Travailler avec plusieurs organisations
Flowtly permet à un même compte d'appartenir à plusieurs organisations — utile lorsque vous dirigez plus d'une entreprise, travaillez sur des comptes clients distincts ou séparez une activité d'un projet annexe. Chaque organisation conserve ses propres données, membres et paramètres de façon entièrement distincte.
Basculer entre les organisations
L'organisation dans laquelle vous travaillez actuellement apparaît dans le menu du compte. Ouvrez-le pour voir toutes les organisations auxquelles votre compte appartient, puis choisissez-en une autre pour basculer. Flowtly se recharge avec les projets, les finances et les personnes de cette organisation ; rien n'est transféré d'une organisation à l'autre.
Travailler dans une organisation nécessite un profil d'employé dans celle-ci en plus de l'appartenance. Si vous sélectionnez une organisation dans laquelle vous n'avez pas de profil d'employé, Flowtly vous le signale et ne l'ouvre pas : il vous bascule vers votre autre organisation ou vous demande d'en choisir une autre, et lorsqu'il s'agit de votre seule organisation, il vous demande de contacter l'administrateur de cette organisation. Une fois que l'administrateur a ajouté votre profil, vous pouvez sélectionner de nouveau l'organisation.
Un lien dans un e-mail d'approbation de facture nomme l'organisation à laquelle la facture appartient. Si vous l'ouvrez alors que vous travaillez dans une autre organisation, Flowtly vous bascule vers celle qui est nommée et y ouvre la page liée, de sorte que la facture et sa notification se trouvent là où vous les attendez. Il ne bascule que vers une organisation à laquelle vous appartenez et dans laquelle vous pouvez travailler. Sinon, vous restez là où vous êtes.
Trouver une organisation dans une longue liste
La liste complète de vos organisations s'ouvre sur la page de sélection des organisations. Lorsque certaines de vos organisations appartiennent au même groupe de holding, la liste les regroupe sous le nom du groupe, par ordre alphabétique, et place les autres sous Autres organisations. Chaque groupe indique le nombre d'organisations qu'il contient. Les groupes de holding sont mis en place par Flowtly sur demande ; un groupe ne fait que structurer la liste et n'accorde aucun accès par lui-même.
Chaque organisation affiche son numéro d'identification fiscale (NIP), lorsqu'il est enregistré, à côté de votre rôle, ce qui distingue les sociétés dont les noms ne diffèrent que par un suffixe. Dès que la liste est assez longue pour afficher un champ de recherche, vous pouvez chercher par nom ou par NIP, avec ou sans tirets ni espaces.
Le panneau des organisations sur ordinateur
Sur un écran large, Changer d'organisation dans le menu du compte ouvre un panneau à côté de celui-ci ; sélectionner de nouveau l'entrée le referme. Le panneau a une largeur fixe et défile à l'intérieur de lui-même, de sorte qu'une longue liste n'étire pas le menu. Fermer le panneau laisse le menu du compte ouvert derrière lui.
Chaque ligne affiche l'avatar et le nom de l'organisation et, sous le nom, une seconde ligne indiquant son numéro d'identification fiscale, votre rôle dans celle-ci et, pour une organisation en période d'essai, le nombre de jours d'essai restants. Les parties sans contenu sont omises : une organisation sans NIP enregistré n'affiche que le rôle. Un nom long passe à la ligne au lieu d'être tronqué, car ce qui distingue deux sociétés apparentées se trouve généralement à la fin du nom. L'organisation dans laquelle vous travaillez porte une coche, et un badge Admin signale les organisations où vous tenez ce rôle.
Le panneau liste les organisations par ordre alphabétique et les regroupe par groupe de holding selon les mêmes règles que la liste complète. Si aucune de vos organisations n'appartient à un groupe de holding, le panneau est une liste unique sans intitulés.
Au-delà de six organisations entre lesquelles basculer, le panneau propose également un champ de recherche et une courte légende nommant la coche, l'icône de groupe et le badge de rôle ; une liste plus courte n'a besoin ni de l'un ni de l'autre et ne les reçoit pas. La recherche porte sur le nom ou sur le NIP, avec ou sans tirets ni espaces, et lorsque rien ne correspond, le panneau le dit au lieu d'afficher une liste vide.
Ajouter une organisation, au bas du panneau, en crée une nouvelle. Cette entrée n'est pas proposée dans une session de démonstration.
Utiliser le panneau au clavier
Le panneau s'ouvre avec le focus dans le champ de recherche lorsqu'il y en a un, et sur l'organisation dans laquelle vous travaillez sinon.
- Flèche bas et flèche haut déplacent d'une organisation à l'autre, et flèche haut depuis la première organisation ramène au champ de recherche.
- Début et Fin sautent à la première et à la dernière organisation.
- Entrée bascule vers l'organisation qui a le focus.
- Échap efface le texte de recherche s'il y en a un, et ferme le panneau s'il n'y en a pas.
Les intitulés de groupe sont des étiquettes et non des arrêts : le parcours de la liste les ignore.
Rejoindre ou créer une autre organisation
- Vous rejoignez une organisation lorsque quelqu'un y invite votre compte, ce qui vous y attribue également un rôle : ouvrez Choisir une organisation, où les invitations attendent sous Invitations en attente, puis cliquez sur Accepter.
- Vous pouvez créer une toute nouvelle organisation depuis le menu des organisations dès que vous avez besoin d'un espace de travail neuf et distinct. Comme à l'inscription, une adresse e-mail temporaire ou jetable ne peut pas servir à créer une organisation ; Flowtly demande alors une adresse permanente.
Les rôles et les accès se définissent par organisation
Votre rôle et vos autorisations sont définis séparément dans chaque organisation. Vous pouvez avoir le rôle Admin dans l'une et le rôle Membre dans une autre ; ce que vous voyez et pouvez faire change donc lorsque vous basculez.
Exemples d'utilisation
- Un consultant conserve une organisation distincte pour chaque client et bascule de l'une à l'autre à mesure que la journée passe d'une mission à la suivante.
- Un dirigeant gère deux entreprises depuis une seule connexion, en changeant d'organisation pour facturer et établir des rapports pour chacune indépendamment.
- Un nouveau collaborateur est invité dans une organisation existante et y bascule une fois son intégration terminée ailleurs.