Facturation électronique
Le module Facturation électronique de Flowtly permet aux organisations d'envoyer et de recevoir des factures électroniques en conformité avec les exigences réglementaires. Il s'intègre au Système national polonais de facturation électronique (KSeF) pour automatiser l'échange de données de facturation structurées entre votre organisation et ses contreparties.
Les factures sortantes créées dans Flowtly peuvent être automatiquement converties au format XML requis et soumises au KSeF. Le module suit le statut de soumission, stocke les numéros de confirmation et signale toute erreur de validation afin que les problèmes puissent être résolus avant qu'ils n'affectent les délais de conformité.
La synchronisation des factures entrantes récupère les factures émises à votre organisation depuis le KSeF directement dans Flowtly. Les factures reçues sont rapprochées des enregistrements fournisseurs existants et peuvent être acheminées via des workflows d'approbation, réduisant la saisie manuelle de données et le risque d'erreurs de traitement.
Les corrections de factures sont entièrement prises en charge, incluant les factures correctives et les notes de correction. Le module maintient une piste d'audit claire reliant les factures originales à leurs corrections, garantissant que vos registres restent précis et auditables en permanence.
Factures aux consommateurs. Une facture adressée à un acheteur polonais sans NIP, par exemple un particulier, est transmise à KSeF avec l'acheteur indiqué comme n'ayant pas d'identifiant fiscal, de sorte que l'administration l'accepte comme une facture à un consommateur. Un acheteur dont le type d'identifiant est NIP mais dont le NIP est vide ou ne contient aucun chiffre n'est pas traité comme un consommateur : la facture est refusée au lieu d'être soumise, de sorte qu'une facture professionnelle n'atteint jamais le KSeF sans le NIP de l'acheteur. Saisissez le NIP de l'acheteur sur le client, ou supprimez l'identifiant si l'acheteur est un particulier, puis soumettez à nouveau.
Conditions de paiement. Lorsqu'une facture indique un mode de paiement mais pas de date d'échéance, le document transmis contient le mode de paiement et omet la section du délai de paiement, au lieu d'envoyer une date d'échéance vide que KSeF rejetterait. Ajoutez une date d'échéance à la facture si vous souhaitez qu'un délai de paiement figure dans le document transmis.
Lors de la vérification d'une facture reçue, les champs de montant net et brut acceptent les valeurs négatives, de sorte qu'une facture corrective réduisant ou annulant le montant initial peut être saisie exactement telle qu'elle a été émise. Un montant net négatif associé à un montant brut négatif correspondant est accepté comme valide et n'est pas signalé comme une erreur. Import d'une correction déjà transmise au KSeF. Les documents que votre organisation a transmis au KSeF peuvent être importés dans Flowtly, ce qui permet de rattraper les registres lorsque des factures ont été transmises en dehors de Flowtly. Une correction est importée en tant que correction et reliée à la facture qu'elle corrige, de sorte que les totaux de l'original sont mis à jour au lieu de rester inchangés. Ce lien est obligatoire : si la facture corrigée n'est pas encore dans Flowtly, la correction est signalée comme ignorée, avec le motif, au lieu d'arriver comme un document autonome qui ne corrigerait rien — importez d'abord l'original, puis relancez l'import. Une correction indiquant une quantité de zéro sur une ligne, ce qui correspond à une correction de prix ou de valeur uniquement, est importée normalement.
Comment arrive une facture importée. Une facture importée depuis le KSeF arrive émise et en attente de remise, et non comme brouillon : elle est déjà transmise à l'administration, son contenu ne peut donc plus être modifié. Flowtly ne peut pas savoir si elle a aussi été envoyée au client ; elle n'est donc pas relancée pour paiement tant que vous ne l'avez pas enregistrée comme envoyée. Il en va de même lorsque l'import trouve, déjà transmise au KSeF, une facture que vous aviez créée en brouillon dans Flowtly.
Exemples de cas d'utilisation
- Soumettre automatiquement les factures de vente sortantes au KSeF lors de leur approbation dans Flowtly.
- Synchroniser les factures d'achat entrantes depuis le KSeF et les acheminer pour approbation interne.
- Générer et soumettre des factures correctives lorsque des erreurs de facturation sont identifiées.
- Surveiller le statut de toutes les factures soumises et résoudre rapidement les erreurs de validation XML.
- Maintenir une piste d'audit complète de tous les échanges de factures électroniques pour la conformité réglementaire.