Gestion des Demandes de Congés

En tant que manager, vous pouvez examiner les demandes de congés soumises, puis les approuver ou les rejeter en un seul clic. L'option « Gestion des congés » est disponible dans le menu principal. Deux onglets sont mis à votre disposition pour faciliter la gestion des congés. Le premier est l'onglet Demandes de congés. Toutes les demandes de congés sont listées dans l'onglet Demandes de congés.

Cette section présente les informations essentielles pour chaque demande, à savoir :

Nom : Le nom de l'employé(e) qui demande le congé.
Type de congé : Le type de congé demandé.
Description : Une brève explication ou des détails supplémentaires fournis par l'employé(e) (ce champ peut être vide si configuré comme facultatif).
Du/Au : Les dates de début et de fin du congé demandé.
Durée : La durée totale du congé demandé, spécifiée en heures.
Statut : Le statut actuel de la demande (par exemple, « En attente » si aucune approbation n'a encore été donnée, ou « Approuvé 1/2 », « Approuvé 2/3 » si plusieurs approbations sont requises).
Bouton flèche : Un clic sur ce bouton ouvre un panneau latéral affichant des informations détaillées sur le congé sélectionné. Cette vue sert à la fois de panneau d'information et de centre d'action pour les approbateurs. Ce panneau contient :

Nom et avatar de l'employé(e)
Période de congé : Les dates de début et de fin avec le total des heures ou jours demandés sont clairement indiquées.
Le solde de congés actuel et le solde après déduction du congé.
Type de congé et description, si fournis.
Circuit d'approbation : Affichage de la liste des approbateurs si plusieurs sont requis.

Justificatifs

Lorsque le type de congé demande un justificatif, le panneau latéral affiche une section Justificatifs : les documents déjà joints, chacun pouvant être ouvert, et un avertissement tant qu'il en manque un. Une demande dont le type exige un document ne peut pas être acceptée tant qu'aucun n'est joint.

L'employé et toute personne ayant le rôle Responsable des congés peut en ajouter un avec Joindre un justificatif — par exemple au nom d'un employé en arrêt maladie. Un approbateur sans ce rôle peut ouvrir le document mais pas en joindre un : le document vient de l'employé, et l'approbateur est celui qui l'attend.

Mécanisme d'approbation

Si une seule approbation est requise (c'est-à-dire, un « Nombre d'approbations = 1 » est configuré), le premier approbateur à valider la demande la finalise :

Le statut passe de « En attente » à « Acceptée »
La demande est automatiquement déplacée vers l'onglet « Historique des congés »
L'approbateur voit apparaître les boutons « Valider » et « Rejeter »

Dans le cas où plusieurs approbations sont requises :

Une fois que l'approbateur actuel a validé, les boutons d'action ne lui sont plus visibles.
La demande de congé reste dans l'onglet « Demandes de congés » jusqu'à ce que toutes les approbations requises soient obtenues.
La demande n'est déplacée vers l'« Historique des congés » qu'après obtention de toutes les approbations nécessaires.

Ce mécanisme garantit une transparence totale des circuits d'approbation à plusieurs niveaux, tout en simplifiant la gestion des approbations à un seul niveau.

Toutes les demandes de congés qui ont été entièrement validées sont affichées dans l'onglet « Historique des congés ». Les congés en cours sont mis en évidence par un arrière-plan bleu, ce qui facilite leur identification. Les onglets « Demandes de congés » et « Historique des congés » peuvent être filtrés par employé(e) ou par type de congé.

Les managers peuvent gérer les demandes de congés déjà approuvées directement depuis l'onglet « Historique des congés ». Lors de la consultation d'un congé validé pour un(e) employé(e) spécifique :

Fonctionnalité d'édition

En cliquant sur l'option « Modifier le congé » dans le panneau latéral, une fenêtre modale d'édition standard s'affiche.

Cette fenêtre modale permet au manager de :

Modifier le type de congé.
Ajuster la description.
Modifier la durée du congé (plage de dates et heures).

Note : Il n'est pas possible de changer l'employé(e) lors de l'édition d'un congé déjà créé.

