Connecter KSeF à Flowtly Workspace

Une fois KSeF connecté, Flowtly Workspace envoie vos factures de vente au système national polonais de factures électroniques (Krajowy System e-Faktur) et récupère les factures que d’autres entreprises vous adressent. Ce tutoriel vous accompagne d’une carte Facturation électronique vide jusqu’à votre première facture dotée d’un numéro KSeF et d’un UPO, en une dizaine de minutes.

Pourquoi KSeF est d’actualité

KSeF est une obligation légale polonaise : ce tutoriel s’adresse donc aux organisations qui facturent en tant que contribuable polonais.

  • La réception des factures via KSeF est obligatoire pour tous les contribuables depuis le 1er février 2026.
  • L’émission des factures dans KSeF est devenue obligatoire le 1er février 2026 pour les contribuables dont les ventes 2024 ont dépassé 200 millions de PLN, et le 1er avril 2026 pour tous les autres.

Certains allègements s’appliquent aux plus petits émetteurs. Consultez les pages KSeF du ministère des Finances polonais, ou interrogez votre expert-comptable, pour connaître les règles qui s’appliquent à votre entreprise.

Flowtly Workspace se connecte à KSeF 2.0, et toujours à l’environnement de production : l’application n’a pas de mode test, chaque facture que vous envoyez est donc une véritable transmission.

Avant de commencer

  • Dans Flowtly Workspace : des droits d’administrateur, un abonnement actif incluant la facturation et les données de facturation complètes de votre entreprise : NIP, nom de facturation, rue, code postal, ville et pays. Gardez aussi votre REGON à portée de main.
  • Dans KSeF : un moyen de vous authentifier au nom de votre entreprise (signature qualifiée, cachet qualifié ou Profil de confiance, Profil Zaufany) et le droit de gérer les autorisations pour ce NIP. Si votre cabinet comptable gère KSeF pour vous, c’est le moment de le contacter.

Étape 1 : complétez les informations de votre entreprise

Allez dans Paramètres → Finance et business → Paramètres de facturation et, dans la section Données de facturation, renseignez le NIP, le Nom de facturation, la Rue, le code postal, la Ville et le Pays. Commencez par là : tant que ces six champs ne sont pas remplis, l’interrupteur de facturation électronique de l’étape 5 reste verrouillé. Saisissez votre REGON dans la même section. Il ne verrouille pas l’interrupteur, mais la vérification de la facture à l’étape 6 l’exige.

Astuce : Le champ Jeton de facturation électronique n’est pas grisé : il n’apparaît tout simplement pas sur la carte Facturation électronique tant que votre NIP n’est pas enregistré. Si vous ne le voyez pas, revenez à Données de facturation.

Astuce : Vous pouvez saisir le NIP avec ou sans le préfixe PL. Flowtly Workspace supprime le préfixe avant tout envoi à KSeF.

Étape 2 : générez un jeton dans l’application du contribuable KSeF

Connectez-vous sur ap.ksef.mf.gov.pl dans le contexte de votre entreprise (son NIP), avec une signature qualifiée, un cachet qualifié ou le Profil de confiance. Dans le menu de gauche, choisissez Tokens → Generate token. Donnez un nom au jeton, par exemple « Flowtly Workspace », et cochez trois autorisations : émission de factures, consultation des factures et consultation des autorisations.

Astuce : Les trois autorisations sont indispensables. L’émission de factures seule ne suffit pas : sans la consultation des factures et la consultation des autorisations, la connexion à Flowtly Workspace ne fonctionnera pas. S’il manque une autorisation, générez un nouveau jeton avec les trois.

Astuce : Générez un jeton réservé à Flowtly Workspace plutôt que de réutiliser celui de votre cabinet comptable. Vous pourrez ainsi le révoquer sans couper l’accès à qui que ce soit d’autre.

Astuce : KSeF n’affiche le jeton qu’une seule fois. Copiez-le et collez-le directement dans Flowtly Workspace. Ne l’enregistrez ni dans un document, ni dans une messagerie, ni dans une capture d’écran : ce jeton permet à quiconque d’émettre des factures au nom de votre entreprise. S’il s’est retrouvé là où il ne devrait pas être, révoquez-le sous Tokens → Token list et générez-en un nouveau.

