Ajouter (Modifier) un projet
En tant que manager, vous avez la possibilité d'ajouter de nouveaux projets à votre organisation. L'ajout d'un projet nécessite l'autorisation Administrateur ou Gestionnaire de projets. Les personnes qui peuvent seulement consulter ou diriger des projets ne voient ni le bouton « Ajouter un projet », ni l'invitation à créer un projet sur une liste de projets vide. Pour vous assurer que votre projet est correctement ajouté et prêt à être géré, suivez ces étapes :
- Accédez à l'élément Projets depuis le menu principal
Vous arriverez sur la page Liste des projets où vous pourrez gérer les projets existants ou en ajouter de nouveaux.
- Cliquez sur « Ajouter un projet »
Sur la page Projets, cliquez sur le bouton « Ajouter un projet » situé dans le coin supérieur droit de la page. Cette action ouvrira un formulaire où vous saisirez les détails de votre nouveau projet.
- Remplissez le formulaire
Dans le formulaire qui apparaît, vous devrez fournir les informations suivantes :
- Nom : Saisissez le nom du projet. Il doit s'agir d'un titre descriptif qui identifie clairement le projet.
- Type : Précisez le type de projet parmi les options disponibles. Les types incluent : Prix fixe (projets à coût fixe), Interne (projets réalisés au sein de l'organisation), Non facturable (projets qui ne génèrent pas de revenus), Régie (projets dont les coûts sont basés sur le temps et les matériaux utilisés).
- Date de début (facultatif) : Représente la date de début du projet.
- Date de fin (facultatif) : Représente la date de fin du projet.
- Client (facultatif) : Le client pour lequel le projet est réalisé. Choisissez un client existant, ou choisissez « Ajouter un client » en bas de la liste pour en créer un sans quitter le formulaire ; le nouveau client est alors renseigné automatiquement. Laissez le champ vide pour un projet interne. Ce champ est visible si vous pouvez travailler avec les clients (Clients Manager ou Debt Collections Manager) ; seul un Clients Manager voit « Ajouter un client ». Vous pouvez aussi définir ou modifier le client plus tard, dans Informations de base.
Remarque : Si aucune date n'est définie, le statut du projet restera actif jusqu'à modification manuelle. Si une Date de fin est spécifiée, le projet reste actif jusqu'à cette date incluse, puis passe automatiquement en inactif le lendemain. À partir du lendemain de sa Date de fin, il est affiché sous l'onglet Inactif de la page Liste des projets. Un autre statut possible est Partiellement actif, qui apparaît en fonction des statuts des phases du projet.
- Enregistrez le projet
Une fois tous les champs nécessaires remplis, cliquez sur Enregistrer pour ajouter le projet au système.
En suivant ces étapes, votre nouveau projet sera ajouté avec succès et prêt à être géré au sein de notre système. Vous pourrez désormais visualiser et modifier les détails du projet, gérer les employés affectés au projet et suivre son avancement à travers les différentes phases.
Modifier un projet
Dans l'onglet Vue d'ensemble de la page Projet, les informations du projet sont désormais regroupées en sections distinctes, chacune disposant de sa propre option de modification. Cette approche modulaire permet aux utilisateurs de gérer des segments spécifiques de manière indépendante sans modifier l'ensemble du projet.
1. Informations de base Cliquez sur le bouton Modifier dans le coin supérieur droit de la section Informations de base pour modifier les champs suivants :
- Nom : Modifiez le nom du projet.
- Projet parent : Spécifiez un projet parent, le cas échéant.
Remarque : Une fois lié, le projet apparaîtra imbriqué sous son projet parent désigné dans la liste des projets.
- Type (obligatoire) : Choisissez entre Prix fixe, Interne, Non facturable ou Régie.
- Date de début : Sélectionnez la date de début du projet.
- Date de fin : Sélectionnez la date de fin du projet.
- Client : Sélectionnez le client associé, le cas échéant. Toutes les modifications sont enregistrées en cliquant sur Enregistrer les modifications dans le formulaire modal.
Notes La section Notes permet aux utilisateurs d'ajouter des commentaires internes et des informations relatives au projet. Si aucune note n'a encore été ajoutée, la section affichera un message par défaut : « Aucune note pour le projet ». Pour ajouter la première note, cliquez sur Ajouter une note + dans le coin supérieur droit de la zone Notes. Une fois créée, la note devient visible dans la section et peut être modifiée ultérieurement. Cela est utile pour suivre les mises à jour ponctuelles, les décisions ou les rappels directement dans le contexte du projet. Les utilisateurs ayant le rôle Admin peuvent supprimer n'importe quelle note. Vous pouvez mettre à jour l'avatar d'un projet depuis n'importe quel onglet de la vue Projet. Survolez simplement l'avatar (à côté du nom du projet) et cliquez sur l'icône de modification qui apparaît. Cela ouvre la boîte de dialogue Changer l'avatar, où vous pouvez sélectionner une nouvelle couleur de projet dans la palette ou télécharger un logo/une image personnalisé(e) depuis votre appareil. Une fois sélectionné(e), la couleur ou l'image mise à jour sera appliquée à l'avatar et reflétée de manière cohérente sur toute la plateforme.
Ajouter des membres à l'équipe
Ouvrez le panneau Membres du projet et cliquez sur Ajouter un membre.
- Choisissez une ou plusieurs personnes. Cliquez sur une personne pour la sélectionner, et cliquez à nouveau pour la désélectionner. Maintenez Maj enfoncée et cliquez sur une deuxième personne pour sélectionner toutes celles listées entre les deux. Une personne sélectionnée est mise en évidence par une coche, et toutes les personnes sélectionnées sont aussi listées au-dessus de la liste, où vous pouvez les retirer une par une.
- Choisissez un rôle. Un rôle est obligatoire et s'applique à toutes les personnes sélectionnées. Seuls les rôles qu'aucune d'elles n'occupe déjà dans ce projet sont proposés. Si aucun rôle n'est libre pour toutes, retirez quelqu'un de la sélection.
- Cliquez sur Ajouter un membre de l'équipe. Si certaines personnes n'ont pas pu être ajoutées, la fenêtre reste ouverte avec seulement ces personnes sélectionnées, et un message indique combien ont été ajoutées : vous pouvez réessayer sans ajouter quelqu'un deux fois.
Les personnes sans contrat en cours sont listées mais ne peuvent pas être sélectionnées. Leur ligne indique pourquoi et permet de créer ou de renouveler le contrat.
Exemples de cas d'utilisation
- Intégrer un nouveau projet client : Créez un nouveau projet, sélectionnez le type « Prix fixe » ou « Régie », affectez le client concerné et définissez les dates de début et de fin initiales.
- Lancer une initiative interne : Mettez en place un projet « Interne » pour suivre l'avancement du développement de nouveaux produits, des améliorations de processus ou des programmes de formation.
- Ajuster les délais d'un projet : Modifiez un projet existant pour mettre à jour son champ « Date de fin » lorsque le projet a été prolongé ou achevé en avance.
- Documenter les décisions ou mises à jour d'un projet : Ajoutez une nouvelle note dans la section Notes d'un projet pour consigner les décisions clés prises lors d'une réunion client ou une mise à jour interne importante.