Saisir le temps et valider le mois

Avant de commencer

Ce dont vous avez besoin

• Un projet actif avec un client, et vous dans son équipe.
• Pour voir les heures des autres : l'autorisation Lecteur des temps de travail, Gestionnaire des temps de travail ou Responsable de projet, accordée dans Paramètres → Équipe → Groupes de permissions.
• Pour valider le mois : le poste Responsable de compte dans l'équipe de ce projet.

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   Saisissez une entrée à la main

   Dans le menu, sous Espace de travail, choisissez Temps de travail. La page s'ouvre sur un calendrier mensuel de vos heures. Cliquez sur un jour pour ouvrir le panneau latéral : un jour vide s'ouvre sur Ajouter une nouvelle saisie de temps, et un jour avec des heures s'ouvre sur Saisies de temps, où Nouvelle saisie en ajoute une autre. Choisissez le Projet, saisissez la durée dans Enregistrer le temps, par exemple 1:30, et rédigez une Description. Cliquez sur Ajouter une saisie de temps pour l'enregistrer.

   Conseils

   • La liste Projet affiche les projets actifs dont vous faites partie de l'équipe. Si vous ne faites encore partie d'aucune équipe de projet, elle liste tous les projets actifs.
   • Si votre organisation fixe un minimum, le compteur sous Description indique combien de caractères il vous manque. Un numéro de tâche au format XX-Y, par exemple PRI-1, satisfait aussi la règle. Les administrateurs disposant de l'autorisation Gestionnaire des temps de travail définissent ce minimum dans Paramètres → Équipe → Feuilles de temps, dans Longueur minimale de description pour le temps de travail.
   • Pour corriger une saisie, cliquez à nouveau sur le jour et utilisez l'icône de modification ou de suppression à côté. Vous pouvez modifier vos propres saisies. Un Gestionnaire des temps de travail ou un administrateur peut modifier celles de tout le monde.

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   Ou lancez le Minuteur de projet

   Ouvrez votre Tableau de bord et repérez le widget Minuteur de projet. Choisissez un Projet et cliquez sur Démarrer. Rédigez une Description pendant que l'horloge tourne. Arrêter et enregistrer arrête le minuteur et enregistre le temps mesuré comme saisie le jour où vous avez démarré. Enregistrer et continuer enregistre ce que vous avez jusqu'ici et recommence à compter à partir de zéro.

   Conseils

   • Pause arrête l'horloge sans rien enregistrer. Reprendre relance le comptage, et Enregistrer l'entrée enregistre le temps mis en pause.
   • Arrêter et enregistrer reste désactivé tant que la description n'atteint pas le minimum fixé par votre organisation. Survolez le bouton pour voir Ajoutez une description pour activer cette action.
   • Réinitialiser supprime le temps mesuré après confirmation, et il ne peut pas être récupéré. Utilisez Arrêter et enregistrer pour le conserver.

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   Vérifiez que l'équipe a complété son mois

   Les responsables vérifient le mois sur la même page Temps de travail. Avec l'autorisation Lecteur des temps de travail, Gestionnaire des temps de travail ou Responsable de projet, la barre de filtres ajoute un filtre de personnes réglé sur Tous les membres de l'équipe, un bouton Moi uniquement et un filtre de projet. Lorsque plus d'une personne est affichée, la synthèse sous le calendrier indique Couverture de l'équipe, Personnes complètes et Jours à relancer. Les jours marqués Non rempli sur le calendrier sont les manques à relancer. Pour une grille personne par personne, passez à la Vue responsable avec l'icône à deux colonnes à droite de la barre de filtres.

   Conseils

   • Un Gestionnaire des temps de travail peut saisir des heures pour quelqu'un d'autre. Le formulaire de saisie commence alors par un champ Membre de l'équipe.
   • Temps de travail n'a pas de bouton d'approbation pour une feuille de temps individuelle. L'approbation est la validation mensuelle du projet décrite dans les étapes suivantes.

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   Ouvrez le mois dans la colonne Validation

   Dans le menu, choisissez Projets. Si vous êtes Responsable de compte sur au moins un projet, avez accès aux factures ou êtes administrateur, la liste comporte une colonne Validation. Elle affiche un mois par projet : Non commencée, En revue, Validée, Rouverte, ou Non applicable pour un projet sans client. Choisissez le mois dans Mois de validation, qui commence au mois précédent. Cliquez sur l'état d'un projet pour ouvrir sa revue.

   Conseils

   • Seul le Responsable de compte du projet peut valider. Il s'agit d'un poste dans l'équipe du projet, pas d'un rôle de l'organisation. Un administrateur ne peut pas valider à sa place.
   • Le mois choisi est conservé dans l'adresse de la page, un lien que vous partagez ouvre donc le même mois.
   • Un projet sans client n'a rien à facturer ni aucun mois à valider. Ses heures sont tout de même saisies et comptabilisées comme d'habitude.

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   Démarrer la revue et ajuster les lignes

   Sur la page de revue, cliquez sur Démarrer la revue. Flowtly crée un Brouillon du rapport client de ce mois pour le projet. Son en-tête compte vos ajustements et affiche le total saisi à côté du total ajusté. Sur une saisie, choisissez Modifier pour changer les Heures sur le rapport ou la Description sur le rapport, ou choisissez Exclure pour la retirer du rapport. Renseignez le Motif de l'ajustement, qui est obligatoire, et cliquez sur Enregistrer l'ajustement.

   Conseils

   • Pendant votre revue, le brouillon n'est visible que par vous. La finance se fie à l'état affiché dans la colonne Validation jusqu'à ce que vous validiez.
   • Le panneau Absences ce mois-ci liste les congés de chaque membre de l'équipe en jours ouvrés et en heures. Les congés sont affichés pour information et jamais déduits, modifiez donc un chiffre facturé par un ajustement avec un motif.
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   Validez le mois

   Quand le brouillon est correct, cliquez sur le bouton Valider sous le brouillon. Il porte le nom du mois, par exemple Valider septembre 2026. Confirmez avec Valider. Le rapport du mois est alors finalisé et ses ajustements verrouillés, et la finance est prévenue et peut facturer. De retour sur la liste des projets, la colonne Validation affiche Validée avec la date et votre nom.

   Conseils

   • Ouvrir le rapport validé, sur la page de revue, ouvre le rapport tel qu'il a été validé.
   • Pour modifier un mois validé, un administrateur clique sur Rouvrir et confirme. Le mois affiche Rouverte, le rapport validé précédemment reste la trace de ce qui a été approuvé, et le responsable de compte revoit et valide à nouveau.

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