Validation mensuelle du projet

Équipe éditoriale Flowtly4 min

À la fin de chaque mois, l'account manager d'un projet client confirme les heures et les taux qui seront facturés pour ce mois. Une fois qu'il les a validés, la comptabilité voit le mois comme validé dans la liste des projets et peut le facturer. Le rapport validé est conservé comme trace de ce que le client a vu.

Qui fait quoi

  • L'account manager du projet valide. C'est la personne de l'équipe du projet qui occupe le poste Account Manager. Le rôle Account Manager dans l'organisation ne suffit pas à lui seul : vous ne validez que les projets dont vous êtes membre de l'équipe à ce poste. Une phase qui a son propre account manager est validée par cette personne.
  • La comptabilité suit. Les personnes qui ont accès aux factures voient l'état de validation de chaque projet et sont notifiées lorsqu'un mois est validé ou rouvert. Elles ne valident pas.
  • Un administrateur rouvre. Un administrateur peut rouvrir un mois validé pour qu'il puisse être corrigé. Un administrateur ne peut pas valider à la place de l'account manager.

Seuls les projets ayant un client ont une validation.

La colonne Validation

La liste des projets comporte une colonne Validation ; sur téléphone, chaque carte de projet a une ligne Validation à la place. Elle indique l'état d'un mois pour chaque projet :

  • Non commencée : personne n'a encore démarré la revue.
  • En revue : l'account manager a démarré la revue et ne l'a pas encore validée.
  • Validée : validée, avec la date et le nom de la personne qui a validé.
  • Rouverte : un administrateur a rouvert un mois validé, qui doit être validé à nouveau.
  • Non applicable : le projet n'a pas de client.

Le sélecteur Mois de validation à côté des filtres choisit le mois. Il commence au mois précédent, celui que l'on clôture habituellement, et votre choix est conservé dans l'adresse de la page : un lien partagé ouvre donc le même mois. La colonne ne peut pas encore être filtrée par état.

Cliquez sur un état pour ouvrir la revue de ce projet et de ce mois. La colonne est visible pour les personnes qui ont accès aux factures, pour les administrateurs et pour toute personne qui est account manager d'au moins un projet.

Faire la revue d'un mois

  1. Cliquez sur l'état dans la colonne Validation, ou ouvrez le lien d'une notification.
  2. Cliquez sur Démarrer la revue. Flowtly prépare un brouillon du rapport client pour ce projet et ce mois.
  3. Vérifiez les heures et les taux. Vous pouvez ajuster une ligne, et chaque ajustement demande un motif.
  4. Consultez le panneau Absences ce mois-ci. Il liste les absences de chaque membre de l'équipe dans le mois, en jours ouvrés et en heures. Les absences sont affichées pour information et ne sont jamais déduites des heures. Lorsqu'une absence déborde sur le mois précédent ou suivant, seule la partie comprise dans ce mois est comptée.
  5. Cliquez sur le bouton de validation et confirmez.

Pendant la revue, vous seul voyez le brouillon. Les autres voient le rapport une fois qu'il est validé.

Après la validation

  • Le mois affiche Validée avec la date et votre nom, et la comptabilité est notifiée.
  • Ouvrir le rapport validé ouvre le rapport exactement tel qu'il a été validé.
  • Pour modifier un mois validé, adressez-vous à un administrateur. Il clique sur Rouvrir et confirme ; le mois affiche Rouverte, et l'account manager le revoit et le valide à nouveau.

Masquer une personne dans les rapports d'un client

Certains clients ne doivent pas voir le nom d'une personne précise qui travaille sur leurs projets. Sur la page du client, l'onglet Aperçu contient la section Personnes masquées sur les factures et rapports de ce client. Choisissez une personne et cliquez sur Masquer. Pour afficher à nouveau le nom, utilisez le bouton de retrait à côté. Le rôle de gestionnaire des clients est nécessaire.

Seul le nom est masqué. Les heures, les taux et les totaux de la personne restent dans le rapport client et sur la facture : le rapport l'affiche comme personne masquée et la ligne de facture omet son nom. Les rapports internes ne changent pas. La règle s'applique à tous les projets de ce client, et les mois déjà validés conservent le rapport tel qu'il a été validé.

Notifications

Les notifications de validation appartiennent à la catégorie Factures de vos paramètres de notification, où vous pouvez les désactiver. Une notification ouvre la revue du projet et du mois concernés.

Carte des relations

Prévu vs réelRenvoie àDérivé dePartie de
Décrit iciDécrit ailleurs
purchase-order-line estimé face à time-entry. budget couvre project. counterparty par défaut vers project. invoice facturé depuis project. project est de type project-type. project identified by project-reference. project staffé par person. project-rate valorise person. project-rate s’applique à project. time-entry suivi sur project. task appartient à project. project-folder regroupe project. project lié à budget. project-template crée project. project measured by project-kpi. project-phase est un sous-projet de project. project nécessite role. booking prévu / réalisé time-entry.estimé face àcouvrepar défaut versfacturé depuisest de typeidentified bystaffé parvalorises’applique àsuivi surappartient àregroupelié àcréemeasured byest un sous-projet denécessiteprévu / réaliséLLigne de la commande — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.Ligne de la commandeSSaisie de temps — What actually happened — work time logged against a project.Saisie de tempsBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetPProjet — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjetTTiers — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.TiersFFacture — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.FactureTType de projet — Fixed-price, Time & Material, Non-billable or Internal. It decides how the project's tracking and reporting behave.Type de projetPProject reference — An optional key a project carries so systems outside Flowtly can name it. Unique within the organisation, and never reused once it has been given to a project.Project referencePPersonne — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonneTTaux du membre — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Taux du membreTTâche — A unit of work inside a project.TâcheDDossier de projet — A grouping of projects, for organisations running more than a handful.Dossier de projetMModèle de projet — A reusable blueprint for a project: its phases, task lists and tasks, with timings held as day offsets rather than dates. It carries no client, no team and nothing financial.Modèle de projetPProject KPI — A measure attached to a project, either filled in by hand as dated readings or computed from the project's finances, optionally compared with a target.Project KPIPPhase — A stage a project runs through. A phase is itself a child project, so everything true of a project is true of a phase.PhaseRRôle — One job to be done on a project. It may be open, partly filled, filled or over-filled, and it exists whether or not anyone is booked on it.RôleRRéservation de ressource — One person committed to a role, or directly to a project, for a stretch of time — at a percentage of their time, or for a number of hours on each chosen day. A booking is a plan, not a record of work done.Réservation de ressou…