Le solde de congés affiché dans la fenêtre modale est mis à jour dynamiquement en fonction de la durée modifiée. Une fois les modifications enregistrées, les détails du congé et le solde de congés sont actualisés en conséquence.

Fonctionnalité de suppression

Les managers peuvent également cliquer sur le bouton « Supprimer le congé » pour retirer l'entrée de congé. Une boîte de dialogue de confirmation s'affichera, demandant : « Voulez-vous vraiment supprimer ce congé ? » Après confirmation via « Oui, continuer », le congé est retiré du système. Si le congé supprimé avait précédemment réduit le solde de congés de l'employé(e), ce solde sera automatiquement recalculé et actualisé pour refléter la suppression.

Ceci garantit une flexibilité et une précision totales dans la gestion des registres de congés, tout en assurant un suivi à jour des jours de congé disponibles pour les employés.

Création d'un congé au nom d'un employé

En tant que responsable, vous avez également la possibilité de créer des absences au nom de n'importe quel employé actif en cliquant sur le bouton Ajouter des congés en haut à droite. La boîte de dialogue peut faire deux choses différentes, et un sélecteur placé en haut, juste sous la personne choisie, décide laquelle :

Ajouter une absence enregistre l'absence immédiatement, sans validation. C'est ce que cette boîte de dialogue a toujours fait, et cela reste l'option par défaut.
Déposer une demande au nom de dépose au contraire une demande. Elle part chez les personnes qui valident pour cet employé, exactement comme une demande qu'il aurait déposée lui-même, et ce n'est pas une absence tant qu'elles ne l'ont pas validée.

Une ligne sous le sélecteur rappelle où vous en êtes : Enregistrée immédiatement, sans validation ou Part chez la personne qui valide, comme une demande ordinaire. Le bouton du bas change avec lui (Créer un congé face à Envoyer la demande), et en mode demande, le bas indique aussi à qui elle ira, sous Valide.

Note : Le sélecteur n'apparaît que pour les administrateurs et les responsables RH. Un responsable des congés sans le rôle RH peut toujours ajouter une absence pour quelqu'un, mais ne peut pas déposer une demande en son nom. Si vous ne voyez pas le sélecteur, c'est la raison.

Pour créer une absence au nom d'un employé, suivez ces étapes :

Accédez à l'élément Gestion des congés du menu principal.
Cliquez sur le bouton Ajouter des congés.
Sélectionnez l'employé dans la liste déroulante.
Choisissez Ajouter une absence ou Déposer une demande au nom de.
Sélectionnez le type de congé.
Si ce type est réparti par motifs, choisissez-en un. Le motif décide de la part du droit sur laquelle l'absence est prélevée, et les chiffres à côté du formulaire le suivent.
Indiquez une brève description (facultative, si elle est définie comme non obligatoire dans les paramètres).
Sélectionnez le jour ou la période dans le calendrier à l'aide du glisser-déposer.
Enregistrez-la avec Créer un congé, ou envoyez-la avec Envoyer la demande.

Note : Une fois un type de congé sélectionné, le champ de description sera marqué comme obligatoire ou restera facultatif selon les paramètres généraux des congés.

Note : Vous avez également la possibilité de sélectionner quelques heures (de 1 à 7) dans le champ Heures si l'absence est inférieure à une journée entière.

Note : Une fois une personne et un type choisis, le panneau à côté du formulaire montre ce que l'absence changerait pour cette personne, pas pour vous. Il donne le nombre de jours ouvrés qu'elle coûte réellement (les week-ends, les jours fériés et le rythme de travail de cette personne sont déjà déduits), son solde actuel et ce qu'il deviendrait, ainsi que ce qu'il resterait à prendre d'ici la fin de l'année. Avant que les deux soient choisis, il n'affiche rien, car chaque chiffre appartient à une personne précise.

Note : Le panneau donne l'une des trois réponses et, ici, il avertit au lieu de refuser. Cela passe : dans les congés déjà acquis. Pris par anticipation : pas encore acquis, votre organisation l'autorise, et le panneau donne la date à laquelle cela s'équilibre. Au-delà du droit de l'année : le panneau le dit et vous laisse tout de même l'enregistrer, car un responsable doit parfois saisir ce qui s'est réellement passé (un arrêt maladie, ou une saisie rétroactive). C'est là que cette boîte de dialogue diffère de celle de l'employé, où cette réponse empêche l'envoi de la demande.

