Contrôles de complétude des contrats
Flowtly vérifie chaque contrat pour les données nécessaires à la planification et signale celles qui manquent. Un contrat avec un contrôle en attente reste sur la liste à compléter, ce qui permet de voir les lacunes directement depuis la liste, sans avoir à ouvrir chaque enregistrement.
Le signalement est une invitation à agir, non un blocage. Le contrat continue de fonctionner — il peut être modifié, associé à un budget et facturé — même si le contrôle est en attente.
Ce qui est vérifié
Un contrat peut avoir l'une ou plusieurs des signalisations suivantes :
- Pas de document de contrat — aucun fichier signé n'a été joint.
- Pas d'entrepreneur — la contrepartie n'est pas enregistrée.
- Pas de projet — le contrat n'est associé à aucun projet.
- Pas d'échéancier de paiement — le contrat n'a aucune ligne d'échéancier.
- Pas de montant total — aucune valeur globale n'est enregistrée.
- Pas de dates de début/fin — la période n'est pas précisée.
Un contrat sans aucun de ces signalements affiche Aucun problème.
Indiquer qu'un contrôle ne s'applique pas
Certains contrats ne satisferont jamais un contrôle donné, quelle que soit la durée pendant laquelle ils figurent sur la liste. Un prestataire engagé par l'acceptation par clic des conditions publiées ne produit par nature aucun PDF signé ; un coût couvrant toute l'organisation n'appartient à aucun projet unique ; une prestation facturée au réel n'a pas de tranches à planifier. Livrés à eux-mêmes, ces contrats apparaissent de façon permanente sur la liste à compléter, et une liste qui a toujours des entrées est une liste que personne ne lit.
Les contrôles non applicables, dans la section Détails du contrat, permettent de le noter. Trois déclarations sont disponibles :
- Ce contrat n'aura jamais de document signé — en cas d'acceptation par clic des conditions publiées, d'accords verbaux ou d'un exemplaire conservé sur une plateforme de signature externe.
- Ce contrat n'appartiendra jamais à un projet — en cas de coût couvrant toute l'organisation, comme des frais bancaires, une sous-location de bureau ou une externalisation générale.
- Ce contrat n'aura jamais d'échéancier de paiement — en cas de prestation facturée au réel ou de paiement unique déjà réglé.
Une fois la déclaration effectuée, le contrat n'est plus signalé pour ce contrôle et quitte la liste à compléter en ce sens. La déclaration peut être révoquée à tout moment.
« Jamais » ne signifie pas « pas encore »
Cochez la case uniquement si le contrat n'aura vraiment jamais l'information concernée. Si un document n'a simplement pas encore été téléchargé, ou si un échéancier reste à saisir, laissez la case décochée et le contrat sur la liste jusqu'à ce qu'il soit complet. Les déclarations énoncent quelque chose de permanent sur l'accord — elles ne sont pas un moyen de supprimer un signalement qu'on préférerait traiter plus tard.
Chaque déclaration n'apparaît que lorsque le contrôle auquel elle répond est actuellement en échec, ou lorsque la déclaration a déjà été effectuée — un contrat qui a déjà un projet n'offre pas de fenêtre projet, et une case cochée reste affichée pour pouvoir être décochée.
Contrats récurrents
Un contrat marqué comme récurrent n'est pas du tout vérifié pour un échéancier de paiement et n'est donc jamais signalé pour cette raison. La déclaration concernant l'échéancier ne change rien pour un contrat récurrent et n'est pas proposée, sauf si elle avait été définie auparavant.
Exemples d'utilisation
- Un prestataire lié par l'acceptation par clic des CGU publiées, pour lequel aucun fichier signé n'existera jamais à joindre.
- Des coûts couvrant toute l'organisation, comme des frais bancaires ou une sous-location de bureau, n'appartenant à aucun projet unique.
- Des prestations facturées au réel pour lesquelles les tranches ne sont jamais planifiées à l'avance.
- Assainissement de la liste à compléter pour ne conserver que les contrats nécessitant vraiment encore du travail, afin que les signalements restants méritent attention.