Types de documents
Paramètres → Finance et business → Types de documents est l'endroit où vous définissez les sortes de documents que votre organisation classe, comme un permis de travail, un bon de commande signé ou un reçu. Chaque type appartient à une sorte d'enregistrement, de sorte qu'un type créé pour les membres de l'équipe n'est proposé que sur les membres de l'équipe. Voir Gestion documentaire pour savoir comment les documents sont téléversés selon ces types.
Qui peut le modifier
Un administrateur ou toute personne disposant de l'autorisation Gestionnaire de documents peut ouvrir cet écran, ajouter des types et les modifier.
Les commandes de cet écran
Ajouter un type de document : le bouton en haut à droite, qui ouvre la boîte de dialogue d'ajout. Sur une liste vide, le même bouton apparaît dans l'état vide, sous Aucun document n'a encore été ajouté.
La liste comporte quatre colonnes. Cliquez sur Type ou Description pour trier selon cette colonne ; la liste s'ouvre triée par Type, de A à Z.
| Colonne | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Type | Le nom du type de document. |
| Entité liée | À quoi le type se rattache. |
| Description | La description facultative. |
| Document expirant | Oui ou Non. |
Modifier : le crayon en fin de chaque ligne ouvre la boîte de dialogue de modification. Il n'y a pas de suppression : un type de document, une fois créé, peut être modifié mais pas retiré.
La boîte de dialogue d'ajout et de modification
Le titre est Ajouter un type de document ou Modifier le type de document.
Nom : obligatoire. Le nom que les personnes voient en choisissant un type.
À quelle entité attacher ? : obligatoire à l'ajout. Les choix sont Membres de l'équipe, Sous-traitants, Clients, Projets, Actifs et Factures entrantes. Il ne peut plus être modifié une fois le type créé : le champ est affiché en grisé lors de la modification. Les types existants peuvent aussi afficher Contrats commerciaux ou Congés demandés ; ceux-ci ne sont pas proposés pour les nouveaux types.
Ajouter une description facultative : texte libre, jusqu'à 255 caractères. Le vider sur un type existant efface la description enregistrée.
Document expirant : une case à cocher, décochée par défaut. Lorsqu'elle est cochée, un document de ce type porte une date d'expiration, et Flowtly envoie des rappels avant qu'elle n'arrive. Sans elle, les documents de ce type n'ont pas de date d'expiration.
Ajouter (à l'ajout) ou Enregistrer (à la modification) : enregistre le type et affiche un message Succès. Le bouton reste désactivé tant que le nom et, à l'ajout, l'entité ne sont pas renseignés.
Exemples de cas d'utilisation
- Un office manager ajoute un type « Permis de travail » pour les membres de l'équipe et coche Document expirant, pour que les renouvellements fassent l'objet de rappels.
- Un administrateur ajoute un type « NDA signé » pour les clients, avec une description qui indique où l'original est conservé.
- Un responsable renomme un type sans perdre les documents déjà classés sous celui-ci.