Note : Le panneau avertit aussi des dates qui chevauchent une absence que la personne a déjà, plutôt que de laisser l'enregistrement échouer ensuite, et indique quand un justificatif est requis pour le type et le motif choisis. Le calendrier marque les week-ends, les jours fériés et les absences existantes de cette personne, et donne le nombre de jours ouvrés de la période.

Note : Répéter cette absence n'est proposé que pour Ajouter une absence. Une demande ne peut pas se répéter, l'option disparaît donc dès que vous passez à Déposer une demande au nom de.

Une absence ajoutée avec Ajouter une absence apparaît immédiatement dans l'onglet Historique des congés, avec la possibilité d'être modifiée ou supprimée. Une absence envoyée avec Déposer une demande au nom de apparaît au contraire dans l'onglet Demandes de congés et y reste jusqu'à ce que les personnes qui valident l'aient traitée.

Planificateur de congés

L'onglet « Planificateur de congés », accessible depuis la « Gestion des congés », offre une vue calendaire de toutes les absences validées au sein de l'organisation. Il aide les managers et les équipes à planifier le travail en fonction de la disponibilité des employés. Sur un écran d'ordinateur de bureau standard, le planificateur affiche une fenêtre glissante de 30 jours, commençant à la date actuelle. Cela permet aux managers de suivre en un coup d'œil les congés à venir et en cours.

Le Planificateur de congés propose :

Vue Calendaire Interactive – Permet de visualiser les congés planifiés pour les employés.
Création Rapide de Congé – Possibilité de cliquer sur une case de jour vide ou d'utiliser le glisser-déposer pour ajouter un congé.
Circuit d'Approbaion – Permet d'approuver ou de rejeter les demandes de congés en attente.
Édition & Suppression – Permet de modifier ou de supprimer les congés validés si nécessaire.
Visibilité des Approbations en Attente – Les demandes nécessitant des approbations supplémentaires sont marquées comme en attente avec les détails pertinents.

Ajout d'un congé dans le Planificateur de congés

Cliquez sur une case de jour vide dans le planificateur.
Alternativement, utilisez la fonction de glisser-déposer pour définir la durée du congé.
Remplissez les détails requis du congé (par exemple, type de congé, durée, description).
Cliquez sur le bouton « Créer un congé ». Le congé apparaîtra dans le planificateur et toutes les autres vues pertinentes comme étant déjà validé.

Modification ou suppression d'un congé approuvé

Cliquez sur un congé déjà validé.
Modifiez les détails en cliquant sur le bouton correspondant dans le panneau latéral qui s'affiche.
Utilisez l'option Supprimer le congé pour retirer le congé si nécessaire.

Approbation ou rejet d'une demande de congé

Si une demande est en attente d'approbation, elle se distinguera visuellement des congés validés dans le calendrier.
En tant que manager, vous pouvez :
- Cliquer sur la demande pour voir les détails.
- Valider ou rejeter la demande en cliquant sur le bouton correspondant.
- Si d'autres approbations sont nécessaires, la demande restera en attente jusqu'à ce que toutes les approbations requises soient terminées.

Utilisez les filtres pour afficher des employés spécifiques.

Le Planificateur de congés simplifie la gestion des congés en offrant un système de suivi intuitif et transparent. Grâce aux filtres permettant d'afficher des employés spécifiques, les managers peuvent assurer une planification harmonieuse des congés tout en maintenant l'équilibre des effectifs.

Cas d'utilisation

Valider les demandes en attente : Examinez et validez ou rejetez rapidement les demandes de congés soumises par les membres de votre équipe.
Créer un congé pour un employé : Ajoutez un jour de maladie ou un congé spécial au nom d'un employé qui ne peut pas le soumettre lui-même.
Modifier un congé validé : Modifiez les dates ou la durée d'un congé déjà validé si les plans changent, garantissant ainsi l'exactitude des registres de congés.
Visualiser la disponibilité de l'équipe : Utilisez le Planificateur de congés pour obtenir un aperçu complet des absences à tout moment, ce qui facilite la planification des effectifs.