Étape 3 : collez le jeton dans Flowtly Workspace et enregistrez

De retour dans Flowtly Workspace, sur la même page Paramètres de facturation, repérez la carte Facturation électronique, collez le jeton dans le champ Jeton de facturation électronique et enregistrez. Flowtly Workspace s’authentifie auprès de KSeF et stocke le jeton chiffré.

Astuce : Vous ne le faites qu’une fois. Une session KSeF expire au bout d’un certain temps, mais Flowtly Workspace la renouvelle à partir du jeton enregistré : vous n’avez pas besoin de le coller à nouveau.

Étape 4 : vérifiez l’état de la connexion

Sur la même carte, Statut d’authentification de la facturation électronique doit indiquer CONNECTED. Si une erreur s’affiche à la place, le message provient de KSeF.

Astuce : Les trois causes les plus fréquentes sont un jeton généré pour un autre NIP, un jeton sans les autorisations de l’étape 2 et un jeton déjà révoqué. Dans chaque cas, générez un nouveau jeton et recommencez l’étape 3.

Astuce : Si vous n’avez pas pu enregistrer à l’étape 3, vérifiez votre abonnement : la facturation doit être active.

Étape 5 : activez la facturation électronique

Ce n’est qu’à présent que vous pouvez activer l’option Activer la facturation électronique. Flowtly Workspace ne la déverrouille que lorsque le statut est CONNECTED et que les informations de l’entreprise de l’étape 1 sont complètes.

Astuce : Si l’interrupteur ne réagit pas alors que le statut est CONNECTED, revenez à l’étape 1 et vérifiez les six champs. C’est le plus souvent le pays ou le code postal qui manque, et un seul champ vide suffit à le verrouiller.

Astuce : La même carte propose Masquer les coordonnées sur les factures électroniques. Lorsque cette option est activée, le numéro de téléphone du vendeur et l’adresse e-mail de l’acheteur ne figurent pas sur les factures électroniques générées par Flowtly Workspace, ni sur le PDF ni dans KSeF. Les coordonnées restent dans la fiche du client.

Étape 6 : validez la connexion en envoyant une facture

Ouvrez n’importe quelle facture émise et choisissez Valider et envoyer via la facturation électronique. S’il manque quelque chose, Flowtly Workspace indique précisément ce qu’il faut compléter avant de générer la facture électronique. Les manques habituels sont le NIP du client ou son type d’identifiant fiscal, le pays du client, ou une date d’émission future, que KSeF refuse.

Astuce : Une fois envoyée via la facturation électronique, une facture ne peut plus être modifiée, et Flowtly Workspace ne la supprimera pas. Pour la changer, émettez une facture rectificative. Vérifiez les informations avant l’envoi.

Astuce : Si la vérification signale votre entreprise plutôt que le client, choisissez Modifier les informations de l’entreprise pour accéder aux Paramètres de facturation. C’est généralement le REGON ou une partie de l’adresse de facturation qui manque.

Étape 7 : téléchargez l’UPO

Depuis la facture, choisissez Télécharger l’UPO de la e-facturation. L’UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, l’accusé de réception officiel) prouve que KSeF a accepté la facture. Le numéro KSeF apparaît aussi sur la facture et, une fois la facture transmise, son PDF correspond au document que détient KSeF.

Astuce : Conservez l’UPO avec vos pièces comptables. C’est l’UPO, et non la facture elle-même, qui atteste la date à laquelle KSeF a reçu le document.

Ce que vous avez maintenant

  • Statut d’authentification de la facturation électronique indique CONNECTED, et votre première facture a un numéro KSeF et un UPO. Désormais, vous envoyez vos factures de vente à KSeF directement depuis Flowtly Workspace.
  • L’autre sens fonctionne aussi : les factures adressées à votre entreprise sont récupérées depuis KSeF dans Factures fournisseurs, où elles peuvent suivre votre circuit d’approbation.
  • La connexion KSeF concerne toute l’organisation : vous la configurez une seule fois, quel que soit le nombre de projets que vous gérez. Les factures récupérées arrivent dans Factures fournisseurs sans projet ; vous en attribuez un plus tard dans la ventilation des coûts de la facture, et une même facture peut être répartie entre plusieurs projets, ligne par ligne si nécessaire.

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