Exporter les PDF de factures d'une période
À la fin d'un mois ou d'un trimestre, votre comptable demande généralement la même chose : toutes les factures que vous avez émises sur cette période, en PDF. Flowtly peut les assembler pour vous dans une seule archive ZIP, afin que vous n'ayez pas à ouvrir et télécharger les factures une par une.
Deux façons d'obtenir vos PDF de factures
Choisir les factures à la main. Dans Factures (comptabilité), sélectionnez les factures voulues et choisissez Télécharger les PDF sélectionnés. Flowtly renvoie un ZIP contenant un PDF par facture sélectionnée. C'est le bon outil lorsque vous voulez une poignée précise de documents.
Demander à votre assistant IA une période entière. Si vous avez connecté Flowtly à un assistant IA (tel que Claude ou ChatGPT) via le connecteur Flowtly, vous pouvez simplement demander :
« Donne-moi toutes nos factures de juin. »
L'assistant prépare l'export et vous remet un lien de téléchargement. C'est la voie la plus simple lorsque vous voulez un mois entier, et c'est la seule façon d'exporter une période sans sélectionner vous-même chaque facture.
Ce que contient l'export
- Uniquement les factures réellement émises. Une facture compte comme émise dès qu'elle a été envoyée au client, ou acceptée via la facturation électronique KSeF. Les brouillons et les factures non envoyées ne sont jamais inclus : ce ne sont pas des documents que vous mettez en circulation, et votre comptable ne doit pas les recevoir.
- Les factures rectificatives sont incluses. Une rectification est un document juridique à part entière, qui appartient à la période où elle a été émise.
- La période est fondée sur la date de vente, et non sur la date d'émission. C'est la même date que celle utilisée par les autres exports comptables de Flowtly : l'export PDF d'un mois et l'export CSV d'un mois décrivent donc toujours le même ensemble de factures.
Combien de temps cela prend, et le lien de téléchargement
Flowtly génère chaque facture en PDF ; une grande période prend donc un peu de temps : comptez quelques minutes pour un mois normal plutôt qu'une réponse instantanée. Le travail se fait en arrière-plan : votre assistant vous indiquera qu'il a mis l'export en file d'attente, puis vous préviendra lorsque l'archive sera prête.
Le lien de téléchargement est valable une heure. Passé ce délai, il cesse de fonctionner et vous devrez redemander l'export. C'est voulu : le lien fonctionne sans connexion, et quiconque le détient peut donc ouvrir l'archive. Traitez-le comme les factures elles-mêmes : ne le transmettez pas à des personnes qui ne doivent pas voir votre facturation.
Limites
Un même export couvre jusqu'à 200 factures. Si votre période en contient davantage, Flowtly vous indiquera le nombre exact et vous demandera de restreindre la plage : exporter un mois à la fois est la réponse habituelle.
Si une période ne contient aucune facture émise, vous recevrez un message clair l'indiquant plutôt qu'une archive vide. Si vous vous attendiez à y trouver des factures, la raison la plus courante est qu'elles sont encore à l'état de brouillon.
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