Groupes de tags de factures

Paramètres → Finance et business → Groupes de tags de factures est l'endroit où vous définissez les catégories parmi lesquelles les personnes choisissent lorsqu'elles codent une facture ou une ligne de facture : types de coûts, centres de coûts, registres de ventes. Un groupe de tags est une catégorie. Les tags qu'il contient sont les valeurs à choisir.

Qui peut le modifier

Seul un administrateur peut ouvrir cet écran et y modifier quoi que ce soit.

Les commandes de cet écran

En haut de la page

Exporter : télécharge tous les groupes de tags de factures et leurs tags sous forme d'un fichier tableur nommé tags.csv, pour les modifier en masse.

Importer : lit un fichier .csv ou .xlsx et montre ce qu'il modifierait avant que quoi que ce soit ne soit enregistré (voir « Modifier dans un tableur » ci-dessous).

Ajouter un groupe de tags : ouvre un formulaire pour un nouveau groupe.

Activer le balisage des factures : l'interrupteur, à l'échelle de l'organisation, du balisage des factures. Il est activé par défaut et s'enregistre dès que vous le basculez, avec un message Succès. Tant qu'il est désactivé, Flowtly cesse de suggérer des tags sur les factures entrantes, refuse de définir des tags de facture par défaut sur un tiers, et n'accepte pas de budget qui fonctionne par tag.

La liste des groupes

Chaque groupe est une carte avec son nom et, lorsqu'il en a un, son Code. Un groupe sans tag affiche Aucun tag.

Réorganiser les groupes : affiché lorsqu'il y a plus d'un groupe. Il transforme la liste en une liste de groupes par glisser-déposer. Faites glisser un groupe pour définir l'ordre dans lequel il apparaît sur cet écran, dans chaque sélecteur de tags et dans le rapport budgétaire par groupe. Cliquez sur Terminé pour revenir aux cartes.

Ajouter un tag (au bas de chaque carte) : ouvre le formulaire de tag pour ce groupe. Un nouveau tag vient se placer à la fin du groupe.

Dans une carte, faites glisser un tag par sa poignée pour ordonner les tags. Cet ordre est celui que montre chaque sélecteur de tags.

Chaque ligne de tag affiche son libellé, plus ceux-ci lorsqu'ils sont définis : Nom d'export (affiché lorsque le nom diffère du libellé), Compte (le code comptable), la description, et Responsable. Une ligne dont le responsable ne peut pas approuver de factures affiche aussi un avertissement qui indique où vont à la place les factures portant ce tag.

Le bouton de modification d'une carte ouvre le formulaire de groupe. Le menu de ligne (Plus d'actions) d'un tag contient Modifier le tag et Supprimer le tag.

Le formulaire de groupe (Ajouter un groupe de tags, Modifier le groupe de tags)

Nom : le nom du groupe. Le formulaire ne peut pas être enregistré sans nom. Enregistré avec Ajouter pour un nouveau groupe ou Enregistrer à la modification.

Appliquer aussi aux tiers : désactivé par défaut pour un nouveau groupe. Lorsqu'il est activé, les tags du groupe deviennent disponibles sur un tiers, où ils remplacent les tags des coûts de ce tiers dans les budgets. Un groupe qui s'applique à toutes les relations, tiers compris, affiche cet interrupteur activé et verrouillé.

Le formulaire de tag (Ajouter un tag à un groupe, Modifier le tag)

Nom : le nom complet, utilisé dans les exports et les impressions. 255 caractères au maximum.

Libellé : le texte court affiché dans le sélecteur de tags et sur les pastilles. Il est rempli à partir du nom au fil de la saisie, en lettres minuscules, chiffres et tirets, jusqu'à ce que vous le modifiiez vous-même. Il peut comporter 32 caractères au maximum, de sorte qu'un nom long exige un libellé distinct.

Description : ce que couvre le tag, avec vos mots, affichée aux personnes qui choisissent le tag. 255 caractères au maximum.

