Paramètres de facturation

Paramètres de facturation, sous Paramètres → Finance et business → Paramètres de facturation, définit les valeurs par défaut appliquées à chaque facture émise par votre organisation.

Données de facturation

La section données de facturation contient l'adresse du vendeur : raison sociale, adresse et numéro d'identification fiscale, affichés à vos clients sur les factures que vous émettez. Elles sont réutilisées sur chaque facture, ce qui évite de les ressaisir à chaque fois.

Cela est distinct de l'adresse de facturation propre à votre organisation auprès de Flowtly, qui figure sur les factures que Flowtly vous émet pour votre abonnement — voir Abonnement et facturation.

Numérotation et délais

Format du numéro de facture — le schéma de numérotation des nouvelles factures.

Envoi

Lors de l'envoi des factures par e-mail, vous pouvez définir l'adresse de réponse et les destinataires en copie (nom et e-mail) afin que les réponses et les copies parviennent aux bonnes personnes.

Facturation électronique

La section facturation électronique configure l'envoi de factures structurées (comme KSeF). Voir Facturation électronique pour la configuration complète.

Groupes de tags de facture

Les tags permettent de classer les factures et leurs lignes selon vos propres catégories — types de coûts, centres de coûts, registres de ventes. Ils se configurent dans Paramètres → Groupes de tags de facture, accessible aux seuls administrateurs. Chaque groupe de tags contient les tags (valeurs) proposés au choix, et chaque tag a un nom, un libellé court, un ordre de tri et, en option, un responsable qui approuve les factures de cette catégorie (voir Flux d'approbation des factures).

Ordre des groupes de tags

Les groupes de tags apparaissent partout dans le même ordre : sur cette page, dans chaque sélecteur de tags et dans le rapport budgétaire par groupe. Un administrateur définit cet ordre :

Cliquez sur Réorganiser les groupes. Les groupes se réduisent à une ligne chacun.
Faites glisser une ligne par sa poignée jusqu'à sa nouvelle place. Sur téléphone, maintenez la poignée appuyée, puis faites glisser. Au clavier, placez le focus sur la poignée, appuyez sur Espace, déplacez-la avec les flèches et appuyez de nouveau sur Espace.
Cliquez sur Terminé pour revenir à la liste complète.

Chaque déplacement est enregistré dès que vous le déposez. S'il ne peut pas être enregistré, les groupes reprennent leur place et un message vous en informe.

Les groupes que personne n'a réordonnés restent dans l'ordre alphabétique, comme avant.
Un nouveau groupe est ajouté à la fin.
Tout le monde voit l'ordre ; seuls les administrateurs peuvent le modifier.
L'export en tableur liste les groupes dans le même ordre.

Limiter un tag aux factures entrantes ou sortantes

Certains tags n'ont de sens que d'un côté : un registre de ventes concerne les factures que vous émettez, un type de coût d'achat celles que vous recevez. Chaque tag dispose donc d'un réglage Sens de la facture :

Factures entrantes et sortantes — par défaut.
Factures entrantes (achats) uniquement
Factures sortantes (ventes) uniquement

Les sélecteurs de tags ne proposent alors que les tags adaptés à la facture concernée :

Sur les factures entrantes — y compris leurs lignes et les tableaux de catégorisation — les tags limités aux factures sortantes ne sont pas proposés.
Sur les factures de vente et leurs lignes, les tags limités aux factures entrantes ne sont pas proposés.
Lors du choix des tags de facture par défaut d'une contrepartie, un tag n'est pas proposé s'il ne pourrait servir sur aucune des factures auxquelles s'applique son groupe.

Certaines choses ne changent pas :

Rien ne change tant que vous n'avez rien choisi. Tous les tags existants sont réglés sur les deux, et restent donc proposés partout jusqu'à ce que quelqu'un définisse un sens.
Les tags déjà posés sur une facture y restent et restent visibles, même si le sens choisi ensuite ne les proposerait plus sur cette facture. Le réglage ne concerne que ce qui peut être nouvellement choisi.
Les autres usages ne sont pas concernés. Les tags utilisés sur les projets, les contrats, les contreparties ou les transactions bancaires ignorent le sens.

Le réglage n'apparaît que pour les groupes de tags qui s'appliquent aux factures, ou à tout. Un groupe utilisé uniquement sur les projets ou les transactions ne l'affiche pas.

