Transmettre le mois à votre comptable

Avant de commencer

Ce dont vous avez besoin

• Les factures et les coûts du mois enregistrés dans Flowtly.
• L'autorisation Lecteur de comptabilité, ou un administrateur qui peut l'accorder.
• Pour les utilisateurs d'Optima en Pologne : les deux identifiants de base de données Optima fournis par votre cabinet comptable.

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   Ouvrez l'onglet Exporter et choisissez le mois

   Dans le menu latéral, allez dans Finance et business → Comptabilité → Comptabilité et ouvrez l'onglet Exporter. Le mois s'affiche en haut. Utilisez les flèches pour passer au mois que vous clôturez, ou cliquez sur Ce mois-ci pour revenir au mois en cours. Avant le 15, la page s'ouvre sur le mois précédent, qui est généralement celui que vous transmettez.

   Conseils

   • Le mois fait partie de l'adresse, par exemple accountancy/exports/2026-09, vous pouvez donc ajouter un mois à vos favoris.
   • Vous ne voyez Comptabilité que si vous disposez de l'autorisation Lecteur de comptabilité.

   • Ouvrir l'onglet Exporter
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   Téléchargez les factures et les coûts en CSV ou XLSX

   Le tableau comporte une ligne par type de document. Sur la ligne Factures, choisissez CSV ou XLSX dans la liste des formats et cliquez sur Exporter. Faites de même sur la ligne Coûts. Chaque fichier couvre le mois affiché en haut et convient à tout cabinet comptable ou tableur.

   Conseils

   • Flowtly mémorise dans ce navigateur le format choisi pour chaque ligne, il est donc déjà sélectionné le mois suivant.
   • La paie a aussi besoin des absences ? La ligne Congés des membres de l'équipe exporte de la même façon les congés du mois en CSV ou XLSX.
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   Logiciels comptables polonais : choisissez le format de votre comptable

   Cette étape concerne les cabinets comptables en Pologne. La liste des formats des lignes Factures et Coûts propose aussi Optima XML, WAPRO.pl XML, WAPRO Kaper XML, WAPRO Fakir TXT (ZIP) et enova365 XML. Demandez à votre comptable quel logiciel il utilise, choisissez ce format et cliquez sur Exporter.

   Conseils

   • Optima XML sur les lignes Factures et Coûts est une déclaration de TVA JPK_V7M, qu'Optima dépose auprès de l'administration fiscale au lieu de l'importer. Un cabinet qui charge vos documents dans Optima a besoin à la place des registres en travail distribué (étape 5).
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   Optima en Pologne : renseignez une fois les deux identifiants de base de données

   Le fichier Optima en travail distribué est adressé à une base de données Optima précise, il a donc besoin de deux identifiants. Ouvrez Paramètres, puis Paramètres de facturation sous Finance et business, et repérez la section Export Optima. Saisissez Base source (BAZA_ZRD_ID), qui est la vôtre, et Base cible (BAZA_DOC_ID), qui appartient à votre cabinet comptable. Cliquez sur Enregistrer.

   Conseils

   • Votre cabinet comptable vous communiquera les deux. Chacun compte au maximum 5 caractères.
   • Tant que les deux ne sont pas renseignés, l'export des documents Optima et l'archive refusent de s'exécuter plutôt que d'adresser un fichier à la mauvaise base de données.
   • Paramètres de facturation n'est visible que par les administrateurs.

   • Ouvrir Paramètres de facturation
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   Optima en Pologne : exportez les registres et les documents

   De retour dans l'onglet Exporter, la ligne des registres Optima en travail distribué place les deux registres de TVA dans un seul fichier. Choisissez XML pour les registres seuls, ou XML + documents pour inclure dans le fichier les documents sources de chaque facture. La ligne de l'archive de documents Optima vous fournit un ZIP contenant les registres et tous les documents correspondants. Un fichier MANIFEST.txt à l'intérieur indique ce que l'archive contient et ce qu'elle ne contient pas.

   Conseils

   • XML + documents rend le fichier beaucoup plus volumineux. Choisissez-le uniquement si la personne qui importe a aussi besoin des documents.
   • Si un panneau intitulé Vérifiez ces documents avant de les importer dans Optima apparaît après le téléchargement, corrigez les documents listés, par exemple un numéro fiscal de contrepartie manquant, puis exportez à nouveau.
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   Donnez à votre comptable son propre accès

   Au lieu d'envoyer des fichiers chaque mois, vous pouvez laisser votre comptable les télécharger. Ouvrez Équipe, ouvrez le profil de votre comptable et allez dans l'onglet Autorisations. Cliquez sur Modifier, puis dans Modifier les autorisations cochez Lecteur de comptabilité sous Comptabilité. Cliquez sur Enregistrer les modifications. Votre comptable voit désormais Comptabilité dans son menu, onglet Exporter compris.

   Conseils

   • Lecteur de comptabilité donne un accès en lecture seule aux rapports et synthèses comptables.
   • Pour un comptable interne qui gère aussi les factures, les coûts et la banque, le Rôle prédéfini Responsable comptable attribue d'un coup un ensemble plus large d'autorisations. Choisir un modèle remplace toute la sélection.
   • Votre comptable doit d'abord être un utilisateur de votre organisation. S'il ne figure pas encore dans Équipe, invitez-le.