve deux lignes valorisant le même rôle et les réunit en une seule pour que les heures tombent sur une ligne.
• Un chef de projet lit un chiffre de non attribuées comptant des saisies sans personne planifiée, confirme les réservations manquantes, et les heures rejoignent leurs rôles.
• Un responsable financier examinant une commande tenue par des prestataires traite sa Marge comme un plancher, et compare les factures des prestataires à leurs heures saisies avant de transmettre le chiffre.
• Un chargé de clientèle ouvre une commande sur un projet partagé, lit l'avis au-dessus du tableau et donne à la commande suivante son propre sous-projet, pour que les deux cessent de rapporter les heures l'une de l'autre.