Clôturer le mois dans Flowtly

Avant de commencer

Ce dont vous avez besoin

• Un accès administrateur, ou les autorisations financières pour les factures, les factures fournisseurs, les transactions et la comptabilité.
• Un mois terminé, avec les heures de votre équipe saisies sur leurs projets.
• Le responsable de compte de chaque projet client, disponible pour valider le mois.

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   Vérifiez que le mois de chaque projet client est validé

   Ouvrez Projets dans le menu. La liste comporte une colonne Validation, et le sélecteur Mois de validation à côté des filtres choisit le mois affiché. Il commence au mois précédent, celui que l'on clôture habituellement. Chaque projet client affiche Non commencée, En revue, Validée ou Rouverte, et un projet sans client affiche Non applicable. Seul Validée indique à la finance que le mois peut être facturé, cliquez donc sur tout autre état pour ouvrir la revue du projet.

   Conseils

   • C'est le responsable de compte du projet qui valide, pas un administrateur. Il clique sur Démarrer la revue, ajuste les lignes avec un motif si nécessaire, puis clique sur le bouton Valider suivi du nom du mois et confirme.
   • Pour corriger un mois validé, un administrateur l'ouvre et clique sur Rouvrir. Le rapport validé précédemment reste la trace de ce qui a été approuvé, et le mois doit être validé à nouveau.
   • Sur un mois validé, Ouvrir le rapport validé affiche le rapport exactement tel qu'il a été validé.

   • Ouvrir Projets
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   Confirmez que les factures de vente du mois sont parties

   Allez dans Ventes → Factures. Ouvrez le filtre Période de vente et choisissez Mois dernier. Ouvrez ensuite le filtre Statut et cochez brouillon et Envoi en cours... pour voir ce qui reste ouvert. Un brouillon n'a pas encore été émis. Envoi en cours... signifie que la facture est émise mais que Flowtly ne l'a pas enregistrée comme remise. Terminez chaque ligne jusqu'à ce que le mois n'affiche plus que des factures au statut envoyée.

   Conseils

   • Si une facture a été remise au client en dehors de Flowtly, utilisez Marquer comme envoyée dans son menu. Flowtly ne le propose que pour une facture émise et pas encore enregistrée comme envoyée.
   • Avec la facturation électronique, une facture émise peut afficher Traitement pendant que sa facture électronique est encore en cours de traitement.

   • Ouvrir Factures
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   Traitez les factures fournisseurs du mois

   Allez dans Achats → Factures fournisseurs. Si la facturation électronique est activée pour votre organisation, cliquez d'abord sur Vérifier la facturation électronique pour demander les nouvelles factures à KSeF. Réglez le filtre Période sur Mois précédent. Il filtre selon le mois auquel une facture est rattachée. Ouvrez chaque facture qui demande encore du travail et terminez-la, pour que rien du mois ne reste à moitié fait.

   Conseils

   • Après votre clic, le bouton affiche Demande envoyée. Il est masqué lorsque la facturation électronique n'est pas activée pour votre organisation.
   • Si l'approbation des factures est activée, ouvrez En attente d'acceptation sous Factures fournisseurs pour voir ce qui attend encore un approbateur. En attente de moi affiche celles qui vous attendent.
   • Impayées, dans le même menu, liste les factures fournisseurs qui ne sont pas encore payées. Cela fonctionne même lorsque l'approbation des factures est désactivée.

   • Ouvrir Factures fournisseurs
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   Traitez les transactions qui demandent votre attention

   Ouvrez Centre d'action dans le menu et choisissez Nettoyage des transactions. L'encadré Transactions nécessitant une attention indique combien de transactions bancaires présentent des données manquantes. Justificatif manquant couvre les transactions sans aucune pièce, comme un document joint ou une note. Budget manquant couvre les transactions non affectées à un budget. Ouvrez le filtre Date et choisissez Mois dernier, puis complétez chaque transaction jusqu'à ce que le compteur tombe à zéro.

   Conseils

   • Justificatif manquant et Budget manquant sont tous deux cochés à l'ouverture de la page. Décochez-en un pour traiter l'autre seul.
   • Chaque case affiche son propre compteur entre parenthèses, vous voyez donc quel type de manque est le plus important avant de commencer.

   • Ouvrir Nettoyage des transactions
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   Relancez les factures encore impayées

   Allez dans Ventes → Factures → Rappels de paiement. L'onglet En attente liste les rappels pour les factures impayées en retard, une ligne par facture, et rien ne part vers un client tant que vous ne l'avez pas approuvé. Cochez les rappels à envoyer et cliquez sur Approuver et envoyer la sélection, ou sur Ignorer la sélection pour ceux qui ne doivent pas partir. Ouvrez ensuite l'onglet Sans relance. Il liste les factures en retard qui ont été envoyées mais ne figurent pas dans la file des rappels.

   Conseils

   • Si l'onglet En attente reste vide, vérifiez que Envoyer des rappels de paiement pour les factures impayées est activé dans Paramètres → Finance et business → Rappels de paiement.
   • Dans Sans relance, une ligne qui propose Envoyer la facture n'a jamais été envoyée par e-mail au client. Une ligne sans cette action a déjà été envoyée, ne l'envoyez donc pas une seconde fois.

   • Ouvrir Rappels de paiement
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   Transmettez le mois à votre comptable

   Ouvrez Comptabilité → Comptabilité et choisissez l'onglet Exporter. Utilisez le sélecteur de mois en haut pour revenir au mois que vous clôturez. Ce mois-ci ramène au mois en cours. Chaque ligne, comme Factures et Coûts, a son propre bouton Exporter avec les formats que votre logiciel comptable importe. Ouvrez ensuite l'onglet Questions, qui liste chaque question Open ou Answered, et répondez à celles qui vous attendent.

   Conseils

   • Si un export Optima affiche Vérifiez ces documents avant de les importer dans Optima, il liste les documents à corriger. Corrigez-les et exportez à nouveau le mois.
   • Ouvrez une question pour répondre dans son fil, et cliquez sur Mark resolved une fois qu'elle est réglée.
   • Relevés bancaires / MT940, Coûts et Factures conservent le mois choisi lorsque vous passez de l'un à l'autre, vous pouvez donc revoir ce qui entre dans l'export.

   • Ouvrir l'onglet Exporter