Modèles de lignes de facture

Certaines contreparties exigent que les lignes de facture soient rédigées d'une façon particulière — une phrase contractuelle, une adresse d'infrastructure, un numéro de référence précisé dans le contrat. Une contrepartie peut conserver une bibliothèque de ces formulations, de sorte que vous rédigez la phrase une fois et la sélectionnez lors de la saisie d'une ligne de facture, sans avoir à la retaper à chaque période de facturation.

Un modèle fournit uniquement la formulation. Il ne touche jamais à un montant et ne crée jamais de ligne.

Enregistrer une formulation sur une contrepartie

Ouvrez la contrepartie et accédez à Modèles de lignes de facture. Chaque modèle comporte deux champs :

• Nom — ce par quoi vous le sélectionnez dans l'éditeur de facture. Il n'est pas imprimé sur la facture ; nommez-le de façon utile pour la personne qui doit choisir : Accès au site — mensuel, Contrat-cadre — premier locataire.
• Texte — la phrase qui sera insérée dans la ligne de facture.

Donnez à chaque modèle un nom distinct. Le nom est la seule chose que vous voyez lors de la sélection ; deux modèles portant le même libellé ne permettent pas de faire un choix éclairé.

Une contrepartie ne peut pas avoir deux modèles portant le même nom, et les noms sont comparés de manière souple plutôt que caractère par caractère : la casse est ignorée, et la plupart des lettres accentuées comptent comme la même lettre que leur forme simple — ainsi Site access et Sité Access sont ici le même nom. Quelques lettres qui ressemblent à des formes accentuées sont traitées comme des lettres à part entière — ł à côté de l en fait partie — et celles-ci peuvent coexister. Si le nom est déjà pris, le champ Nom l'indique et le modèle n'est pas enregistré ; changez le nom et enregistrez à nouveau.

Toute personne habilitée à modifier la contrepartie peut gérer ses modèles. Ils se trouvent aux côtés des autres valeurs par défaut de la contrepartie, comme le projet et les étiquettes par défaut.

Renseigner la période de facturation

Les formulations qui se répètent chaque période doivent généralement nommer la période couverte. Deux espaces réservés sont renseignés automatiquement lors de l'application du modèle :

Espace réservé	Devient
{period}	Le mois de facturation — par exemple 07/2026.
{quarter}	Le trimestre — par exemple Q3 2026.

Un modèle rédigé comme Frais d'accès à l'infrastructure, 18 rue du Moulin, pour la période {period} aboutit sur la ligne de facture sous la forme Frais d'accès à l'infrastructure, 18 rue du Moulin, pour la période 07/2026.

Utilisez {quarter} pour les contreparties facturées trimestriellement et {period} pour les autres. Rien n'est déduit de la contrepartie — c'est le modèle que vous choisissez qui indique ce que vous voulez dire.

Tout ce qui est entre accolades sans être un espace réservé reconnu est imprimé exactement tel que vous l'avez saisi. L'éditeur le signale lorsqu'il en détecte un, au cas où ce serait une faute de frappe, mais vous laisse tout de même enregistrer : un texte visible est plus facile à repérer et à corriger qu'un vide dans la ligne.

Le format du mois — 07/2026, 07.2026 ou 2026-07 — est défini une fois pour toute l'organisation dans les Paramètres de l'organisation. Il est délibérément distinct du format de date, car une période de facturation couvre un mois et n'a pas de jour. Les trimestres s'affichent sous la forme Q3 2026 quel que soit ce choix.

Appliquer un modèle à une ligne de facture

Lors de l'édition d'une ligne de facture, choisissez Utiliser un modèle. La liste affiche chacun des modèles de la contrepartie rendu pour la période de facturation de la facture — vous lisez la phrase telle qu'elle sera imprimée (mois inclus), et non le texte brut avec l'espace réservé.

La sélection d'un modèle écrit son texte dans le champ de description de la ligne. C'est tout l'effet :

• Aucun montant ne change. La quantité, le prix unitaire HT, la TVA, la remise et le total de la facture restent exactement tels que vous les avez laissés.
• Aucune ligne n'est créée. Si une contrepartie est facturée sur trois lignes, vous ajoutez trois lignes et choisissez un modèle pour chacune. Rien ne les génère à votre place.
• Le texte devient le contenu propre de la ligne. Il est copié, non lié, ce qui vous permet de le modifier ensuite comme n'importe quelle autre description.

Utiliser un modèle n'apparaît que lorsque le client de la facture est lié à une contrepartie qui dispose de modèles enregistrés. Si l'option est absente, soit le client n'a pas de fiche contrepartie, soit la bibliothèque de cette contrepartie est vide.

La sélection d'un modèle remplace la description existante de la ligne — choisissez d'abord le modèle, puis ajustez, et non l'inverse.

Modifier un modèle ultérieurement

Comme la formulation est copiée sur la ligne au moment de la sélection, la modification ultérieure d'un modèle ne concerne que les lignes rédigées à partir de ce moment. Les factures déjà à l'état de brouillon, validées ou envoyées conservent le texte avec lequel elles ont été émises ; rien ne les réécrit.

Si une ligne est incorrecte, corrigez cette ligne — choisissez un modèle différent ou modifiez sa description directement.

Exemples d'utilisation

• Enregistrez la phrase contractuelle exacte qu'un propriétaire exige sur chaque facture mensuelle d'infrastructure, et appliquez-la en un clic chaque mois.
• Conservez un modèle par client final sous un même contrat-cadre, et sélectionnez-en un différent pour chaque ligne de la même facture.
• Rédigez les lignes d'une contrepartie facturée trimestriellement avec {quarter} pour que la période s'affiche sous la forme Q3 2026 sans avoir à la saisir.
• Modifiez le format de période de l'organisation en 2026-07 pour que chaque ligne construite à partir d'un modèle corresponde à la notation attendue par le système comptable.
• Corrigez une référence contractuelle dans le modèle d'une contrepartie, en sachant que les factures déjà envoyées à cette contrepartie resteront intactes.