Clients
Les clients sont essentiels au processus de création de factures. La fonctionnalité Clients de Flowtly constitue un hub centralisé pour la gestion de toutes les informations et interactions liées aux clients. Elle vous permet de maintenir une base de données détaillée des clients, incluant les coordonnées, l'historique des paiements avec les factures associées, l'ensemble des transactions et les documents connexes.
Créer et modifier un client
Vous pouvez rapidement ajouter de nouveaux clients en remplissant un formulaire simple qui recueille toutes les informations nécessaires : raison sociale, coordonnées, adresses de facturation et tout champ personnalisé pertinent pour votre activité. Suivez ces étapes :
Accéder aux Clients :
Ouvrez Contreparties dans le menu principal, dans le groupe Contreparties & contrats, et choisissez l'onglet Clients.
Vous verrez toutes les contreparties qui sont des clients, avec leurs rôles, la complétude de leur fiche, leurs comptes bancaires et leurs tags.
Au-dessus de la liste, un champ de recherche vous permet de localiser rapidement un client par son nom.
Créer un nouveau client :
Cliquez sur Ajouter une contrepartie et choisissez client comme rôle. Sur l'onglet Clients, le rôle est déjà sélectionné.
La boîte de dialogue demande le numéro fiscal, le pays et le nom, et renseigne le nom à partir du registre des sociétés pour un NIP polonais. Elle est décrite dans Contreparties.
Enregistrer et consulter :
- Après l'enregistrement, le client apparaîtra dans la liste. Ouvrez sa fiche avec Ouvrir la fiche et suivez le lien de la section Client vers la page du client, où vous pourrez fournir des informations complémentaires dans les onglets suivants :
Onglet Vue d'ensemble : fournit un résumé des informations clés du client, notamment le nom, le pays, la devise et la langue des documents. Il affiche des champs détaillés tels que le numéro de TVA, les jours de paiement et le prestataire par défaut. Les utilisateurs peuvent facilement modifier les informations de base et financières directement depuis cette vue. Sur le côté droit, une section de notes permet aux utilisateurs de laisser et gérer des commentaires liés au client. Seul l'auteur peut modifier ses propres notes.
Onglet Documents : dans l'onglet Documents, les utilisateurs peuvent télécharger et stocker des fichiers liés à chaque client. Il peut s'agir de contrats, factures, accords ou tout autre document pertinent.
Depuis le formulaire d'ajout de document, les utilisateurs peuvent sélectionner un type de document existant ou en créer un nouveau en cliquant sur le bouton « Nouveau type de document ».
Cela ouvre une fenêtre modale où l'utilisateur peut définir le nom du type de document, fournir une description facultative et préciser si le type de document est expirable.
Les types de documents créés depuis cette fenêtre ne sont disponibles que pour les entités clients. Pour ajouter des types de documents plus globaux, rendez-vous dans Paramètres de l'organisation > Types de documents.
Onglet Adresse : dans l'onglet Adresse, vous pouvez renseigner l'adresse physique du client. Le formulaire comprend les champs facultatifs suivants :
- Rue
- Numéro de bâtiment
- Numéro d'appartement
- Ville
- Code postal
- Pays
- Numéro de téléphone
Il n'y a pas de bouton Enregistrer. Les six champs d'adresse s'enregistrent ensemble, comme une seule modification, lorsque vous quittez le groupe, et le numéro de téléphone s'enregistre séparément. Remplir depuis GUS (NIP) récupère l'adresse dans le registre polonais des entreprises et l'enregistre en une seule fois. L'indicateur d'état dans l'en-tête de la page du client, après le nom, montre si tout ce que contient l'onglet est enregistré, et la dernière modification peut être annulée pendant 8 secondes ; voir Formulaires qui enregistrent au fil de l'eau.
Onglet Paiements : cet onglet affiche toutes les factures créées pour le client via Flowtly. À mesure que les paiements sont reçus du client, le Montant payé sera automatiquement mis à jour pour refléter les transactions.
Vous pouvez également associer manuellement des transactions à la facture en cliquant sur Affecter une transaction et en les sélectionnant dans la liste déroulante. Le bouton Affecter une transaction est toujours visible, qu'il existe ou non des transactions non affectées pour le client.
Si aucune transaction correspondante n'est disponible, la fenêtre modale affichera un message « Aucun résultat ».
Dans la fenêtre modale qui s'ouvre après avoir cliqué sur Affecter une transaction, vous pouvez préciser le montant exact à rapprocher de la facture. Par défaut, le champ Montant de la transaction affichera une valeur couvrant le montant total de la facture. Si le montant de la transaction est inférieur au total de la facture, le montant intégral de la transaction sera affiché à la place.
Après l'enregistrement, la colonne Montant payé sera mise à jour en conséquence, et une icône indiquant si la facture est entièrement ou partiellement payée sera affichée. Une fois qu'une transaction est associée à la facture, elle apparaît en tant que ligne distincte sous la facture. Vous pouvez cliquer dessus pour être redirigé vers la page de la transaction. De plus, chaque facture de la liste est cliquable et redirige vers la page Aperçu de la facture. Chaque transaction associée peut également être retirée de la facture si nécessaire.
Onglet Contacts : cet onglet permet de renseigner différents types de contacts pour le client. Parmi ceux-ci : Contact (généralement la personne de contact principale du client), Facturation (personne responsable des communications liées à la facturation et aux paiements), Recouvrement (personne à contacter en cas de retard de paiement ou d'activités de recouvrement). En plus du type de contact, vous devrez fournir un nom et un e-mail. Le titre et le numéro de téléphone sont des champs facultatifs. Une fois enregistré, le contact apparaîtra dans la liste. Vous pouvez mettre à jour et supprimer ces contacts selon vos besoins, afin de vous assurer que la bonne personne est contactée pour chaque aspect de la gestion client.
Remarque : Seul le contact de Facturation sera utilisé pour pré-remplir automatiquement les données client lors de la génération des factures PDF et de leur envoi au client. Cela garantit que les factures sont envoyées à la personne qui gère la facturation et les processus de paiement.
Modifier un client existant :
Pour modifier un client existant :
- Ouvrez le client depuis l'onglet Clients de Contreparties et suivez le lien de la section Client de sa fiche vers la page du client.
- Sur la page du client, localisez la section que vous souhaitez mettre à jour (ex. : Informations de base ou Détails).
- Cliquez sur le bouton Modifier de cette section.
- Effectuez les modifications nécessaires.
- Fermez la boîte de dialogue lorsque vous avez terminé. Si une modification a été refusée, le champ en donne la raison, et Flowtly demande confirmation avant que vous ne fermiez et ne la perdiez. La dernière modification peut être annulée pendant quelques secondes, et une modification effectuée sans connexion attend et s'enregistre d'elle-même au retour de la connexion ; voir Formulaires qui enregistrent au fil de l'eau.
Exemples de cas d'utilisation
- Avant de créer votre première facture, vous devez configurer le profil de votre client avec ses coordonnées de facturation et ses informations de contact.
- Vous souhaitez mettre à jour l'adresse, les conditions de paiement ou la personne de contact d'un client pour garantir l'exactitude de toutes les futures factures.
- Vous devez consulter l'historique des paiements d'un client, y compris toutes les factures passées et les transactions associées, pour rapprocher son compte ou relancer les paiements en retard.
- Stocker des documents importants tels que des contrats, des accords de service ou des accords de confidentialité directement dans le profil d'un client pour un accès facile et un archivage efficace.
- Gérer des contacts distincts pour un même client, comme un contact général, un contact de facturation pour les communications relatives aux factures et un contact de recouvrement pour les problèmes de paiement.