Code comptable : le compte comptable sur lequel le tag est imputé, tel que votre comptable le nomme. L'export Optima l'écrit à la place du nom du tag ; laissez vide pour exporter le nom. 64 caractères au maximum.

Ordre de tri : un nombre qui ordonne les tags. Il n'apparaît que là où les tags ne peuvent pas être ordonnés par glisser-déposer.

Sens de la facture : sur quelles factures le tag peut être choisi. Les options sont Factures entrantes et sortantes (valeur par défaut), Factures entrantes (achats) uniquement et Factures sortantes (ventes) uniquement. Un tag déjà présent sur une facture y reste. Le champ est affiché pour les groupes qui s'appliquent aux factures.

Responsable : la personne qui donne la première approbation d'une facture portant cette valeur. Seule une personne ayant l'autorisation sur les factures est sollicitée ; toute autre est ignorée et la facture suit son circuit comme si aucun responsable n'était défini. Si le responsable n'a pas accepté son invitation, ou n'a pas le rôle d'approbateur de factures, le formulaire vous en avertit et les factures portant le tag vont à tous ceux qui détiennent ce rôle. Le responsable n'est utilisé que par les groupes appliqués à des factures entières ; pour les autres groupes, le formulaire indique que le responsable n'est pas utilisé et peut être retiré. Voir Approbateurs de factures et Flux d'approbation des factures.

Projet lié : une suggestion, pas une règle. Choisir le tag sur une facture d'achat renseigne ce projet, et choisir le projet renseigne le tag. Les deux restent modifiables. Si deux tags désignent le même projet, choisir ce projet ne renseigne ni l'un ni l'autre. Affiché pour les groupes qui s'appliquent aux factures entrantes.

Annuler ferme le formulaire sans enregistrer. Ajouter (nouveau tag) ou Enregistrer (tag existant) l'enregistre. Nom et Libellé sont obligatoires ; si le serveur refuse le tag, le formulaire reste ouvert avec un message d'erreur.

Supprimer un tag

Supprimer le tag demande Supprimer ce tag ? puis le retire avec Supprimer. La suppression est refusée tant que le tag est encore rattaché à des factures ou à des pièces jointes ; retirez d'abord ces références et réessayez.

Catégories de marquage

Catégories de marquage est une ligne au bas de la page, avec un bouton Configurer. Il ouvre l'écran distinct où les catégories combinent des groupes de tags en un seul champ libellé sur les factures de coûts. Les catégories sont facultatives : sans elles, le balisage fonctionne comme il l'a toujours fait.

Modifier dans un tableur

Exporter écrit une ligne par tag, sous son groupe, avec les colonnes id, group, tag, label, order, description et direction. Un groupe sans tag est une ligne avec un tag vide. Le code comptable et le responsable ne figurent pas dans le fichier.

Importer fait correspondre les lignes par id d'abord, puis par groupe et nom de tag, de sorte qu'un fichier exporté d'une organisation peut être importé dans une autre. La boîte de dialogue d'import montre une simulation : combien de groupes et de tags sont nouveaux, modifiés ou inchangés, et les problèmes trouvés, avec la ligne de chacun. Rien ne peut être appliqué tant qu'un problème subsiste. Appliquer les modifications enregistre les changements. Un import ne supprime jamais rien : un tag absent du fichier reste tel quel, et la boîte de dialogue indique combien il y en a.

Exemples de cas d'utilisation

• Un administrateur crée un groupe Centre de coûts et ajoute un tag par département, de sorte que chaque facture de coûts puisse être codée sur un département.
• Un administrateur définit un Responsable sur le tag Marketing, pour que les factures qui le portent aillent d'abord au responsable marketing.
• Un administrateur exporte les tags, les renomme et les réordonne dans un tableur, puis importe le fichier pour appliquer les modifications en une seule étape.
• Un administrateur renseigne un Code comptable sur chaque tag pour que l'export Optima du comptable comporte des comptes comptables plutôt que des noms de tags.