Point de vente
Le Point de vente (POS) est l'outil de Flowtly pour une boutique qui vend des produits physiques au comptoir. Il réunit un catalogue de produits, un suivi de stock, et une caisse — de quoi lister ce que vous vendez, savoir combien il vous en reste, et encaisser une vente en quelques secondes, avec une vraie facture pour chaque client qui en veut une.
Le module POS est désactivé par défaut pour toute organisation. Si vous ne vendez pas de produits physiques au comptoir, vous ne le verrez jamais. Si c'est votre cas, un administrateur l'active dans les Paramètres, et une nouvelle section Boutique apparaît dans le menu, avec trois écrans : Catalogue, Stock et Vendre.
Deux rôles, et ce n'est pas un hasard
Le POS distingue deux rôles, qui ne voient pas les mêmes informations :
- Gestionnaire POS construit et met à jour le catalogue, réceptionne les livraisons, et peut voir le prix d'achat — ce que vous avez payé au fournisseur — donc la marge réalisée sur chaque produit.
- Vendeur POS encaisse les ventes. Il peut vendre au comptoir, réceptionner des livraisons et faire un inventaire, mais le prix d'achat et la marge sont volontairement masqués sur son écran. Une personne à la caisse n'a pas besoin de savoir combien la boutique a payé un produit pour bien faire son travail, et Flowtly ne le lui montre pas.
Ces rôles s'attribuent comme n'importe quel autre rôle dans Flowtly, depuis la fiche de la personne concernée.
Construire le catalogue
Le catalogue est la liste de vos produits, organisée en catégories pour que la caisse reste facile à parcourir. Pour chaque produit, vous renseignez un nom, un code (SKU) facultatif, une catégorie, un fournisseur, un groupe de taxe, et — le champ le plus important — un prix de vente.
Le prix de vente que vous saisissez inclut déjà la taxe. C'est le prix affiché sur l'étiquette, le montant que le client vous remet réellement au comptoir. Vous ne saisissez jamais un prix "hors taxe" d'un côté et un taux de son côté : vous entrez le prix que voit le client, et Flowtly calcule tout seul le montant net et la TVA correspondants, à partir du groupe de taxe du produit. C'est ce qui garantit que chaque facture tombe juste — elle correspond toujours exactement au prix annoncé au client, puisque ce prix est le point de départ, pas le résultat d'un calcul que vous devriez faire vous-même.
En tant que Gestionnaire POS, vous pouvez aussi renseigner le prix d'achat — ce que le produit vous a coûté. Flowtly l'utilise pour calculer votre marge, mais il n'apparaît jamais sur une facture, un reçu, ou l'écran d'un vendeur.
Les produits peuvent aussi porter une garantie (aucune, un nombre de mois, ou à vie), qui suit la vente pour que vous et le client sachiez tous les deux ce qui est couvert.
Le stock : rien n'existe tant que vous ne l'avez pas reçu
Le stock n'est pas une valeur que l'on saisit dans une fiche produit — il n'apparaît que lorsque vous réceptionnez une livraison. Quand une livraison arrive, vous indiquez la quantité reçue, et Flowtly l'ajoute au rayon.
À partir de là, chaque changement de la quantité disponible pour un produit est enregistré comme un mouvement : une réception, une vente, une correction d'inventaire, un retour. Rien ne modifie le chiffre en silence. C'est cet historique des mouvements qui rend le niveau de stock fiable — si un chiffre paraît étrange un jour, vous pouvez toujours remonter exactement à la réception, la vente ou l'inventaire qui l'a produit.
Vendre au comptoir
La caisse est pensée pour aller vite : on touche un produit pour l'ajouter au panier, on retouche pour en ajouter un autre, on ajuste les quantités, et on encaisse. Flowtly calcule toujours la vente à partir du prix du catalogue au moment de la vente, donc ce que voit le vendeur à l'écran est exactement ce que paie le client — impossible qu'un prix mal saisi se glisse sur une facture.
Le paiement peut se faire en espèces ou en mobile money (par exemple MTN Mobile Money ou Orange Money). Une fois le paiement confirmé, Flowtly émet automatiquement une facture et retire du stock chaque article vendu — une vente, un mouvement par produit, sans étape supplémentaire.
La plupart des ventes se font sans fiche client, et c'est tout à fait normal : vous n'avez besoin d'aucune fiche pour vendre un produit à quelqu'un qui passe. Rattachez un vrai client à la vente uniquement lorsque l'acheteur souhaite que la facture soit établie à son nom — par exemple pour faire valoir une garantie plus tard. Vous pouvez ajouter ce client directement depuis l'écran de paiement.
Compter le rayon (inventaire)
Le stock physique finit toujours par s'écarter un peu de ce que dit le système : un carton égaré, une livraison mal comptée, un client reparti avec deux articles au lieu d'un. Un inventaire corrige cet écart : vous ouvrez la fiche du produit, indiquez la quantité que vous avez réellement comptée, et Flowtly compare avec ce que dit le registre et enregistre la différence comme un mouvement. Vous n'avez jamais à faire la soustraction vous-même — vous dites simplement à Flowtly ce que vous voyez sur le rayon.
Corriger une vente
Une erreur arrive — le mauvais article a été encaissé, ou un client rapporte un produit. Vous émettez alors une facture rectificative, comme pour n'importe quelle facture Flowtly, et le produit revient automatiquement en stock. Inutile d'enregistrer un mouvement de stock à part : corriger la facture suffit.
Vendre même quand le compteur affiche zéro
Flowtly vous permet d'enregistrer une vente même si le système indique un stock à zéro pour ce produit. C'est volontaire : si le compte est faux mais que la marchandise est bien là, sur le rayon, une caisse qui refuse d'enregistrer une vente réelle est pire qu'un stock qu'il faudra corriger de temps en temps avec un inventaire. Le produit affiche simplement, à la caisse, une petite mention "en rupture, mais vendable quand même" — elle ne bloque jamais la vente.
Exemples de cas d'utilisation
- Ouverture de la boutique : un vendeur se connecte à la caisse et commence à encaisser les clients, sans aucun réglage à faire au-delà de ce que le gestionnaire a déjà préparé dans le catalogue.
- Une livraison arrive : le gestionnaire réceptionne la marchandise, ce qui ajoute la quantité au stock en une seule étape.
- Un client veut faire valoir une garantie plus tard : le vendeur rattache les coordonnées du client à la vente, pour que la facture — sa preuve d'achat — soit bien à son nom.
- Comptage de fin de journée : un vendeur compte ce qui reste réellement sur le rayon et le saisit comme inventaire ; Flowtly corrige discrètement le moindre écart.
- Un client rapporte un article défectueux : le gestionnaire émet une facture rectificative sur la facture d'origine, et l'article revient automatiquement en stock.