Lier un tag à un projet

Un tag peut nommer le projet auquel il est habituellement associé, de sorte que coder une facture fournisseur avec l'un renseigne l'autre. Ouvrez un tag dans un groupe utilisé sur les factures entrantes et choisissez le projet sous Projet lié. Videz le champ, ou choisissez aucun, pour supprimer le lien. Le champ n'est pas affiché sur les groupes utilisés uniquement sur des projets, où le lien n'aurait aucun effet.

Sur une facture fournisseur, le lien fonctionne dans les deux sens :

Choisir le tag renseigne le projet, tant que la facture n'est affectée à aucun projet. Une facture déjà répartie entre plusieurs projets est laissée telle quelle, afin que les montants déjà définis ne soient pas répartis à nouveau.
Choisir le projet renseigne le tag, tant qu'un seul tag nomme ce projet et que rien n'est encore choisi dans le groupe de ce tag. Si deux tags nomment le même projet, le choisir ne renseigne ni l'un ni l'autre, car en choisir un reviendrait à deviner.

Dans les deux cas, il s'agit d'une suggestion et non d'une règle : ce qui est renseigné peut être modifié ou supprimé comme tout ce que vous avez choisi vous-même, et aucune combinaison de tag et de projet n'est refusée.

Attribuer un code comptable à un tag

Un tag peut porter le compte comptable sur lequel il impute, tel que votre comptable le nomme. Ouvrez le tag et renseignez Code comptable, sous la description. Le code est un texte libre de 64 caractères au plus ; les lettres polonaises, les points, les tirets et les tirets bas sont donc acceptés, et plusieurs tags peuvent partager un même code. Laissez le champ vide si le tag n'a pas de compte propre.

Dans la liste des tags, un tag qui a un code l'affiche sous son nom sous la forme Compte : suivi du code ; survolez-le pour voir le code en entier lorsqu'il est trop long pour tenir.

Le code compte pour l'export Comarch Optima : lorsqu'un tag a un code, le fichier contient le code à la place du nom du tag, et un tag sans code est exporté sous son nom. Voir Exports comptables.

Exporter et importer les tags sous forme de tableur

Pour modifier de nombreux tags à la fois, cliquez sur Exporter sur la page des groupes de tags de facture. Vous téléchargez un fichier .csv contenant tous les groupes de tags de facture et leurs tags, qui s'ouvre dans Excel. Chaque ligne correspond à un tag ; un groupe sans tags a sa propre ligne. Les colonnes sont :

id : l'identifiant du tag. Ne le modifiez pas.
group : le groupe de tags.
tag : le nom du tag.
label : le libellé court. Laissé vide pour un nouveau tag, il est déduit du nom.
order : l'ordre d'affichage. Les plus petits nombres apparaissent en premier.
description : facultative.
direction : incoming, outgoing ou both.

Modifiez le fichier, enregistrez-le au format .csv ou .xlsx, puis cliquez sur Importer et choisissez-le. Rien n'est encore enregistré : Flowtly montre d'abord ce que ferait le fichier, avec les nouveaux groupes, les nouveaux tags et les tags modifiés. Si une ligne pose problème, par exemple un libellé de plus de 32 caractères ou une direction inconnue, elle est listée avec son numéro et rien ne peut être appliqué tant que le fichier n'est pas corrigé. Cliquez sur Appliquer les modifications pour enregistrer.

Un import ne supprime jamais rien. Un tag absent du fichier reste tel quel. Les tags se suppriment sur la page elle-même.
Renommer ou déplacer un tag passe par l'id : modifiez le nom ou le groupe sur la ligne de ce tag.
Copier les tags dans une autre organisation : importez-y le même fichier. Ses identifiants n'y sont pas reconnus, les lignes sont donc rapprochées par nom de groupe et de tag, et ce qui manque est créé.
Seuls les groupes de tags de facture sont exportés et importés. Les responsables des tags ne figurent pas dans le fichier et restent inchangés.

Exemples d'utilisation

Ajouter l'équipe comptable en copie de chaque e-mail de facture.
Limiter les tags d'un groupe de registres de ventes aux factures sortantes, pour qu'ils n'apparaissent plus lors du codage d'une facture fournisseur.
Lier chaque tag de centre de coûts à son projet, afin qu'une facture fournisseur codée avec ce tag arrive au bon projet sans second choix.