Créer un projet avec équipe, phases et budget

Avant de commencer

Ce dont vous avez besoin

• L'autorisation Gestionnaire de projets, ainsi que Gestionnaire de budgets et un accès à Finances du projet pour l'étape du budget.
• Le client déjà créé dans Flowtly, et les personnes qui travailleront sur le projet avec leurs tarifs horaires.
• Les phases prévues, avec leurs dates, et les lignes de budget que vous prévoyez de facturer et de dépenser.

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   Ouvrez Projets et lancez un nouveau projet

   Dans le menu, ouvrez Projets. Cliquez sur Ajouter un projet dans l'en-tête de la page. La boîte de dialogue Créer un nouveau projet s'ouvre sur l'onglet Vierge, celui qu'utilise ce tutoriel. Le bouton n'est visible que par les personnes disposant de l'autorisation Gestionnaire de projets ou par les administrateurs.

   Conseils

   • À partir d'un modèle est le second onglet de la même boîte de dialogue. Utilisez-le lorsque votre organisation dispose d'une structure de projet toute prête.
   • Si vous ne voyez pas Ajouter un projet, vous pouvez consulter les projets mais pas en créer. Demandez l'autorisation Gestionnaire de projets à un administrateur.

   • Ouvrir Projets
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   Renseignez le client, le type et les dates

   Saisissez le Nom. Flowtly en propose une Référence pendant la saisie, que vous pouvez remplacer ou laisser vide. Choisissez le Client dans la liste. Sous Facturation, choisissez le Type : Prix fixe, Temps et matériel, Non facturable ou Interne, et éventuellement une Devise. Sous Calendrier, définissez Date de début et Date de fin. Cliquez sur Créer le projet, et Flowtly ouvre la page du nouveau projet.

   Conseils

   • Nom et Type sont les seuls champs obligatoires. Si vous cliquez sur Créer le projet alors qu'il manque quelque chose, le pied de la boîte de dialogue indique combien de champs restent à corriger.
   • Si le client n'existe pas encore, choisissez Ajouter un client dans la liste des clients. Le nouveau client est rempli pour vous. Créer un client nécessite l'autorisation Gestionnaire de clients, et le champ Client lui-même est visible par les personnes disposant de Gestionnaire de clients ou Gestionnaire de recouvrement.
   • Laissez Client vide pour un projet interne. Vous pourrez définir ou changer le client plus tard.
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   Ajoutez l'équipe

   Dans l'en-tête de la page du projet, cliquez sur Membres. Le panneau Membres s'ouvre à droite. Cliquez sur Ajouter un membre, puis choisissez une ou plusieurs personnes dans la liste Membre de l'équipe. Choisissez un Rôle : Chef de projet, Responsable de compte, Membre de l'équipe ou Lecteur. Le rôle s'applique à toutes les personnes sélectionnées. Cliquez sur Ajouter un membre de l'équipe.

   Conseils

   • Seuls les rôles qu'aucune des personnes sélectionnées n'occupe déjà sur ce projet sont proposés. S'il ne reste aucun rôle commun à toutes, retirez quelqu'un de la sélection.
   • Si votre organisation utilise des contrats, une personne sans contrat en cours apparaît dans la liste mais ne peut pas être choisie. Sa ligne en indique la raison.
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   Définissez le tarif de chaque membre sur le projet

   Le panneau Membres affiche une colonne Tarif pour chaque personne ajoutée directement à ce projet. Un tiret signifie qu'aucun tarif n'est encore défini. Cliquez sur la valeur du tarif pour ouvrir Tarifs de facturation de cette personne, puis cliquez sur Ajouter un tarif. Saisissez le Tarif, qui est horaire, dans la devise affichée à côté du champ. Choisissez le Poste de le membre de l'équipe si vous le souhaitez, définissez Date de début et éventuellement Date de fin, puis cliquez sur Ajouter un tarif.

   Conseils

   • Lorsqu'un tarif change, utilisez Prolonger le tarif au lieu de l'écraser. L'ancien tarif reste dans l'historique pour la période qu'il couvrait.
   • Le Poste de le membre de l'équipe est affiché par défaut sur la facture.
   • Ajouter des tarifs nécessite l'autorisation Gestionnaire de projets. Une personne disposant de l'autorisation Responsable de projet peut voir les tarifs mais pas les modifier.
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   Découpez le travail en phases

   Ouvrez l'onglet Phases et cliquez sur Ajouter une phase de projet. Saisissez le Nom de la phase. Le Type reprend d'abord celui du projet, et Date de début et Date de fin reprennent les dates du projet. Modifiez-les si nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer. Chaque phase apparaît dans la liste de l'onglet Phases avec son type, ses dates et son statut.

   Conseils

   • Une phase ne peut être planifiée qu'à l'intérieur des dates du projet. Les jours en dehors ne sont pas proposés dans les sélecteurs de date.
   • Les personnes du projet parent apparaissent aussi dans le panneau Membres de chaque phase. Leur tarif est défini sur le projet parent, pas sur la phase.
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   Enregistrez le budget initial

   Ouvrez l'onglet Finances du projet. Il s'ouvre sur Budget initial. Cliquez sur Créer le budget initial, puis sur Ajouter une ligne. La nouvelle ligne s'ouvre prête à être modifiée : saisissez son Nom, le montant que vous prévoyez de facturer sous Facturé et le montant qu'elle devrait coûter sous Coût, et choisissez un Tag si vous en utilisez. Enregistrez la ligne avec la coche. Total planifié, au-dessus du tableau, additionne toutes les lignes.

   Conseils

   • Créer et modifier le budget initial nécessite l'autorisation Gestionnaire de budgets. Sans elle, vous pouvez voir le budget mais pas le créer ni le modifier.
   • Si le budget existe déjà dans un tableur, utilisez Importer un tableur au lieu de saisir chaque ligne.
   • La section Budget de l'onglet Aperçu est autre chose. Son bouton Ajouter lie le projet à un budget existant du module Budget.