Tâches du projet
L'onglet Tâches, sur la page d'un projet, suit les listes de tâches et les tâches individuelles du projet. Il vous permet de découper le travail en éléments suivis, chacun avec son propre statut, sa priorité et sa récurrence.
Listes de tâches
Les tâches peuvent être regroupées en listes afin d'organiser le travail au sein d'un projet. Chaque liste porte un nom et appartient à un seul projet.
Statuts
Chaque tâche a un statut. Les statuts sont des entrées partagées et ordonnées, dotées d'un nom et d'une couleur, et modifiables depuis la vue du workflow.
Au-delà de son nom et de sa couleur, un statut porte deux marques qui indiquent sa signification :
- Marquer ce statut comme en cours — atteindre ce statut signifie que le travail a commencé. En cours est le statut habituel.
- Marquer ce statut comme clos — atteindre ce statut signifie que le travail est terminé. Terminé est le statut habituel.
Un statut peut également être défini comme statut par défaut, c'est-à-dire le statut qu'une tâche nouvellement créée reçoit.
Les deux marques sont indépendantes. Un statut peut porter les deux, l'une ou aucune, et plusieurs statuts peuvent porter la même marque — un projet avec En cours et En révision peut marquer les deux comme en cours, et un avec Terminé et Annulé peut marquer les deux comme clos. Rien n'oblige un projet à les utiliser.
Elles valent la peine d'être définies, car ce sont elles que Flowtly lit pour proposer de faire avancer une tâche après l'enregistrement du temps. Un projet dont les statuts ne portent aucune marque fonctionne normalement ; il ne reçoit simplement jamais cette proposition.
Faire avancer une tâche après avoir enregistré du temps
Enregistrer du temps sur une tâche est un bon moment pour remarquer que son statut ne correspond plus à la réalité. Après l'enregistrement de la saisie de temps, Flowtly propose de faire avancer la tâche :
- Une tâche non commencée se voit proposer le statut indiquant que le travail est en cours — Déplacer vers En cours.
- Une tâche déjà en cours se voit proposer le statut de clôture — Marquer comme Terminé. Terminer un travail et enregistrer les heures correspondantes est un seul geste — clore la tâche ne nécessite pas de quitter le suivi du temps pour la retrouver.
C'est une proposition, pas une règle. Elle apparaît sous forme d'un bref message qui s'estompe seul, et seule la sélection de l'action modifie quoi que ce soit. L'ignorer ne coûte rien et n'a pas besoin d'être rejeté — ce qui importe, car l'enregistrement du temps est l'une des actions les plus fréquentes ici, et huit heures enregistrées signifient très souvent que le travail est à moitié fait plutôt que terminé.
Le statut proposé découle de la signification qui a été attribuée aux statuts du projet — en cours ou clos —, jamais de l'ordre dans lequel les colonnes se trouvent sur un tableau. Déplacer vos colonnes ne peut donc pas modifier ce qui est proposé. Un projet qui n'a jamais marqué aucun statut comme en cours ne reçoit aucune offre Déplacer vers, car il n'y a pas de statut vers lequel déplacer ; marquer un seul suffit.
Lorsqu'un projet possède plus d'un statut d'un certain type, la proposition prend le premier :
- Parmi les statuts indiquant que le travail est en cours, le plus ancien — afin qu'une tâche soit vue comme tout juste commencée plutôt que d'être avancée plus loin.
- Parmi les statuts de clôture, le plus ancien — la colonne d'achèvement ordinaire du tableau. Lorsqu'un projet possède à la fois Terminé et Annulé, l'annulation est l'exception et n'est jamais proposée après que quelqu'un vient d'enregistrer du travail.
Rien n'est proposé lorsqu'il n'y a rien de sensé à proposer : une tâche sans statut, une tâche déjà clôturée, ou un projet dont les statuts ne distinguent pas l'état proposé. Dans ces cas, l'enregistrement du temps sauvegarde simplement l'entrée, sans message.
Priorité
Chaque tâche a une priorité : Basse, Normale, Haute ou Urgente. Normale est la valeur par défaut.
Personnes assignées et abonnés
Une tâche peut compter plusieurs personnes assignées, averties par e-mail lorsqu'elles y sont affectées. Les employés peuvent aussi s'abonner à une tâche pour en suivre les évolutions sans y être assignés, par exemple lorsqu'ils y laissent un commentaire.
Commentaires
Les personnes assignées et les abonnés peuvent échanger sur une tâche par commentaires. Chaque commentaire conserve son auteur et son horodatage. À l'ajout d'un nouveau commentaire, les abonnés de la tâche sont avertis par e-mail.
Récurrence
Les tâches peuvent se répéter selon un rythme quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Une règle de récurrence définit la fréquence, l'intervalle, une date de fin facultative et un nombre maximal d'occurrences ; chaque occurrence générée est une tâche normale rattachée à la règle qui l'a créée.
Notifications de changement de statut
Lorsque le statut d'une tâche change, les personnes assignées sont averties par e-mail.
Vues
L'onglet Tâches propose des vues liste, tableau, calendrier et flux de travail sur les mêmes tâches, afin que vous travailliez avec la disposition la mieux adaptée au moment.
Exemples de cas d'utilisation
- Marquer le statut En cours d'un projet comme en cours, afin qu'enregistrer du temps sur une tâche non démarrée propose de la déplacer là.
- Enregistrer les heures du matin sur une tâche et la démarrer dans le même geste, sans ouvrir le tableau.
- Terminer un travail, enregistrer le temps passé, et clore la tâche depuis la même invite.
- Ignorer l'invite sur une tâche seulement partiellement terminée — les heures sont enregistrées et le statut reste inchangé.